Die laufende Buchhaltung gehört zu den alltäglichen Verwaltungsaufgaben eines jeden Unternehmens, Gründers oder Freiberuflers. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Rechtsform und auch nach Größe des Unternehmens. Ist man zur doppelten Buchführung verpflichtet, können diese recht komplex sein.
Als Inhaber oder Geschäftsführer ist man für die ordentliche Buchführung verantwortlich. Für daraus resultierende Fehler sogar privat haftbar. Die Buchhaltung outzusourcen, kann für viele Unternehmer sinnvoll sein.
Sollten Sie sich Fragen stellen, wie „Wer macht meine Buchhaltung?“ oder „Wer muss eine doppelte Buchhaltung führen?“ befinden Sie sich an der richtigen Stelle.
Als erfahrene Kanzlei im Unternehmensrecht bieten wir unseren Mandanten einen Buchhaltungsservice an und führen Ihre Bücher unter anwaltlicher Gewähr. Im Nachfolgenden erläutern wir Ihnen alles Praxisnahe und Relevante zur Finanzbuchhaltung.
Inhaltsverzeichnis
Andre Kraus, Fachanwalt und Gründer der KRAUS GHENDLER RUVINSKIJ Anwaltskanzlei, ist Ihr Ansprechpartner in Sachen Gründung, Markenrecht, Reputationsschutz und Unternehmensrecht.
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Gründung Ihrer Gesellschaft
Im Anschluß und je nach Gründungspaket erhalten Sie nun noch weitere Beratungen mit unseren Fachanwälten und die Gründungsunterlagen werden erstellt. Nach der Beurkundung und Eintragung im Handelsregister ist Ihre Gesellschaft gegründet.
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UG Buchhaltung
Die Pflege der Bücher und die Erstellung des Jahresabschlusses ist eine der wichtigsten Verwaltungsaufgaben einer Unternehmergesellschaft. Im Sinne des § 41 GmbHG ist der Geschäftsführer für die Bücher verantwortlich. Die Größe und der Umsatz der UG sind für die Buchführungspflicht irrelevant (§§ 238 Abs. 6 HGB, 13 Abs. 2 GmbHG).
Buchführung liegt im Aufgabenbereich des Geschäftsführers
Letztendlicht ist der Geschäftsführer für die korrekte Führung der Bücher verantwortlich. Mit der Ausgliederung der Buchführung an einen externen Dienstleister lagern Sie die Haftung aus. Dennoch entstehen einige Aufgaben, welche die Vorbereitung der Bücher betreffen:
- Dokumentation der Geschäfsvorfälle. Da die UG zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, müssen alle Geschäftsvorfälle doppelt erfasst werden: Sowohl auf der Soll- als auch auf der Habenseite der Konten.
- Basierend auf den Informationen der Buchführung muss die Erstellung des Jahresabschlusses veranlasst werden.
- Am Ende des Jahres ist das Unternehmen zur Inventur verpflichtet.
Doppelte Buchführung erfordert hohe Fachkenntnis
Die doppelte Buchführung ist umfangreich und komplex. Es bedarf daher hoher Fachkenntnis, um sie ordnungsgemäß umzusetzen. Alltägliche Aufgaben sind:
- Kontierung und Buchung der Ausgangsrechnung
- Abstimmung der Debitoren-Konten
- Ausdruck offener Posten
- Kontierung und Buchung der Eingangsrechnung
- Abstimmung der Kreditoren-Konten
- Ausdruck der Verblichkeiten
- Abstimmung der Bestände
- Kontierung und Buchung der Kasse
- Kontierung und Buchung der Kontoauszüge
Jahresabschluss wird auf Grundlage der Buchführung erstellt
Zusätzlich zur doppelten Buchführung muss am Ende des Geschäftsjahres ein Jahresabschluss erstellt werden. Der UG Jahresabschluss umfasst:
- Bilanz
- Gewinn- und Verlustrechnung
- Anhang
- Lagebericht (für größere UGs)
Erleichterungen für Kleinstkapitalgesellschaften nach §267a HGB
Wird Ihre UG als Kleinstkapitalgesellschaft nach §267a HGB eingestuft, profitieren Sie von zahlreichen Erleichterungen bezüglich des Jahresabschlusses:
- Das Bilanzgliederungsschema kann verkürzt werden ( 266 Abs. 1 Satz 4 HGB)
- Das Gliederungsschema für die Gewinn- und Verlustrechnung wird auf 8 Stellen gekürzt ( 275 Abs. 5 HGB)
- Der Anhang entfällt ( 264 Abs. 1 Satz 5 HGB)
- Die Bilanz muss nicht offengelegt, jedoch auf kostenpflichtige Anfrage beim Bundesanzeiger einsehbar sein kö
Zwei von drei Bedingungen müssen zutreffen
Ihre UG kann als Kleinstkapitalgesellschaft eingestuft werden, wenn zwei von drei Bedingungen vorliegen:
- Die Bilanzsumme liegt unter 350.000 €
- Die Umsatzerlöse des letzten Geschäftsjahres betragen weniger als 700.000 €
- Die Mitarbeiterzahl der letzten 12 Monate liegt unter 11
Outsourcing spart Ressourcen und minimiert das Risiko
Indem Sie die Buchhaltung Ihrer UG (haftungsbeschränkt) ausgliedern, schonen Sie nicht nur Ihre Ressourcen, minimieren Ihre laufenden Kosten und vertrauen auf optimierte Strukturen, sondern lagern auch das Haftungsrisiko für Ihre Buchhaltung an eine spezialisierte Unternehmenskanzlei aus. Ihre Vorteile:
- Formaler Aufwand beschränkt sich auf Sortierung und Weiterleitung der Rechnungen
- Überblick der Finanzen dank monatlicher Kennzahlen
- Wir haften für die Korrektheit Ihrer Buchführung
Die UG (haftungsbeschränkt) unterliegt als Kapitalgesellschaft der Pflicht zur doppelten Buchführung und Bilanzerstellung. Als „Mini-GmbH“ stimmten ihre Buchhaltungspflichten mit denen der GmbH überein.
Die Vorschriften treffen alle Unternehmergesellschaften, unabhängig von der Größe oder dem Umsatz. Wird die UG jedoch als Kleinstkapitalgesellschaft kategorisiert, kommen Erleichterungen für den Jahresabschluss zum Tragen.
Für die Pflege der Bücher und die Erstellung des Jahresabschlusses ist der Geschäftsführer verantwortlich. Er kann mitunter privat haftbar gemacht werden (§ 41 GmbHG).
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KG Buchhaltung
Die Kommanditgesellschaft ist eine handelsrechtliche Firma und unterliegt somit den Anforderungen des HGB. Sie ist zur doppelten Buchführung und Bilanzerstellung verpflichtet.
Gesellschaft haftet für Buchführung
Die Kommanditgesellschaft kennt keine Geschäftsführerhaftung, da es die Position nicht gibt. Für Fehler in der Buchführung haften alle Gesellschafter. Durch Ausgestaltung des Gesellschaftsvertrags sind individuelle Vereinbarungen möglich. Eine Ausgliederung wegen Minimierung des Haftungsrisikos ist im Falle der Kommanditgesellschaft daher besonders sinnvoll.
