Buchhaltung
Die laufende Buchhaltung gehört zu den alltäglichen Verwaltungsaufgaben eines jeden Unternehmens, Gründers oder Freiberuflers. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Rechtsform und auch nach Größe des Unternehmens. Sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet, können sie recht komplex sein.
Als Inhaber oder Geschäftsführer sind Sie für die ordentliche Buchführung verantwortlich, für Fehler sogar privat haftbar. Die Buchhaltung outzusourcen kann für viele Unternehmer sinnvoll sein.
Sollten Sie sich Fragen stellen, wie „Wer macht meine Buchhaltung?“ oder „Wer muss eine doppelte Buchhaltung führen?“ dann sind Sie bei uns richtig.
Als erfahrene Kanzlei im Unternehmensrecht bieten wir unseren Mandanten einen Buchhaltungsservice an und führen Ihre Bücher unter anwaltlicher Gewähr. Im Nachfolgenden erläutern wir Ihnen alles Praxisnahe und Relevante zur Finanzbuchhaltung.
Inhaltsverzeichnis
Arten von Unternehmen
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Andre Kraus, Rechtsanwalt und Gründer der KRAUS GHENDLER RUVINSKIJ Anwaltskanzlei, ist Ihr Ansprechpartner in Sachen Gründung, Markenrecht, Reputationsschutz und Unternehmensrecht.
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Kostenfreie Erstberatung
In der Regel findet der Termin zur kostenfreien Erstberatung innerhalb von 48 Stunden nach Ihrer Kontaktaufnahme statt. In diesem Gespräch klären wir zusammen offene Fragen und beraten Sie hinsichtlich Ihrer Buchhaltung.
Durchführung der Buchhaltung
Wir beginnen mit Ihrer Buchhaltung. Dazu lassen Sie uns sämtliche Belege Ihrer Geschäftstätigkeit zukommen. Anschließend führen wir Ihre Buchhaltung durch, von der Finanzbuchhaltung über die Lohnbuchhaltung bis hin zum Jahresabschluss.
Ziele der Buchhaltung
Buchhaltung vom Rechtsanwalt
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Buchhaltung für Kapitalgesellschaften (UG, GmbH, AG) und Mischformen
Kapitalgesellschaften unterliegen der Pflicht zur doppelten Buchführung. Das bedeutet, dass alle Buchungssätze laufend erfasst und bilanziert werden müssen.
Die Sicherstellung einer ordentlichen Buchhaltung fällt bei den meisten Kapitalgesellschaften in den Verantwortungsbereich des Geschäftsführers.
Zu den typischen Buchhaltungspflichten des Geschäftsführers zählen die Kontierung der buchhalterischen Vorgänge (Aus- und Eingänge, Entnahmen usw.), die Umsatzsteuervoranmeldung, monatliche Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) und die Lohnbuchhaltung.
Es empfiehlt sich, die Buchhaltung an einen Fachmann outzusourcen. Der Geschäftsführer sollte seine Pflichten erfüllen und die Zahlen seines Unternehmens zwar kennen, seinen Fokus aber auf dem operativen Tagesgeschäft haben.
Unter dem nachfolgenden Link erläutern wir Ihnen alles Praxisnahe und Relevante zur Buchhaltung für Kapitalgesellschaften und Mischformen aus Peronen- und Kapitalgesellschaft.
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Buchhaltung für Selbstständige und Einzelunternehmer
Die Buchhaltung ist für Selbstständige eine der verpflichtenden Verwaltungsaufgaben. Je nach Rechtsform des Unternehmens kann der Aufwand überschaubar bis umfangreich ausfallen.
In der Regel haften selbstständige Einzelunternehmer oder geschäftsführende Gesellschafter für die Buchhaltung persönlich.
Es gibt drei Arten von Einzelunternehmen: die Kaufleute, die Freiberufler und die Landwirte. Unterschieden werden die Gewerbetreibenden zudem danach, ob ihr Gewerbe eine kaufmännische Organisation erfordert („Ist-Kaufmann“ bzw. „Voll-Kaufmann“) oder nicht (Kleingewerbetreibender). Ihre Buchhaltungspflichten sind unterschiedlich gelagert.
Als erfahrene Kanzlei im Unternehmensrecht bieten wir unseren Mandanten einen Buchhaltungsservice an und führen Ihre Bücher unter anwaltlicher Gewähr.
