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  • Lohnabrechnung: Bundesweit vom Anwalt

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    Bild Paragraph 105 Begriff der OHG
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    Die Lohnabrechnung gehört zu den wichtigsten Dokumenten für Arbeitnehmer. Unternehmer sind als Arbeitgeber dazu verpflichtet, jedem ihrer Mitarbeiter eine Lohnabrechnung zu erstellen. Sie dienen nicht nur der Nachvollziehbarkeit des eigenen Gehalts. Als offizielles Dokument benötigen Arbeitgeber es für die Wohnungssuche, Bonitätsprüfung oder als Nachweis bei der Steuererklärung.

    Nach § 108 Abs. 1 GewO ist jeder Arbeitgeber zur Erstellung einer Lohnabrechnung verpflichtet. Für Selbstständige und Unternehmer bedeutet sie einen zusätzlichen Aufwand. Daher entscheiden viele Unternehmer sich für die Auslagerung der Lohnbuchhaltung.

    Wenn Sie sich Fragen stellen, wie „Was muss ich zur Lohnbuchhaltung wissen?“ oder „Wer darf die Lohnbuchhaltung machen?“ sind Sie an der richtigen Stelle.

    Als erfahrene Unternehmenskanzlei bieten wir unseren Mandanten einen Lohnbuchhaltungsservice zum monatlichen Fixpreis an. Im folgenden Artikel klären wir über alle praxisrelevanten Details auf.

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    Ziele der Lohnbuchhaltung

    1. Senkung der laufenden Kosten
    2. Papierkram reduzieren
    3. Datensicherheit
    4. Kostentransparenz
    1. Ziel: Senkung der laufenden Kosten

    Durch die Ausgliederung der Lohnbuchhaltung können Sie und Ihr Unternehmen die laufenden Kosten reduzieren. Sie fokussieren sich auf Ihre A-Kompetenzen und Kernkompetenzen, die als einkommensproduzierende Faktoren zu kategorisieren sind. Die Kosten werden gesenkt, da der Dienstleister seinen A-Kompetenzen nachgeht und eine Lohnbuchhaltung günstiger anbieten kann.

    1. Ziel: Papierkram reduzieren

    Indem Sie die Lohnbuchhaltung aussondern, können Sie den unternehmensinternen Papierkram reduzieren.  Alle relevanten Belege und sonstige formalen Dokumente werden in den Verantwortungsbereich des Dienstleisters übergeben.

    1. Ziel: Datensicherheit

    Als professioneller Dienstleister bieten wir Lohnbuchhaltung zum höchsten Standard der Datensicherheit an. Unsere Buchhaltungssysteme erfüllen die Anforderungen des ITSG-Standards und des GDPdU. Zudem sind unsere juristischen Mitarbeiter zur absoluten Verschwiegenheit verpflichtet.

    1. Ziel: Kostentransparenz

    Durch die Auslagerung der Lohnbuchhaltung an einen professionellen Dienstleister mit Fixpreis erhalten Sie absolute Kostentransparenz. Wir bieten unseren Mandanten einen festen Preis an, der unabhängig vom tatsächlichen Aufwand ist. Sollten etwa für die Inventur zusätzliche Mitarbeiter eingestellt werden, bleiben die Kosten gleich und überschaubar. Bei einer internen Lohnabrechnung wäre dies nicht gegeben.

    Wer benötigt eine Lohnabrechnung?

    Die Kernpunkte

    • Jeder Arbeitgeber muss nach § 108 Abs. 1 GewO eine Lohnabrechnung erstellen. Die Art der Beschäftigung ist dabei irrelevant.

    • Es muss zwischen Lohn und Gehalt unterschieden werden.

    • Arbeitnehmer benötigen einen Lohnnachweis für viele alltägliche Angelegenheiten.

    Nach § 108 Abs. 1 GewO ist jeder Arbeitgeber zur Erstellung einer Lohnabrechnung verpflichtet. Dabei ist irrelevant, ob die Arbeitnehmer in Vollzeit, Teilzeit, als Minijobber oder Praktikanten beschäftigt werden.

    Arbeitnehmer benötigen eine Lohnabrechnung als rechtlich anerkannten Nachweis über ihren Lohn. Ein derartiger Nachweis ist etwa für die Steuererklärung, Kreditvergabe oder Wohnungssuche interessant.

    Lohnt oder Gehalt: Ein Unterschied

    Lohn und Gehalt sind zwei unterschiedliche Begriffe, die es zu differenzieren gilt. Beide beschreiben die finanzielle Entlohnung eines Mitarbeiters für seinen Arbeitseinsatz. Allerdings bestehen folgende Unterschiede:

    • Der Lohn basiert auf den tatsächlichen Arbeitsstunden. Seine Endsumme wird durch die Aufsummierung der erbrachten Arbeitsstunden zum vereinbarten Stundenlohn berechnet. Daher kann der Lohn monatlich variieren.
    • Das Gehalt ist ein monatlicher fester Betrag, der jeden Monat erneut ausgezahlt wird. Die tatsächlich erbrachte Arbeitsleistung ist dabei irrelevant. Der Arbeitgeber muss im Rahmen der Abrechnung darauf hinweisen, ob der Betrag ein Gehalt oder ein Lohn darstellt

    So funktioniert die Lohnabrechnung

    Die Kernpunkte

    • Jeder Arbeitgeber hat einen Anspruch auf eine monatliche Lohnabrechnung. Dabei wird aufgezählt, welcher Lohn durch welche Arbeitsleistung oder welches Gehalt erwirtschaftet wurde.