Doppelte Buchführung erfordert tiefgründige Fachkenntnisse
Die doppelte Buchführung wird im Handelsrecht geregelt. Für Laien und Fachfremde ist ein erheblicher Einarbeitungsaufwand erforderlich, um das System zu verstehen. Es fallen unterschiedliche Aufgaben an:
- Kontierung und Buchung der Ausgangsrechnung
- Abstimmung mit den Debitoren-Konten
- Ausdruck offener Posten
- Kontierung und Buchung von Eingangsrechnungen
- Abstimmung der Kreditoren-Konten
- Ausdruck der Verblichkeiten
- Abstimmung der Bestände
- Kontierung und Buchung der Kasse
- Kontierung und Buchung der Kontoauszüge
Jahresabschluss als Ergebnis der Buchführung
Zusätzlich zur doppelten Buchführung müssen die Inhaber einer Kommanditgesellschaft einen Jahresabschluss erstellen. Er umfasst dabei folgende Bestandteile:
- Bilanz
- Gewinn- und Verlustrechnung
- Anhang
- Lageberichte (für größere GmbHs)
Keine Erleichterungen nach §§ 264 ff. HGB
Da die Kommanditgesellschaft keine Kapitalgesellschaft ist, können die Erleichterungen für Kleinstkapitalgesellschaften nicht angewandt werden. Somit trifft die Kommanditgesellschaft stets die gesamte Breite an Verpflichtungen bezüglich des Jahresabschlusses.
Outsourcing an externen Dienstleister hat mehrere Vorteile
Durch die Pflicht zur doppelten Buchführung und Bilanzerstellung ist die laufende Buchhaltung einer Kommanditgesellschaft eher umfangreich. Viele Unternehmer vertrauen daher auf einen externen Dienstleister. Dadurch profitieren auf unterschiedlichen Wegen. Neben der Minimierung des formalen Aufwands und der Kosten aufgrund optimierter Prozesse, ist die Haftungsauslagerung ein starkes Argument. Wir übernehmen die Buchhaltung Ihrer Kommanditgesellschaft mit anwaltlicher Gewähr. Weitere Vorteile sind:
- Minimierung des formalen Aufwands
- Minimierung der Kosten aufgrund optimierter Prozesse und Strukturen
- Monatliche Übersicht über Finanzlage dank Kennzahlen
- Ausgliederung der Haftung an Kanzlei
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Einzelunternehmen Buchhaltung
Mehr als 79% aller Unternehmen in Deutschland sind als Einzelunternehmen organisiert. Auch Angehörige freier Berufe gehören in diese Kategorie. Mit der Einnahmen-Überschussrechnung ist der laufende Aufwand zwar geringer und bedarf weniger Fachexpertise, doch durch die vollumfassende Haftung mit Privatvermögen ist das Risiko bei einer fehlerhaften Buchführung größer.
Haftung lieg beim Einzelunternehmer oder Freiberufler
Da Sie als Einzelunternehmer vollumfassend mit Ihrem Privatvermögen für betriebliche Schulden haften und ebenso für die korrekte Pflege der Bücher verantwortlich sind, haften Sie mit Ihrem Privatvermögen für die Fehler in der Buchführung. Die Motivation für die Ausgliederung der Buchführung ist deshalb bei vielen Einzelunternehmen und Freiberuflern gerade aus Risikogründen größer.
Einnahmen-Überschussrechnung kommt meistens zur Anwendung
In den meisten Fällen ist für Einzelunternehmer und Freiberufler die Einnahmen-Überschussrechnung anzuwenden. Dabei werden die Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt und die Differenz ermittelt, die den Gewinn darstellt. Zudem müssen Ausgaben in bestimmte Kategorien kategorisiert werden. Auch wenn die Pflege bei korrekter Einarbeitung vom Einzelunternehmer oder Freiberufler selber vorgenommen werden kann, besteht weiterhin das volle Haftungsrisiko.
Der eingetragene Kaufmann unterliegt dem Handelsrecht
Ist ein Einzelunternehmer eingetragener Kaufmann muss er eine doppelte Buchführung vornehmen und einen Jahresabschluss erstellen. Das ist der Fall, sofern sein Unternehmen die Einrichtung einer kaufmännischen Organisation erfordert. Liegen die Einkünfte über 50.000 €, wird der Kleingewerbetreibende zum Kaufmann und unterliegt den Anforderungen des Handelsrechts.
Outsourcing minimiert Kosten und lagert Risiko aus
Auch für Einzelunternehmer und Freiberufler, die lediglich eine Einnahmen-Überschussrechnung vornehmen müssen, kann sich die Auslagerung lohnen. Sind die doppelte Buchführung und die Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtend, können die buchhalterischen Aufwendungen für eine Einzelperson ohnehin überfordernd sein. Für die restlichen Einzelunternehmer ergeben sich ebenfalls folgende Vorteile:
- Der formale Aufwand wird minimiert. Lediglich das Sortieren und Aufbewahren der Belege fällt an.
- Die Kosten werden minimiert, da professionelle Dienstleister über optimierte Prozesse und Strukturen verfü Daher können sie einen hochqualitativen Service zu günstigen Preisen anbieten.
- Dank Übermittlung monatlicher Kennzahlen durch uns erhalten Sie einen regelmäßigen Überblick über die Finanzlage.
- Die Haftung für Fehler in der Buchführung wird ein eine spezialisierte Kanzlei ausgelagert.
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AG Buchhaltung
Als Kapitalgesellschaf und Formkaufmann unterliegt die Aktiengesellschaft den Anforderungen des Handelsrechts. Neben diesen Pflichten fallen die Pflichten aus § 150 AktG an. Der Gesamtaufwand der Buchhaltung einer AG ist somit deutlich höher als bei einer GmbH oder UG.
Vorstand stellt ordnungsgemäße Buchführung sicher
Die Sicherstellung der ordnungsgemäßen Buchführung ist Aufgabe des Vorstands. Er muss die Buchhaltung der AG organisieren und sicherstellen. Auch wenn die Vorstandsmitglieder generell den Aktionären oder der Gesellschaft gegenüber haften, könnten sie im Falle einer Sorgfaltspflichtverletzung wegen fehlerhafter Bücher privat haftbar gemacht werden.
