Der Geschäftsführer: Das wichtigste zum GmbH oder UG Geschäftsführer

  • GmbH und UG: Der Geschäftsführer

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Überblick Geschäftsführer

  • Der Geschäftsführer wird durch seine Bestellung zum Organ einer GmbH oder UG. Die Anstellung per Geschäftsführervertrag regelt sein Dienstverhältnis mit der Gesellschaft

  • Zu den umfangreichen Aufgaben des Geschäftsführers zählt die Verantwortung für alle Maßnahmen zur Erreichung des Gesellschaftszwecks

  • Die umfangreichen Pflichten des Geschäftsführers ergeben sich aus dem Geschäftsführervertrag und dem Gesetz.

  • Das Geschäftsführergehalt kann der Vergütung eines Arbeitnehmers ähneln – inkl. variabler Vergütung und Zahlungen im Krankeitsfall

  • Der Geschäftsführer kann nur unter bestimmten Voraussetzungen bestellt werden – insbesondere dürfen gewisse Ausschlussgründe wie Straftaten nicht vorliegen

  • Der Geschäftsführer haftet bei Verstößen gegen seine Pflichten

  • Eine Dritte Person kann faktisch Geschäftsführer sein, wenn sie die Geschicke des Unternehmens steuert

  • Unsere Checkliste zu den laufenden Pflichten eines Geschäftsführers verschafft Ihnen einen Überblick


Kernpunkte Geschäftsführer

  • Anstellung
  • Aufgaben
  • Pflichten
  • Gehalt
  • Voraussetzungen
  • Haftung
  • Faktischer Geschäftsführer
  • Checkliste

Andre Kraus, Rechtsanwalt und Gründer der Anwaltskanzlei, ist Ihr Ansprechpartner in Sachen Gründung, Markenrecht, Reputationsschutz und Unternehmensrecht.

Jede GmbH oder UG muss mindestens einen Geschäftsführer haben (§6 Abs. 1 GmbHG). In der Praxis geht es auch gar nicht ohne Geschäftsführer: die Gesellschaft wäre sonst nicht handlungsfähig und könnte nicht am Wirtschaftsleben teilhaben. Nur durch den Geschäftsführer ist die GmbH oder UG im Rechts- und Geschäftsverkehr handlungsfähig (§ 35 GmbHG).

Geschäftsführer Anstellung

Die Bestellung des Geschäftsführers erfolgt bereits bei der Gründung der Gesellschaft. Durch die Bestellung wird er zum Organ einer GmbH oder UG. Dies ist notwendig, weil für bestimmte Gründungshandlungen – etwa für die Anmeldung der Gesellschaft zum Handelsregister – ein Geschäftsführer erforderlich ist.

Anstellung durch Geschäftsführervertrag

Die Anstellung des Geschäftsführers erfolgt durch den Geschäftsführervertrag. Er regelt die Beziehung zwischen dem Geschäftsführer und der Gesellschaft und enthält  Vereinbarungen, die sich nicht aus der Organstellung ergeben. Beispielsweise regelt er:

  • Vergütung
  • Altersversorgung
  • Nutzung des Dienstwagens oder
  • das Wettbewerbsverbot.

Laufzeit der Anstellung des Geschäftsführers

Der Geschäftsführervertrag ist häufig befristet, beispielsweise auf fünf Jahre. Die Laufzeit kann aber frei gewählt werden. Wenn der Ablauf der Befristung bevorsteht, wird der Geschäftsführer regelmäßig darüber informiert, ob sein Vertrag verlängert wird oder nicht. Ein Geschäftsführer gilt grundsätzlich nicht als Angestellter. Er muss daher im Falle eines gerichtlichen Streits über eine Kündigung nicht das Arbeitsgericht, sondern ein Zivilgericht anrufen. Dies gilt auch dann, wenn der Geschäftsführervertrag wegen starker interner Weisungsabhängigkeit wie ein Arbeitsverhältnis zu qualifizieren ist (LAG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 25.09.2006, Az. 10 Ta 152/06).