    • Zusätzlich muss der Arbeitgeber erkennen, welche Abgaben von seinem Bruttogehalt geleistet wurden. Die einzelnen Abschläge müssen prozentual und numerisch aufgelistet werden. Die Höhe der einzelnen Abschläge ist abhängig von der Höhe des Gehalts, sowie aller zutreffenden Versicherungen oder Steuersätze.

    • Nicht nur der Arbeitnehmer, sondern auch die zuständige Finanzverwaltung muss monatlich den Nachweis der Lohnabrechnung erhalten.

    • Sobald ein Arbeitnehmer einen rechtlichen Anspruch auf die Auszahlung des Gehalts hat, muss er eine monatliche Lohnabrechnung erhalten. Neben der genauen Netto- und Bruttobeträge und der erbrachten Arbeitsleistung (Bei Lohn), müssen alle Abzüge genau gelistet werden. Die einzelnen Sätze sind abhängig von der Art der Versicherung und der Höhe der zutreffenden Steuersätze.Die relevanten Daten der Lohnabrechnung

      Der Inhalt der jeweiligen Lohnabrechnung ist abhängig von der Art des Entgelts.

      • Lohn oder Gehalt: Auf der Abrechnung muss erkennbar sein, ob das Entgelt des Arbeitnehmers einen Lohn oder ein Gehalt darstellt. Ein Lohn wird monatlich abhängig von der Anzahl der erbrachten Arbeitsstunden errechnet. Ein Gehalt hingegen wird monatlich gezahlt und ist unabhängig von der Anzahl der erbrachten Arbeitsstunden.
      • Arbeitnehmerdaten: Die persönlichen Daten des Arbeitnehmers, wie Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID und Steuerklasse, müssen aufgelistet sein.
      • Abrechnungshinweis: Zu welchen Stunden und Arbeitszeiten hat der Arbeitnehmer gearbeitet? Wie viele Arbeitstage hat er aufgrund von Krankheit gefehlt?
      • Brutto-Bezüge: Es müssen alle relevanten Brutto-Bezüge sowie ein Hinweis zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht gelistet werden. Dabei sind der Stundenlohn, Feiertagslohn und das Urlaubsgeld inbegriffen.
      • Netto-Bezüge: Die Summe aller Abzüge muss numerisch gelistet werden.
      • Auszahlungsbetrag: Der ausgezahlte Nettolohn oder -gehalt muss gelistet werden.
      • Bankdaten des Arbeitnehmers: Die IBAN, BIC und der Name des Kreditinstituts des Arbeitgebers müssen gelistet werden.
      • Fußzeile: Ein Hinweis auf 108 Abs. 3 GewO muss eingebracht werden.
      • Optional: Gesamtkosten des Arbeitgebers für die Beschäftigung sowie Hinweis auf betriebliche Altersvorsorge

       

      Die Abgaben der Lohnabrechnung

      Nicht nur die Stammdaten, sondern auch alle Abgaben müssen in der Lohnabrechnung aufzählt werden. Das beinhaltet alle Abzüge für Steuern, Versicherungen oder sonstige Sachbezüge:

      • Krankenversicherung

      Die Krankenversicherung sowie der dafür bezahlte Beitrag muss in der Lohnabrechnung erwähnt werden. Im Jahr 2019 beträgt der Beitragssatz 14,6 % des Bruttogehalts. Dabei müssen 7,3 % vom Arbeitgeber und der restliche Betrag vom Arbeitnehmer bezahlt werden. Hinzu kommt ein persönlicher Beitragssatz, der von der Krankenversicherung festgelegt und vom Arbeitnehmer selbst übernommen wird. Ist der Arbeitnehmer privat versichert, greift diese Regelung nicht. Ein individueller Beitragssatz ist zu zahlen.

      • Pflegeversicherung

      Jeder Arbeitnehmer muss einen Beitrag zur Pflegeversicherung leisten. Der genaue Satz ist vom Alter und vom Familienstand des Arbeitnehmers abhängig. Kinderlose Arbeitnehmer über 23 Jahre müssen in 2019 3,3 % ihres Bruttogehalts als Beitrag zahlen. Hat der Arbeitnehmer Kinder müssen lediglich 3,05 % gezahlt werden. Abhängig vom Standort des Unternehmens, muss der Arbeitgeber zwischen 1,525 % und 1,025 % zahlen.

      • Rentenversicherung

      Es ist ein monatlicher Beitrag zur Rentenversicherung zu entrichten. Der monatliche Beitrag beträgt 18,6 % des Bruttogehalts. Die Hälfte davon übernimmt der Arbeitgeber.

