Gründungskosten
Egal ob Einzelunternehmer oder Gesellschaft – die Gründung eines Unternehmens ist stets mit gewissen Kosten verbunden. Je nach Unternehmensform können sich diese jedoch in Höhe und Zusammensetzung stark unterscheiden, hierzu soll dieser Artikel Klarheit verschaffen.
Unterschied zwischen Investition und Kosten
Zunächst muss als Gründer zwischen den Gründungskosten per se und den sogenannten Gründungsinvestitionen unterschieden werden. Erst wenn man sich dessen bewusst ist, kann man effektiv eine Kostenaufstellung vornehmen.
Gründungskosten im eigentlichen Sinne haben keine direkten Auswirkungen auf den Umsatz des Unternehmens, es handelt sich größtenteils um administrative Ausgaben. Gründungsinvestitionen hingegen tätigt man, um eine langfristige, positive Wirkung auf das Geschäft zu erreichen.
Gründungskosten sind beispielsweise:
- Die Gebühren die bei Behörden anfallen (z.B. für die Gewerbeanmeldung, den Eintrag ins Handelsregister oder Kosten für die Markenanmeldung)
- Provision für Makler, Steuerberater etc.
- Notar- sowie Gerichtskosten. Diese fallen nicht zwingend an, zur Gründung eines Einzelunternehmens oder einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts ist beispielsweise keine notarielle Beglaubigung notwendig. Fallen diese Kosten an, sind sie abhängig vom Gegenstandswert des zu gründenden Unternehmens.
- Gründerlohn – Der Lohn, der den Gründern für den Aufwand der Gründung gezahlt wird. Diesen sollte man im Gesellschaftsvertrag festhalten.
Gründungsinvestitionen dagegen sind z.B.:
- Marketing – Kosten für die Webpräsenz, Werbungsmaterial, Corporate Design etc.
- Produkt-/Dienstleistungsspezifische Kosten – Je nach Produkt/Dienstleistungen können spezifische Startinvestitionen anfallen
- Geschäftsausstattung – Kosten für die Einrichtung der Geschäftsräume, Immobilien, Dienstfahrzeuge, generelle Bürokosten etc.
Diese Gründungsinvestitionen fallen nicht mit dem Vorgang der Gründung an, sie gehen jedoch mit der Unternehmensgründung Hand in Hand. Daher sollten auch Investitionen bei der Gründung und der Kostenberechnung berücksichtigt werden.
Sowohl Gründungskosten als auch Investitionen sollten transparent in einem Finanzplan festgehalten werden, dies dient der Einschätzung des anfallenden Kapitalbedarfs. Eine konkrete Vorstellung der anstehenden Kosten ist besonders wichtig, wenn Sie Fördermittel wie Gründerkredite oder Zuschüsse der Arbeitsagentur beanspruchen. Sind mehrere Personen an der Gründung beteiligt, so ist hilfreich, im Gesellschaftsvertrag festzuhalten, wie die verschiedenen Kosten und Investitionssummen verteilt werden.
Höhe der Kosten
Die konkrete Höhe der anfallenden Kosten unterscheidet sich nach der gewählten Rechtsform für das zu gründende Unternehmen.
Handelt es sich um ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft, fallen keine Notargebühren an, da eine notarielle Beurkundung nicht von Nöten ist. Auch die Handelsregistergebühren entfallen ggf., z.B. wenn es sich um eine GbR handelt.
Bei einer Kapitalgesellschaft sieht das schon anders aus. Zunächst fallen Kosten für den Notar an. Zudem ist es ratsam einen Gesellschaftsvertrag professionell und individuell anfertigen zu lassen. Hinzu kommen diverse Anmeldegebühren und Genehmigungen, bspw. Kosten für die Eintragung ins Handelsregister. Schließlich kommt das Stammkapital hinzu, dies muss natürlich mitberücksichtigt werden.
Um den Überblick zu behalten und eine reibungslose Gründung zu gewährleisten, bieten wir eine umfassende Begleitung von der ersten Beratung bis zum Eintrag ins Handelsregister an. Egal welche Unternehmensform Sie wählen, wir unterstützen Sie bei jedem Schritt der Gründung. Unsere Leistungen beinhalten eine umfassende Beratung sowie die diversen Anmeldungen und Beglaubigungen, welche mit der Unternehmensgründung einhergehen. Die Begleitung ist auf die jeweilige Unternehmensform zugeschnitten und individuell.
Verteilung der Kosten
Die Kosten der Gründung muss der Unternehmer meistens als Privatperson vorlegen. Die Aufwendung der Gründungskosten wird rechtlich als Darlehen der Gründer an das Unternehmen verstanden, auch wenn noch kein Cent erwirtschaftet wurde.