Unter dem nachfolgenden Link erläutern wir Ihnen alles Praxisnahe und Relevante zur Buchhaltung für Selbstständige.
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Buchhaltung selber machen oder outsourcen?
Überblick
Für und gegen eine Ausgliederung der Buchführung sprechen unterschiedliche Aspekte. Meistens entscheiden sich Unternehmer und Selbstständige allerdings aus den falschen Gründen gegen eine Ausgliederung der Buchführung. Oft sind Fehlannahmen die Ursache hierfür.
Tatsächlich profitieren die meisten Unternehmer von der Ausgliederung. Professionelle Dienstleister haben ihre eigenen Prozesse und Strukturen optimiert und können daher zu günstigen Preisen arbeiten.
Auch eine unternehmensinterne Buchhaltung kostet Zeit und Geld. Bei einer Auslagerung können Unternehmer innerhalb der eingesparten Zeit meist deutlich mehr Geld verdienen, als sie für die ausgegliederte Buchführung ausgeben müssen.
Zudem sind viele Steuerspar-Möglichkeiten nur Fachleuten mit entsprechender Ausbildung und Fachexpertise bekannt. Ohne kompetente Beratung vergeben viele Unternehmer ihre Chancen, Steuern zu sparen.
Ob Sie Ihre Buchhaltung ausgliedern oder selbst übernehmen sollten kann nicht pauschal beantwortet werden. Unterschiedliche Argumente sprechen für und gegen die Ausgliederung. Sie selbst sollten das Outsourcing aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten und abwägen, was für Sie unternehmerisch die sinnvollste Lösung ist.
Wenige Nachteile vorhanden
Es existieren einige Argumente gegen eine Ausgliederung. In bestimmten Szenarien könnten diese schwerer wiegen als die Argumente für das Outsourcing. Sie müssen selbst entscheiden, was mit Ihren Präferenzen in Einklang zu bringen ist.
- Wegfall hauseigenen Know-hows
Durch die Ausgliederung vergeben Sie die Chance, unternehmensintern Buchführungs-Know-how aufzubauen oder zu erhalten. Es macht keinen Sinn, zusätzlich Mitarbeiter zu schulen, wenn ein externer Dienstleister beauftragt wurde. Sind Buchführungskenntnisse aber ohnehin kein Alleinstellungsmerkmal Ihres Unternehmens, so kann dieser Aspekt vernachlässigt werden.
- Verlust der Kontrolle
Indem Sie einen externen Dienstleister beauftragen, verlieren Sie die Informationshoheit über die finanziellen Daten des Unternehmens. Ein Dritter erhält Einblick in Ihre Zahlen. Vor Bereitstellung der jeweiligen monatlichen Ergebnisse hat er sogar mehr Kenntnisse darüber als Sie. Da wir nach ISO 72001, dem höchsten Sicherheitsstandard, und gemäß der EU-DSGVO agieren, ist allerdings optimaler Datenschutz sicher gestellt.
- Gewisse Form der Abhängigkeit
Wenn Ihre Buchhaltung ausgegliedert ist, befinden Sie sich in einer gewissen Abhängigkeit. Sie sind fortlaufend auf einen Dritten angewiesen und haben monatliche oder jährliche Fixkosten.
Vorteile sollten abgewogen werden
Die externe Erledigung der Buchhaltung verschafft vielen Unternehmern Vorteile, die vor allem in mehr Produktivität und somit mehr wirtschaftlich-relevantem Output zum Ausdruck kommen.
- Mehr Zeit für Tagesgeschäft und Weiterentwicklung
Indem Sie die Buchführung ausgliedern, schaffen Sie mehr Zeit für Ihr Tagesgeschäft und für wichtige Aufgaben, die zur Weiterentwicklung des Geschäfts beitragen. In der Regel können Unternehmer in der zusätzlich gewonnen Zeit mehr Einnahmen erwirtschaften, als durch eine hausinterne Buchführung an Geld gespart würde.
- Ausgliederung der Haftung
Die Haftung für Fehler in der Buchführung muss nicht von Ihnen oder von der Geschäftsführung Ihres Unternehmens getragen werden. Sie wird auf den externen Dienstleister übertragen, der vom Finanzamt im Falle von Fehlern zur Verantwortung gezogen werden kann.