      • Arbeitslosenversicherung

      Arbeitnehmer müssen einen monatlichen Beitrag zur Arbeitslosenversicherung entrichten. Der Betrag liegt bei 2,5 % des Bruttogehalts. Soldaten, Beamte und Minijobber müssen keinen Beitrag leisten.

      • Lohnsteuer

      Alle Arbeitnehmer müssen auf Ihre Einkünfte aus nicht-selbstständiger Arbeit eine Lohnsteuer entrichten. Die Höhe der Lohnsteuer hängt von der Steuerklasse ab, welche wiederum von der Höhe des Gehalts abhängig ist. Kommen andere Einnahmen hinzu, wie etwa Kapitaleinkünfte oder Mieteinnahmen, spricht man von Einkommensteuer.

      • Solidaritätszuschlag

      Zusätzlich zur Lohnsteuer müssen Arbeitnehmer einen Solidaritätszuschlag entrichten. Aktuell beträgt dieser 5,5 % der Lohnsteuer. Alleinstehende Personen müssen bis zu Einnahmen in Höhe von 972 € keinen Solidaritätszuschlag entrichten. Für Paare zählt ein Freibetrag von 1.944 €.

      • Kirchensteuer

      Ist der Arbeitnehmer Mitglied in einer kirchlichen Organisation, so muss er Kirchensteuer errichten. Damit eine Organisation überhaupt Kirchensteuer erheben darf, muss diese als Körperschaft des öffentlichen Rechts angemeldet sein. Sowohl die katholische als die evangelische Kirche sowie jüdische Gemeinden gehören dazu. Die Höhe der Kirchensteuer ist vom Gehalt und vom Bundesland des Arbeitnehmers abhängig.

      • Sachbezüge

      Sachbezüge müssen ebenfalls in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Erhält ein Arbeitnehmer eine sachliche Leistung anstelle eines monetären Lohns kann von einem Sachbezug die Rede sein. Der Wert wird zwar von seinem Lohn abgezogen, doch ist deutlich günstiger, als würde er ihn auf dem regulären Weg beziehen.

      Ein Beispiel einer Lohnabrechnung

      Das nachfolgende Beispiel soll die Lohnabrechnung in der Praxis verdeutlichen. Angenommen ein angestellter Handwerker aus Köln, der gesetzlich krankenversichert, aus der Kirche ausgetreten und kinderlos ist, verdient monatlich 2.200 € brutto. Zudem erhält er eine Monatskarte für die öffentlichen Verkehrsmittel im Wert von 40€ anstatt der regulären 80€. Seine Lohnabrechnung würde wie folgt aussehen:

      Art der AbgabeAnteilGeldsumme
      Krankenversicherung15,5% (14,6% gesetzlich + 0,9% individuell)170,50 € (85,25€ zahlt der Arbeitgeber)
      Pflegeversicherung2,55%33,55€ (16,78 € zahlt der Arbeitgeber)
      Rentenversicherung18,6%204,60 € (102,3€ zahlt der Arbeitgeber)
      Arbeitslosenversicherung2,5%27,5€
      Summe Sozialabgaben441,65
      LohnsteuerSteuerklasse I224,75€
      Kirchensteuer9%20,22
      Soli12,36€
      SachbezügeFahrkarte40€
      Summe Steuern257,33
      Nettogehalt 1.501,02

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    Vorteile

    Die Kernpunkte

    • Überblick Vorteile

      ✓ Auf Fachexpertise vertrauen
      ✓ Rechtliche Sicherheit
      ✓ Laufende Kosten Senken
      ✓ Zeitliche Ersparnis durch Outsourcing
      ✓ Sichere Abwicklung
      ✓ Zahlen im Blick behalten
      ✓ Kostentransparenz
      ✓ Schutz vor Personalausfall

    ✓ Auf Fachexpertise vertrauen

    Durch die Auslagerung der Lohnbuchhaltung an einen professionellen Dienstleister vertrauen Sie auf die Fachexpertise von Experten. Die Professionalisierung der Dienstleister sorgt dafür, dass Sie eine Lohnbuchhaltung auf höchstem Niveau erhalten, ohne unternehmensintern in die Ausbildung von Mitarbeitern investieren zu müssen.

    ✓ Rechtliche Sicherheit

    Indem Sie die Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister ausgliedern, minimieren Sie das rechtliche Risiko Ihrer Unternehmung. Nicht Sie oder die Geschäftsführung, sondern der Dienstleister haftet für Fehler in der Buchhaltung oder für Nichteinhaltung der Fristen. Als Unternehmenskanzlei kennen wir die rechtlichen Entwicklungen im Steuerrecht und halten Ihre Lohnbuchhaltung auf dem neusten Stand.

    ✓ Laufende Kosten senken

    Unternehmen sollten sich im Sinne des komparativen Vorteils auf Ihre A-Kompetenzen fokussieren. Demnach arbeitet das Unternehmen wirtschaftlicher, wenn es sich auf die Faktoren fokussiert, die es perfektioniert hat und über die Expertise verfügt. Alle anderen Aufgaben sollten im Sinne einer Kostenoptimierung ausgegliedert werden. Demnach kann ein externer Dienstleister, dessen Expertise die Lohnbuchhaltung ist, seinen Service günstiger anbieten, als ein Unternehmen ihn intern organisieren kann, dessen Kernkompetenzen woanders liegen. Die Prozessstruktur eines professionellen Dienstleisters ist bereits optimiert.