Tiefgründige Fachkenntnisse für doppelte Buchführung erforderlich
Als Kapitalgesellschaft unterliegt die AG der Pflicht zur Erstellung der doppelten Buchführung. Alle finanziellen Geschäftsvorfälle müssen genau und zeitnah erfasst werden. Dadurch entstehen praktisch folgende Aufgaben:
- Kontierung und Buchung der Ausgangsrechnung
- Abstimmung der Debitoren-Konten
- Ausdruck offener Posten
- Kontieren und Buchen der Eingangsrechnung
- Abstimmung der Kreditoren-Konten
- Ausdruck der Verblichkeiten
- Abstimmung der Bestände
- Kontierung und Buchung der Kasse
- Kontierung und Buchung der Kontoauszüge
Jahresabschluss muss offengelegt werden
Basierend auf den Daten der laufenden Buchführung muss die Aktiengesellschaft zum Ende des Geschäftsjahres einen Jahresabschluss offenlegen. Der AG-Jahresabschluss umfasst:
- Bilanz
- Gewinn- und Verlustrechnung
- Anhang
Ab bestimmter Größe Prüfung durch externen Prüfer vorgeschrieben
Zusätzlich zu den Pflichten des Handelsrechts, kann die AG durch das Aktienrecht zur Prüfung der Bücher und des Jahresabschlusses durch einen externen Prüfer angewiesen sein. Ist sie als „kleine Aktiengesellschaft“ einzustufen, muss sie nur eine zusammengefasste Bilanz veröffentlichen und im Anhang keine Angaben zur Gewinn- und Verlustrechnung machen. Darüber hinaus ist die umfangreiche Offenlegung sowie die Prüfung durch einen Dritten vorgesehen. Eine AK ist „klein“, wenn:
- Die Bilanzsumme unterhalb von 4,84 Mio. Euro liegt
- Der Jahresumsatz unterhalb von 12 Mio. Euro liegt
- Die Arbeitnehmerzahl unterhalb 50 liegt
Outsourcing an externen Dienstleister ist vorteilhaft
Mit der Ausgliederung der Buchhaltung Ihrer Aktiengesellschaft profitieren sie auf unterschiedliche Weise. Als erfahrene Kanzlei im Unternehmensrecht übernehmen wir Ihre Buchhaltung mit anwaltlicher Gewähr und damit die Haftung. Weitere Vorteile sind:
- Der unternehmensinterne formale Aufwand beschränkt sich auf Sortierung und Weiterleitung der Belege
- Sie vertrauen auf optimierte Prozesse und Strukturen: Die Kosten werden minimiert.
- Das Haftungsrisiko wird an erfahrene Unternehmenskanzlei ausgegliedert.
- Sie behalten den Überblick über die Finanzlage dank monatlicher Kennzahlen.
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GbR Buchhaltung
Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts zeichnet sich durch geringe Verwaltungspflichten aus. Dennoch muss sie Bücher führen. Dank der Einnahmen-Überschussrechnung bleibt der Aufwand überschaubar und fachlich weniger anspruchsvoll. Es werden lediglich Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt und die Differenz ermittelt. Diese ist der Gewinn der GbR.
Inhaber der GbR haften mit Privatvermögen für Buchführungsfehler
Da Inhaber einer GbR vollumfassend mit ihrem Privatvermögen haften, besteht ein hohes Haftungsrisiko bei Fehlern in der Buchführung. Grobe Fehler in der Buchführung, die etwa zu hohen Steuernachzahlungen führen, könnten somit auch die private Existenz einer Person bedrohen.
Ab gewisser Größe Bilanzierung und doppelte Buchführung
Übersteigt der Umsatz Ihrer GbR 500.000 € und der Reingewinn 50.000 €, so wird die Art der Gewinnermittlung auf Betriebsvermögensausgleich umgestellt. Damit wird eine Bilanzierung notwendig, was mit einem erheblich größeren Aufwand einhergeht.
Outsourcing minimiert Kosten und Risiken
Die Ausgliederung für Inhaber einer GbR ist trotz geringerer formaler Anforderungen sinnvoll. Gerade wegen der privaten Haftbarkeit, ist eine Minimierung der Gesamtrisiken geboten. Wenn Sie uns mit Ihrer Buchhaltung beauftragen, übernehmen wir das Haftungsrisiko für Sie mit anwaltlicher Gewähr. Weitere Vorteile liegen auf der Hand:
- Durch Auslagerung an optimierte Strukturen und Prozesse werden die Kosten minimiert.
- Durch Konzentration auf A-Kompetenzen erhöhen Sie den produktiven und ertragreichen Output Ihres Unternehmens.
- Wir übermitteln Ihnen monatliche Kennzahlen. Sie erhalten einen regelmäßigen Überblick über die finanzielle Lage.
- Wir haften mit anwaltlicher Gewähr für Ihre Buchführung.
OHG Buchhaltung
Inhaber einer offenen Handelsgesellschaft haften mit ihrem Privatvermögen für betriebliche Schulden und andere Verbindlichkeiten. Fehler in der Buchführung, die hohe Steuernachzahlungen verursachen, bedrohen somit nicht nur die geschäftliche, sondern auch die private Existenz.
Pflicht zur doppelten Buchführung und Bilanzerstellung
Als handelsrechtliche Firma ist die offene Handelsgesellschaft zur doppelten Buchführung und Bilanzerstellung verpflichtet. Damit fallen laufende komplexe Verwaltungsaufgaben an:
- Kontierung und Buchung der Ausgangsrechnung
- Abstimmung mit den Debitoren-Konten
- Ausdruck offener Posten
- Kontierung und Buchung von Eingangsrechnungen
- Abstimmung der Kreditoren-Konten
- Ausdruck der Verblichkeiten
- Abstimmung der Bestände
- Kontierung und Buchung der Kasse
- Kontierung und Buchung der Kontoauszüge
Basierend auf den Daten der laufenden Buchführung müssen die Gesellschafter der OHG zum Ende des Geschäftsjahres einen Jahresabschluss erstellen. Dieser umfasst:
- Bilanz
- Gewinn- und Verlustrechnung
- Anhang
Durch Ausgliederung werden Kosten und Risiken minimiert
Die laufenden Verwaltungsaufgaben der OHG sind aufgrund der Pflicht zur doppelten Buchführung und Bilanzerstellung umfangreich. Gerade wegen der privaten Haftbarkeit ist die Ausgliederung der Buchhaltung empfehlenswert. Mit uns vertrauen Sie auf eine erfahrene Unternehmenskanzlei, die Ihre Buchhaltung mit anwaltlicher Gewähr vornimmt. Ihr persönliches Haftungsrisiko wird minimiert. Zudem profitieren Sie von weiteren Vorteilen:
- Durch Auslagerung an professionelle und optimierte Strukturen werden Kosten bei hoher Servicequalität minimiert.
- Der formale Aufwand wird minimiert. Mehr Fokus auf gewinnbringende Kernaufgaben.
- Monatliche Kennzahlen ermöglichen einen Überblick über finanzielle Entwicklung.
- Das persönliche Haftungsrisiko wird an erfahrene Unternehmenskanzlei ausgelagert.
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Buchhaltung für Selbstständige
Als Selbstständiger sind Sie zur Buchführung verpflichtet. Der Umfang ist dabei abhängig von der gewählten Rechtsform und kann von überschaubar bis aufwendig reichen. In den meisten Fällen macht die Ausgliederung der Buchführung Sinn.
Haftungsrisiko meistens beim Selbstständigen
In der Regel haftet der Selbstständige für die Bücher. Als Einzelunternehmer oder Freiberufler können Fehler in der Buchführung neben Ihrer beruflichen auch Ihre private Existenz bedrohen, da Sie mit Ihrem Privatvermögen haftbar gemacht werden. Sogar bei einer GmbH sind Sie als Geschäftsführer für die Korrektheit der Bücher verantwortlich.
Ausgliederung ist meistens geschäftsfördernd
Für die meisten Selbstständigen ist die Ausgliederung der Buchführung sinnvoll. Durch die dazu gewonnene Zeit können Sie sich auf das Kerngeschäft konzentrieren. Sie fokussieren sich auf Ihre A-Kompetenzen und sorgen somit für maximale Produktivität. Zudem werden die Kosten minimiert, da Sie die Buchführung optimierten Strukturen und Prozessen überlassen.