- Geringere Kosten dank optimierter Prozesse
Da professionelle Dienstleister sich auf Buchführung und alle Nebendienstleistung spezialisiert haben, können sie höhere Qualität zu niedrigeren Preisen anbieten. Auch unter diesem Gesichtspunkt ist es somit vergleichsweise vorteilhafter, die Buchführung auszulagern, als selbst professionelle Strukturen erst aufbauen zu müssen.
- Schutz vor personellem Ausfall
Im Gegensatz zur hausinternen Buchhaltung schadet der Ausfall von Personal beim Dienstleister Ihrem laufenden Betrieb nicht. Fällt Ihr persönlicher Buchhalter beim Anbieter aus, hat er Ersatz bereitzustellen.
Fazit: Die Zeitersparnis spricht für Ausgliederung
Sie müssen selbst entscheiden, ob Sie Ihre Buchhaltung outsourcen oder selber machen möchten. Ihre Präferenzen entscheiden. Für die meisten Unternehmen macht es aus wirtschaftlicher Sicht mehr Sinn, einen Dritten zu beauftragen. Nicht nur in der Anfangsphase, sondern auch im späteren Verlauf können interne Ressourcen so für die Kernkompetenzen des Unternehmens genutzt werden, was den geschäftlichen Erfolg meist fördert.
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Was können Sie outsourcen?
Eine monatliche Übersicht über die finanzielle Entwicklung Ihres Unternehmens ist sinnvoll. Auf Grundlage der aktuellen Ergebnisse können auch kurzfristig Maßnahmen ergriffen werden, um etwaige Fehlentscheidungen oder Prozesse in die richtige Richtung zu lenken. Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) bietet gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen hierzu eine gute Möglichkeit.
Definition: Was ist die BWA?
Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist ein finanzieller Bericht, der – basierend auf den Daten der Finanzbuchhaltung – monatlich erstellt wird. In kompakter Form stellt die BWA die wichtigsten Kennzahlen zur Ertragslage eines Unternehmens dar. Sie ist auf Kurzfristigkeit ausgelegt.
Für wen ist die BWA sinnvoll?
Die BWA eignet sich vor allem für KMUs, also kleine und mittelständische Unternehmen. Allerdings kann sie nur erstellt werden, wenn das Unternehmen eine doppelte Buchführung praktiziert. Eine Unterform der BWA, die Einnahmen-Ausgaben-BWA, ist auch für Freiberufler und Unternehmen mit Einnahmen-Überschussrechnung geeignet.
Formen der BWA
Es gibt unterschiedliche Formen der BWA. Je nach Bedarf können bestimmte Aspekte eines Unternehmens beleuchtet und dargestellt werden. Die allgemeine BWA stellt die finanzielle Gesamtlage dar, während spezielle BWA das Unternehmen im Hinblick auf die Branche (Branchen-BWA) oder auf bestimmte Eigenschaften untersuchen.
Standard-BWA
Die Standard-BWA ist eine standardisierte Auswertung des Unternehmens, die bestimmte Kennzahlen unabhängig von der Größe, Rechtsform oder anderen juristischen oder sonstigen Faktoren betrachtet. Sie stellt die betriebswirtschaftliche Situation des Unternehmens bezogen auf einen Monat dar.
Branchen-BWA
Branchen-BWA analysieren bestimmte Unternehmen im Hinblick auf die Branche, der sie angehören. Wirtschaftliche oder rechtliche Faktoren der Branche werden berücksichtigt.
Qualitäts-BWA
Qualitäts-BWA ermitteln die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens. Fehlende Abgrenzungsbuchungen werden mit einbezogen. Zudem wird die typische Korrekturliste von Banken eingebracht.
Kapitalflussrechnung-BWA
Kapitalflussrechnung-BWA stellen die Herkunft und Verwendung liquider Mittel dar. Den aktuellen Zahlungsströmen werden die Zahlungsmittelbestände gegenübergestellt. Zahlungsströme werden zudem den Konten der Finanzbuchhaltung zugeordnet. Auch die Abweichung zwischen ausgewiesenen und tatsächlichen Zahlungsströmen wird abgebildet.
Gesamtkostenverfahren-BWA
Gesamtkosten-BWA basieren auf dem Schema der Gewinn- und Verlustrechnung. Sie enthalten alle wichtigen Positionen der GUV.
