Sofern ein Arbeitgeber Mitarbeiter beschäftigt, ist er nach §108 GewO zur Erstellung einer Lohnabrechnung verpflichtet. Dabei ist irrelevant, in welcher Form die Mitarbeit stattgefunden hat. Damit die Pflichten des Arbeitgebers aus §108 GewO als erfüllt angesehen werden können, muss er seinen Teilpflichten nachkommen und in der Lohnabrechnung alle Pflichtangaben erfüllen.
Erstellung der Lohnabrechnung
Nach §108 GewO hat jeder Arbeitgeber bei Zahlung eines Arbeitsentgelts eine Abrechnung zu erstellen. Sie muss in schriftlicher Form erstellt werden. Die Zustellung muss aber nicht per Post erfolgen, sondern der Arbeitnehmer ist ggf. dazu verpflichtet, die Abrechnung beim Arbeitgeber abzuholen.
Die Erstellung der Lohnabrechnung hat zeitnah zu erfolgen. Wird dies versäumt, kann der Arbeitnehmer mit einer zweiwöchigen Frist zur Nachholung auffordern.
Der Arbeitgeber kann von der Pflicht zur Erstellung einer Lohnabrechnung befreit werden, wenn die Zahlung für jeden Abrechnungszeitraum identisch ist.
Die Lohnabrechnung muss die genaue Aufschlüsselung der Berechnung vom Brutto- zum Nettolohn enthalten.
Erstellung der Verdienstbescheinigung
Verlangt der Arbeitnehmer dies von seinem Arbeitgeber, muss ihm auch eine Verdienstbescheinigung ausgestellt werden. Arbeitnehmer benötigen sie häufig für den Antrag auf Sozialgelder, bei der Wohnungssuche oder der Kreditvergabe. Der Arbeitgeber hat sie dem Arbeitnehmer in elektronischer Form zu übermitteln oder eine Bescheinigung für die Ämter ausfüllen.
Berechnung des Bruttolohns
Auf der Lohnabrechnung muss die Zusammensetzung des Bruttolohns dargelegt werden. Dabei ist zwischen Lohn und Gehalt zu unterscheiden. Gehalt wird etwa nach Vertragsvereinbarung monatlich und unabhängig von der erbrachten Arbeitszeit gezahlt. Lohn hingegen ist konkret mit einer gewissen Leistung, etwa mit einer Anzahl von Arbeitsstunden, verbunden. Auf der Lohnabrechnung muss daher erkennbar sein, wie er sich zusammensetzt. Dafür sollten der Stundenlohn und die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden gelistet werden.
Berechnung des Nettolohns
Der Arbeitgeber ist nach § 108 Abs. 1 GewO verpflichtet, auf der Lohnabrechnung alle Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, sowie Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse aufzulisten. Für den Arbeitgeber muss nachvollziehbar sein, wie sein Nettolohn zustande kommt und welche Abzüge vorgenommen wurden. Die genaue Aufschlüsselung und die Pflichtangaben sind ebenfalls Teil der Arbeitgeberpflichten zur Lohnabrechnung.
Berechnung der Sozialabgaben
Im Sinne einer fachgerechten Berechnung des Nettolohns und genauen Aufschlüsselung, muss der Arbeitgeber die Sozialabgaben berechnen und angeben. Häufig werden diese prozentual und numerisch auf der Lohnabrechnung aufgeführt. Optional kann der Arbeitgeberanteil gelistet werden. Relevant sind für die Berechnung insbesondere:
- Sozialabgaben
- Arbeitslosenversicherung
- Pflegeversicherung
- Krankenversicherung
Die Höhe der Abgaben ist vom Bundesland, Alter des Arbeitnehmers, Familienstand, Höhe des Gehalts sowie einem individuellen Kostensatz für die Krankenkasse abhängig.
In welchem Rahmen der Arbeitgeber sich an dem Sozialabgaben beteiligen muss, ist ebenfalls vom Bundesland abhängig. Als Daumenregel können 45 – 50 % genannt werden, die der Arbeitgeber übernehmen muss.
Berechnung der Steuern
Der Arbeitgeber muss auf der Lohnabrechnung alle anfallenden Steuern berechnen und darlegen. Die Höhe der Steuer ist abhängig von der Steuerklasse, der Kirchenangehörigkeit und dem Bundesland des Arbeitnehmers. Relevant sind vor allem:
- Lohnsteuer
- Soli-Zuschlag
- Kirchensteuer
Teilzahlung der Versicherungen
Nicht nur die Berechnung und Angabe der Versicherungsbeiträge auf der Lohnabrechnung ist für den Arbeitgeber verpflichtend. Er hat die Versicherungsbeiträge auch monatlich zu zahlen.
Beachtung der Pflichtangaben
Die Pflichtangaben auf der Lohnabrechnung können durch die Verwendung einer anerkannten Vorlage in die Lohnabrechnung eingebracht werden. Mit einem derartigen Muster können Sie die Lohnabrechnung auch selbst erstellen.
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