Firmenwagen (Dienstwagen)

Firmenwagen: Begriffsbestimmung

Vereinfacht ausgedrückt ist ein Dienstwagen oder Firmenwagen ein Fahrzeug, das

• der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt bekommt und je nach Vereinbarung nach Belieben sowohl beruflich als auch privat nutzen darf/ kann.
• der Arbeitgeber – zugelassen auf seinen Betrieb – nutzt.

Je nach Art der Nutzung des Firmenwagens (Arbeitgeber oder Arbeitnehmer, nur beruflich oder auch privat) gelten unterschiedliche Vorgaben bzw. Regelungen, was die steuerliche Behandlung anbelangt.

Eine explizite gesetzliche Definition des Firmenwagens gibt es nicht. Ebenso haben Arbeitnehmer keinen grundlegenden Rechtsanspruch auf einen Dienst- bzw. Firmenwagen. Ein solcher Anspruch besteht nur bei entsprechenden vertraglichen Vereinbarungen, etwa im Arbeitsvertrag oder in einem Zusatzvertrag (sogenannter “Dienstwagenvertrag”). Aus diesen Vereinbarungen geht auch hervor, ob der Arbeitnehmer den Dienstwagen auch privat nutzen darf.

Arbeitgebern steht es dabei grundsätzlich frei, ob sie ihren Mitarbeitern einen Dienstwagen überlassen bzw. bereitstellen und entsprechende (vertragliche) Vereinbarungen treffen. Ist dies der Fall, sind die Vereinbarungen jedoch verbindlich.

Im Ausnahmefall kann sich ein gesetzlicher Anspruch auf einen Dienstwagen allerdings aus dem (arbeitsrechtlichen) Gleichbehandlungsgrundsatz ergeben. Dann nämlich, wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten einer bestimmten Ebene einen Dienstwagen überlässt und nur ein einzelner Mitarbeiter keinen Firmenwagen zur Verfügung gestellt bekommt, ohne dass hierfür sachliche und objektive Gründe vorliegen. In diesem Fall wird der betroffene Arbeitnehmer ohne Dienstwagen unrechtmäßig benachteiligt, sodass er einen Rechtsanspruch darauf hat, ebenfalls einen Firmenwagen nutzen zu dürfen.

Bedeutung des geldwerten Vorteils bei Privatnutzung des Firmenwagens

Für die Privatnutzung eines Firmenwagens gelten bestimmte steuerliche Regelungen.

Der Arbeitgeber kann wie erwähnt selbst entscheiden, ob er seinen Mitarbeitern einen Dienstwagen zur Verfügung stellt oder nicht. Dabei kann er auch die Art bzw. den Umfang der Nutzung des Dienstwagens bestimmen. So kann der Arbeitgeber einen Dienstwagen nur für berufliche Zwecke bereitstellen. Es ist allerdings auch möglich, dass er seinen Mitarbeitern die Privatnutzung eines Firmenwagens erlaubt – für Arbeitnehmer zweifelsohne praktisch und komfortabel, insbesondere da der Dienstwagen vergünstigt oder ganz kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Doch so angenehm Privatfahrten (dazu zählt auch der Arbeitsweg) mit einem Firmenwagen auch sind, so müssen Arbeitnehmer in diesem Fall doch mehrere Gesichtspunkte beachten. Die Privatnutzung eines Firmenwagens bedeutet nämlich einen sogenannten geldwerten Vorteil für den Beschäftigten. Aber was bedeutet das?

Der geldwerte Vorteil ist eine Form der (unter Umständen regelmäßigen) materiellen Zuwendung, die der Arbeitgeber dem Beschäftigten zusätzlich zum Arbeitsentgelt gewährt. Hierbei handelt es sich um Sachleistungen bzw. Sachbezüge. Derartige Zusatzvergütungen in Form von Sachleistungen sind neben einem Dienstwagen beispielsweise Firmenhandys und Firmenlaptops. Wenn die genannten Sachleistungen vertraglich zugesagt wurden, sind sie ein Bestandteil der monatlichen Vergütung der Arbeitstätigkeit.