Einnahmen-Ausgaben-BWA
Einnahmen-Ausgaben-BWA sind für Unternehmen gedacht, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind und nur eine Einnahmen-Überschussrechnung benötigen. Sie dienen der Darstellung der monatlichen Gewinne eines Einzelunternehmens oder Freiberuflers.
Vorteile der BWA
- Übersicht über kurzfristige Erfolgslage:
Mit der richtigen BWA erhalten Sie einen Überblick über die Erfolgslage Ihres Unternehmens. Je nach BWA, können unterschiedliche finanzielle Bereiche des Unternehmens dargestellt werden. Auch der Vergleich mit anderen Unternehmen der Branche kann gezogen werden.
- Nachweis für Dritte:
Kreditinstitute oder Banken verlangen von Unternehmen häufig betriebswirtschaftliche Auswertungen, wenn Kredite vergeben werden sollen. Auch für die Anmietung von Immobilien oder Maschinen kann eine BWA gefordert werden.
Nachteile der BWA
- Selektive Darstellung kann zu Trugschlüssen führen
Eine BWA basiert stets ausschließlich auf bestimmten Daten der Finanzbuchhaltung. Viele andere relevante betriebswirtschaftliche Posten werden nicht erfasst. Daher kann durch die Betrachtung der BWA möglicherweise ein falsches Bild des Unternehmens gezeichnet werden. Auch, wenn es in der BWA rentabel aussieht, kann es z.B. tatsächlich in Kürze insolvent gehen. Zur finanziellen Analyse eines Unternehmens reicht die BWA allein daher nicht aus.
Fazit: Monatlicher Kurzüberblick dank BWA
Die BWA dient der internen oder externen kurzfristigen Übersicht der Ertragslage eines Unternehmens. Sollten zusätzlich andere wichtige Faktoren bekannt sein, können Sie sich mit der BWA monatlich ein zuverlässiges Bild über Ihr Unternehmen verschaffen.
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Wichtige Begriffe der Buchhaltung
Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung ist ein Teil der Buchhaltung, die sich mit dem Anlagevermögen beschäftigt. Daher erfasst sie alle Anlegegüter des Unternehmens sowie deren relevanten Daten, wie die Art der Anlagegüter, ihre Anzahl, der aktuelle Wert und die Wertveränderung in der Periode. Basierend auf den Daten der Anlagenbuchhaltung wird der Anlagenteil des Jahresabschlusses erstellt.
Darüber hinaus dient die Anlagenbuchhaltung dem Controlling sowie der Leistungs- und Kostenrechnung. Geschäftsführer benötigen die Ergebnisse der Anlagenbuchhaltung, um zukünftige betriebswirtschaftliche und Investitionsentscheidungen zu treffen.
Betriebsprüfung
Die Betriebsprüfung ist eine vom Finanzamt durchgeführte Prüfung, die dem Verdacht unlauterer steuerlicher Handlungen nachgeht. Das Verfahren ist durchaus zeitaufwendig und in vielen Fällen kostspielig. Durchschnittlich müssen pro Betriebsprüfung 10.000 € Steuern nachgezahlt werden, was natürlich nicht bedeutet, dass jede Prüfung unlautere Steueraktivitäten aufdeckt. Zu unterscheiden ist dabei die Betriebsprüfung von der Außenprüfung, auch wenn für beide Vorgänge derselbe Begriff verwendet wird.
Die Außenprüfung bezeichnet die Prüfung der steuerlichen Verhältnisse des Betriebs vor Ort. Überprüft wird dabei die Korrektheit folgender Steuerarten:
- Umsatzsteuer
- Vorsteuer
- Bauabzugssteuer
- Lohnsteuer und Solidaritätszuschlag
- Kirchensteuer
Buchhaltungsservice
Die administrative Auslagerung der Buchhaltung ist für viele Selbstständige und Unternehmer eine wirtschaftliche Entscheidung. Ein Buchhaltungsservice übernimmt nicht nur die laufenden Aufgaben der Buchhaltung, sondern haftet im Zweifel auch für Fehler. Zudem muss Ihr Unternehmen kein internes Know-How aufbauen und die rechtlichen Rahmenbedingungen der Buchhaltung laufend überwachen. Durch die meist fixen monatlichen Kosten erhalten Unternehmen somit volle Kostenkontrolle. Der interne Aufwand beschränkt sich durch die Beauftragung eines Buchhaltungsservice auf die Ordnung und Sortierung der Belege.
