Dienstreise (Geschäftsreise)

Allgemeines zur Dienstreise

Der Begriff “Dienstreise” ist rechtlich nicht explizit bestimmt. Eine Definition ergibt sich jedoch unter anderem aus dem Einkommenssteuergesetz (EStG). Demnach handelt es sich um eine Dienstreise bzw. Geschäftsreise, wenn “der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig (auswärtige berufliche Tätigkeit) [wird] […]” (§ 9 Abs. 4 EStG)

Die erste Tätigkeitsstätte bezeichnet den hauptsächlichen, in der Regel arbeitsvertraglich vereinbarten Arbeitsort, an dem der Beschäftigte überwiegend seiner beruflichen Tätigkeit nachgeht. Hierbei versteht der Gesetzgeber unter “überwiegend” zumindest zwei ganze Arbeitstage oder aber ein Drittel der Arbeitszeit. Damit es sich bei einer Geschäfts- bzw. Dienstreise tatsächlich um eine solche handelt, muss sie zum einen im Rahmen der beruflichen Tätigkeit durch den Arbeitgeber angeordnet sein. Zum anderen ist eine ausreichende räumliche Distanz zwischen dem hauptsächlichen Arbeitsort (erste Tätigkeitsstätte) und dem Ort der Auswärtstätigkeit erforderlich. Für die Mindestdistanz gibt es keine fest vorgegebenen Werte, sondern hier wird nach den jeweiligen Umständen entschieden.

Eine berufliche Auswärtstätigkeit gilt in der Regel allerdings dann als Dienstreise, wenn der Ort der Auswärtstätigkeit außerhalb der “beruflichen Heimatstadt” liegt. Geschäftsreisen können mit dem eigenen Auto, mit dem Zug oder mit dem Flugzeug angetreten werden; je nach Verkehrs- bzw. Reisemittel gelten gegebenenfalls allerdings unterschiedliche Regelungen, beispielsweise hinsichtlich der Arbeitszeit oder der Reisekostenabrechnung.

Anlässe bzw. Gründe, aus denen eine Dienstreise erfolgt, sind klassischerweise etwa Termine bzw. Treffen mit auswärtigen Kunden, Geschäftspartnern oder Zulieferern, Arbeitsgruppenmeetings an anderen Firmenstandorten des Unternehmens oder die Teilnahme an Schulungen, der Besuch von Messen, Tagungen u. a.

Dienstreise – Zusammenhang mit der Arbeitszeit

Da eine Dienstreise impliziert, dass die berufliche Tätigkeit nicht am hauptsächlichen Arbeitsort ausgeführt wird bzw. werden kann, bedeutet dies auch, dass der Arbeitnehmer für die Ausführung seiner Arbeitstätigkeit entsprechend eine Anreise bzw. einen Fahrweg zum unmittelbaren Arbeitsort in Anspruch nehmen muss. Dabei kommt unweigerlich die Frage auf, ob der Fahrweg einer Dienstreise eigentlich zur Arbeitszeit zählt? Und wie verhält sich eine Dienstreise insgesamt zur Arbeitszeit?

Grundsätzlich gelten die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG), wonach die Höchstarbeitszeit von acht Stunden am Tag nicht überschritten werden darf; auch bei einer Dienstreise gibt es hier keine Ausnahme. Hinsichtlich der Frage, inwiefern der Fahrweg bzw. die Reisezeit einer Dienstreise nun zur Arbeitszeit zählt, sind unterschiedliche Situationen zu betrachten.

So gelten Fahrwege und Reisezeiten grundsätzlich als Arbeitszeiten, wenn

• die Fahrwege im Rahmen der Tätigkeit im Allgemeinen üblich sind, zum Beispiel bei einer Tätigkeit im Außendienst
• die Dienstreise innerhalb der regulären, arbeitsvertraglich vereinbarten Arbeitszeit erfolgt

In vielen Fällen ist bei einer Dienstreise der “Ort des Geschehens” allerdings räumlich weiter entfernt, sodass entsprechend eine längere An- und Abreise erforderlich ist. Ob hier Reisezeiten als Arbeitszeiten gelten, kommt wiederum einerseits auf die Art des Transportmittels, andererseits auf Anweisungen des Arbeitgebers an. Von Bedeutung ist dabei gemäß Rechtsprechung die sogenannte Beanspruchungstheorie. Das bedeutet, dass die Reisezeit in den Fällen als Arbeitszeit gilt, in denen der Mitarbeiter durch die Reise in einem Ausmaß beansprucht wird, das die Wertung als Arbeitszeit begründet.