Entscheidend dabei ist, dass der Arbeitnehmer diese Leistungen von seinem Arbeitgeber kostenlos oder zumindest günstiger erhält. Als “geldwerten Vorteil” bezeichnet man also denjenigen Geldbetrag, den der Mitarbeiter selbst aufbringen müsste, wenn er die Sachleistung (Wagen, Handy, Laptop…) selbst bzw. alleine finanzieren müsste.

Die Privatnutzung eines Firmenwagens als geldwerter Vorteil klingt also erst einmal nach einem Gewinn. Allerdings hat die Sache natürlich den Haken, dass sich die private Nutzung des Firmenwagens (als Inanspruchnahme einer geldwerten Leistung) auf die letztlich zu zahlende Lohnsteuer auswirkt: der entsprechende Geldbetrag wird dem Arbeitsentgelt zugerechnet, wodurch sich die Steuer erhöht. Kurz und knapp: die Privatnutzung eines Firmenwagens muss versteuert werden. Der entsprechende Betrag wird als Lohnsteuer wie üblich vom Bruttogehalt abgezogen.

Kann der Arbeitgeber einen Firmenwagen zurückfordern oder die Privatnutzung widerrufen?

Ein Firmenwagen ist durchaus ein Luxus, an den man sich liebend gerne und schnell gewöhnt, insbesondere dann, wenn man ihn auch privat nutzen darf. Da sorgt es in der Regel verständlicherweise nicht für Begeisterung, wenn der Arbeitgeber Privatfahrten mit dem Dienstwagen verbieten bzw. die Privatnutzung widerrufen möchte oder den Firmenwagen ganz zurückfordert. Doch ist dies überhaupt möglich? Kann der Arbeitgeber die vertraglich vereinbarte private Nutzung des Dienstwagens zurücknehmen oder von seinem Mitarbeiter die Rückgabe des Dienstwagens verlangen?

Grundsätzlich sind sowohl ein Widerruf der Privatnutzung als auch eine Rückgabeforderung des Firmenwagens möglich – allerdings nur unter bestimmten Umständen. Aufgrund des Entgeltcharakters gilt die private Nutzung eines Dienstwagens arbeitsrechtlich nämlich als verpflichtende Leistung des Arbeitgebers zur Vergütung der Arbeitstätigkeit des Mitarbeiters. Daher kann der Arbeitgeber sein vertraglich fixiertes Einverständnis zur Privatnutzung des Dienstwagens nicht einfach so einseitig zurückziehen und auch eine Rückgabe des Firmenwagens nicht einfach so verlangen; unabhängig davon, ob die entsprechenden Regelungen im Arbeitsvertrag oder in einem separaten Vertrag festgehalten sind. Im Allgemeinen ist hier eine sogenannte Änderungskündigung oder Änderungsvereinbarung erforderlich, in die wiederum der Arbeitnehmer einwilligen muss.

Es besteht allerdings die Möglichkeit, Regelungen zur Rückgabe des Firmenwagens durch vertragliche Klauseln zu verankern. Hier ist allerdings auf die Rechtmäßigkeit der Klauseln zu achten, denn es besteht die Möglichkeit, dass derartige Vertragsbestimmungen nicht zulässig sind.

Je nach den näheren Umständen kann dem Arbeitnehmer nach Rückgabe eines Firmenwagens also eine finanzielle Nutzungsentschädigung zustehen.

Rückgabe des Firmenwagens bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Im Falle einer Kündigung – unabhängig davon, ob durch den Arbeitnehmer oder den Arbeitgeber – muss der Beschäftigte spätestens zum Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses den Firmenwagen zurückgeben. Bei vereinbarter privater Nutzung des Fahrzeuges hat der Arbeitnehmer im Allgemeinen Anspruch auf den Dienstwagen bis zum tatsächlichen Ende des Beschäftigungsverhältnisses, da der Dienstwagen bzw. dessen private Nutzung als Sachbezug Teil der Vergütung ist.