Geschäftsführer Aufgaben

Der Geschäftsführer hat umfangreiche Aufgaben. Er verantwortet alle Maßnahmen zur Erreichung des Gesellschaftszwecks und der wirtschaftlichen Ziele der GmbH oder UG. Grundsätzlich übernimmt der Geschäftsführer alle anfallenden Aufgaben selbst, die er nicht an einen unterstellten Mitarbeiter delegiert. Daneben überwacht und leitet er die ihm unterstellten Mitarbeiter.

Die Hauptaufgaben des Geschäftsführers sind:

  • Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen zum Erreichen der Unternehmensziele
  • Gewichtung und Steuerung der Aktivitäten des Unternehmens
  • Organisation des Tagesgeschäftes
  • Gewährleistung eines gewinnorientierten und effizienten Geschäftsablaufs
  • Entwicklung von Investitions- und Kostenplänen
  • Festlegung und Nachverfolgung von Gewinn- und Umsatzzielen
  • Führen der Bilanz und von Kassenbüchern
  • Bonitätsprüfung von Geschäftspartnern
  • Besondere Beachtung und Kalkulation von risikoreichen Geschäften
  • Einstellung und Führen der Mitarbeiter
  • Nachwuchsförderung und Mitarbeiterbindung

Geschäftsführer Pflichten

Die Pflichten des Geschäftsführers einer GmbH oder UG ergeben sich aus dem Gesetz und dem Geschäftsführervertrag. Ein Verstoß gegen seine Pflichten führt zur privaten Haftung des Geschäftsführers. Die wichtigsten Pflichten des Geschäftsführers sind:

Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns

Der Geschäftsführer hat bei der Verrichtung seiner Tätigkeiten die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns anzuwenden. Hieraus ergibt sich vor allem die Pflicht zur aktiven Unternehmensleitung (§ 43 Abs. 1 GmbHG).

Treuepflicht

Ebenso unterliegt er der Treuepflicht gegenüber der GmbH oder UG. Hieraus ergibt sich beispielsweise eine Verschwiegenheitspflicht bezüglich der ihm anvertrauen Unternehmensgeheimnisse sowie ein Wettbewerbsverbot während seiner Anstellung.

Steuerliche Pflichten

Die wichtigsten steuerlichen Pflichten des Geschäftsführers sind:

  • Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung und Erstellung des Jahresabschlusses
  • Steuerzahlungspflicht (§ 43 GmbHG)

Sozialversicherungspflichten

Außerdem treffen den Geschäftsführer sozialversicherungsrechtliche Pflichten:

  • Auskunfts- und Meldepflicht: Dem Geschäftsführer als gesetzlichem Vertreter der Gesellschaft obliegt es, jeden sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmer gegenüber der Sozialversicherung und der Agentur für Arbeit zu melden (§ 28a SGB IV)
  • Pflicht zur ordnungsgemäßen Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge
  • Zahlungspflicht: Der Geschäftsführer ist verpflichtet, den Arbeitnehmeranteil an den Löhnen und Gehältern einzubehalten und direkt an die zuständigen Einzugsstellen abzuführen
  • Pflicht zur Führung der Lohnunterlagen für jeden Beschäftigten
  • Mitwirkungspflicht im Rahmen einer Betriebsprüfung

Pflichten gegenüber den Gesellschaftern

Der Geschäftsführer hat den Gesellschaftern gegenüber folgende Pflichten:

Auskunftspflicht

Auf Verlangen eines Gesellschafters hat der Geschäftsführer diesem unverzüglich Auskunft über die Angelegenheiten der GmbH oder UG zu geben Dazu gehört auch, Einblick in die Geschäftsbücher zu gewähren. Diese Auskunftspflicht ist gesetzlicher Natur und kann somit nicht durch den Gesellschaftsvertrag abbedungen werden.

Anweisungen befolgen

Der Geschäftsführer hat sich an die Anweisungen zu halten, welche ihm seitens der Gesellschafter gegeben werden. Kommt er dieser Pflicht nicht nach, ist er den Gesellschaftern insoweit Rechenschaft schuldig und kann auf Schadensersatz haftbar sein.