Buchführungsservice
Ein Buchführungsservice übernimmt für Selbstständige und Unternehmen die laufende Buchführung. Ist die Qualität des Service hoch, kann auch er auch die juristische Haftung für Fehler übernehmen. Dadurch ist die Auslagerung für Unternehmen besonders interessant, da nicht nur der interne formale Aufwand, sondern auch das wirtschaftliche Gesamtrisiko minimiert wird.
Die Qualität eines Buchführungsservice kann durch Betrachtung des Preises, der Haftung und des Leistungsumfangs ermittelt werden. Gute Dienstleister haben ihre Strukturen optimiert und verfügen über hohes Fachwissen. Daher können Sie eine volle Haftungsübername bei günstigen monatlichen Fixkosten anbieten. Durch den fixen Betrag erhält der Unternehmer zudem volle Kostenkontrolle.
Controlling
Das Controlling ist eine ergänzende unternehmerische Tätigkeit zur Buchführung. Anders als diese, ist sie gesetzlich nicht vorgeschrieben und dient nicht der Gewinnermittlung und der Berechnungsgrundlage für Steuern. Vielmehr zielt es auf die Kontrolle der Kennzahlen ab, um die Effektivität, die Zielerreichung und die Wirtschaftlichkeit der eingesetzten Ressourcen zu bewerten.
Im Gegensatz zur Ausgliederung der Buchführung, macht es mehr Sinn das Controlling möglichst nah am eigentlichen Geschäftsgeschehen, also unternehmensintern zu organisieren. Es findet nicht nur eine reine Betrachtung und Bewertung der Daten statt, sondern es werden in enger Zusammenarbeit mit dem Management numerische Ziele für bestimmte Perioden festgelegt. Durch die Auswertung der Zahlen soll festgestellt werden, ob und in welchem Verhältnis die eingesetzten Ressourcen zielführend waren.
Gewinnrücklagen
Die Gewinnrücklagen bezeichnen Beträge, die aus dem Jahresüberschuss des Unternehmens gebildet wurden. Somit bezeichnen sie einen rechtlichen Begriff für eingesparte und nicht investierte Gewinne aus dem vorherigen oder laufenden Geschäftsjahr.
Manche Rechtsformen, wie die AG und die UG, sind zur Bildung von Gewinnrücklagen rechtlich verpflichtet. Weitere gesetzliche Pflichten betreffen die Gewinnrücklagen für Unternehmen bei Holdingstrukturen. Viele Unternehmen bilden zudem freiwillige Gewinnrücklagen
GoB
GOB steht für Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und bezeichnet die gesetzlichen Regelungen für handelsrechtliche Rechtsformen. Somit werden nur die Grundsätze für die doppelte Buchführung geregelt, die meistens für Kapitalgesellschaften und einige Personengesellschaften angewandt werden müssen. Die wichtigsten Grundsätze sind:
- Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit
- Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit
- Grundsatz der Einzelbewertung
- Grundsatz der Vollständigkeit
- Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit
- Grundsatz der Sicherheit
- Belegprinzip
Immaterielle Vermögenswerte
Ein immaterieller Vermögensgegenstand ist ein nicht-physischer Wert eines Unternehmens. Bilanzrechtlich gehören sie zum Anlagevermögen als Sach- oder Finanzanlage. Typische immaterielle Vermögenswerte sind Lizenzen, Patente oder digitale Produkte. Im Rahmen des Rechnungswesens werden immaterielle Vermögenswerte gesondert behandelt. Je nach spezifischer Art des Vermögenswertes herrscht eine Aktivierungspflicht, ein Aktivierungswahlrecht oder ein Aktivierungsverbot. Eine Aktivierung in diesem Sinne bedeutet, dass die immateriellen Vermögenswerte in Höhe ihres Wertes in die Aktivseite der Bilanz aufgenommen werden.
Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UstG sieht vor, dass Unternehmen mit einem Umsatz unterhalb einer bestimmten Grenze von der Abführung der Umsatzsteuer befreit sind. Bezahlte Umsatzsteuer, die im Rahmen von Anschaffungen gezahlt werden, können als Anschaffungskosten steuerlich den Gewinn mindern.