Reisezeiten und Fahrwege gelten demnach grundsätzlich als Arbeitszeiten, wenn

• der Arbeitnehmer in öffentlichen Verkehrsmitteln, die er nicht selbst steuert (zum Beispiel im Zug) auf Anordnung des Arbeitgebers arbeitsbezogene Tätigkeiten während der Reise ausführt (beispielsweise geschäftliche E-Mails beantwortet oder Präsentationen vorbereitet)
• der Arbeitnehmer auf Anordnung des Vorgesetzten in einem Fahrzeug fährt, das er selbst steuert. Hier begründet die aktive, das heißt aufmerksame und konzentrierte Teilnahme am Straßenverkehr als Fahrer eines Kfz die Einordnung als Arbeitszeit

Reisezeiten zählen hingegen nicht zur Arbeitszeit, wenn der Arbeitgeber keine Dienstanweisungen (bezüglich einer beruflichen Tätigkeit während der Reise) ausspricht und der Arbeitnehmer a) die Reisezeit in einem öffentlichen Verkehrsmittel nach Belieben verbringen kann (dies gilt auch dann, wenn er sich freiwillig mit Arbeitsaufgaben bzw. -tätigkeiten beschäftigt) und b) aus freien Stücken den Pkw als Transportmittel wählt.

Muss der Arbeitgeber Reisezeiten vergüten?

Neben der Frage, inwiefern Dienstreisen bzw. Reisezeiten und Fahrwege als Arbeitszeiten gelten, ist auch die Frage nach der Vergütung während der Reisezeiten wesentlich. Grundsätzlich sind Reisezeiten zu vergüten, wenn sie innerhalb der regulären Arbeitszeiten liegen und der Arbeitnehmer währenddessen auf Anordnung des Arbeitgebers dienstlich tätig ist. Eine Vergütung von Dienstreisen kann auch durch arbeits- oder tarifvertragliche Vereinbarungen extra geregelt sein.

Im Übrigen haben auch Beschäftigte ein Recht auf Vergütung ihrer Reisezeiten, wenn die Fahrwege bzw. das Fahren Hauptleistungspflicht ihrer Arbeitstätigkeit (zum Beispiel Berufskraftfahrer) oder zwingende Voraussetzung zum Erfüllen ihrer Hauptleistungspflicht (zum Beispiel Mitarbeiter im Außendienst) sind.

Kosten einer Dienstreise – von Reisekostenabrechnung und Spesen…

Hin- und Rückfahrt sowie gegebenenfalls Fahrten vor Ort, Verpflegung, Übernachtung und sonstige Ausgaben… eine Geschäftsreise geht ins Geld. Doch wer zahlt eigentlich? Arbeitgeber oder Arbeitnehmer? Oder beide zu gleichen Teilen? Hinsichtlich der Frage “Wer zahlt was?” kommt es grundsätzlich darauf an, um welche Art der Kosten es sich handelt. Zudem sind einige steuerliche Aspekte zu beachten und die Kosten einer Dienstreise unter bestimmten Umständen von der Steuer absetzbar.

Da eine Geschäftsreise der Ausführung der beruflichen Tätigkeit dient und im Auftrag des Arbeitgebers erfolgt, hat dieser einen Großteil der Kosten zu tragen. Dazu zählen in erster Linie Fahrt- und Übernachtungskosten. Die Fahrtkosten umfassen dabei sowohl Spritkosten bei einer Geschäftsreise mit dem eigenen Pkw als auch Bahn- oder Flugticketkosten und Mietwagenkosten. Allerdings kann der Arbeitgeber bestimmte Reisekostenrichtlinien vorgeben, wie beispielsweise Bahn- und Flugreisen nur in der zweiten Klasse.

