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Mitarbeitergespräch (Personalgespräch)

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    Mitarbeitergespräch (Personalgespräch)

    Wenn der Chef seine(n) Angestellten zu einem Gespräch bittet, rutscht manchem Mitarbeiter erst einmal – irgendwie reflexartig – “das Herz in die Hose”. Es ist schon ein eigenartiges Phänomen, dass Gespräche mit einem Mitarbeiter mit etwas Negativem behaftet sind – der Chef möchte reden, also muss der Mitarbeiter etwas falsch gemacht haben. Diese Annahme kann zutreffen, muss es aber nicht. Denn Mitarbeitergespräche dienen auch häufig dem genauen Gegenteil: Lob und Anerkennung für die geleistete Arbeit oder ein konstruktives Feedback, dass ein Mitarbeiter seine Arbeitsleistung im optimalen Fall noch weiter verbessern kann. Zudem hat ein Mitarbeiter in einem Gespräch mit dem Vorgesetzten die Gelegenheit, selber Feedback zu geben und seinerseits (Verbesserungs)Vorschläge und Wünsche einzubringen. Daher ist ein Mitarbeitergespräch auch für den Arbeitgeber sinnvoll: denn durch den Austausch mit seinem Angestellten kann er auf dessen Anliegen und Ideen eingehen und so Motivation und Produktivität steigern.

    Doch müssen solche Mitarbeitergespräche überhaupt stattfinden? Sind sie gesetzlich vorgeschrieben oder sind sie dem Chef einfach selbst überlassen? Und gibt es festgelegte Richtlinien, wie ein Mitarbeitergespräch ablaufen muss? Was ist sowohl von Arbeitgeber als auch von Arbeitnehmer zu beachten?

    Jan Glitsch ist Anwalt für Arbeitsrecht und betreut mit seinem spezialisierten Team bundesweit unsere Mandanten in diesem Bereich.

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    Mitarbeitergespräch – Zeitpunkt und Inhalte

    Eine gesetzliche Pflicht, Mitarbeitergespräche zu führen, gibt es nicht. Vielmehr steht es Arbeitgebern frei, ob, in welchen zeitlichen Abständen und aus welchem Grund sie Unterredungen mit ihren Angestellten führen. Allerdings hat der Arbeitnehmer gemäß § 82 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) grundsätzlich einen Rechtsanspruch auf ein Mitarbeitergespräch bzw. auf eine Unterredung mit dem Vorgesetzten, sofern es ihn selber betrifft. Das heißt, möchte der Angestellte seinen Vorgesetzten in einer betrieblichen Angelegenheit, bei der es um ihn selbst geht, sprechen, muss der Arbeitgeber seinen Mitarbeiter anhören.

    (1) Der Arbeitnehmer hat das Recht, in betrieblichen Angelegenheiten, die seine Person betreffen, von den […] zuständigen Personen gehört zu werden. Er ist berechtigt, zu Maßnahmen des Arbeitgebers, die ihn betreffen, Stellung zu nehmen sowie Vorschläge für die Gestaltung des Arbeitsplatzes und des Arbeitsablaufs zu machen. (§ 82 Abs. 1 BetrVG)

    In manchen Unternehmen ist es beispielsweise üblich, zum Ende der Probezeit mit dem betroffenen Mitarbeiter ein Gespräch zu führen. Andere Betriebe bzw. deren Chefs führen in regelmäßigen Zeitabständen (zum Beispiel alle drei Monate) mit allen Beschäftigten ein Mitarbeitergespräch. Im Gegensatz dazu besteht auch die Möglichkeit eines spontanen Mitarbeitergesprächs ohne längerfristige Ankündigung und ohne festgelegten Rhythmus.

    Ein derartiges Gespräch ist für gewöhnlich ein Vier-Augen-Gespräch zwischen Chef und Angestelltem und bietet beiden Parteien die Gelegenheit, dem jeweils anderen eine Rückmeldung zu geben. Neben Lob, Kritik und Anregungen bzw. konstruktiven Verbesserungsvorschlägen hinsichtlich der arbeitsvertraglich festgelegten Tätigkeit kann ein Mitarbeitergespräch auch spezielle Themen beinhalten, wie zum Beispiel das Arbeitsentgelt, das Betriebsklima bzw. die Arbeitsatmosphäre oder etwaige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten.