Wir übernehmen Ihre Buchhaltung mit anwaltlicher Gewähr
Indem Sie an uns als erfahrene Unternehmenskanzlei ausgliedern, profitieren Sie auf unterschiedlichen Wegen. Wir übernehmen Ihre Buchführung mit anwaltlicher Gewähr. Ihre Vorteile:
- Minimierung des formalen Aufwands und der laufenden Kosten dank optimierter Prozesse und Strukturen.
- Überblick über Finanzlage dank monatlicher Kennzahlen.
- Auslagerung der Haftung an erfahrene Unternehmenskanzlei.
Buchhaltung selber machen oder outsourcen?
Ob Sie Ihre Buchhaltung ausgliedern oder selbst machen sollten kann pauschal nicht beantwortet werden. Unterschiedliche Argumente sprechen für und gegen die Ausgliederung. Sie selbst sollten das Outsourcing aus unterschiedlichen Perspektiven betrachten und abwägen, was für Sie unternehmerisch am sinnvollsten ist.
Wenige Nachteile vorhanden
Es existieren einige Argumente gegen eine Ausgliederung. In bestimmten Szenarien könnten diese die Argumente für das Outsourcing überstimmen. Sie müssen selbst entscheiden, was mit Ihren Präferenzen in Einklang zu bringen ist.
- Vernichtung des hauseigenen Know-how
Durch die Ausgliederung vernichten Sie die Chance, unternehmensintern die Fähigkeiten für eine Buchführung anzueignen. Es macht keinen Sinn, zusätzlich Mitarbeiter zu schulen, wenn ein externer Dienstleister beauftragt wurde. Da Buchführungskenntnisse ohnehin kein Alleinstellungsmerkmal Ihres Unternehmens sind, kann dieser Aspekt vernachlässigt werden.
- Verlust der Kontrolle
Indem Sie einen externen Dienstleister beauftragen, verlieren Sie die Informationshoheit über die finanziellen Daten des Unternehmens. Ein Dritter erhält Einblick in Ihre Zahlen und hat während des Monats, vor Bereitstellung der monatlichen Ergebnisse, mehr Kenntnisse darüber, als Sie. Da wir, wie die meisten Dienstleister in Deutschland auch, nach ISO 72001, dem höchsten Sicherheitsstandard, und gemäß der EU-DSGVO agieren, braucht der Datenschutz keine Sorge für Sie sein.
- Gewisse Form der Abhängigkeit
Wenn Ihre Buchhaltung ausgegliedert ist, befinden sie sich in einer gewissen Abhängigkeit. Sie sind fortlaufend auf einen Dritten angewiesen und unterliegen monatlichen oder jährlichen Fixkosten.
Vorteile sollten abgewogen werden
Die externe Erledigung der Buchhaltung verschafft vielen Unternehmern Vorteile, die vor allem in mehr Produktivität und somit mehr wirtschaftlich-relevantem Output münden.
- Mehr Zeit für Tagesgeschäft und Weiterentwicklung
Indem Sie die Buchführung ausgliedern, schaffen Sie mehr Zeit für Ihr Tagesgeschäft und Aufgaben, die zur Weiterentwicklung des Geschäfts beitragen. In der Regel können Unternehmer in der zusätzlich gewonnen Zeit mehr Einnahmen erwirtschaften, als durch hausinterne Buchführung an Geld gespart werden kann. Zudem bleibt mehr freie Zeit für Weiterentwicklung.
- Ausgliederung der Haftung
Die Haftung für Fehler in der Buchführung muss nicht von Ihnen oder von der Geschäftsführung Ihres Unternehmens getragen werden. Sie wird auf den externen Dienstleister übertragen, der vom Finanzamt im Fehlerfall zur Verantwortung gezogen werden kann.
- Geringere Kosten dank optimierter Prozesse
Da der professionelle Dienstleister sich auf Buchführung und alle Nebendienstleistung spezialisiert hat, kann er höhere Qualität zu niedrigeren Preisen anbieten. Aus komparativer Sicht ist es somit vorteilhafter, die günstigen professionellen Strukturen mit der Buchführung zu beauftragen, als selbst derartige Strukturen aufzubauen.
- Schutz vor personellem Ausfall
Im Gegensatz zur hausinternen Buchhaltung schadet der Ausfall von Personal Ihrem laufenden Betrieb nicht. Fällt Ihr persönlicher Buchhalter beim Anbieter aus, hat er Ersatz bereitzustellen.
Fazit: Die Zeitersparnis spricht für Ausgliederung
Sie müssen selbst entscheiden, ob Sie Ihre Buchhaltung outsourcen oder selber machen möchten. Ihre Präferenzen entscheiden. Für die meisten Unternehmen macht es aus wirtschaftlicher Sicht mehr Sinn, einen Dritten zu beauftragen. Nicht nur in der Anfangsphase, sondern auch im späteren Verlauf können interne Ressourcen für die Kernkompetenz des Unternehmens genutzt werden, was den geschäftlichen Erfolg meistens fördert.
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Was können Sie outsourcen?
Wichtige Begriffe
Eine monatliche Übersicht über die finanzielle Entwicklung eines Unternehmens ist sinnvoll. Basierend auf den aktuellen Ergebnissen können auch kurzfristig Maßnahmen ergriffen werden, um etwaige Fehlentscheidungen oder Prozesse in die richtige Richtung zu lenken. Die BWA bietet kleinen und mittelständigen Unternehmen hierzu eine Möglichkeit.
Definition: Was ist die BWA?
Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist ein finanzieller Bericht, der basierend auf den Daten der Finanzbuchhaltung monatlich erstellt wird. In kompakter Form stellt sie die wichtigsten Kennzahlen zur Ertragslage eines Unternehmens dar. Sie ist auf Kurzfristigkeit abgestellt.
Für wen ist die BWA sinnvoll?
Die BWA eignet sich vor allem für KMUs, also kleine und mittelständische Unternehmen. Allerdings kann sie nur berechnet werden, wenn das Unternehmen eine doppelte Buchführung hat. Eine Form der BWA, die Einnahmen-Ausgaben-BWA, ist auch für Freiberufler und Unternehmen mit Einnahmen-Überschussrechnung geeignet.
Formen der BWA
Die BWA existiert in unterschiedlichen Formen. Je nach Bedarf können bestimmte Aspekte eines Unternehmens beleuchtet und dargestellt werden. Allgemeine BWAs stellen die finanzielle Gesamtlage eines Unternehmens dar, während spezielle das Unternehmen bezüglich seiner Branche oder anderen Eigenschaften untersuchen.
Standard-BWA
Die Standard-BWA ist eine standardisierte Auswertung eines Unternehmens, die bestimmte Kennzahlen unabhängig von der Größe, Rechtsform oder anderen juristischen oder sonstigen Faktoren eines Unternehmens betrachtet. Sie stellt die betriebswirtschaftliche Situation des Unternehmens in einem Monat dar.
Branchen-BWA
Die Branche-BWA analysiert bestimmte Unternehmen mit Hinblick auf ihre Branchen. Wirtschaftliche oder rechtliche Faktoren der Branche werden berücksichtigt.
Qualitäts-BWA
Die Qualitäts-BWA ermittelt die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens. Fehlende Abgrenzungsbuchungen werden miteinbezogen. Zudem wird die typische Korrekturliste einer Bank eingebracht.