    ✓ Zeitliche Ersparnis durch Outsourcing

    Neben den Kosten für Infrastrukturen und Weiterbildung der Mitarbeiter, verschafft die Ausgliederung der Lohnbuchhaltung auch ein zeitliches Ersparnis. Ihre Mitarbeiter können sich auf Ihre Kernaufgaben fokussieren und müssen sich nicht laufend mit der Lohnbuchhaltung beschäftigen.

    ✓ Sichere Abwicklung

    Professionelle Anbieter können Ihren Kunden in Sachen Lohnbuchhaltung einen Datenschutz auf höchstem Niveau bieten. Wir arbeiten nur mit Software-Lösungen, die dem höchsten Datenschutzstandart, GDPdU, sowie dem ITSG-Standard entsprechen. Zudem unterliegen unsere Mitarbeiter einer Verschwiegenheitserklärung. Somit sind Ihre Daten bei uns absolut sicher.

    ✓ Zahlen im Blick behalten

    Dank der laufenden Buchhaltung behalten Sie die Zahlen für die Personalkosten im Blick. Wir übernehmen Ihre Lohnbuchhaltung mit anwaltlicher Gewähr und lassen Ihnen in regelmäßigen Abständen die Zahlen zukommen.

    ✓ Kostentransparenz

    Wir bieten unseren Mandanten eine Lohnabrechnung zum monatlichen Fixpreis an. Dadurch können wir eine absolute Kostentransparenz herstellen. Bei einer unternehmensinternen Lohnbuchhaltung können die Kosten je nach Aufwand variieren und sind daher nicht zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar. Ein monatlicher Fixpreis umgeht diesen Zustand.

    ✓ Schutz vor Personalausfall

    Bei der Ausgliederung der Lohnbuchhaltung übernimmt der externe Dienstleister die volle Verantwortung für deren fristgerechte und korrekte Durchführung. Bei einer unternehmensinternen Buchführung kann Personalausfall dazu führen, dass die Lohnabrechnung nicht vorgenommen wird. Eine Ausgliederung beugt dem vor, da der Dienstleister selbstständig für Ersatz sorgen muss.

    Nachteile

    Die Kernpunkte

    • X Laufender Kostenpunkt Intern machen

      X Bei eigener A-Kompetenz Intern machen

    X Laufender Kostenpunkt Intern machen

    Durch die Beauftragung eines externen Dienstleisters entsteht ein laufender Kostenpunkt und eine Zahlungsverpflichtung. Sollte etwa in einem Monat der Umfang der Lohnabrechnung aus irgendeinem Grund deutlich geringer ausfallen, bleiben die monatlichen Kosten dennoch bestehen.

    Alternative: Sollten Sie viele temporäre Mitarbeiter, je nach Auftragslage beschäftigen, oder ein besonders saisonales Geschäft haben, kann der laufende Kostenpunkt nachteilig sein. In diesem Fall könnten Sie erwägen, die Lohnabrechnung selbst vorzunehmen, um einen laufenden Kostenpunkt zu beheben.

    X Bei eigener A-Kompetenz Intern machen

    Ist Ihr Unternehmen selbst ein Buchführungsbüro oder geht einem verwandten Geschäft nach, macht eine Ausgliederung im Sinne des komparativen Vorteils keinen Sinn. Wahrscheinlich haben Sie intern bereits optimierte Prozesse aufgebaut, die Sie Ihren Kunden und Mandanten anbieten.

    Alternative: Liegen Ihre Kernkompetenzen im Bereich der Buchhaltung, können Sie diese intern vornehmen.

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    Lohnabrechnung selber machen oder outsourcen?

    Die Kernpunkte

    • Die Lohnabrechnung kostet Zeit und Geld. Viele Unternehmer entscheiden sich deshalb für die Ausgliederung der Lohnabrechnung.

    • Es gibt Argumente, die für und welche die gegen die Ausgliederung der Lohnabrechnung sprechen. Dafür sprechen die vermeintliche Kosteneffizienz, der Schutz vor Personalausfall, die Kostentransparenz sowie die höhere Flexibilität.

    • Gegen eine Ausgliederung sprechen der Kontrollverlust, die laufenden Kosten sowie eine laufende Abhängigkeit durch den Verzicht auf das interne Know-how.

    • Unternehmer sollten die Argumente abwägen und sich wohlüberlegt entscheiden.

    Unternehmer sollten in Erwägung ziehen, Ihre Lohnbuchhaltung auszugliedern. Eine pauschale Empfehlung kann es jedoch nicht geben, denn unter gewissen Umständen ist die Interne Abhandlung der Buchführung empfehlenswert. Eine gründliche Abwägung aller relevanten Aspekte sollte vorgenommen werden.

    Einige Nachteile vorhanden

    Trotz zahlreicher Argumente für die Ausgliederung der Lohnbuchhaltung, existieren auch nachvollziehbare Argumente dagegen. Erst bei einer ganzheitlichen Betrachtung können Unternehmer eine fundierte Entscheidung treffen.

