Exkurs: Mitarbeiter anmelden
Wer als Arbeitgeber Mitarbeiter neu einstellt, der hat eine Reihe von Meldepflichten zu erfüllen. Insbesondere das Finanzamt und die Sozialversicherung benötigen zwingend einige Angaben. Wir geben einen Überblick.
Angaben bei der Sozialversicherung
Jeder neue Mitarbeiter ist grundsätzlich bei der Sozialversicherung anzumelden. Schließlich müssen die Beiträge zur Kranken-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung abgeführt werden. Richtiger Ansprechpartner ist die Krankenkasse, die alle Sozialversicherungsbeiträge einzieht und anteilig an die anderen Sozialversicherungssparten weiterleitet.
Zeitpunkt der Meldung
Die Anmeldung muss bis zur ersten Entgeltabrechnung vorliegen. Im Übrigen spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Einige Branchen erfordern aber auch eine Sofortmeldung. Dazu gehören folgende Gewerbe:
- das Baugewerbe,
- Gaststätten- /Beherbergungsgewerbe,
- Personenbeförderung ,
- Spedition-, Transport- und Logistik
- Schaustellergewerbe,
- Forstwirtschaft,
- Gebäudereinigung
- Messe- Ausstellungsbau,
- Fleischwirtschaft,
- Prostitutionsgewerbe,
- Wach- und Sicherheitsgewerbe.
- Quelle: IHK Düsseldorf
(Quelle: IHK Düsseldorf)
Wer ist anzumelden?
Anzumelden sind auch Arbeitnehmer, die sich wegen der Höhe ihres Gehaltes privat krankenversichern dürfen. Ebenso Mitarbeiter, bei denen aufgrund ihres Alters Beitragsanteile wegfallen, die entweder bereits Altersrente erhalten oder keine Arbeitnehmerbeiträge mehr zur Arbeitslosenversicherung zahlen müssen. Ferner Studenten und Minijobber. Die Zahlungen für letztere gehen allerdings an die so genannte Minijob-Zentrale der Bundesknappschaft. Minijobber können von der Rentenversicherung befreit sein.
Angaben beim Finanzamt
Die Steuerabzugsmerkmale, wie Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge, Lohnsteuerfrei- bzw. Hinzurechnungsbetrag, Kirchensteuerabzug, stellt die Finanzverwaltung Arbeitgebern durch einen elektronischen Datenabruf zur Verfügung. Man spricht in diesem Zusammenhang von elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) Für die Anmeldung eines jeden Mitarbeiters beim Finanzamt sind folgenden Angaben erforderlich:
- seine Steueridentifikationsnummer (ID)
- sein Geburtsdatum
- den Tag des Beginns des Beschäftigungsverhältnisses und das Datum, ab dem ELStAM für den Arbeitnehmer im Beschäftigungsverhältnis gelten soll,
- die Angabe, ob es sich um das erste oder zweite/ein weiteres Arbeitsverhältnis handelt bzw. Haupt- oder Nebenarbeitsverhältnis. Hiernach richtet sich die Steuerklasse (Nebenarbeitsverhältnis: Klasse VI). Die Bestimmung trifft der Arbeitnehmer.
- Minijobber müssen nicht beim Finanzamt angemeldet werden, da die Zahlungen für sie an die Minijobzentrale fließen
Sie benötigen von jedem Arbeitnehmer daher zumindest die Steueridentifikationsnummer, den Sozialversicherungsausweis und die Mitgliedsbescheinigung seiner Krankenkasse, bei ausländischen Mitarbeitern oft auch eine Arbeitserlaubnis.
Weitere Unterlagen können hilfreich sein, wie Urlaubsbescheinigung der vorherigen Arbeitsstelle, VL-Unterlagen, ggf. ein Schwerbehindertenausweis. Mitunter sind – je nach Branche – weitere erforderlich, wie ggf. vorgeschriebene ärztliche Einstellungs-Untersuchungen oder Belehrungen des Gesundheitsamts nach § 43 Infektionsschutzgesetz.
Weitere Pflichten
Wer Mitarbeiter beschäftigt, der ist dazu verpflichtet, vor der Einstellung eine so genannte Betriebsnummer zu beantragen. Die Nummer teilt die Bundesagentur für Arbeit zu.
Wer erstmalig Beschäftigte beim Finanzamt anmelden will, der hat sich dort zuvor als Arbeitgeber zu registrieren Für Betriebe, welche die Lohnabrechnungen extern vornehmen lassen, genügt es, wenn diese beim Finanzamt registriert sind und die Anmeldung des neuen Mitarbeiters vornehmen.
Die Anmeldung neuer Mitarbeiter bei Krankenkasse, Minijob-Zentrale und Finanzamt ist kostenlos.