Haftung bei Pflichtverstößen

Bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen haftet der Geschäftsführer gemäß § 43 Abs. 2 GmbHG für den entstandenen Schaden – auch mit seinem Privatvermögen. Ein Beispiel für die Geschäftsführerhaftung ist ein zu spät gestellter Insolvenzantrag (OLG Koblenz, 26.10.2006, 6 U 175/06). Die Haftungsbeschränkung der GmbH der UG gilt für den Geschäftsführer bei der Verletzung seiner Pflichten nicht. Er kann seine Haftung jedoch durch den Abschluss einer D&O Versicherung abmildern.

Geschäftsführergehalt

Bei der Erstellung oder Überprüfung des Geschäftsführervertrags regeln wir die Vergütung des Geschäftsführers nach den Vorstellungen eines Mandanten.

Zusammensetzung des Geschäftsführergehalts

Das Geschäftsführergehalt ist in vielen Fällen variabel und aus mehreren Komponenten zusammengesetzt. In erster Linie sieht der Geschäftsführervertrag einer GmbH oder UG

  • ein Grundgehalt sowie zusätzlich
  • eine Tantieme vor, die meistens vom Gewinn abhängt.

Verdeckte Gewinnausschüttung vermeiden

Wenn bei der Vertragsgestaltung die Vergütung des Geschäftsführers nicht vorausschauend geregelt ist, kann das Finanzamt eine verdeckte Gewinnausschüttung annehmen und zusätzliche Steuern erheben. Damit die Finanzbehörden das Geschäftsführergehalt als angemessene und damit gewinnmindernde Betriebsausgabe akzeptieren, sollte der Geschäftsführervertrag vorausschauend gestaltet werden. Besonders beim Gesellschafter-Geschäftsführer oder beim Fremdgeschäftsführer, bei dem Familienangehörige Anteile an der Gesellschaft besitzen, wird die Angemessenheit des Gehalts besonders genau unter die Lupe genommen.

Kriterien für die Angemessenheit des Geschäftsführergehalts

Die Finanzbehörden prüfen die folgenden Punkte:

  • Angemessene Höhe der Bezüge

Zivilrechtliche Wirksamkeit der Vereinbarungen im Vertrag

  • Gehaltsvereinbarungen müssen im Voraus geregelt sein (Rückwirkungsverbot)
  • Was im Vertrag steht, muss auch so umgesetzt werden (Durchführungsgebot)

Grundgehalt des Geschäftsführers

Die Basis des Geschäftsführergehalts bildet das fixe Grundgehalt. Dies ist die Vergütung für die geleistete Arbeit.

Vergütung von Überstunden

Üblicherweise ist im Geschäftsführervertrag keine zusätzliche Vergütung für Überstunden vorgesehen. Im Gegenteil hat die Rechtsprechung festgelegt, dass Überstunden typisch für das Aufgabenbild eines Geschäftsführers sind (BFH-Urteil vom 27.3.2001, Az. I R 40/00). Da sich der Geschäftsführer mit Wohl und Wehe der Gesellschaft identifizieren und seine gesamte Arbeitskraft einsetzen soll, ist grundsätzlich nur das Ergebnis des Arbeitseinsatzes für die Vergütung entscheidend, nicht jedoch die gesamte Anzahl an geleisteten Arbeitsstunden. Wenn zur Erreichung der Geschäftsziele erforderlich ist, dass die Arbeitszeiten der übrigen Beschäftigten vom Geschäftsführer überschritten werden, wird dies von den Gesellschaftern auch ohne separate Entlohnung erwartet. Bei der Erstellung des Geschäftsführervertrages wird vorausgesetzt, dass die Gesamtausstattung des Geschäftsführers alle erforderlichen Arbeitszeiten abdeckt.

Vergütung von Nachtarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit im Geschäftsführervertrag

Derselbe Grundsatz gilt bei Sonn- und Feiertagsarbeiten. Darüber hinaus gilt bei Zuschlägen für Nachtarbeit und Sonn- und Feiertagsarbeit die Steuerfreiheit gemäß § 3b EStG. Das Gericht nimmt in der Regel an, dass die Steuerfreiheit ausgenutzt werden soll und somit eine verdeckte Gewinnausschüttung stattfindet. Einzelne Ausnahmen sind zulässig, wenn überzeugende betriebliche Gründe dafür sprechen. So etwa wenn auch andere leitende Angestellte, die nicht Gesellschafter-Geschäftsführer sind, diese Zuschläge erhalten (BFH, Urteil vom 14.07.2004, Az. I R 111/03).

