Fahrtkostenerstattung

Fahrtkostenerstattung gemäß BGB

Damit der Arbeitnehmer bei beruflich/dienstlich bedingten Reisen bzw. Fahrten nicht auf den Fahrtkosten sitzen bleibt, sieht der Gesetzgeber zu dessen Schutz bestimmte Regelungen vor. § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) etwa verpflichtet den Auftraggeber dem Beauftragten für dessen erforderliche Aufwendungen (das heißt Auslagen) im Rahmen des Auftrages Ersatz zu leisten. Das heißt, dass der Arbeitgeber (Auftraggeber) dem Arbeitnehmer (Beauftragter) die bei Ausführung der beruflichen Tätigkeit entstandenen Fahrtkosten, wie etwa Benzinkosten, zahlen muss. Dem Arbeitnehmer stehen dabei 30 Cent (Kfz) bzw. 20 Cent (Motorrad) pro Kilometer zu, die sogenannte Kilometerpauschale.

Die Fahrtkostenerstattung kann zum einen über den “direkten” Weg erfolgen, der Arbeitgeber kommt in diesem Fall direkt für die Fahrtkosten auf. Zum anderen ist es auch möglich, dass der Arbeitnehmer die anfallenden Kosten zunächst aus eigener Tasche bezahlt und der Arbeitgeber im Nachhinein auf einen entsprechenden Antrag hin die Fahrtkosten (zurück)erstattet.

Fahrtkostenerstattung bei Dienstreisen

Kosten, die im Rahmen von Dienstreisen bzw. der beruflichen Tätigkeit entstehen, erstattet, wie erwähnt, der Arbeitgeber.

Nutzt der Arbeitnehmer sein eigenes Auto, richtet sich die Fahrtkostenerstattung nach der oben genannten Kilometerpauschale von 0,30 € pro Kilometer. Steht dem Beschäftigten ein Firmenfahrzeug zur Verfügung, kann eine Fahrtkostenerstattung (Benzinkosten) durch den Arbeitgeber nur gegen Vorlage der Tankquittung erfolgen. Entsprechend ist es unerlässlich, den entsprechenden Tankbeleg aufzubewahren. Eine alternative Form der Fahrtkostenerstattung ist die Zahlung der Benzinkosten über sogenannte Tankkarten. Dabei wird der entsprechende Betrag direkt vom Firmenkonto abgebucht.

Bei einer Dienstreise mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Zug oder Flugzeug übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für die entsprechende(n) Fahrkarte(n).

Fahrtkostenerstattung – auch für den Arbeitsweg möglich?

Fahrtkosten, die bei Ausführung der beruflichen Tätigkeit entstehen, muss der Arbeitgeber erstatten.

Eine Besonderheit stellt die Fahrtkostenerstattung für den Arbeitsweg (von der Wohnung bis zum Betrieb) des Beschäftigten dar. Grundsätzlich ist eine Fahrtkostenerstattung, durch den Arbeitgeber auch in diesem Fall möglich. Eine solche Fahrtkostenerstattung kann beispielsweise in Form eines Zuschuss zu den Benzinkosten oder einer Zahlung einer Fahrkarte von öffentlichen Verkehrsmitteln bestehen. Allerdings handelt es sich bei einer derartigen Fahrtkostenerstattung um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers; der Beschäftigte hat keinen Anspruch darauf. Zudem ist zu beachten, dass eine Fahrtkostenerstattung bzw. ein Zuschuss zu den Fahrtkosten des Arbeitsweges lediglich die geringste Entfernung bzw. die kürzeste Strecke zwischen Wohnung und Firma umfasst. Wählt der Arbeitnehmer eine längere Route zur Arbeit, etwa weil ihm die entsprechende Strecke besser gefällt, muss er damit rechnen, dass der Arbeitgeber eine Fahrtkostenerstattung/einen Fahrtkostenzuschuss ablehnt.

Relevant für die Höhe bzw. die Berechnung der Fahrtkostenerstattung ist zum einen die gesetzliche Kilometerpauschale. Zum anderen sind die Anzahl der Tage im Jahr, an denen der Beschäftigte zur Arbeit fährt, sowie die Anzahl der an diesen Tagen gefahrenen Kilometer maßgeblich.

Um die Fahrtkostenerstattung zu berechnen, müssen alle drei Faktoren miteinander multipliziert werden:

Arbeitstage pro Jahr x gefahrene Kilometer von der Wohnung zur Arbeitsstelle x Kilometerpauschale

Beispiel:

220 Arbeitstage im Jahr, 10 Kilometer Arbeitsweg, 30 Cent Kilometerpauschale
→ 220 x 10 x 0,3 = Fahrtkostenerstattung in Höhe von 660 Euro

Fahrtkostenerstattung: steuerliche Aspekte

Ganz gleich, welches Szenario eintritt: Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber oder “Sitzenbleiben” auf den Fahrtkosten durch den Arbeitnehmer… für beide Parteien gibt es wesentliche steuerliche Aspekte zu beachten. Denn sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber haben die Möglichkeit, die Fahrtkosten von der Steuer abzusetzen. So kann der Arbeitgeber bei Erstattung der Fahrtkosten diese als Betriebskosten geltend machen. Der Beschäftigte wiederum kann für den Fall, dass der Arbeitgeber die Fahrtkosten nicht übernimmt, die entstandenen Kosten auf der Grundlage der Kilometerpauschale bei der Einkommenssteuererklärung als Werbungskosten in Ansatz bringen. So sind für die Fahrten zum Arbeitsplatz (kürzeste Fahrstrecke) bei einer 5-Tage-Woche 220 bis 230 Fahrten pro Jahr absetzbar.