Steuerliche Auswirkungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Die Nutzung eines Firmenwagens ist insbesondere hinsichtlich steuerlicher Aspekte relevant. In Abhängigkeit von der Nutzungsart des Dienstwagens (auch private Nutzung oder ausschließlich nur betriebliche Nutzung) müssen und können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer die Firmenwagennutzung nach den jeweiligen rechtlichen Vorgaben auf unterschiedliche Weise steuerlich geltend machen.

Arbeitnehmer können die Privatnutzung bzw. Privatfahrten auf zwei Arten versteuern: pauschal durch die sogenannte 1 %-Regelung oder individuell durch das Führen eines Fahrtenbuches. Welche Versteuerungs-Methode am besten geeignet ist, kommt unter anderem darauf an, zu welchem Anteil man den Firmenwagen privat oder beruflich nutzt.

Arbeitgeber wiederum haben die Möglichkeit, die Nutzung eines Firmenwagens als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen.

Wer haftet für Schäden am Firmenwagen?

Verständlicherweise würde jeder Autofahrer bzw. Verkehrsteilnehmer liebend gerne auf Unfälle und andere gefährliche Situationen im Straßenverkehr verzichten. Tritt allerdings doch ein derartiger “worst case” ein, hat dieser in der Regel einen mehr oder weniger schweren Schaden an den beteiligten Fahrzeugen zur Folge. Von zentraler Bedeutung dabei ist die Frage nach der Haftung. Welche der Unfallparteien kommt zu welchen Teilen für den Schaden auf? Und wie verhält sich die Schadensregulierung nun im Besonderen, wenn ein Firmenwagen beschädigt wird? Haftet der Arbeitnehmer als Besitzer, der gefahren ist, oder der Arbeitgeber als Eigentümer?

Hier ist grundsätzlich das Ausmaß des Verschuldens und der Grad der Fahrlässigkeit des Arbeitnehmers entscheidend. Trägt der Arbeitnehmer als Fahrer keine Schuld an dem am Dienstwagen entstandenen Schaden, haftet er grundsätzlich nicht, das heißt, er muss für den Schaden nicht aufkommen. Trifft den Arbeitnehmer allerdings eine Mitschuld und ist der Firmenwagen durch sein fahrlässiges Verhalten beschädigt worden, müssen sowohl der Beschäftigte als auch der Arbeitgeber mit Haftungsanteilen rechnen. Die Höhe der Haftung hängt dabei wiederum von der Schwere der Fahrlässigkeit ab und ist im Einzelfall nach Ermessen des Gerichts zu beurteilen.

Grundsätzlich findet hier das sogenannte dreistufige Haftungsmodell nach dem Bundesarbeitsgericht (BAG) Anwendung. Dieses unterscheidet hinsichtlich der Schwere der Fahrlässigkeit zwischen leichter, mittlerer und grober Fahrlässigkeit.

Während bei leichter Fahrlässigkeit im Allgemeinen der Arbeitgeber alleine haftet, trägt bei grober Fahrlässigkeit ausschließlich der Beschäftigte als Fahrer die Haftung. Ist der Dienstwagen hingegen durch mittleres fahrlässiges Verhalten des Beschäftigten beschädigt worden, werden sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer haftbar gemacht.

Einschränkung der Arbeitnehmerhaftung

Natürlich gilt allgemein das Prinzip “Wer einen Schaden verursacht, der hat auch dafür einzustehen”. Aus bestimmten Gründen bestehen jedoch bei Schäden, die im Rahmen einer Arbeitstätigkeit auftreten, gewisse Einschränkungen. Das hängt damit zusammen, dass einerseits auch hier (“wie überall im Leben”) selbst bei größter Sorgfalt Fehler passieren können, deren finanzielle Folgen den Verursacher (das heißt den Arbeitnehmer) im schlimmsten Fall wirtschaftlich ruinieren würden. Andererseits damit, dass der Schaden ohne die (angeordnete und vertraglich verpflichtende) Arbeitstätigkeit gar nicht entstanden wäre.