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Im Geschäftsführervertrag kann die GmbH oder UG dem Geschäftsführer feste jährliche Einmalzahlungen, in der Regel in Form von Urlaubs- und Weihnachtsgeld, einräumen. Dies ist zulässig und wird nicht als verdeckte Gewinnausschüttung betrachtet, wenn es vor Beginn des Geschäftsjahres im Vertrag des Geschäftsführers vereinbart wurde.
Wenn der Geschäftsführer seinen Urlaub nicht in Anspruch nimmt, weil er mit der Geschäftsführung ausgelastet war (betriebliche Gründe), kann er sich den nicht genutzten Urlaub auszahlen lassen. Dies stellt keine verdeckte Gewinnausschüttung dar.

Tantiemenregelung im Geschäftsführervertrag

Viele Geschäftsführerverträge enthalten die Vereinbarung einer gewinnabhängigen Tantieme. Regelmäßig beträgt dieser erfolgsabhängige Gehaltsanteil rund 20 bis 25% des Gesamtgehalts. Bei einem höheren Anteil liegt aus Sicht der Finanzbehörden der Verdacht nahe, dass es sich um eine verdeckte Gewinnausschüttung handelt. Die Tantiemenregelung bietet eine automatische Reaktion auf Gewinnschwankungen. Der Geschäftsführer erhält in erfolgreichen Jahren also mehr Gehalt. Ein zu hohes FIxgehalt, das in schwächeren Jahren die Liquidität der Gesellschaft gefährdet, wird somit vermieden.

Tantiemenregelung ausdrücklich regeln

Wenn die Ausschüttung von Tantiemen nicht eindeutig im Geschäftsführervertrag vereinbart ist, kann auch dies eine verdeckte Gewinnausschüttung bewirken. Ihre Höhe darf nicht von der Ausübung irgendwelcher Ermessensakte des Geschäftsführers abhängen, beispielsweise in welches Geschäftsjahr die Bilanzierung bestimmter Vorgänge fallen soll. Die Finanzverwaltung stellt bei Tantiemen die gleichen strengen Anforderungen, wie an die restlichen Gehaltszahlungen. Das bedeutet, die Tantieme muss dem Grunde nach und der Höhe nach angemessen sein. Darüber hinaus muss die Gesamtausstattung des Geschäftsführers ebenfalls der Höhe nach angemessen sein.

Angemessenheit der Gesamtvergütung der Höhe nach

Die Finanzbehörden achten besonders beim Gesellschafter-Geschäftsführer darauf, dass die Gesamtvergütung angemessen ist. Ist dies nicht der Fall, so ist der Differenzbetrag zwischen einer angemessenen und der tatsächlichen Vergütung des Gesellschafter-Geschäftsführers eine verdeckte Gewinnausschüttung. Bei der Beurteilung der Angemessenheit sind diejenigen Umstände und Erwägungen zu berücksichtigen, die zum Zeitpunkt der Gehaltsvereinbarungen vorgelegen haben. Bewertungsgrundlage können beispielsweise die folgenden Punkte sein:

  • Höhe der Kapitaleinlage des Geschäftsführers und Anteil an den Stimmrechten
  • Anzahl der Geschäftsführer
  • Wochenarbeitszeit
  • Alter und Geschlecht
  • Qualifikation, Berufserfahrung, besondere Kenntnisse
  • Branche und Unternehmensgegenstand
  • Personalstärke der Gesellschaft
  • Jahresumsatz, Gewinn, sonstige wirtschaftliche Kennzahlen wie Umsatzrendite