Um von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen zu können, muss der Umsatz im vorherigen Geschäftsjahr unter 17.500 liegen, während der aktuelle 50.000 € nicht überschreitet. Manche Unternehmen verzichten freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung.
Negatives Eigenkapital
Negatives Eigenkapital bezeichnet den Zustand eines bilanzierenden Unternehmens, in dem die Passivseite der Bilanz die Aktivseite überwiegt. Das Unternehmen hat mehr Schulden als Vermögen.
Nicht gedeckter Fehlbetrag
Der nicht gedeckte Fehlbetragt ist dem negativen Eigenkapital ähnlich. Aus buchhalterischer Sicht liegt eine Überschuldung vor, da das Unternehmen aktuell mehr Verbindlichkeiten vorweist, als Vermögen. Ist ein nicht gedeckter Fehlbetrag zu verzeichnen, muss überprüft werden, ob die Überschulung auch tatsächlich vorliegt. In diesem Falle wäre der Fortbestand der Kapitalgesellschaft gefährdet. Der Geschäftsführer ist zur Anzeige und zur Einberufung einer Versammlung aller Anteilseigner verpflichtet.
Pflichtangaben Rechnung
Jeder Unternehmer oder Selbstständige muss Rechnungen stellen. Die Pflichtangaben nach § 14 UstG treffen jede Rechtsform. Damit eine Rechnung steuerrechtlich anerkannt wird, müssen folgende Bestandteile enthalten sein:
- Name des Rechnungsstellers
- Adresse der rechnungsstellenden Firma
- Voller Name des Empfängers
- Adresse des Empfängers
- Steuernummer des Rechnungsstellers: Steuernummer oder Ust.-ID
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Leistungsübersicht
- Leistungsdatum
- Rechnungsbetrag netto
- Rechnungsbetrag brutto
- Boni, Rabatte, Gutschriften oder Skonti
- Steuersatz und Betrag der Umsatzsteuer
Kassennachschau
Die Kassennachschau ist ein neues Instrument der Finanzämter, das in 2018 ins Leben gerufen wurde. Sie wird spontan und ohne Ankündigung bei Unternehmen durchgeführt, die eine Barkasse führen. Geprüft wird dabei, ob das Unternehmen den Anforderungen der Barkassenführung gerecht wurde und die notwendigen Daten korrekt speichert.
Rechnungsvorlage
Alle Unternehmen jeglicher Größe besitzen eine Rechnungsvorlage. Sie zählt zu den ersten und einfachsten Instrumenten der Buchführungsorganisation. Neben den Pflichtangaben für die Rechnung (siehe oben). Im Optimalfall ist die Rechnungsvorlage so vorbereitet, dass lediglich die neuen Daten des Kunden und die entsprechenden Beträge eingetragen werden müssen. Sie kann per Software vorbereitet oder auch einmalig in Word erstellt und im Bedarfsfall ausgefüllt werden.
Rechnungswesen
Das Rechnungswesen umfasst alle Geld- und Leistungsströme innerhalb des Unternehmens. Es wird zwischen externem und internem Rechnungswesen unterschieden. Das externe Rechnungswesen dient der Darstellung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage zur Einhaltung steuerrechtlicher und buchhalterischer Pflichten. Dabei sind Buchführung, Inventar, Jahresabschluss, Lagebericht und Sonderbilanzen inbegriffen. Das interne Rechnungswesen zielt vielmehr auf die unternehmensinterne Kontrolle der Geldströme ab, wie etwa dem Controlling.
Reisekosten
Reisekosten, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit entstehen, können steuerlich abgesetzt werden, da sie den Gewinn mindern. Das gilt auch für reisende Mitarbeiter. Als Reisekosten absetzbar sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten. Wichtig ist, dass dabei nicht die expliziten Kosten, sondern Pauschbeträge abgesetzt werden können. Für einen Aufenthalt von 8 – 24 Stunden, sind dies etwa 12 € für die Verpflegung einer Person.