    • Vernichtung hauseigenen Know-hows

    Indem Sie auf eine Ausgliederung vertrauen, entscheiden Sie sich gegen den Aufbau von hausinternem Know-how der Lohnbuchhaltung. Sie vertrauen auf einen externen Dienstleister. Eine weitere Schulung interner Mitarbeiter macht keinen Sinn. Da eine interne Lohnbuchhaltung jedoch weder Alleinstellungsmerkmal noch sonstiges Verkaufsargument ist, können Sie darauf verzichten.

    • Kontrollverlust

    Durch die Ausgliederung der Buchhaltung verlieren Sie die alleinige Informationshoheit über Ihre Personalabrechnung. Ein Dritter erhält Einblick in Ihre Daten und hat während des Monats mehr Informationen über die Personalkosten als Sie. Wir arbeiten mit dem höchsten Standard des Datenschutzes. Unsere Mitarbeiter unterliegen einer Verschwiegenheitspflicht. Unsere Software-Systeme unterliegen dem höchsten Standard zur Datensicherheit, der ISO 72001, und den Anforderungen der EU-DSGVO. Daher sind Ihre Daten mit uns sicher.

    • Abhängigkeit vom externen Dienstleister

    Mit der Ausgliederung der Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister begeben Sie sich in eine gewisse Form der Abhängigkeit. Sie sind dauerhaft auf die Geschäftsbeziehung angewiesen. Anders als bei einem Lieferanten, ist die Abhängigkeit jedoch eher von geringer Bedeutung. Die Lohnbuchhaltung ist austauschbar. Wir arbeiten mit niedrigen Fixpreisen und bauen eine langfristige Geschäftsbeziehung zu unseren Mandanten aus.

    • Laufende Kosten

    Zeitgleich entstehen laufende monatliche Kosten für die Auslagerung der Lohnabrechnung. Das kann für bestimmte Betrieb, die etwa saisonal arbeiten und nur gelegentlich viele Mitarbeiter beschäftigen, zum wirtschaftlichen Nachteil werden.

    In den meisten Fällen überwiegen die Vorteile

    Auch wenn eine pauschale Aussage nicht möglich ist, scheint es so als würden die Vorteile für die meisten Unternehmen überwiegen.

    • Mehr Zeit für Tagesgeschäft und Weiterentwicklung

    Durch die Ausgliederung der Lohnbuchhaltung schaffen Sie sich mehr Zeit für die Kernaufgaben und die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens. Meistens kann durch die freigewordene Zeit mehr Gewinn erwirtschaftet werden, als ein formaler Aufwand wie die Lohnbuchhaltung kosten kann.

    • Ausgliederung der Haftung

    Professionelle Anbieter können Ihnen eine Lohnbuchhaltung mit Haftungsübernahme anbieten. Wir übernehmen die Haftung für Fehler in Ihrer Lohnbuchhaltung, wodurch das wirtschaftliche Gesamtrisiko Ihres Unternehmens verringert wird.

    • Geringere Kosten dank Prozessoptimierung

    Ein professioneller Dienstleister hat seine eigenen Prozesse bereits optimiert. Er handelt nach seinen A-Kompetenzen und kann daher eine bessere Prozessstruktur anbieten, als ein Unternehmen, das seine Lohnbuchhaltung erst aufbauen muss.

    • Schutz vor Personalausfall

    Eine ausgelagerte Lohnbuchhaltung ist resistent gegen unternehmensinternen Personalausfall. Ihr Dienstleister übernimmt die Verantwortung für den reibungslosen Ablauf.

    Fazit: Vorteile überwiegen in vielen Fällen

    Für die meisten Unternehmen ist die Auslagerung der Lohnbuchhaltung eine wirtschaftliche Entscheidung. Solange die A-Kompetenzen des Unternehmens selbst nicht im Bereich der Buchhaltung liegen, entsteht durch die Ausgliederung ein zeitlicher und finanzieller Vorteil für das Unternehmen. Zudem wird das Gesamtrisiko minimiert, da sowohl die Haftung als auch potenzieller Personalausfall abgefangen werden.

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    Pflichten und Pflichtangaben

    Die Kernpunkte

      • Erstellung der Lohnabrechnung
      • Erstellung der Verdienstbescheinigung
      • Berechnung des Bruttolohns
      • Berechnung des Nettolohns
      • Berechnung der Sozialabgaben
      • Berechnung der Steuern
      • Teilzahlung der Versicherungen
      • Berücksichtigung der Pflichtangaben

    Sofern ein Arbeitnehmer Mitarbeiter beschäftigt, ist er nach §108 GewO zur Erstellung einer Lohnabrechnung verpflichtet. Dabei ist irrelevant, in welcher Form die Mitarbeit stattgefunden hat. Damit die Pflichten des Arbeitgebers aus §108 GewO als erfüllt angesehen werden können, muss er seinen Teilpflichten nachkommen und in der Lohnabrechnung alle Pflichtangaben erfüllen.