Vergütung bei Krankheit und Unfall

Der gesetzliche Anspruch auf Lohnfortzahlung ist im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) geregelt. Dieses Gesetz gilt aber nur in Ausnahmefällen für Geschäftsführer, da bei ihm oftmals keine Arbeitnehmereigenschaft angenommen werden kann. Daher ist es für den Geschäftsführer sehr empfehlenswert, eine Klausel in den Geschäftsführervertrag aufzunehmen, die die Lohnfortzahlung sichert. Dabei kann die Laufzeit auch über die im EFZG geregelte Dauer der Lohnfortzahlung von 6 Wochen hinaus vereinbart werden, was in der Praxis auch häufig geschieht. Vorsicht ist bei der Weiterzahlung von erfolgsabhängigen Vergütungsbestandteilen geboten. Wenn der Geschäftsführer wegen Krankheit nicht selbst die Unternehmensleitung übernehmen kann, darf er auch nicht mehr am Unternehmenserfolg beteiligt sein, sonst droht vom Finanzamt der Vorwurf einer verdeckten Gewinnausschüttung.

Dienstwagen und private Nutzung durch den Geschäftsführer

Der Dienstwagen mit der Möglichkeit zur privaten Nutzung ist ein beliebtes Statussymbol und eine Motivationssteigerung. Daher ist er ein üblicher Teil der Geschäftsführervergütung. Die Regelung führt aber auch immer wieder zu Streitpotential. Es sollten zumindest folgende Punkte im Geschäftsführervertrag enthalten und möglichst präzise formuliert sein:

  • Klare Einräumung des privaten Nutzungsrechts für den Geschäftsführer
  • Fahrzeugtyp bzw. Fahrzeugklasse
  • Besondere Ausstattungsmerkmale
  • Regeln zum Verhalten bei Unfällen
  • Regeln zu Urlaubsfahrten und Fahrten ins Ausland
  • Abwicklung für den Fall der Beendigung des Geschäftsführervertrags

Der Bundesfinanzhof (BFH) sieht es aufgrund von Erfahrungsgrundsätzen als üblich an, dass der Dienstwagen nicht nur für Fahrten zur Arbeitsstätte und zurück genutzt wird. Wenn im Dienstvertrag des Geschäftsführers nicht ausdrücklich die private Nutzung untersagt ist, wird eine private Nutzung angenommen und insoweit eine verdeckte Gewinnausschüttung unterstellt, wenn das Nutzungsrecht nicht korrekt abgerechnet worden ist.

Abzug der Aufwendungen für Firmenfahrzeuge

Die GmbH oder UG kann die Aufwendungen für Firmenfahrzeuge als Betriebsausgaben abziehen. Dies geschieht folgendermaßen:

  • Die private Nutzung des Firmenwagens ist ein geldwerter Vorteil (Sachbezug)
  • Der geldwerte Vorteil ergibt sich als Gegenleistung für den Arbeitseinsatz des Geschäftsführers und gilt damit als Arbeitslohn
  • Zur Berechnung der Höhe des geldwerten Vorteils wird § 8 Abs. 2 EStG herangezogen

Methoden zur Berechnung des geldwerten Vorteils

Mögliche Methoden zur Berechnung der Höhe des geldwerten Vorteils bzw. der unentgeltlichen Wertabgabe, die der Geschäftsführer durch den privat genutzten Dienstwagen erhält, sind:

  • Die 1%-Methode: Hier wird der geldwerte Vorteil pauschal berechnet, unabhängig davon wie oft der Geschäftsführer tatsächlich das Auto für private Zwecke nutzt. Die Höhe beträgt dann 1% des Bruttopreises des Wagens (Listenpreis) je Monat.
  • Führung eines Fahrtenbuches zur Ermittlung der genauen tatsächlichen Höhe: Voraussetzung ist ein korrekt geführtes Fahrtenbuch.

Welche Methode verwendet wird, muss genau im Geschäftsführervertrag festgehalten werden.

Geschäftsführer Voraussetzungen

Es gibt rechtliche und fachliche Voraussetzungen für die Tätigkeit als Geschäftsführer:

Rechtliche Voraussetzungen

Der Geschäftsführer einer GmbH bzw. UG muss volljährig und uneingeschränkt rechtsfähig sein (§ 6 GmbHG). Allerdings bestehen einige wenige Beschränkungen hinsichtlich der Staatsangehörigkeit. Eine Person kann nicht zum Geschäftsführer bestellt werden, wenn sie wegen bestimmter Straftaten verurteilt wurde (§ 6 Abs. 2, Nr. 3 GmbHG). Solche Strafttaten sind z.B. Insolvenzverschleppung, Bankrott, Verletzung der Buchführungspflicht oder Gläubiger- oder Schuldnerbegünstigung.

