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    Personalakte

    Eigentlich ist alles ganz einfach: man bewirbt sich um eine Arbeitsstelle, wird zum Vorstellungsgespräch eingeladen und erhält bzw. unterschreibt im besten Fall anschließend einen Arbeitsvertrag. Doch was so einfach klingt ist in der Regel tatsächlich ein aufwendiges Prozedere mit häufig nicht gerade wenig Arbeit, verbunden mit der Ansammlung unzähliger Unterlagen und „Papierkram“. Denn nach erfolgreich durchlaufener Bewerbung und dem Eintritt in ein Arbeitsverhältnis werden beispielsweise die Bewerbungsunterlagen des neuen Mitarbeiters für gewöhnlich nicht gelöscht bzw. vernichtet, sondern zusammen mit anderen Dokumenten in der sogenannten Personalakte aufbewahrt.

    Der Gesetzgeber schreibt das Führen von Personalakten nicht verpflichtend vor, dennoch ist es in vielen Betrieben üblich, Personalakten über ihre Mitarbeiter anzulegen, was für beide Seiten in vielerlei Hinsicht Vorteile hat. Personalakten können entweder schriftlich oder elektronisch geführt werden; in Zeiten zunehmender Digitalisierung hat sich allerdings weitgehend die elektronische Form durchgesetzt.

    Jan Glitsch ist Anwalt für Arbeitsrecht und betreut mit seinem spezialisierten Team bundesweit unsere Mandanten in diesem Bereich.

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    Personalakte: Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag & Co.

    Wohl jedem Arbeitnehmer ist der Begriff “Personalakte” bekannt. Doch welche Unterlagen enthält die Akte denn nun genau? Häufig verbindet man mit der Personalakte das Aufbewahren der persönlichen Daten oder in erster Linie einer Abmahnung. Tatsächlich befinden sich in einer Personalakte sowohl Abmahnungen als auch der sogenannte Personalfragebogen, auf dem der Arbeitnehmer zu Beginn des Arbeitsverhältnisses seine persönlichen Daten angeben muss. Auch die Bewerbungsunterlagen inklusive Lebenslauf werden in der Personalakte aufbewahrt. Daneben finden sich in einer Personalakte noch eine Reihe weitere, mitarbeiterbezogene Unterlagen. In erster Linie der Arbeitsvertrag, aber auch Urlaubsanträge und – neben möglichen Abmahnungen – die Kündigung.

    Führen und Aufbewahren der Personalakte

    Die Personalakte enthält vertrauliche, sensible Daten des Arbeitnehmers, die gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geschützt werden müssen. Daher ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, Personalakten sorgfältig und außenstehenden Personen nicht zugänglich aufzubewahren. Die Inhalte der Personalakten hat der Arbeitgeber unter Verschluss zu halten. Um das Persönlichkeitsrecht des Beschäftigten zu schützen, ist es dem Arbeitgeber verboten, insbesondere die persönlichen Daten, die in der Personalakte aufgeführt sind, zu veröffentlichen oder zu verbreiten (sogenannte Verschwiegenheitspflicht). Eine Nutzung und Erhebung der Daten ist – bis auf einzelne Ausnahmen – nur dann zulässig, wenn der Arbeitnehmer einverstanden ist.

    Kann der Arbeitnehmer seine Personalakte einsehen?

    Viele Arbeitnehmer stellen sich im Laufe ihres Arbeitsverhältnisses die Frage, was in ihrer Personalakte genau steht. Insbesondere nach einer Abmahnung ist es für die meisten Arbeitnehmer von großer Wichtigkeit, ihre Personalakte einzusehen. Doch ist das überhaupt möglich? Der Arbeitnehmer ist gemäß § 83 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) grundsätzlich zur Einsicht in seine Personalakte berechtigt. Er muss dem Arbeitgeber dabei auch keine Gründe nennen, warum er die Akte einsehen möchte. Darüber hinaus hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, zu Inhalten seiner Personalakte eine schriftliche Anmerkung zu verfassen und diese der Akte beizulegen.

    (1) Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Mitglied des Betriebsrats hat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmer im Einzelfall nicht von dieser Verpflichtung entbunden wird.

    (2) Erklärungen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte sind dieser auf sein Verlangen beizufügen.

    (§ 83 BetrVG)

    Eine Einsicht in die Personalakte ist zwar erlaubt, eine Mitnahme hingegen nicht. In der Regel kann der Arbeitnehmer allerdings Kopien anfertigen.

    Abmahnung in der Personalakte

    Bei einer Verletzung bzw. einem Verstoß des Arbeitnehmers gegen die im Arbeitsvertrag vereinbarten Pflichten kann der Arbeitgeber eine Abmahnung erteilen – diese “landet” in der Personalakte des Betroffenen. In diesem Zusammenhang kommt häufig die Frage auf, ob und wie eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden kann? Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ist es nur unter der folgenden Voraussetzung möglich, eine Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen bzw. entfernen zu lassen: sie muss für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht ihre rechtliche Bedeutung verloren haben. Dazu entschied das BAG:

    Der Arbeitnehmer kann die Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung aus seiner Personalakte nur dann verlangen, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist. (BAG, Aktenzeichen 2 AZR 782/11).

    Für den Fall jedoch, dass die Abmahnung für eventuelle spätere Maßnahmen wie Beförderung, Kündigung, Versetzung oder auch das Erstellen eines Arbeitszeugnisses relevant werden könnte, ist eine Entfernung aus der Personalakte nicht zulässig.

    Der Anspruch von Seiten des Arbeitnehmers auf Rücknahme bzw. Löschung einer zu Recht erteilten Abmahnung ist berechtigt, wenn dem kein schutzwürdiges Arbeitgeberinteresse entgegensteht. Es muss jedoch in jedem einzelnen Fall nachgewiesen werden, dass 1. die besagte Abmahnung keine arbeitsrechtliche Bedeutung mehr hat, und dass 2. das Nicht-Löschen bzw. Aufbewahren unzumutbare nachteilige Folgen für den Arbeitnehmer nach sich zieht.

    Der Zeitpunkt, wann die Abmahnung bedeutungslos wird, also wann die Abmahnung gelöscht werden kann, hängt dabei von der Schwere des Fehlverhaltens des Arbeitnehmers ab.

    Es besteht darüber hinaus allerdings auch die Möglichkeit, dass die maximale Dauer des Verbleibs einer Abmahnung in der Personalakte in Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen geregelt ist.

    Unrechtmäßige Abmahnung

    Bei einer zu Unrecht erteilten Abmahnung hingegen hat der Arbeitnehmer gemäß BAG Anspruch darauf, dass die Abmahnung aus der Personalakte gelöscht wird, sofern sie “unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt” (sogenannter Beseitigungs- und Unterlassungsanspruch nach § 1004 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).

    Der Arbeitnehmer kann generell eine Gegendarstellung zu einer Abmahnung schreiben, die dieser in der Personalakte beigefügt wird.

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