    Erstellung der Lohnabrechnung

    Nach §108 GewO hat jeder Arbeitnehmer bei Zahlung eines Arbeitsentgelts eine Abrechnung zu erstellen. Sie muss in schriftlicher Form erstellt worden sein. Die Zustellung muss nicht per Post erfolgen, sondern der Arbeitnehmer ist dazu verpflichtet, diese beim Arbeitgeber abzuholen. Der Arbeitgeber kann von der Pflicht zur Erstellung einer Lohnabrechnung befreit werden, wenn die Zahlung für jeden Abrechnungszeitraum identisch ist. Die Erstellung der Lohnabrechnung hat zeitnah zu erfolgen. Wird diese versäumt, kann der Arbeitnehmer mit einer zweiwöchigen Frist zur Nachholung auffordern.

    Die Lohnabrechnung muss die genaue Aufschlüsselung der Berechnung vom Brutto- zum Nettolohn enthalten.

    Erstellung der Verdienstbescheinigung

    Verlangt der Arbeitnehmer dies von seinem Arbeitgeber, muss diesem eine Verdienstbescheinigung ausgestellt werden. Arbeitnehmer benötigen es häufig für den Antrag von Sozialgeldern, bei der Wohnungssuche oder der Kreditvergabe. Der Arbeitgeber hat es dem Arbeitnehmer in elektronischer Form zu übermitteln oder muss eine Bescheinigung für die Ämter ausfüllen.

    Berechnung des Bruttolohns

    Auf der Lohnabrechnung muss die Zusammensetzung des Bruttolohns dargelegt werden. Dabei ist zwischen Lohn und Gehalt zu unterscheiden. Ein Gehalt wird etwa nach Vertragsvereinbarung, monatlich und unabhängig von der erbrachten Arbeitszeit gezahlt. Ein Lohn hingegen ist konkret mit einer gewissen Leistung, etwa mit einer Anzahl von Arbeitsstunden, verbunden. Auf der Lohnabrechnung muss daher erkennbar sein, wie der Lohn sich zusammensetzt. Dafür sollten der Stundenlohn und die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden gelistet werden.

    Berechnung des Nettolohns

    Der Arbeitgeber ist nach § 108 Abs. 1 GewO verpflichtet, auf er Lohnabrechnung alle Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, sowie Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüssen aufzulisten. Für den Arbeitgeber muss nachvollziehbar sein, wie sein Nettolohn zustande kommt und welche Abzüge vorgenommen wurden. Die genaue Aufschlüsselung und die Pflichtangaben sind ebenfalls Teil der Arbeitgeberpflichten zur Lohnabrechnung.

    Berechnung der Sozialabgaben

    Im Sinne einer fachgerechten Berechnung des Nettolohns und genauen Aufschlüsselung, muss der Arbeitgeber die Sozialabgaben berechnen und angeben. Häufig werden diese prozentual und numerisch auf der Lohnabrechnung aufgeführt. Optional kann der Arbeitgeberanteil gelistet werden. Relevant sind für die Berechnung insbesondere:

    • Sozialabgaben
    • Arbeitslosenversicherung
    • Pflegeversicherung
    • Krankenversicherung

    Die Höhe der Abgaben ist vom Bundesland, Alter des Arbeitnehmers, Familienstand des Arbeitnehmers, Höhe des Gehalts sowie einem individuellen Kostensatz für die Krankenkasse abhängig.

    In welchem Rahmen der Arbeitgeber sich an dem Sozialabgaben beteiligen muss, ist ebenfalls vom Bundesland abhängig. Als Daumenregel können 45 – 50 % genannt werden, die der Arbeitgeber übernehmen muss.

    Berechnung der Steuern

    Der Arbeitgeber muss auf der Lohnabrechnung alle anfallenden Steuersätze berechnen und darlegen. Die Höhe der Steuer ist abhängig von der Steuerklasse, der Kirchenangehörigkeit und dem Bundesland des Arbeitnehmers. Relevant sind vor allem:

    • Lohnsteuer
    • Soli-Zuschlag
    • Kirchensteuer

    Teilzahlung der Versicherungen

    Nicht nur die Berechnung und Angabe der Versicherungsbeiträge auf der Lohnabrechnung sind für den Arbeitgeber verpflichtend. Er hat die Versicherungsbeiträge ebenso monatlich zu zahlen.

    Beachtung der Pflichtangaben

    Die Pflichtangaben auf der Lohnabrechnung können durch die Verwendung einer anerkannten Vorlage einfach in die Lohnabrechnung eingebracht werden. Mit einem derartigen Muster können Sie die Lohnabrechnung selbst erstellen. Wir arbeiten mit einer professionellen und datenschützenden Software, die für alle Beschäftigungstypen und Branchen rechtlich zulässige Lohnabrechnungen erstellen.

    Aufbau einer Lohnabrechnung

    Um den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden, sollte eine Lohnabrechnung dem folgenden Muster zumindest ähneln.