Bis zu einer gewissen Höhe können die Gründungskosten vom Stammkapital getragen werden, dies erreicht man durch eine entsprechende Klausel im Gesellschaftsvertrag. Die Gründungskosten werden dadurch zu den steuerrelevanten Aufwendungen des Unternehmens gezählt. Der Notar fügt eine solche Erklärung meist selbstständig in die Satzung ein.
Jedoch kann man dadurch nicht alle Kosten auf das Gesellschaftsvermögen abwälzen. Um eine Unterbilanzierung zu verhindern, wird die Kostendeckung begrenzt (zumeist 10%). Die Unternehmer müssen also den Großteil der Gründungskosten doch selber tragen.
Eine genaue Maximalhöhe der Kostenübernahme haben die Gerichte bisher noch nicht beschlossen. Hat eine solche Klausel überhaupt keine Begrenzung oder sieht sie eine unangemessene Höhe der Übernahme vor ( z.B. über 50% des Stammkapitals), wird das jeweilige Finanzamt regelmäßig einschreiten und von einer verdeckten Gewinnausschüttung ausgehen. Ist dies der Fall, wird ein Eintrag in das Handelsregister unmöglich. Zudem haben einige Urteile das Bestimmen einer exakten Summe als steuerrelevante Aufwendung für ungültig erklärt.
Verwendet man ein sogenanntes Musterprotokoll, kann die Gesellschaft Kosten bis maximal 300 Euro übernehmen.
Zudem besteht die Möglichkeit, durch ein Aufgeld auf die Stammeinlagen, die Gründungskosten zu decken. Dies verhindert die Gefahr der Unterbilanzierung. Bei einer AG ist eine Rückzahlung des Aufgeldes nicht mehr möglich, bei einer GmbH hingegen kann dies an die Gesellschafter wieder ausgezahlt werden.
Wird eine solche Klausel zur teilweisen Kostenübernahme verwendet, müssen die Kosten mit dem Stammkapital beglichen werden. Sobald der Notar den Kontoauszug mit der Gutschrift über das Stammkapital beglaubigt hat, haben die Unternehmer Zugriff auf das Geschäftskonto. Weder Notare noch Gerichte verlangen eine sofortige Rechnungsbegleichung, sodass Gründer auch nach der formellen Gründung die Kosten begleichen können, sobald sie Zugriff auf das Geschäftskonto erhalten.
Handelt es sich um ein Einzelunternehmen oder sieht die Unternehmensform kein Stammkapital vor, muss selbstverständlich der Gründer die Kosten vollständig selbst tragen.
Wo und wie werden die Gründungskosten verbucht
Die Buchführung sollte grundsätzlich alle Ausgaben erfassen, die während und auch vor der Gründung anfallen. Daher empfiehlt es sich, alle Rechnungen und Belege aufzubewahren.
Verwendet man eine oben erwähnte Klausel zur Kostenübernahme, werden die Beträge in die Eröffnungsbilanz übernommen. Verbucht werden sie auf der Passivseite unter A. Eigenkapital, IV, Gewinnvortrag/Verlustvortrag wie folgt:
- Notar-, Rechts- und Beratungskosten an 6825 (SKR04) bzw. 4950 (SKR03), “Rechts- und Beratungskosten”
- Gewerbeanmeldung und Handelsregistereintrag auf das Konto 6300 (SKR04) bzw. 2010 (SKR03), “sonstige Aufwendung, unregelmäßig”
Verwendet man keine solche Klausel, werden Gründungskosten unter „Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschafter“ verbucht, inklusive Restlaufzeit. Eine Verzinsung des Darlehens ist nicht zwingend notwendig. Falls jedoch Zinsen erhoben werden, müssen diese sich an dem aktuellen, durchschnittlichen Zinssatz orientieren.
Trägt das Unternehmen die Kosten der Gründung, können Sie die Gründungskosten als „vorweggenommene Betriebsausgabe“ von der Steuer absetzen. Gründungsinvestitionen sind abschreibbar und werden im Anlage- oder Umlaufvermögen erfasst. Jährlich können Sie so bis zu 25% abschreiben. Eine Kostenübernahmeklausel reduziert somit die Steuerlast. Bei der Buchführung führt man die einzelnen Positionen im Jahresabschluss auf und „schmälert“ somit Gewinn und Einnahmen.
Handelt es sich um eine Kapitalgesellschaft oder eine haftungsbeschränkte Personengesellschaft, so gilt für alle mit der Gründung verbundenen Kosten ein Bilanzierungsverbot (§ 248 I HGB).
Einzelfragen zum Thema Gründungskosten
- Was kann alles von der Steuer abgesetzt werden?
Alle Aufwendungen und Ausgaben, die einen direkten Bezug zur Gründung haben und betrieblich motiviert sind, können Sie absetzen. Darunter fallen beispielsweise alle möglichen Gebühren für Anmeldungen und auch die Vorsteuer.
