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Home-Office: Voraussetzungen und Regelungen

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    Home-Office – Arbeiten von zu Hause: Voraussetzungen und Regelungen

    Jeden Morgen früh aufstehen, ein mehr oder weniger langer Weg zur Arbeitsstelle, Berufsverkehr, überfüllte Straßenbahnen und Busse… da sehnt sich so mancher Berufstätige mitunter danach, einfach von zu Hause aus arbeiten zu können: Home-Office ist – nicht nur in Corona-Zeiten – aktuell. Aber die Regel ist nun mal: wer einen Job hat, muss zur Arbeitsstelle fahren, um dort arbeiten zu können. Das liegt ganz einfach daran, dass in den meisten Fällen für die Berufstätigkeit Voraussetzungen gegeben sein müssen, die zu Hause nicht vorliegen: bestimmte Geräte oder Werkzeuge, Materialien oder andere Personen, zum Beispiel Kollegen, mit denen man zusammenarbeitet oder Patienten, Mandanten und Klienten, die direkte Unterstützung oder Beratung brauchen.

    Andererseits gilt aber auch: keine Regel ohne Ausnahme. Im Zuge einer immer weitergehenden Digitalisierung und Vernetzung lassen sich eine Reihe von Arbeitsabläufen in zunehmendem Maße auch vom Computer aus erledigen und durch die Vernetzung der Computer untereinander wird die auszuführende Tätigkeit immer weniger abhängig von einem bestimmten Ort. So ergibt sich die Möglichkeit, die berufliche Arbeit unter Umständen nicht am Arbeitsplatz selbst, sondern auch von zu Hause aus zu erledigen.

    Jan Glitsch ist Anwalt für Arbeitsrecht und betreut mit seinem spezialisierten Team bundesweit unsere Mandanten in diesem Bereich.

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    Home-Office: Regelungen im Arbeitsvertrag

    Ein Rechtsanspruch auf Home-Office besteht in Deutschland grundsätzlich nicht. Für den Arbeitgeber besteht keine Verpflichtung, seinen Mitarbeitern das Arbeiten von zu Hause aus zu erlauben. Auf der anderen Seite kann der Arbeitnehmer auch nicht zum Home-Office gezwungen werden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen vielmehr eine individuelle Vereinbarung treffen und vertraglich fixieren. Einigen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber auf eine Home-Office-Tätigkeit, werden die genauen Bedingungen entweder direkt im Arbeitsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung festgehalten. Dazu gehören beispielsweise zum einen die (wöchentlichen) Arbeitszeiten, in denen das Home-Office stattfindet, und zum anderen die Sorge für äußere Rahmenbedingungen, die es erlauben, auch zu Hause effektiv zu arbeiten. Hierzu zählen etwa das Bereitstellen von Arbeitsmitteln oder die erforderliche Ausstattung des Heimarbeitsplatzes. Auch eine Verschwiegenheits- bzw. Datenschutzklausel ist im Vertrag zum Home-Office verankert. Verstößt der Arbeitnehmer gegen die im Vertrag vereinbarten Regelungen, hat der Arbeitgeber das Recht, die Erlaubnis zur Arbeit im Home-Office zu widerrufen.

    Home-Office – von der Steuer absetzbar?

    Computer und Notizbücher auf Tisch

    Home-Office ist unter gewissen Voraussetzungen von der Steuer absetzbar.

    Unter bestimmten Bedingungen ist das Home-Office gemäß einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) von der Steuer absetzbar (Aktenzeichen GrS 1/14). Entscheidendes Kriterium dabei ist, dass der Raum, in dem der Betroffene arbeitet, ausschließlich als Arbeitszimmer und für die Ausübung der beruflichen Tätigkeit genutzt wird. Dient das Zimmer auch dem privaten Vergnügen, stehen Fernseher, Couch etc. darin, ist das Absetzen der Heimarbeit von der Steuer nicht möglich.

    Grundsätzlich werden hinsichtlich der steuerlichen Absetzbarkeit zwei Fälle unterschieden:

    • Ist das Arbeitszimmer der Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit, so können die Ausgaben hierfür unbeschränkt abgesetzt werden. Dies ist zum Beispiel der Fall bei Schriftstellern, freien Journalisten und anderen Selbstständigen.
    • Arbeitet der Arbeitnehmer dagegen in seinem häuslichen Arbeitszimmer, weil ihm kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, so kann er die anfallenden Ausgaben nur bis zu einer Höhe von 1.250 € ansetzen. Dies trifft etwa bei Lehrern oder Außendienst-Mitarbeitern zu.

    Zu den absetzbaren Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben zählen die Ausgaben für Computer/Laptop und Drucker oder Schreibtisch und Schreibtischstuhl genauso wie die anteiligen Kosten für Miete, Strom und Heizkosten.