    Kopfteil

    Folgende Daten müssen auf dem Kopfteil berücksichtigt werden:

    • Name und Anschrift des Arbeitgebers
    • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitgebers
    • Abrechnungsperiode und Zeitraum
    • Dauer des Arbeitsverhältnisses
    • Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID des Arbeitnehmers

    Hauptteil

    Auf dem Hauptteil der Lohnabrechnung sollten folgende Angaben vorzufinden sein:

    • Berechnung des Bruttolohns bzw. -gehalts
    • Sachbezüge und andere geldwerte Vorteile
    • Vermögenswirksame Leistungen
    • Wenn vorhanden: Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
    • Steuerfreibeträge
    • Wenn vorhanden: Abzug der Kirchensteuer
    • Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
    • Aufwandsentschädigungen
    • Sonstige Abzüge (Urlaub, Steuern, Versicherungen, Pfändungen etc)
    • Bankdaten des Arbeitnehmers (IBAN, BIC, Institut)
    • Auszahlungsbetrag

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    Netto-/Bruttoberechnung

    Die Kernpunkte

    • Die Berechnung von Brutto zu Netto bezeichnet die Umrechnung des vollen Gehalts vor der Abzüge für Steuern und Versicherungen bis hin zum tatsächlich ausgezahlten Betrag.

    • Das Bruttogehalt ist somit das Gehalt, dass ein Arbeitnehmer ausgezahlt kriegt. Tatsächlich werden seine Steuern und Versicherungsbeiträge automatisch abgezogen und erhält das Nettogehalt ausgezahlt. 

    • Der Arbeitgeberbrutto bezeichnet den vollen Betrag, den ein Arbeitgeber für seinen Mitarbeiter zahlen muss. Neben dem Bruttogehalt fallen auch für ihn weitere Kosten an, da er Versicherungsbeiträge teilweise übernehmen muss.

    Arbeitgeberbrutto berechnen

    Im Rahmen einer angemessenen Finanzplanung müssen Unternehmen ihren Arbeitgeberbruttoanteil berechnen. Der Arbeitgeberbrutto ist die wichtigste Kennzahl bei der Personalplanung.

    Definition: Was ist der Arbeitgeberbrutto

    Der Arbeitgeberbrutto ist ein Begriff im Unternehmerjargon. Er bezeichnet die Summe aller Lohnkosten, die ein Arbeitgeber für einen Mitarbeiter zu zahlen hat. Daher ist nicht nur der auszuzahlende Bruttolohn oder – gehalt eingeschlossen, sondern auch die Sozialabgaben, die der Arbeitgeber für seine Mitarbeiter zu leisten hat. Der Arbeitgeberbrutto ist daher stets höher als das Bruttogehalt.

    Abzüge für Versicherungen variieren

    Die absoluten Abzüge für die Versicherungen der Arbeitnehmer sind abhängig von der Höhe des Einkommens. Zudem sind die prozentualen Beiträge abhängig von dem Bundesland des Unternehmens und des Arbeitnehmers.

    Wir berechnen die Abzüge beispielhaft an einem Arbeitnehmer mit folgenden Daten:

    • 35 Jahre
    • Ledig und kinderlos
    • Steuerklasse I
    • Bruttoeinkommen monatlich: 3800 €
    • 40 Std. / Woche
    • Nordrhein-Westfalen
    • Gesetzlich krankenversichert: 0,9% Zusatz
    • Gesetzlich rentenversichert
    • Gesetzlich arbeitslosenversichert
    • Gesetzlich pflegeversichert
    • Ist Mitglied der katholischen Kirche

    Berechnung der Krankenversicherung

    Der Satz für die Krankenversicherung beträgt 14,6 % sowie 0,9% zusätzlich als individuellen Satz. Der Arbeitgeber zahlt die Hälfte der Krankenversicherung, also 7,5% auf das Bruttogehalt.

    3.800 € x 0,075 = 294,50

     

    Berechnung der Arbeitslosenversicherung

    Für die gesetzliche Arbeitslosenversicherung muss ein pauschaler Beitrag von 2,5 % auf das Bruttogehalt gezahlt werden. Der Arbeitgeber zahlt die Hälfte, also 1,25%.

    3.800 € X 0,0125 = 47,5

     

    Berechnung der Pflegeversicherung

    Der Beitrag für die gesetzliche Pflegeversicherung beträgt 3,30 %. Für 53,78% dessen muss der Arbeitnehmer aufkommen. 46,22 % zahlt der Arbeitgeber.

    3.800 € x 0,01525 = 57,95


    Gesamtberechnung des Arbeitgeberbrutto

    BruttogehaltMonatlichJährlich
     3.800 45.600
    Rentenversicherung353,40 4.240,80
    Arbeitslosenversicherung47,50 570
    Pflegeversicherung57,95 695,40
    Krankenversicherung294,50 3534,00
    Gesamt4.553,35 54.640,20

     

    Der Arbeitgeber zahlt 4.553,35 € monatlich und 54.640,20 € jährlich für seinen Angestellten. Jedes Jahr zahlt er 9.040,2 € Sozialabgaben. Monatlich entstehen neben seinem Bruttogehalt von 3.800 € Kosten in Höhe von 753,35 €.