Kapitalflussrechnung-BWA
Die Kapitalflussrechnung-BWA stellt die Herkunft und Verwendung liquider Mittel dar. Den aktuellen Zahlungsströmen werden die Zahlungsmittelbestände gegenübergestellt. Zahlungsströme werden zudem den Konten der Finanzbuchhaltung zugeordnet. Auch die Abweichung zwischen ausgewiesenen und tatsächlichen Zahlungsströmen wird dargestellt.
Gesamtkostenverfahren-BWA
Die Gesamtkosten-BWA basiert auf dem Schema der Gewinn- und Verlustrechnung. Sie enthält alle wichtigen Positionen der GUV.
Einnahmen-Ausgaben-BWA
Die Einnahmen-Ausgaben-BWA ist für Unternehmen gedacht, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind und nur eine Einnahmen-Überschussrechnung benötigen. Sie dient der Darstellung der monatlichen Gewinne eines Einzelunternehmens oder Freiberuflers.
Vorteile der BWA
- Übersicht über kurzfristige Erfolgslage:
Mit der richtigen BWA erhalten Sie einen Überblick über die Erfolgslage des Unternehmens. Je nach BWA können unterschiedliche finanzielle Bereiche des Unternehmens dargestellt werden. Der Vergleich mit anderen Unternehmen der Branche kann gezogen werden.
- Nachweis für Dritte:
Kreditinstitute oder Banken verlangen von Unternehmen häufig betriebswirtschaftliche Auswertungen, wenn Kredite vergeben werden sollen. Doch für die Anmietung von Immobilien oder Maschinen kann eine BWA verlangt werden.
Nachteile der BWA
- Selektive Darstellung kann zu Trugschlüssen führen
Eine BWA basiert stets nur auf bestimmten Daten der Finanzbuchhaltung. Viele relevante betriebswirtschaftliche Posten werden nicht erfasst. Daher durch die Betrachtung der BWA ein falsches Bild eines Unternehmens gezeichnet werden. Wenn es in der BWA rentabel aussieht, kann es tatsächlich in Kürze insolvent gehen. Alleine zur finanziellen Analyse eines Unternehmens reicht die BWA daher nicht aus.
Fazit: Monatlicher Kurzüberblick dank BWA
Die BWA dient der internen oder externen kurzfristigen Übersicht der Ertragslage eines Unternehmens. Sollten andere wichtige Faktoren bekannt sein, können Sie sich mit der BWA monatlich ein zuverlässiges Bild über Ihr Unternehmen verschaffen.
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Umsatzsteuer-Voranmeldung
Mangelndes Controlling und Finanzierungslücken sind einige der häufigsten Gründe für Unternehmensinsolvenzen. Gerade Selbstständige und KMUs weisen hier häufig Mängel vor. Mit durchdachten Controlling-Kontenmodellen können Sie sich einen Überblick verschaffen und gängigen unternehmerischen Finanzproblemen vorbeugen.
Mit Konten-Controlling mehr finanzielle Stabilität
Durch die Aufsplittung der unternehmerischen Finanzen über unterschiedliche Konten wird sofort eine höhere finanzielle Sicherheit hergestellt. Sollte etwa ein Konto aus etwaigen Gründen gekündigt werden, bleibt das Unternehmen weiterhin liquide. Es existieren unterschiedliche Modelle zum Konten-Controlling.
In der Regel wird dabei empfohlen, mindestens zwischen laufendem Konto, Fixkostenkonto und Sparkonto zu unterscheiden. Weitere Tagesgeldkonten können kurzfristige Renditen einbringen.
Professioneller Buchführungsservice mit Konten-Controlling
Als erfahrene Kanzlei im Unternehmensrecht bieten wir unseren Mandanten einen professionellen Buchführungsservice unter der Beachtung der unternehmensinternen Controlling-Konten an. Wir führen Ihre Bücher mit anwaltlicher Gewähr.
Debitoren-Buchhaltung
Die Debitoren-Buchhaltung ist ein Teil der Finanzbuchhaltung. Sie beschäftigt sich ausschließlich mit der Verbuchung von Forderungen gegenüber dem Unternehmen.
Notwendig für Übersicht über offene und gezahlte Forderungen
Durch die Führung einer Debitoren-Buchhaltung erhält das Unternehmen einen Überblick über offene und gezahlte Forderungen der Debitoren. Für die fortlaufende Finanzplanung ist ein derartiger Überblick essentiell.
Auswertung der Kunden
Neben dem Überblick über die Forderungen kann das Unternehmen die Zahlungsmoral der Kunden einschätzen. Somit kann entschieden werden, mit welchen Kunden bevorzugt zukünftig zusammengearbeitet wird.
Outsourcing für Unternehmer sinnvoll
Die Debitoren-Buchhaltung als Teil der Buchhaltung an einen professionellen Dienstleister abzugeben, schafft mehr Fokus und Zeit für die wichtigen einkommensproduzierenden Kernaufgaben eines Unternehmens. Häufig ist die gleichzeitige Verknüpfung mit dem Mahnwesen sinnvoll. Als Kanzlei können wir Ihre Debitoren-Buchhaltung und Ihr Mahnwesen übernehmen.
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Kreditoren-Buchhaltung
Die Kreditoren-Buchhaltung ist ein Teilbereich der Finanzbuchhaltung. Besonders mittelgroße und große Unternehmen führen diese, um sich einen Überblick über die finanziellen Verpflichtungen eines Unternehmens zu verschaffen.
Erfassung und Verarbeitung der Eingangsrechnungen
Die laufenden Aufgaben der Kreditoren-Buchhaltung bestehen aus der Erfassung und Bearbeitung aller kreditorischen Eingangsrechnung. Das umfasst alle Rechnungen, die durch die geschäftliche Beziehung des Unternehmens und den Gläubigern entstehen. Insbesondere fallen folgende Aufgaben an:
- Bearbeitung aller kreditorischen Eingangsrechnungen
- Pflege des Kreditorenstammsatzes
- Prüfung und Kontierung der Eingangsrechnungen
- Erfassung eingehender Gutschriften
- Verwaltung offener Posten
- Veranlassung von Zahlungen sowie Pflege der Daueraufträge
- Archivierung und Berichtwesen des Kreditorenbuchs
- Prüfung der Eingangspost
- Durchführung des Mahnwesens
- Durchführung der Saldenbestätigung
- Rechtliche Compliance
- Kontakt mit Kreditoren
Optimierung unternehmensinterner Prozesse
Durch die Auswertung der Daten der Kreditoren-Buchhaltung können Unternehmen ihre internen Prozesse optimieren. Besonders die finanziellen Strukturen werden basierend auf den Ergebnissen der Kreditoren-Buchhaltung verbessert.
Wir übernehmen Ihre Kreditoren-Buchhaltung mit anwaltlicher Gewähr
Als erfahrene Kanzlei im Unternehmensrecht können wir Ihre Kreditoren-Buchhaltung mit anwaltlicher Gewähr übernehmen. Durch die Auslagerung wird nicht nur Ihr Haftungsrisiko minimiert, sondern Sie schaffen auch mehr interne Kapazitäten für Ihre Kernkompetenzen und Ihr operatives Tagesgeschäft. Erfahrungsgemäß zahlt sich die Auslagerung für Unternehmen aus.