Fachliche Voraussetzungen

Der Geschäftsführer einer GmbH oder UG vertritt und repräsentiert die Gesellschaft nach außen. Daher muss er bestimmte Fähigkeiten besitzen, um der Aufgabe gerecht zu werden. In erster Linie besteht seine Tätigkeit aus Kommunikation sowohl mit internen wie externen Partnern. Daher ist die Kommunikationsfähigkeit eine Grundtugend für den Geschäftsführer. Außerdem muss in der Branche, in der sein Unternehmen tätig ist, spezifische Kenntnisse besitzen, um seiner Pflicht als ordentlicher Kaufmann nachkommen zu können. Darüber hinaus muss er seine steuerlichen Pflichten erfüllen. Hierfür benötigt er Kenntnisse im Steuer- und Wirtschaftsrecht. Ein Geschäftsführer besitzt in der Regel Personalverantwortung, daher muss er Führungsqualität und Fähigkeit zur Motivation besitzen. Außerdem muss er Organisationstalent und die Fähigkeit zur sinnvollen Übertragung von Aufgaben an seine Mitarbeiter besitzen.

Geschäftsführer Haftung

Der Geschäftsführer haftet bei Verstoß gegen seine Pflichten auf Ersatz für den dadurch entstandenen Schaden. Diese Haftung ist grundsätzlich nicht begrenzt auf das Stammkapital der GmbH oder UG. Im Geschäftsführervertrag kann die Haftung des Geschäftsführers gegenüber der Gesellschaft begrenzt werden. Dies gilt aber nicht für die Haftung gegenüber Dritten, der sogenannten Außenhaftung. Eine Möglichkeit der Absicherung ist jedoch der Abschluss einer sogenannten D&O Versicherung.

Die Innenhaftung ergibt sich aus § 43 Abs. 1 GmbHG. Diese Regelung verpflichtet den Geschäftsführer zur Ausübung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmannes. In § 43 Abs. 2 GmbHG ist geregelt, dass alle Geschäftsführer grundsätzlich gesamtschuldnerisch haftbar sind, wenn der Schaden durch Verletzung ihrer Obliegenheiten entstanden ist.

Ein Schadensersatzanspruch der GmbH oder UG im Innenverhältnis kann etwa entstehen

  • wenn der Geschäftsführer Weisungen der Gesellschafter Missachtet und dadurch finanzieller Schaden entsteht
  • bei vorsätzlichen Taten wie Betrug, Untreue etc.
  • bei Eingehen eines sehr risikoreichen Geschäfts, ohne dass die Zustimmung der Gesellschafter eingeholt wurde
  • bei Verletzung einer gesetzlichen Pflicht des Geschäftsführers

Die Gesellschafterversammlung muss per Beschluss entscheiden, den Geschäftsführer für entstandene Schäden in Regress zu nehmen (§ 46 Nr. 8 GmbHG). Auch hier besteht die Möglichkeit des Abschlusses einer D&O Versicherung zur Enthaftung.

Auch bei Pflichtverletzungen, die zu Ansprüchen Dritter führen, haften die Geschäftsführer unmittelbar. Sie können jedoch eine Klausel im Geschäftsführervertrag vereinbaren, wonach die GmbH oder UG sie von Forderungen Dritter freistellt. Fälle, in denen der Geschäftsführer gegenüber Dritten haftbar ist, sind

  • Nicht gezahlte Steuern
  • Nicht gezahlte Sozialversicherungsabgaben
  • Zahlungen trotz Insolvenzreife
  • Insolvenzverschleppung

Bei den Insolvenztatbeständen kann sich der Geschäftsführer auch nicht auf mangelnde Kenntnis von der Insolvenz berufen. Ihn trifft die Pflicht, jederzeit über die wirtschaftliche Situation informiert zu sein. Daher ist der Zeitpunkt, an dem objektiv die Insolvenzreife vorgelegen hat, als Maßstab für die Berechnung von eingetretenem Schaden.