    Beteiligte Personen an einem Mitarbeitergespräch

    In der Regel findet ein Mitarbeitergespräch ausschließlich zwischen Arbeitgeber bzw. Chef und Angestelltem statt. Da bei einem Mitarbeitergespräch meist auch vertrauliche, personenbezogene Informationen zur Sprache kommen, wie zum Beispiel das Arbeitsentgelt, bleibt die Unterredung in den meisten Fällen unter vier Augen, das heißt es nimmt keine dritte Person daran teil. Allerdings gilt wie so häufig: Ausnahmen bestätigen die Regel. Existiert im Unternehmen ein Betriebsrat, darf ein Mitglied des Betriebsrates unter Umständen auf Wunsch des Angestellten am Mitarbeitergespräch teilnehmen. Doch es gibt auch hier wiederum gewisse Einschränkungen. Denn die Beteiligung eines Betriebsratsmitglieds am Mitarbeitergespräch ist laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) nur bei bestimmten Gesprächsthemen zulässig:

    • Neu- oder Umgestaltung von Arbeitsabläufen, für die eine entsprechende Fortbildung unumgänglich ist
    • Einschätzung und Bewertung der Arbeitsleistungen, Gespräch über Gehalt bzw. Chancen des innerbetrieblichen Fortkommens
    • Einsicht in die Personalakte durch den Arbeitnehmer
    • Klagen über Benachteiligungen von Seiten des Arbeitnehmers

    Mitarbeitergespräch mit Anwalt?

    Ein bevorstehendes Mitarbeitergespräch löst mitunter Unsicherheit aus. Zur bestmöglichen Vorbereitung und um Sicherheit zu gewinnen, können Angestellte einen Rechtsanwalt für Arbeitsrecht hinzuziehen, mit dem sie im Vorfeld das Mitarbeitergespräch durchgehen bzw. durchsprechen. Dabei würde man in der Regel am liebsten den Anwalt auch zum Mitarbeitergespräch “mitnehmen”. Die Teilnahme des Rechtsanwalts oder einer anderen betriebsfremden Person am Mitarbeitergespräch ist gemäß einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Hamm (LAG Hamm, Aktenzeichen 14 Sa 497/01) bis auf einzelne Ausnahmefälle allerdings nicht erlaubt. In seiner Begründung führte das LAG Hamm aus, dass die Teilnahme an einem Mitarbeiter- bzw. Personalgespräch (genauso wie die Erbringung der Arbeitstätigkeit) Pflichten seien, die vom Arbeitnehmer höchstpersönlich zu erbringen seien, und daher ein Rechtsanwalt nicht ohne Einwilligung des Arbeitgebers hinzugezogen werden dürfe.

    Eine Ausnahme liegt unter anderem dann vor, wenn der Arbeitgeber eine dem Unternehmen nicht dazugehörige Person hinzuzieht. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer das Recht, sich seinerseits Unterstützung durch eine dritte Person zu holen (LAG Hamm, Aktenzeichen 14 Sa 497/01). Gemäß dem LAG Berlin-Brandenburg (Aktenzeichen 6 Sa 1121/09) rechtfertigt – abhängig vom Einzelfall – auch bei Gefährdung des Arbeitsverhältnisses aufgrund einer Verdachtskündigung infolge einer schwerwiegenden Pflichtverletzung oder einer strafbaren Handlung des Arbeitnehmers die Teilnahme eines Anwalts an einem Mitarbeitergespräch.

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    Mitarbeitergespräch – Pflicht für den Arbeitnehmer?

    Da man nicht immer weiß, was einen beim Mitarbeitergespräch erwartet, würde mancher Arbeitnehmer eine Unterredung mit seinem Vorgesetzten in der ein oder anderen Situation lieber ablehnen – erst Recht, wenn ein Mitarbeitergespräch nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Doch ist dies überhaupt möglich? Kann der Arbeitnehmer ein Personalgespräch ablehnen oder ist er dazu verpflichtet, an einem solchen Gespräch teilzunehmen? Oder hat der Arbeitgeber das Recht, auf ein Mitarbeitergespräch zu bestehen? Eine pauschale Antwort gibt es darauf nicht; vielmehr spielen unterschiedliche Faktoren eine Rolle, inwieweit eine Pflicht zur Teilnahme an einem Mitarbeitergespräch besteht.