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Doppelte Buchführung
Alle Kapitalgesellschaften und viele Personengesellschaften unterliegen der Pflicht zur doppelten Buchführung. Die dadurch entstehenden Anforderungen sind umfangreich. Die Fehleranfälligkeit für Laien ist hoch. Dennoch verschafft die doppelte Buchführung, die in der Erstellung eines Jahresabschlusses mündet, einen klaren Überblick über die finanzielle Lage.
Definition: Was ist die doppelte Buchführung?
Als doppelte Buchführung wird das handelsrechtliche System der kaufmännischen Buchhaltung nach § 238 HGB genannt. Die Bezeichnung „doppelt“ trifft zu, weil der Erfolg der Geschäftsperiode einmal durch die Bilanz und durch die Gewinn- und Verlustrechnung erfasst werden kann. Zudem muss jeder geschäftliche Vorfall auf der Haben- und Soll-Seite, und somit doppelt, eingebucht werden.
Doppelte Buchführung erfordert hohe Fachexpertise
Die doppelte Buchführung ist komplex und erfordert ein tiefgründiges Fachwissen. Nicht umsonst wird diese Aufgabe meistens von einer dafür ausgebildeten Fachperson übernommen. Um den rechtlichen Spielraum für das Unternehmen nutzen zu können, ist zudem praktische Erfahrung notwendig. Folgende Aufgaben fallen im Rahmen dessen an:
- Kontierung und Buchung der Ausgangsrechnung
- Abstimmung der Debitoren-Konten
- Ausdruck offener Posten
- Kontierung und Buchung der Eingangsrechnung
- Ausdruck der Verblichkeiten
- Abstimmung der Bestände
- Kontierung und Buchung der Kasse
- Kontierung und Buchung der Kontoauszüge
Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?
Grundsätzlich sind alle Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet, für die rechtlich ein Eintrag ins Handelsregister vorgesehen ist. Das sind grundsätzlich alle Kapitalgesellschaften, wie:
- Die GmbH
- Die UG (haftungsbeschränkt)
- Die Aktiengesellschaft
Bestimmte Personengesellschaften und deren Mischformen sind auch zur doppelten Buchführung verpflichtet. Teilweise ist die Pflicht an die Umsatzhöhe gekoppelt. Dazu gehören:
- Der eingetragene Kaufmann
- Die OHG
- GmbH & Co. KG
- UG & Co. KG
- GbR oder Einzelunternehmen, wenn der Umsatz über 600.000 € und der Gewinn über 60.000 € liegt
Wir übernehmen Ihre doppelte Buchführung – Mit Expertise und anwaltlicher Gewähr
Für Unternehmer ist die doppelte Buchführung eine risikobehaftete und zeitintensive Angelegenheit. Formale Fehler können kostspielig werden und mitunter die Haftungsbeschränkung gegenüber dem Privatvermögen der Inhaber und der Geschäftsführer von Kapitalgesellschaften aufheben. Wir bieten Ihnen an, Ihre doppelte Buchführung zum Festpreis zu übernehmen. Als erfahrene Kanzlei im Unternehmensrecht kennen wir die praktischen Details und können Ihre Buchhaltung mit anwaltlicher Gewähr übernehmen.
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Die wichtigsten Begriffe zur Lohnabrechnung
Anlagenbuchhaltung
Die Anlagenbuchhaltung ist ein Teil der Buchhaltung, die sich mit dem Anlagevermögen beschäftigt. Daher erfasst sie alle Anlegegüter des Unternehmens sowie deren relevanten Daten, wie die Art der Anlagegüter, ihre Anzahl, der aktuelle Wert und die Wertveränderung in der Periode. Basierend auf den Daten der Anlagenbuchhaltung wird der Anlagenteil des Jahresabschlusses erstellt.
Darüber hinaus dient die Anlagenbuchhaltung dem Controlling sowie der Leistungs- und Kostenrechnung. Geschäftsführer benötigen die Ergebnisse der Anlagenbuchhaltung, um zukünftige betriebswirtschaftliche und Investitionsentscheidungen zu treffen.
Betriebsprüfung
Die Betriebsprüfung ist eine vom Finanzamt durchgeführte Prüfung, die dem Verdacht unlauterer steuerlicher Handlungen nachgeht. Das Verfahren ist durchaus zeitaufwendig und in vielen Fällen kostspielig. Durchschnittlich müssen pro Betriebsprüfung 10.000 € Steuern nachgezahlt werden, was natürlich nicht bedeutet, dass jede Prüfung unlautere Steueraktivitäten aufdeckt. Zu unterscheiden ist dabei die Betriebsprüfung von der Außenprüfung, auch wenn für beide Vorgänge derselbe Begriff verwendet wird.
Die Außenprüfung bezeichnet die Prüfung der steuerlichen Verhältnisse des Betriebs vor Ort. Überprüft wird dabei die Korrektheit folgender Steuerarten:
- Umsatzsteuer
- Vorsteuer
- Bauabzugssteuer
- Lohnsteuer und Solidaritätszuschlag
- Kirchensteuer
Buchhaltungsservice
Die administrative Auslagerung der Buchhaltung ist für viele Selbstständige und Unternehmer eine wirtschaftliche Entscheidung. Ein Buchhaltungsservice übernimmt nicht nur die laufenden Aufgaben der Buchhaltung, sondern haftet im Zweifel auch für Fehler. Zudem muss Ihr Unternehmen kein internes Know-How aufbauen und die rechtlichen Rahmenbedingungen der Buchhaltung laufend überwachen. Durch die meist fixen monatlichen Kosten erhalten Unternehmen somit volle Kostenkontrolle. Der interne Aufwand beschränkt sich durch die Beauftragung eines Buchhaltungsservice auf die Ordnung und Sortierung der Belege.
Buchführungsservice
Ein Buchführungsservice übernimmt für Selbstständige und Unternehmen die laufende Buchführung. Ist die Qualität des Service hoch, kann auch er auch die juristische Haftung für Fehler übernehmen. Dadurch ist die Auslagerung für Unternehmen besonders interessant, da nicht nur der interne formale Aufwand, sondern auch das wirtschaftliche Gesamtrisiko minimiert wird.
Die Qualität eines Buchführungsservice kann durch Betrachtung des Preises, der Haftung und des Leistungsumfangs ermittelt werden. Gute Dienstleister haben ihre Strukturen optimiert und verfügen über hohes Fachwissen. Daher können Sie eine volle Haftungsübername bei günstigen monatlichen Fixkosten anbieten. Durch den fixen Betrag erhält der Unternehmer zudem volle Kostenkontrolle.
Controlling
Das Controlling ist eine ergänzende unternehmerische Tätigkeit zur Buchführung. Anders als diese, ist sie gesetzlich nicht vorgeschrieben und dient nicht der Gewinnermittlung und der Berechnungsgrundlage für Steuern. Vielmehr zielt es auf die Kontrolle der Kennzahlen ab, um die Effektivität, die Zielerreichung und die Wirtschaftlichkeit der eingesetzten Ressourcen zu bewerten.
Im Gegensatz zur Ausgliederung der Buchführung, macht es mehr Sinn das Controlling möglichst nah am eigentlichen Geschäftsgeschehen, also unternehmensintern zu organisieren. Es findet nicht nur eine reine Betrachtung und Bewertung der Daten statt, sondern es werden in enger Zusammenarbeit mit dem Management numerische Ziele für bestimmte Perioden festgelegt. Durch die Auswertung der Zahlen soll festgestellt werden, ob und in welchem Verhältnis die eingesetzten Ressourcen zielführend waren.