Besonderheiten hinsichtlich der Kostenerstattung bzw. -übernahme gelten hingegen bei den Verpflegungs- und den sogenannten Reisenebenkosten. Die Reisenebenkosten beinhalten sämtliche Zusatzkosten, die aufgrund der Durchführung der Reise und der Erfüllung ihres beruflichen Zweckes anfallen. Der Arbeitgeber übernimmt – auf einen entsprechenden Antrag hin – die Reisenebenkosten, sofern die Ausgaben zur Ausführung der beruflichen Tätigkeit erforderlich waren und mit dieser in unmittelbarem Zusammenhang stehen. Dazu zählen zum einen beispielsweise Gebühren von beruflichen Telefonaten, Teilnahmegebühren bei beruflichen Seminaren, Workshops, Messen u. ä., Parkgebühren, Kosten für Taxifahrten oder den Transport mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Ausführung der beruflichen Tätigkeit oder Trinkgelder bei Geschäftsessen. Zum anderen erstattet der Arbeitgeber auch Gepäckgebühren (Beförderung und Aufbewahrung) inklusive Reisegepäckversicherung oder Reparaturkosten des Pkw nach einem Unfall.

Kosten, die auf der Dienstreise hingegen zum privaten Vergnügen des Arbeitnehmers entstehen, muss dieser selbst übernehmen. Dazu gehören etwa Ausgaben für Sport- oder Wellnessangebote, Benutzung der Minibar oder des Pay-TV im Hotel oder Bußgelder infolge eines Verkehrsverstoßes auf der Geschäftsreise. In diesem Fall muss der Arbeitgeber die entsprechenden Kosten nicht erstatten.

Hinsichtlich der Verpflegungskosten ist grundsätzlich zwischen den Verpflegungskosten, die üblicherweise auch zu Hause anfallen, und den aus beruflichen Gründen auf einer Dienstreise zusätzlichen Verpflegungskosten zu unterscheiden. Es ist grundsätzlich davon auszugehen, dass die Verpflegungskosten auf einer Geschäftsreise insgesamt die Kosten der Verpflegung, die Arbeitnehmer zu Hause zahlen würde, übersteigen. Nimmt der Arbeitnehmer während der Geschäftsreise beispielsweise sein Mittagessen in einem Restaurant ein, ist dies in der Regel teurer als das Mittagessen “zu Hause” auf der Arbeit, wenn der Beschäftigte zum Beispiel in die Kantine des Unternehmens geht.

Bei den Kosten für die Verpflegung, die betrieblich bedingt zusätzlich anfallen, handelt es sich um den sogenannten Verpflegungsmehraufwand (umgangssprachlich “Spesen” genannt). Grundsätzlich ist es möglich, dass der Arbeitgeber in Höhe gesetzlich festgelegter Pauschalbeträge die Spesen bzw. den Verpflegungsmehraufwand steuerfrei erstattet – dies gilt aber nur für Dienstreisen, die acht Stunden oder länger dauern.

Steuerliche Aspekte einer Dienstreise

Wie erwähnt können die Kosten einer Geschäfts- bzw. Dienstreise unter gewissen Voraussetzungen von der Steuer abgesetzt werden. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber haben grundsätzlich die Möglichkeit, die anfallenden Kosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend zu machen. Hier kommt es im Einzelnen unter anderem darauf an, in welcher Höhe Arbeitnehmer und Arbeitgeber welche Kosten übernommen haben.

Bei vollständiger Erstattung von Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand durch den Arbeitgeber beispielsweise, kann nur der Arbeitgeber die entsprechenden Kosten geltend machen (Betriebsausgaben). Kommt der Arbeitnehmer hingegen ebenfalls für Kosten auf, kann er diese als Werbungskosten absetzen.

Je nach Art der Kosten und Dauer der Dienstreise können zudem – wie beispielsweise beim Verpflegungsmehraufwand – nur festgelegte Pauschbeträge geltend gemacht werden. Sind die tatsächlichen Ausgaben höher, können diese über den entsprechenden Pauschbetrag hinaus nicht abgesetzt werden.

Die genauen gesetzlichen Vorschriften und Regelungen definieren etwa § 4 Abs. 5 und § 9 Abs. 4a des Einkommensteuergesetzes (EStG).