Firmenhandy

Firmenhandy: Sachleistung als Form der Vergütung

Bei einem Diensthandy handelt es sich grundsätzlich um eine Sachleistung (also um eine Form der Vergütung), die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zusätzlich zum eigentlichen Gehalt gewährt. Im Gegensatz zu anderen Sachbezügen (wie zum Beispiel einem Firmenwagen) stellt ein Firmenhandy allerdings keinen sogenannten geldwerten Vorteil im klassischen Sinne dar, denn er muss auch bei privater Nutzung durch den Arbeitnehmer nicht versteuert werden (§ 3 Nr. 45 Einkommensteuergesetz (EStG)).

Unter einem “geldwerten Vorteil” versteht man einen materiellen Vorteil oder Bestandteil der Vergütung, der beim Gehalt nicht direkt in Geld ausbezahlt wird, sondern sozusagen indirekt zu einer finanziellen Besserstellung des Arbeitnehmers führt, da dieser für gewisse Sachen oder Dienstleistungen nicht selbst aufkommen muss.

Manche Sachbezüge, wie beispielsweise ein Diensthandy, darf der Arbeitgeber dabei kostenlos auch privat nutzen – vorausgesetzt, sie sind bzw. bleiben Eigentum des Arbeitgebers und dieser erlaubt die Privatnutzung. Dies gilt allerdings nicht, wenn sich der Arbeitnehmer den betreffenden Gegenstand zunächst auf eigene Kosten kauft und es im Anschluss seinem Arbeitgeber in Rechnung stellt.

Die Bereitstellung eines Diensthandys ist grundsätzlich eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Der Arbeitnehmer hat keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Firmenhandy. Allerdings können sich ein Anspruch und entsprechende Verpflichtungen des Arbeitgebers aus dem Arbeitsvertrag oder anderweitigen vertraglichen Vereinbarungen ergeben, wenn dort – auf freiwilliger Basis des Arbeitgebers – die Nutzung eines Diensthandys explizit geregelt ist.

Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Firmenhandy zur Verfügung, weil er die Nutzung des Mobiltelefons für die Ausübung der Arbeitstätigkeit für erforderlich hält, ist der Arbeitnehmer jedoch dazu verpflichtet, das Diensthandy anzunehmen und den vertraglichen Vereinbarungen entsprechend, zumindest aber während der Arbeitszeit, zu nutzen. Hierbei handelt es sich nämlich um ein Arbeitsgerät bzw. Arbeitsmittel zur Erbringung der vereinbarten Arbeitsleistung, sodass der Arbeitnehmer ein Firmenhandy nicht ablehnen kann.

Ebenso ist es das gute Recht des Arbeitgebers, jederzeit die Rückgabe des Diensthandys zu fordern. Das Mobiltelefon ist nämlich Eigentum des Arbeitgebers, das er als Arbeitsmittel bereitstellt. Bei Privatnutzung des Firmenhandys durch den Arbeitnehmer muss dieser allerdings vor der Rückgabe die Möglichkeit bekommen, seine persönlichen Daten, die sich auf dem Mobiltelefon befinden, anderweitig zu speichern oder zu löschen.

Ist eine ständige Erreichbarkeit über das Firmenhandy verpflichtend?

Wie erwähnt bietet ein Firmenhandy einen gewissen Komfort unter anderem hinsichtlich der flexiblen Gestaltung der Arbeitszeiten. Genau hier liegt aber auch ein Knackpunkt: die Erreichbarkeit des Arbeitnehmers. Und häufig stellt sich die Frage, ob Arbeitnehmer auf ihrem Diensthandy ständig, das heißt, auch in der Freizeit und an freien Tagen, erreichbar sein müssen? Der Arbeitnehmer kann ein Firmenhandy zwar nicht ablehnen, wenn der Arbeitgeber es als für die Arbeitstätigkeit erforderliches Arbeitsmittel ansieht. Das heißt jedoch nicht, dass eine Erreichbarkeit des Arbeitnehmers ständig gegeben sein muss.

Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer außerhalb der Arbeitszeit nicht erreichbar sein; es ist das gute Recht des Beschäftigten, in dieser Zeit das Diensthandy auszuschalten. Eine Erreichbarkeit über das Diensthandy ist für den Arbeitnehmer zunächst nur während der Arbeitszeit verpflichtend. Es ist allerdings möglich, abweichende Regelungen zu vereinbaren, zu welchen Zeiten der Arbeitnehmer erreichbar sein muss. Diese Zeiten können über die eigentliche Arbeitszeit hinausgehen, müssen dann allerdings auch vergütet werden.

Darf der Arbeitnehmer das Firmenhandy auch privat nutzen?

In vielen Unternehmen ist es üblich, dass Arbeitnehmer Firmenhandys auch privat nutzen dürfen. Der Arbeitgeber muss dies allerdings ausdrücklich erlauben; das Recht auf eine private Nutzung des Diensthandys besteht nicht automatisch. Die entsprechenden Regelungen zur Privatnutzung des Firmenhandys durch den Arbeitnehmer sind im Arbeitsvertrag oder anderweitig vertraglich vereinbart.

Der private Gebrauch eines Diensthandys ist im Allgemeinen über eines der folgenden Modelle geregelt:

• Flatrate (Allnet Flat): der Arbeitgeber zahlt einen monatlichen einheitlichen Fixbetrag, für den das Diensthandy uneingeschränkt ohne anfallende Zusatzkosten auch privat genutzt werden darf.
• Twin-Bill-Verfahren: die SIM-Karte hat sowohl eine geschäftliche als auch eine private Rufnummer. Die Handykosten werden hierbei separat abgerechnet, die Kosten für die private Nutzung des Mobiltelefons muss der Arbeitnehmer selbst tragen.

Kontrolle des Firmenhandys durch den Arbeitgeber bei Privatnutzung

In dem Fall, dass die Privatnutzung des Diensthandys nicht erlaubt ist, hat der Arbeitgeber das Recht, E-Mails, Kurznachrichten, Telefonate bzw. Einzelverbindungen, aber auch Fotos oder Browserverlauf zu kontrollieren, um zu überprüfen, ob der Arbeitnehmer das Firmenhandy tatsächlich nur beruflich nutzt. Allerdings darf eine derartige Kontrolle nur stichprobenartig erfolgen; eine permanente oder heimliche Überwachung der Diensthandys zur Überprüfung der Privatnutzung ist dem Arbeitgeber verboten. Bei erlaubtem privaten Gebrauch des Firmenhandys durch den Arbeitnehmer, darf der Arbeitgeber E-Mails, Einzelverbindungen etc. hingegen nicht kontrollieren und einsehen.

Bei nicht ausdrücklich erlaubter Privatnutzung des Firmenhandys, drohen dem Arbeitnehmer unter Umständen arbeitsrechtliche Konsequenzen. Hier ist eine Abmahnung ebenso wie eine verhaltensbedingte Kündigung durch den Arbeitgeber möglich. Eine Kündigung erfolgt in der Regel allerdings nur bei wiederholtem Fehlverhalten (das heißt, bei wiederholter nicht erlaubter Privatnutzung) oder in besonders schweren Fällen, zum Beispiel, wenn die private Nutzung des Diensthandys extrem hohe Kosten verursacht hat.