Gewinnrücklagen
Die Gewinnrücklagen bezeichnen Beträge, die aus dem Jahresüberschuss des Unternehmens gebildet wurden. Somit bezeichnen sie einen rechtlichen Begriff für eingesparte und nicht investierte Gewinne aus dem vorherigen oder laufenden Geschäftsjahr.
Manche Rechtsformen, wie die AG und die UG, sind zur Bildung von Gewinnrücklagen rechtlich verpflichtet. Weitere gesetzliche Pflichten betreffen die Gewinnrücklagen für Unternehmen bei Holdingstrukturen. Viele Unternehmen bilden zudem freiwillige Gewinnrücklagen
GoB
GOB steht für Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und bezeichnet die gesetzlichen Regelungen für handelsrechtliche Rechtsformen. Somit werden nur die Grundsätze für die doppelte Buchführung geregelt, die meistens für Kapitalgesellschaften und einige Personengesellschaften angewandt werden müssen. Die wichtigsten Grundsätze sind:
- Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit
- Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit
- Grundsatz der Einzelbewertung
- Grundsatz der Vollständigkeit
- Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit
- Grundsatz der Sicherheit
- Belegprinzip
Immaterielle Vermögenswerte
Ein immaterieller Vermögensgegenstand ist ein nicht-physischer Wert eines Unternehmens. Bilanzrechtlich gehören sie zum Anlagevermögen als Sach- oder Finanzanlage. Typische immaterielle Vermögenswerte sind Lizenzen, Patente oder digitale Produkte. Im Rahmen des Rechnungswesens werden immaterielle Vermögenswerte gesondert behandelt. Je nach spezifischer Art des Vermögenswertes herrscht eine Aktivierungspflicht, ein Aktivierungswahlrecht oder ein Aktivierungsverbot. Eine Aktivierung in diesem Sinne bedeutet, dass die immateriellen Vermögenswerte in Höhe ihres Wertes in die Aktivseite der Bilanz aufgenommen werden.
Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UstG sieht vor, dass Unternehmen mit einem Umsatz unterhalb einer bestimmten Grenze von der Abführung der Umsatzsteuer befreit sind. Bezahlte Umsatzsteuer, die im Rahmen von Anschaffungen gezahlt werden, können als Anschaffungskosten steuerlich den Gewinn mindern.
Um von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen zu können, muss der Umsatz im vorherigen Geschäftsjahr unter 17.500 liegen, während der aktuelle 50.000 € nicht überschreitet. Manche Unternehmen verzichten freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung.
Negatives Eigenkapital
Negatives Eigenkapital bezeichnet den Zustand eines bilanzierenden Unternehmens, in dem die Passivseite der Bilanz die Aktivseite überwiegt. Das Unternehmen hat mehr Schulden als Vermögen.
Nicht gedeckter Fehlbetrag
Der nicht gedeckte Fehlbetragt ist dem negativen Eigenkapital ähnlich. Aus buchhalterischer Sicht liegt eine Überschuldung vor, da das Unternehmen aktuell mehr Verbindlichkeiten vorweist, als Vermögen. Ist ein nicht gedeckter Fehlbetrag zu verzeichnen, muss überprüft werden, ob die Überschulung auch tatsächlich vorliegt. In diesem Falle wäre der Fortbestand der Kapitalgesellschaft gefährdet. Der Geschäftsführer ist zur Anzeige und zur Einberufung einer Versammlung aller Anteilseigner verpflichtet.
Pflichtangaben Rechnung
Jeder Unternehmer oder Selbstständige muss Rechnungen stellen. Die Pflichtangaben nach § 14 UstG treffen jede Rechtsform. Damit eine Rechnung steuerrechtlich anerkannt wird, müssen folgende Bestandteile enthalten sein:
- Name des Rechnungsstellers
- Adresse der rechnungsstellenden Firma
- Voller Name des Empfängers
- Adresse des Empfängers
- Steuernummer des Rechnungsstellers: Steuernummer oder Ust.-ID
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer
- Leistungsübersicht
- Leistungsdatum
- Rechnungsbetrag netto
- Rechnungsbetrag brutto
- Boni, Rabatte, Gutschriften oder Skonti
- Steuersatz und Betrag der Umsatzsteuer
Kassennachschau
Die Kassennachschau ist ein neues Instrument der Finanzämter, das in 2018 ins Leben gerufen wurde. Sie wird spontan und ohne Ankündigung bei Unternehmen durchgeführt, die eine Barkasse führen. Geprüft wird dabei, ob das Unternehmen den Anforderungen der Barkassenführung gerecht wurde und die notwendigen Daten korrekt speichert.
Rechnungsvorlage
Alle Unternehmen jeglicher Größe besitzen eine Rechnungsvorlage. Sie zählt zu den ersten und einfachsten Instrumenten der Buchführungsorganisation. Neben den Pflichtangaben für die Rechnung (siehe oben). Im Optimalfall ist die Rechnungsvorlage so vorbereitet, dass lediglich die neuen Daten des Kunden und die entsprechenden Beträge eingetragen werden müssen. Sie kann per Software vorbereitet oder auch einmalig in Word erstellt und im Bedarfsfall ausgefüllt werden.
Rechnungswesen
Das Rechnungswesen umfasst alle Geld- und Leistungsströme innerhalb des Unternehmens. Es wird zwischen externem und internem Rechnungswesen unterschieden. Das externe Rechnungswesen dient der Darstellung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage zur Einhaltung steuerrechtlicher und buchhalterischer Pflichten. Dabei sind Buchführung, Inventar, Jahresabschluss, Lagebericht und Sonderbilanzen inbegriffen. Das interne Rechnungswesen zielt vielmehr auf die unternehmensinterne Kontrolle der Geldströme ab, wie etwa dem Controlling.
Reisekosten
Reisekosten, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit entstehen, können steuerlich abgesetzt werden, da sie den Gewinn mindern. Das gilt auch für reisende Mitarbeiter. Als Reisekosten absetzbar sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten. Wichtig ist, dass dabei nicht die expliziten Kosten, sondern Pauschbeträge abgesetzt werden können. Für einen Aufenthalt von 8 – 24 Stunden, sind dies etwa 12 € für die Verpflegung einer Person.
Rückstellungen
Rückstellungen sind ein weiterer Begriff für die Bildung finanzieller Polster. Anders als die Rücklagen sind Rückstellungen jedoch Fremdkapital und müssen für einen festen Zweck gebildet werden. Sie wirken gewinnmindernd und werden dann gebildet, wenn es wirtschaftlich geboten ist. Gängige Rückstellungen sind:
- Pensionsrückstellungen
- Steuerrückstellungen
- Gewährleistungsrückstellungen
- Urlaubsrückstellungen
- Instandhaltungsrückstellungen
- Drohverlustrückstellungen
Zudem müssen manche Rückstellungen nach § 249 HGB gesetzlich gebildet werden.