- Wie lange kann man Gründungskosten geltend machen?
Innerhalb von 3 Jahren kann man Kosten der Gründung rückwirkend absetzen, auch wenn diese vor der eigentlichen Gründung angefallen sind. Es muss bloß ein erkennbarer wirtschaftlicher Zusammenhang zur Gründung bestehen. Daher gilt: Alle Rechnungen und Belege sorgfältig aufbewahren. Dies gilt auch z.B. für Büroeinrichtung, Computer, Dienstfahrzeuge.
- Kann man mehr als die Gründungskosten vom Geschäftskonto entnehmen?
Ist im Gesellschaftsvertrag geregelt, dass die Gesellschaft die Kosten (teilweise) übernimmt, so darf die entnommene Summe nicht die festgelegte Übernahmesumme übersteigen. Alles darüber gilt als Privatentnahme. Dies birgt jedoch die Gefahr der Unterbilanzierung. Eine GmbH muss stets die Hälfte des Stammkapitals vorweisen, um etwaige Gläubiger der Gesellschaft befriedigen zu können. Zu hohe Privatentnahmen können diese Grenze unterschreiten.
- Welche Folgen hat es, wenn die Gründung scheitert?
Sollte es nicht zur Gründung kommen, müssen die Betriebsausgaben dennoch nicht zurückgerechnet werden. Jedoch ist dann ein Nachweis nötig, dass Sie die Gründung ernsthaft verfolgten.
- Was ist mit Vorgründungskosten?
Vor der Gründung können bereits Kosten anfallen. So muss man beispielsweise Marktanalysen vergüten oder Unternehmens- und Steuerberater bezahlen. Diese „vorweggenommenen Betriebskosten“ kann man nach der Gründung als Betriebsausgabe verrechnen.
Wo man bei der Unternehmensgründung sparen kann
Ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung vorgesehen, so dient die UG als vergleichsweise günstigere Alternative zur GmbH.
Alleine das Mindeststammkapital von 1 Euro im Vergleich zu 25.000 Euro bei einer GmbH, bzw. 12.500 Euro bei hälftiger Einzahlung des Stammkapitals, macht einiges aus. Zudem richten sich die Notarkosten am Gegenstandswert des Unternehmens, wodurch die Kosten der UG um einiges niedriger sind.
Anstatt eigener Geschäftsräume kann man zunächst einen Co-Working-Space nutzen Bei solchen handelt es sich um Gründerzentren oder Bürogemeinschaften, die oftmals eigens der Existenzgründung dienen. Zumeist stellen solche Spaces die Infrastruktur, sodass Sie sich zu Beginn auf das Geschäft konzentrieren können. Zwar handelt es sich dabei dann um kurzfristige oder vorübergehende Lösungen, jedoch spart man so vor allem zu Beginn der Unternehmenstätigkeit einiges an Mehrkosten.
Zudem gibt es die Möglichkeit der Gründung per Musterprotokoll. Ein solches erfüllt die selben Aufgaben wie eine Satzung, ist jedoch nicht individualisiert und dient der schnellen und einfachen Gründung von neuen Unternehmen. Dadurch erspart man sich Notarkosten, da diesem viel Arbeit erspart wird.
Die Voraussetzungen der Nutzung eines Musterprotokolls lauten:
- Die Gründung darf nicht mit mehr als maximal drei Gesellschaftern erfolgen.
- Es darf nur einen Geschäftsführer geben.
- Das Geschäftsjahr muss dem Kalenderjahr gleichen.
Möchten Sie daher mit wenigen Gesellschaftern gründen und planen nur einen Geschäftsführer einzusetzen, bietet sich die Nutzung eines Musterprotokolls an, da so Kosten gespart werden. Benötigen Sie bei der Gründung jedoch individuelle Abreden und Satzungen, so kann leider nicht auf diese Alternative zurückgegriffen werden. Daher sollte man nicht aus reinen Kostengründen auf ein Musterprotokoll zurückgreifen, nachträgliche Änderungen könnten im Endeffekt teurer ausfallen, als von vorneherein eine individuelle Satzung erstellen zu lassen.
Die Verwendung eines Musterprotokolls ist daher nur Ratsam, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, und keine nachträgliche Änderung ersichtlich ist. Im Kern bedeutet dies, dass eine Gründung ohne Musterprotokoll im Endeffekt zu bevorzugen ist, da die zukünftige Entwicklung einer Gesellschaft bei Gründung eigentlich nie absehbar ist. Kommt es zu unvorhergesehenen Umständen, wie der Aufnahme oder dem Austritt eines Gesellschafters, so können unnötige Kosten und Umstände entstehen, die man durch die Gründung mit einer individualisierten Satzung hätte vermeiden können.