    Das Recht auf ein Personalgespräch von Seiten des Arbeitgebers beruht grundsätzlich auf dem sogenannten Weisungsrecht (Direktionsrecht) des Arbeitgebers gemäß (§ 106) Gewerbeordnung. Demnach kann der Arbeitgeber “Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen”, sofern diesbezüglich keine sonstigen Vorschriften, Vereinbarungen oder dergleichen entgegenstehen, beispielsweise durch den Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder durch gesetzliche Vorschriften. Das heißt: macht der Arbeitgeber von seinem Weisungsrecht Gebrauch und ordnet innerhalb der Arbeitszeit ein Mitarbeitergespräch an, muss der Arbeitnehmer dem nachkommen. Allerdings gibt es dabei Einschränkungen. So ist eine Teilnahme am Mitarbeitergespräch für den Angestellten nur unter bestimmten Bedingungen verpflichtend. Entscheidend sind die Umstände des Personalgesprächs. Es muss zum einen ein sachlich nachvollziehbarer Anlass für das Personalgespräch vorliegen, zum anderen dürfen die näheren Umstände der Unterredung (Ort, Termin, Dauer etc.) keinen maßregelnden oder gar schikanösen Charakter haben. Darüber hinaus muss das Mitarbeitergespräch thematisch das bestehende Arbeitsverhältnis bzw. die bestehenden Verträge beinhalten. Hierzu gehören etwa Art, Zeit und Ort der Arbeitstätigkeit oder allgemein das ordnungsgemäße Verhalten bzw. der kollegiale Umgang im Betrieb.

    Ein Gespräch über eine Änderung oder gar Beendigung/ Kündigung des Arbeitsvertrages ist hingegen nicht zulässig bzw. in diesem Fall kann der Beschäftigte ein Mitarbeitergespräch ablehnen; die Pflicht zur Teilnahme an einem Personalgespräch besteht gemäß einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Aktenzeichen 2 AZR 606/08) hier nicht. Da in Abhängigkeit vom Thema ein Personalgespräch für den Mitarbeiter unter Umständen nicht verpflichtend ist, hat dieser zudem das Recht, eine Unterredung abzulehnen, wenn der Vorgesetzte ihm im Vorfeld nicht den Anlass und das Thema des Mitarbeitergesprächs nennt.

    Darüber hinaus kann der Arbeitgeber nicht verlangen, dass der Angestellte außerhalb seiner Arbeitszeit, während des Urlaubs oder einer Krankheit und einer damit verbundenen Arbeitsunfähigkeit an einem Mitarbeitergespräch teilnimmt.

    Abmahnung oder Kündigung bei Ablehnung eines Mitarbeitergesprächs

    Erscheint der Arbeitnehmer nicht zu einem ordnungsgemäße anberaumten Mitarbeitergespräch, droht eine Abmahnung oder – im Wiederholungsfall – gegebenenfalls sogar eine Kündigung. Im Krankheitsfall muss sich der Beschäftigte ordnungsgemäß krank melden und dem Arbeitgeber eine Krankschreibung (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) vorlegen.

    Erhält der Arbeitnehmer eine ungerechtfertigte Abmahnung infolge einer Nicht-Teilnahme an einem Mitarbeitergespräch (etwa weil dieses nicht korrekt und unter Beachtung der oben genannten Punkte anberaumt angeordnet wurde), kann er vom Arbeitgeber verlangen, die Abmahnung zurückzunehmen und aus der Personalakte zu entfernen.

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    Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch

    Eine gute Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch ist unerlässlich, damit die Unterredung mit dem Vorgesetzten für beide Parteien produktiv und zufriedenstellend ist und man mit einem positiven bzw. guten Gefühl aus dem Gespräch wieder herausgeht. Dazu ist es sinnvoll, sich im Vorfeld kurz über den Grund und das Thema des Mitarbeitergesprächs auszutauschen. Damit Arbeitnehmer ausreichend Zeit haben, sich auf ein Personalgespräch bestmöglich vorzubereiten, sollte die Ankündigung eines derartigen Gesprächs durch den Vorgesetzten rechtzeitig erfolgen. Bei der Vorbereitung auf ein Mitarbeitergespräch sind unter anderem eine Reflektion der Arbeitsleistung sowie eine Zielsetzung für kommende Arbeitsaufgaben wesentlich. Die Beteiligten der Unterredung können so nicht nur ohne Umwege zur Sache kommen, sondern haben danach auch das gute Gefühl, all das angesprochen und “erledigt” zu haben, was ihnen in irgendeiner Form am Herzen gelegen hat.

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