Standartkontenrahmen
Die Standartkontenrahmen (SKR) sind Richtlinien zur Buchführung. Sie sind nicht gesetzlich vorgeschrieben und somit zwangsläufig umzusetzen. Allerdings sind sie empfehlenswert, um die Einheitlichkeit der Buchung aller Geschäftsvorfälle zu garantieren. Da die SKR auf den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung basieren, eigenen sie sich für den rechtskonformen Einsatz in der Buchhaltung. Die verschiedenen Kontenrahmen sind für unterschiedliche Branchen und Unternehmenstypen optimiert. Viele Buchhaltungssoftwares, die auch von professionellen Dienstleistern eingesetzt werden, berücksichtigen die SKR.
Teilwertabschreibungen
Teilwertabschreibungen sind außerplanmäßige Abschreibungen auf das Anlagevermögen. Sie kommen dann zum Einsatz, wenn die Wertminderung eines Vermögensgegenstandes anders als geplant berechnet stattfindet. Dafür sind die Anforderungen aus § 253 HGB und §§ 5, 6 Abs. 1 EstG anzuwenden. Sie kann nur angewandt werden, wenn die Wertminderung voraussichtlich dauerhaft stattfindet.
Offene-Posten-Buchhaltung
Die offene-Posten-Buchhaltung ist eine vereinfachte Form der Finanzbuchhaltung. Sie beschäftigt sich lediglich mit den offenen Kosten der Debitoren und Kreditoren, also mit den offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Anstatt die offenen Posten in den Büchern zu erfassen, werden sie separat gesammelt. Erst bei der eigentlichen Zahlung wird der Vorgang verbucht. Die offene-Posten-Buchhaltung ist vor allem für kleinere Unternehmen interessant.
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind ein typischer und wichtiger Begriff der Finanzbuchhaltung. Sie beschreiben die Geldbeträge, die einem Lieferanten wegen der Lieferung seiner Waren oder der Leistung seiner Dienste geschuldet werden. Wichtig ist dabei, dass die Verbindlichkeit einen zukünftigen Geldstrom beschreibt, während die Leistung schon erbracht wurde.
Vorbereitende Abschlussbuchungen
Die vorbereitenden Abschlussbuchungen werden kurz vor der Erstellung des Jahresabschlusses vorgenommen. Sie dienen dem Abschluss der einzelnen Geschäftskonten.
Werbungskosten
Anders als es zunächst scheinen könnte, behandelt der Begriff „Werbungskosten“ nicht etwa die Kosten für Werbung, sondern alle Kosten, die für die Ermöglichung des Erwerbs anfallen. Sie sind „Aufwendungen zur Werbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen“ (§ 9 Abs. 1 Satz. 1 EstG). Sowohl Arbeitnehmer als auch Freiberufler und Unternehmer können die Werbungskosten gewinnmindernd steuerlich absetzen.
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Kosten der Buchhaltung
Jahresabschluss
Die Ausgliederung des Jahresabschlusses ergibt in den meisten Konstellationen Sinn. Die formalen Anforderungen sind hoch und daher ebenso die Fehleranfälligkeit für Laien. Durch das Outsourcing des Abschlusses wird der interne formale Aufwand minimiert und die Fehlerhaftung an einen professionellen Dienstleister ausgelagert.
Der Jahresabschluss besteht je nach Rechtsform und Anforderungen aus:
- Bilanz
- Gewinn- und Verlustrechnung
- Anhang
- Lagebericht (wenn notwendig)
Die Anforderungen ergeben sich aus §§ 242 ff. HGB.
Grundsätze des Jahresabschlusses
Unabhängig von der Rechtsform, sind die im Handelsgesetzbuch vorgeschriebenen Grundsätze bei der Erstellung des Jahresabschlusses zu beachten:
- Klarheit und Übersichtlichkeit: Die rechtlichen Gliederungsvorschriften müssen beachtet werden.
- Bilanzwahrheit: Alle Angaben müssen wahrheitsgemäß und korrekt erfolgen, unter Beachtung der Wahlrechte.
- Vorsichtsprinzip: Werte und Prognosen müssen eher zu schlecht als zu optimistisch gewertet werden. Gleichzeitig müssen Risiken und (potenzielle) Verluste tendenziell höher angesetzt werden.
- Realisationsprinzip: Es werden nur Gewinne erfasst, die im selben Geschäftsjahr realisiert wurden. Für erwartende Verluste müssen Rückstellungen gebildet werden.
- Imparitätsprinzip: Ergänzend zum Imparitätsprinzip dürfen nur tatsächlich realisierte Gewinne erfasst werden. Verluste müssen bei entsprechender Wahrscheinlichkeit schon verbucht sein.
- Bilanzkontinuität: Die nachfolgenden Jahresabschlüsse müssen vergleichbar sein, damit die wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens nachvollzogen werden kann.
Anforderungen und Umfang abhängig von Rechtsform und Unternehmensgröße
Welche Anforderungen für den Jahresabschluss notwendig sind, hängt von der Größe und der Rechtsform des Unternehmens ab.
Für die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), die GmbH und auch deren Mischformen, GmbH & Co. KG und UG & Co. KG, gilt, dass der Jahresabschluss aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Anhang zu bestehen hat.
Ein Lagebericht muss erst hinzugefügt werden, wenn das Unternehmen als mittelgroße und große Kapitalgesellschaft klassifiziert werden kann (§ 267 HGB). Für diese Klassifizierung sind durchschnittlich bis zu 250 Mitarbeiter angestellt, die Bilanzsumme beträgt 20 Mio. € und 40 Mio. € Umsatz.
Aktiengesellschaften müssen zudem ihren Jahresabschluss und Lagebericht extern prüfen lassen, sowie den Gewinnverwendungsvorschlag, den Bericht des Aufsichtsrats und eine Erklärung nach §161 AktG.
Erleichterungen für Kleinstkapitalgesellschaften
Kapitalgesellschaften können zudem in den Genuss weitere Erleichterungen kommen, wenn sie nach §267a HGB als Kleinstkapitalgesellschaften kategorisiert werden können. Dafür müssen zwei der drei nachfolgenden Merkmale zutreffen:
- Bilanzsumme beträgt weniger als 350.000 € auf der Aktivseite.
- Umsatz der letzten 12 Monate beträgt weniger als 700.000 €.
- Es wurden im letzten Geschäftsjahr durchschnittlich weniger als 10 Mitarbeiter beschäftigt.
Dadurch kommen folgende Erleichterungen zum Tragen:
- Es kann ein verkürztes Bilanzgliederungsschema eingesetzt werden (§ 266 Abs. 1 Satz 4 HGB)
- Es kann ein verkürztes Gliederungsschema nach § 275 Abs. 5 HGB eingesetzt werden
- Der Anhang kann wegfallen, wenn in der Bilanz weiterführende Angaben gemacht werden
- Die Publizitätspflicht beschränkt sich auf eine Hinterlegung beim Bundesanzeiger anstelle einer permanenten Veröffentlichung.
Wir empfehlen: Jahresabschluss outsourcen
Durch das Outsourcing des Jahresabschlusses profitiert Ihr Unternehmen auf mehreren Wegen. Nicht nur der formale Aufwand wird minimiert, sondern die Haftung für Fehler wird an einen professionellen Dienstleister weitergegeben. Als erfahrene Kanzlei im Unternehmensrecht können wir Ihren Jahresabschluss mit anwaltlicher Gewähr übernehmen.
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