    Nicht steuerlich zu berücksichtigen sind jedoch die Kosten für das im Arbeitszimmer befindliche Home-Office dann, wenn für den Arbeitnehmer in seiner Firma ein Arbeitsplatz bereitgestellt ist und es mit dem Arbeitgeber vereinbart ist, an einem Tag in der Woche von zu Hause aus arbeiten zu können.

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    Gesetzliche Unfallversicherung beim Home-Office

    In Deutschland sind Arbeitnehmer grundsätzlich in einer gesetzlichen Berufsunfallversicherung (Berufsgenossenschaften) versichert. Diese haftet nicht nur bei Unfällen am Arbeitsplatz, sondern auch bei sogenannten Wegeunfällen (vom Wohnort zum Arbeitsort und zurück). Welche Regeln gelten aber beim Home-Office? Hier gibt es Besonderheiten: Arbeitnehmer sind zwar auch unfallversichert, es gelten jedoch Einschränkungen; so ist zum Beispiel der Weg vom Arbeitsplatz im eigenen Heim in die Küche oder zur Toilette nicht versichert, sodass ein Unfall in solchen Fällen von der Versicherung nicht abgedeckt ist.

    Die Statistik zeigt, wie viele Menschen vom Home Office arbeiten.

    Wie viele Menschen arbeiten tatsächlich im Home Office? Die Statistik aus dem Jahr 2018 zeigt, die meisten Menschen nutzen das Home Office, aber nur vereinzelt. Quelle: statista

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    Vorteile und Nachteile von Home-Office für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

    Arbeitnehmer

    Insbesondere für den Arbeitnehmer kann Home-Office zweifelsohne angenehm sein. Flexible, frei einteilbare Arbeitszeit, Tätigkeit in ruhiger Umgebung, keine ablenkenden Kollegen oder störender Lärm, kein langer Arbeitsweg im Berufsverkehr – die Vorteile der Heimarbeit liegen auf der Hand. Doch jede Medaille hat bekanntlich zwei Seiten und so bringt das Home-Office neben Vorzügen auch Nachteile mit sich. So haben etwa flexible Arbeitszeiten für den Arbeitnehmer natürlich ihre guten Seiten, andererseits kann aber zu Hause die Erreichbarkeit durch den Arbeitgeber nicht auf feste Kernarbeitszeiten (wie am Arbeitsplatz) beschränkt werden. Dabei ist die Erreichbarkeit eine der wichtigsten Voraussetzungen im Home-Office.

    Grundsätzlich ist eine Trennung von Berufs-und Privatleben nicht immer (so leicht) möglich und es besteht die Gefahr, dass man sich in den eigenen vier Wänden leicht ablenken lässt, beispielsweise durch liegen gebliebene Dinge im Haushalt, die man zwischendurch schnell erledigen möchte. Das hat natürlich negative Auswirkungen auf Produktivität und Konzentration. Um dem entgegenzuwirken, sollte Home-Office – im besten Falle – in einem eigenen Arbeitszimmer erledigt werden. Auch regelmäßige Pausen sind wichtig, um die “Akkus” wieder aufzuladen. Darüber hinaus fehlt im Home-Office für die Beschäftigten natürlich der am Arbeitsplatz übliche soziale Kontakt und Austausch mit den Kollegen.

    Arbeitgeber

    Home-Office der Mitarbeiter hat auch für den Arbeitgeber Vor- und Nachteile. Günstig für den Arbeitgeber ist es zum Beispiel, dass er häufig – ohne die Effektivität des Arbeitsprozesses zu schmälern – auf vernünftige Interessen seines Mitarbeiters eingehen kann, wie beispielsweise flexible Arbeitszeiten. Dies trägt zum positiven Image des Unternehmens bei und fördert die Personalbindung. Die zu Hause in der Regel ruhigere und ungestörtere Arbeitsatmosphäre ermöglicht im Prinzip ein konzentrierteres und produktiveres Arbeiten. Dies lässt Aufgaben schneller und unter Umständen besser erledigen und steigert so die Produktivität des Unternehmens.

    Ein weiterer Vorteil sind mögliche (unter Umständen erhebliche) Kosteneinsparungen für den Arbeitgeber. Im Büro bereitzustellende Utensilien wie Schreibtische inklusive Stühle, Computer etc. fallen beim Home-Office weg. Hinzu kommt der zu erwartende geringere Arbeitsausfall durch Krankheiten, da zum Beispiel eine Erkältung im Home-Office keine Ansteckungsgefahr birgt und seltener zur Krankschreibung führt als im Büro/in der Firma.

    Nachteilig für den Arbeitgeber ist hingegen zum Beispiel der fehlende direkte Austausch mit seinem Mitarbeiter und eine schlechtere Kontrollierbarkeit, insbesondere der Arbeitszeit.

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