Rückstellungen
Rückstellungen sind ein weiterer Begriff für die Bildung finanzieller Polster. Anders als die Rücklagen sind Rückstellungen jedoch Fremdkapital und müssen für einen festen Zweck gebildet werden. Sie wirken gewinnmindernd und werden dann gebildet, wenn es wirtschaftlich geboten ist. Gängige Rückstellungen sind:
- Pensionsrückstellungen
- Steuerrückstellungen
- Gewährleistungsrückstellungen
- Urlaubsrückstellungen
- Instandhaltungsrückstellungen
- Drohverlustrückstellungen
Zudem müssen manche Rückstellungen nach § 249 HGB gesetzlich gebildet werden.
Standardkontenrahmen
Die Standardkontenrahmen (SKR) sind Richtlinien zur Buchführung. Sie sind nicht gesetzlich vorgeschrieben und somit zwangsläufig umzusetzen. Allerdings sind sie empfehlenswert, um die Einheitlichkeit der Buchung aller Geschäftsvorfälle zu garantieren. Da die SKR auf den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung basieren, eigenen sie sich für den rechtskonformen Einsatz in der Buchhaltung. Die verschiedenen Kontenrahmen sind für unterschiedliche Branchen und Unternehmenstypen optimiert. Viele Buchhaltungssoftwares, die auch von professionellen Dienstleistern eingesetzt werden, berücksichtigen die SKR.
Teilwertabschreibungen
Teilwertabschreibungen sind außerplanmäßige Abschreibungen auf das Anlagevermögen. Sie kommen dann zum Einsatz, wenn die Wertminderung eines Vermögensgegenstandes anders als geplant berechnet stattfindet. Dafür sind die Anforderungen aus § 253 HGB und §§ 5, 6 Abs. 1 EstG anzuwenden. Sie kann nur angewandt werden, wenn die Wertminderung voraussichtlich dauerhaft stattfindet.
Offene-Posten-Buchhaltung
Die offene-Posten-Buchhaltung ist eine vereinfachte Form der Finanzbuchhaltung. Sie beschäftigt sich lediglich mit den offenen Kosten der Debitoren und Kreditoren, also mit den offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Anstatt die offenen Posten in den Büchern zu erfassen, werden sie separat gesammelt. Erst bei der eigentlichen Zahlung wird der Vorgang verbucht. Die offene-Posten-Buchhaltung ist vor allem für kleinere Unternehmen interessant.
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind ein typischer und wichtiger Begriff der Finanzbuchhaltung. Sie beschreiben die Geldbeträge, die einem Lieferanten wegen der Lieferung seiner Waren oder der Leistung seiner Dienste geschuldet werden. Wichtig ist dabei, dass die Verbindlichkeit einen zukünftigen Geldstrom beschreibt, während die Leistung schon erbracht wurde.
Vorbereitende Abschlussbuchungen
Die vorbereitenden Abschlussbuchungen werden kurz vor der Erstellung des Jahresabschlusses vorgenommen. Sie dienen dem Abschluss der einzelnen Geschäftskonten.
Werbungskosten
Anders als es zunächst scheinen könnte, behandelt der Begriff „Werbungskosten“ nicht etwa die Kosten für Werbung, sondern alle Kosten, die für die Ermöglichung des Erwerbs anfallen. Sie sind „Aufwendungen zur Werbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen“ (§ 9 Abs. 1 Satz. 1 EstG). Sowohl Arbeitnehmer als auch Freiberufler und Unternehmer können die Werbungskosten gewinnmindernd steuerlich absetzen.
Jahresabschluss
Die Ausgliederung des Jahresabschlusses macht in den meisten Konstellationen Sinn. Die formalen Anforderungen sind hoch und damit auch die Fehleranfälligkeit für Laien. Durch das Outsourcing des Abschlusses wird Ihr interner formaler Aufwand minimiert und die Haftung an einen professionellen Dienstleister ausgelagert.
Der Jahresabschluss besteht je nach Rechtsform und Anforderungen aus:
- Bilanz
- Gewinn- und Verlustrechnung
- Anhang
- Lagebericht (wenn notwendig)
Die Anforderungen ergeben sich aus §§ 242 ff. HGB.
Grundsätze des Jahresabschlusses
Unabhängig von der Rechtsform, sind die im Handelsgesetzbuch vorgeschriebenen Grundsätze bei der Erstellung des Jahresabschlusses zu beachten:
- Klarheit und Übersichtlichkeit: Die rechtlichen Gliederungsvorschriften müssen beachtet werden.