Faktischer Geschäftsführer

Die oben genannten Grundsätze zur Bestellung des Geschäftsführers gelten in der Theorie. Doch in der Praxis ist die Person, die im Handelsregister eingetragen ist und im Impressum und auf den Geschäftsbriefen steht nicht immer derjenige, der auch der “wirkliche” Chef im Unternehmen ist. Dies kann stattdessen eine “graue Eminenz” sein, die im Hintergrund die Fäden zieht und die Unternehmenspolitik bestimmt, ohne “auf dem Papier” wirklich verantwortlich zu sein. Entweder wird ein “Strohmann” vorgeschoben, der das Haftungsrisiko tragen soll, oder es sind schlicht Fehler aus Unachtsamkeit bei der Bestellung des Geschäftsführers gemacht worden. So kann es dazu kommen, dass eine Person als faktischer Geschäftsführer agiert.

Kriterien für den faktischen Geschäftsführer

Es gibt verschiedene Kriterien, die dafür sprechen, dass jemand, der nicht im Handelsregister eingetragen ist, faktischer Geschäftsführer ist. Erfüllt jemand eine Mehrzahl dieser von der Rechtsprechung aufgestellten Voraussetzungen, wird angenommen, dass eine faktische Geschäftsführung vorliegt:

  • Bestimmung der Unternehmenspolitik
  • Unternehmensorganisation
  • Einstellen von Mitarbeitern
  • Bestimmung der Höhe der Gehälter
  • Gestaltung der Geschäftsbeziehungen zu Vertragspartnern
  • Verhandlungen mit Kreditgebern
  • Treffen von Entscheidungen in Steuerangelegenheiten
  • Steuerung der Buchhaltung und Bilanzierung
  • Konsequenzen für den faktischen Geschäftsführer

Wenn die Kriterien für den faktischen Geschäftsführer erfüllt sind, kommt dieser neben dem förmlich bestellten und im Handelsregister eingetragenen Geschäftsführer als Haftungsschuldner in Betracht. Dies gilt sowohl für die steuerliche wie auch für die zivilrechtliche Haftung sowie für die Strafbarkeit wegen Wirtschaftsdelikten. Somit haben Gläubiger einen weiteren Schuldner, gegen den sie im Falle eines Forderungsausfalls vorgehen können.

Geschäftsführer Checkliste

Für den Geschäftsführer gilt es, eine große Zahl von Pflichten und Obliegenheiten zu erfüllen. Einige Pflichten müssen permanent beachtet werden, andere spielen nur zu bestimmten Zeitpunkten eine Rolle.

Checkliste Laufende Pflichten Geschäftsführer

  • Handelsregeln

    1. Jährliche Erstellung und Offenlegung des Jahresabschlusses (§ 41 Abs. 1 GmbHG)
    2. Unverzügliche Meldung neuer Gesellschafter
  • Steuerliche Pflichten

    1. Permanente ordnungsgemäße Buchführung
    2. Erstellung der Steuererklärung
  • Sozialversicherungsrechtliche Pflichten

    1. Meldung aller Arbeitnehmer zur Sozialversicherung: Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung
    2. Sofortige Meldung eines neuen Arbeitnehmers
    3. Kalkulation und Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge
    4. Einbehaltung des Arbeitnehmeranteils und Abführung an Sozialversicherung
    5. Vor Einstellung des ersten Mitarbeiters: Pflicht zur Beantragung einer Betriebsnummer
  • Pflichten gegenüber den Gesellschaftern

    1. Vorbereitung und Einladung der Gesellschafter zur Gesellschafterversammlung
    2. Durchführung der Gewinnausschüttung gemäß der Stimmrechtsanteile (es sei denn es ist anders vereinbart)
    3. Permanente Pflicht zur Rechenschaft gegenüber Gesellschaftern
  • Pflichten im Insolvenzfall

    1. Einberufung einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung bei Verlust von 50% des Stammkapitals
    2. Unverzügliche Stellung des Insolvenzantrags bei Vorliegen eines Insolvenzgrundes
    3. Mitwirkungs- und Auskunftspflicht gegenüber dem Insolvenzverwalter

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