Jahresabschluss einer GmbH oder UG: Das sollten Sie wissen

Wenn Sie sich als Gründer mit den verschiedenen Rechtsformen befassen, sollten Sie auch immer ein Auge auf die nötigen Vorschriften zur Rechnungslegung werfen. In diesem Artikel werden wir Ihnen die Notwendigkeit des Jahresabschlusses bei einer GmbH oder UG darlegen und Ihnen praxisrelevante Informationen zu diesem Thema geben.

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Jahresabschluss einer GmbH oder UG

Andre Kraus, Rechtsanwalt und Gründer der Anwaltskanzlei, ist Ihr Ansprechpartner in Sachen Gründung, Markenrecht, Reputationsschutz und Unternehmensrecht.

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Buchführungspflicht nach Handelsgesetzbuch

Die Buchführungspflichten des Handelsgesetzbuches knüpfen an die Kaufmannseigenschaft an, §§ 1 ff., 241 Abs.1 S.1 HGB). Die Pflicht einen Jahresabschluss zu erstellen ist in § 242 HGB geregelt. Die GmbH oder die UG sind nach der entsprechenden gesetzlichen Regelung im Handelsgesetzbuch Kaufmann kraft Rechtsform. Nach § 6 Abs.2 HGB wird bei der GmbH oder der UG die Eigenschaft des Kaufmanns mit der Entstehung des Unternehmens erlangt, unabhängig davon, ob ein Handelsgewerbe betrieben wird oder nicht. Zum Formkaufmann gehören ebenfalls alle anderen Handelsgesellschaften mit eigener Rechtspersönlichkeit wie beispielsweise die AG, KGaA und die EWIV, auch wenn diese in der Praxis im Verhältnis zur GmbH oder UG sehr selten auftreten. Daraus lässt sich folgern, dass jede GmbH oder UG als Formkaufmann nach § 242 HGB einen Jahresabschluss vorlegen muss.

Was ist ein Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss ist in § 242 HGB rechtlich geregelt. Nach dieser Regelung muss jeder Kaufmann zum Ende eines Geschäftsjahres eine Bilanz sowie eine Gegenüberstellung der Aufwendungen und Erträge des Geschäftsjahres aufstellen. Diese Gegenüberstellung von Ausgaben und Einnahmen wird auch Gewinn- und Verlustrechnung genannt. In dieser Gewinn- und Verlustrechnung werden, wie der Name bereits vermuten lässt, die Gewinne und die Verluste der Gesellschaft gegenüber gestellt. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Jahresabschluss aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung sowie den Anhängen besteht.

Die Bilanz

Eine Bilanz dient der Darstellung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gesellschaft zum Stichtag (Ende des Geschäftsjahres) im Vergleich des Eigenkapitals zweier aufeinanderfolgender Stichtage der Gewinnermittlung. Der Inhalt der Bilanz bzw. der “grobe” Aufbau einer Bilanz ist in § 247 HGB geregelt. Nach § 247 Abs.1 HGB ist in einer Bilanz zwingend eine Aufstellung des Anlage- und Umlaufvermögens, des Eigenkapitals, der Schulden sowie der Rechnungsabgrenzungsposten gesondert aufzuführen. Eine weitergehende Gliederung findet sich in § 266 HGB. Dort ist auch aufgeführt, dass eine Bilanz in Kontoform erfolgen muss. Der ebenfalls zum Jahresabschluss gehörende Anhang dient der Entlastung von Bilanz und GuV sowie der ergänzenden Informationsfunktion.

Die Gewinn- und Verlustrechnung

Die Aufstellung der Gewinn- und Verlustrechnung ist in §§ 275 ff. HGB gesetzlich geregelt. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist entweder im Gesamtkostenverfahren oder im Umsatzkostenverfahren aufzustellen. Diese Aufstellung dient ebenso wie die Bilanz der Gewinnermittlung sowie der Vermittlung eines Einblicks in die Ertragslage des Unternehmens.

Lagebericht

Ein Lagebericht nach § 289 HGB ist hingegen kein Bestandteil des Jahresabschlusses, sondern ein eigenständiger Berichtsteil. Der Lagebericht hat den Zweck, den Jahresabschluss zu Analysieren und Kommentieren, aber auch um ihn für die Zukunft “fortzuschreiben”. In einem Lagebericht finden sich in der Praxis häufig Informationen über nichtfinanzielle Leistungsindikatoren wie beispielsweise soziale und ökologische Belange.

Eröffnungsbilanz

Um dem Zweck der Bilanz Rechnung zu tragen, einen Vergleich zwischen zwei Stichtagen zu ermöglichen, muss bereits mit der Aufnahme des Handelsgewerbes, sprich mit der Eintragung der GmbH oder UG eine Bilanz aufgestellt werden. Diese Bilanz wird “Eröffnungsbilanz” genannt. Für Sie gelten die Regelungen über den Jahresabschluss entsprechend.

Funktion des Jahresabschlusses

Der handelsrechtliche Jahresabschluss hat mehrere Funktionen. Zum einen dient der Jahresabschluss der Eigeninformation, der Dokumentation und Rechenschaft gegenüber den Gläubigern. Der Gläubigerschutz wird durch die Selbstinformation gewährleistet. Die Gläubiger der GmbH oder UG haben die Möglichkeit, sich durch den Jahresabschluss über die wirtschaftliche und finanzielle Lage des Unternehmens einen Überblick zu verschaffen. Die Bilanz gibt dabei Aufschluss über die Verteilung der Unternehmensmittel und -verschuldung. Der handelsrechtliche Jahresabschluss ist ebenso wichtig für die Gesellschafter der GmbH oder UG. Häufig wird in den Satzungen der Gesellschaften bei der Gewinnverteilung bzw. Ausschüttungsbemessung auf den Jahresabschluss verwiesen. Es kann nur das an die Gesellschafter ausgeschüttet werden, was im Jahresabschluss als Gewinn ausgewiesen wurde (abgesehen von Sonderausschüttungen oder anderslautenden Regelungen in der Satzung).

Wer muss keinen Jahresabschluss veröffentlichen?

Kaufleute müssen generell laut § 242 HGB einen Jahresabschluss erstellen und veröffentlichen. Zu den Kaufleuten gehören wie bereits eingangs erwähnt die GmbH und die UG. Grundsätzlich müssen auch Personengesellschaften, ab einer bestimmten Größe, Jahresabschlüsse erstellen. Es gibt jedoch Ausnahmeregelungen für Einzelkaufleute, die an den Abschluss Stichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.00 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60.000 Euro Jahresüberschuss aufweisen. Freiberufler sind ebenfalls von der Pflicht einen Jahresabschluss zu veröffentlichen ausgenommen. Diese müssen nur Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für den Jahresabschluss erstellen. Wenn ein Freiberufler in der Rechtsform einer GmbH oder UG operiert, dann muss diese ebenfalls einen Jahresabschluss veröffentlichen.

Publikationspflicht beim Jahresabschluss

Nach § 325 HGB sind die gesetzlichen Vertreter (Geschäftsführer) dazu verpflichtet, den Jahresabschluss beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers elektronisch einzureichen. Diese Einreichung muss immer in deutscher Sprache erfolgen. Wenn diese Veröffentlichung nicht in der entsprechenden Frist eingereicht wird, kann das Bundesamt für Justiz ein Verfahren einleiten, dass häufig mit der Verhängung eines Bußgeldes endet. Die Frist für kleinere Kapitalgesellschaften beträgt 6 Monate, bei größeren Gesellschaften 3 Monate.

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