- Bilanzwahrheit: Alle Angaben müssen wahrheitsgemäß und korrekt erfolgen, unter Beachtung der Wahlrechte.
- Vorsichtsprinzip: Prognosen müssen eher zu pessimistisch als zu optimistisch bewertet werden. Gleichzeitig müssen Risiken und (potenzielle) Verluste tendenziell höher angesetzt werden.
- Realisationsprinzip: Es werden nur Gewinne erfasst, die im selben Geschäftsjahr realisiert wurden. Für erwartete Verluste müssen Rückstellungen gebildet werden.
- Imparitätsprinzip: Ergänzend zum Imparitätsprinzip dürfen nur tatsächlich realisierte Gewinne erfasst werden. Verluste müssen bei entsprechender Wahrscheinlichkeit schon verbucht sein.
- Bilanzkontinuität: Die folgenden Jahresabschlüsse müssen vergleichbar sein, damit die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens nachvollzogen werden kann.
Anforderungen und Umfang abhängig von Rechtsform und Unternehmensgröße
Welche Anforderungen an den Jahresabschluss zu stellen sind, hängt von der Größe und der Rechtsform des Unternehmens ab.
Für die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), die GmbH und auch deren Mischformen, GmbH & Co. KG und UG & Co. KG, gilt, dass der Jahresabschluss aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang zu bestehen hat.
Ein Lagebericht muss erst hinzugefügt werden, wenn das Unternehmen als mittelgroße und große Kapitalgesellschaft klassifiziert werden kann (§ 267 HGB). Für diese Klassifizierung bedarf es durchschnittlich bis zu 250 angestellten Mitarbeitern und einer Bilanzsumme von 20 Mio. € – 40 Mio. € Umsatz.
Aktiengesellschaften müssen zudem ihren Jahresabschluss und Lagebericht extern prüfen lassen, ebenso den Gewinnverwendungsvorschlag, den Bericht des Aufsichtsrats und eine Erklärung nach §161 AktG.
Erleichterungen für Kleinstkapitalgesellschaften
Kapitalgesellschaften können in den Genuss von Erleichterungen kommen, wenn sie nach §267a HGB als Kleinstkapitalgesellschaften kategorisiert werden können. Dafür müssen zwei der drei nachfolgenden Merkmale zutreffen:
- Die Bilanzsumme beträgt weniger als 350.000 € auf der Aktivseite.
- Der Umsatz der letzten 12 Monate beträgt weniger als 700.000 €.
- Es wurden im letzten Geschäftsjahr durchschnittlich weniger als 10 Mitarbeiter beschäftigt.
Dadurch kommen folgende Erleichterungen zum Tragen:
- Es kann ein verkürztes Bilanzgliederungsschema eingesetzt werden (§ 266 Abs. 1 Satz 4 HGB)
- Es kann ein verkürztes Gliederungsschema nach § 275 Abs. 5 HGB eingesetzt werden
- Der Anhang kann wegfallen, wenn in der Bilanz weiterführende Angaben gemacht werden
- Die Publizitätspflicht beschränkt sich auf eine Hinterlegung beim Bundesanzeiger, anstelle einer permanenten Veröffentlichung.
Wir empfehlen: Jahresabschluss outsourcen
Durch das Outsourcing des Jahresabschlusses profitiert Ihr Unternehmen in mehrfacher Hinsicht. Es wird nicht nur der formale Aufwand minimiert, sondern die Haftung für Fehler wird an einen professionellen Dienstleister weitergegeben. Als erfahrene Unternehmensrechts-Kanzlei können wir Ihren Jahresabschluss mit anwaltlicher Gewähr übernehmen.
Überblick
Der Jahresabschluss wird am Ende des Geschäftsjahres basierend auf den gesammelten Daten der laufenden Buchhaltung erstellt. Alle Kapitalgesellschaften sowie Personengesellschaften, die ins Handelsregister eingetragen sind, müssen einen Jahresabschluss erstellen.
Für die Richtigkeit des Jahresabschlusses haftet bei Kapitalgesellschaften die Geschäftsführung, bei Personengesellschaften die Gesellschafter.
Je nach Größe und Rechtsform eines Unternehmens kommen bestimmte Publizitätspflichten zum Tragen.
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