    Brutto-/Nettoberechnung bei Arbeitnehmern

    Die Berechnung von es Nettogehalts oder -lohns erfolgt unter der Beachtung unterschiedlicher Faktoren. Die Steuerklasse, die zutreffenden Steuern und die entsprechenden Sozialbeiträge, sowie Freibeträge und die restlichen Bezüge nehmen Einfluss auf das Ergebnis.


    Faktor I
    – Steuerklassen

     Steuerklasse I

    Alleinstehende Personen, wie Ledige, Verwitwete oder Geschiedene, gehören zur Steuerklasse I. Verheiratete oder Personen in einer Partnerschaft können zu dieser Steuerklasse zählen, wenn sie dauerhaft getrennt leben oder der Partner in Deutschland nur eingeschränkt steuerpflichtig ist.

    Steuerklasse II

    Alleinerziehende, die zur Steuerklasse I gehören und gleichzeitig den Entlastungsbetrag für Alleinerziehende beanspruchen können, gehören zur Steuerklasse II.

    Steuerklasse III

    Zur Steuerklasse III gehören dauerhaft zusammenlebende Paare, die nicht zur Steuerklasse IV gehören. Einer der Partner ist nicht berufstätig oder selbstständig, während der andere Partner berufstätig oder im letzten Kalenderjahr verstorben ist. Bis zum Todeszeitpunkt müssen die Paare zusammengelebt haben.

    Steuerklasse IV

    In diese Klasse gehören verheiratete oder sonstige Paare, die beide Arbeitnehmer, aber dennoch eingeschränkt einkommenssteuerpflichtig sind. Keiner der Partner gehört in die Steuerklasse III, da sonst der andere Partner zur Steuerklasse V gehören würde. Zudem gibt es die erweiterte Steuerklasse IV mit Faktor.

    Steuerklasse V

    Hierzu zählen Arbeitnehmer, deren Partner in Steuerklasse III sind.

    Steuerklasse VI

    Diese Klasse ist für alle Arbeitnehmer, die in mehr als einem Arbeitsverhältnis stehen.

    Welchen Einfluss haben die Steuerklassen auf das Nettogehalt?

    Die Steuerklasse bestimmt, welche Steuern und Abzüge sowie dessen Höhe, vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers abgezogen werden. Sie haben somit maßgeblichen Einfluss auf die Höhe des Nettogehalts.

    Steuerliche und soziale Abzüge

    Um ausgehend vom Bruttogehalt oder -lohn das Nettogehalt oder -lohn zu berechnen, müssen alle relevanten Steuern und Abzüge für Sozialversicherungen berücksichtigt werden.

    Relevante Steuern
    • Lohnsteuer: Der größte Steuersatz, der das Bruttogehalt mindert, ist der Lohnsteuersatz. Er setzt sich aus der Lohnsteuer sowie dem Solidaritätszuschlag zusammen. Umso höher das Einkommen, umso höher der Lohnsteuersatz. Dabei wird nicht nur das Einkommen aus dem Arbeitnehmerverhältnis, sondern auch sonstige Einkommensquellen berücksichtigt. Der Steuersatz kann zwischen 14 und 45 % betragen. Von der gezahlten Lohnsteuer müssen zusätzlich 5,5 % für den Solidaritätszuschlag abgezogen werden.
    • Kirchensteuer: Ist der Arbeitnehmer Mitglied einer anerkannten religiösen Gemeinschaft, die als anerkannte Körperschaft des öffentlichen Rechts agiert, muss zudem eine Kirchsteuer abgeführt werden. Abhängig vom Bundesland liegt der Satz herbei zwischen 9 und 8 %.
    Relevante Abzüge für Sozialbeiträge

    Neben den Steuern müssen Beiträge für Sozialversicherungen berücksichtigt werden.

    • Krankenversicherung: Die Hälfte des Beitrags zur Krankenversicherung übernimmt der Arbeitnehmer. Maßgebend ist hier, ob der Arbeitgeber gesetzlich oder privat krankenversichert ist. Bei einer gesetzlichen Versicherung werden pauschal 14,6 % des Bruttogehalts berechnet. Zudem kommt ein individueller Zusatzbeitrag, den die Krankenversicherung festlegt. Der Beitragssatz bei einer Privatversicherung ist komplett vom Einzelfall abhängig.
    • Pflegeversicherung: Der Beitrag für die Pflegeversicherung beträgt bei über 23-jährigen 3,3 % des Bruttogehalts. Hat ein Arbeitnehmer Kinder, sind lediglich 3,05 % zu zahlen. Der Arbeitgeber übernimmt 1,525 % oder in Sachsen 1,025 %.
    • Rentenversicherung: Für die Rentenversicherung müssen 18,6 % des Bruttogehalts abgeführt werden. Auch hier übernimmt der Arbeitgeber die Hälfte.
    • Arbeitslosenversicherung: Der Beitrag für die gesetzliche Arbeitslosenversicherung beträgt 2,5 Prozent. Minijobber, Beamte und Soldaten müssen keinen Beitrag leisten.
    • Arbeitskammerbeitrag: Arbeitnehmer müssen einen Beitrag zur Arbeitskammer leisten, wenn ihre Arbeitgeber einen Sitz in Bremen oder im Saarland haben. Die Beiträge liegen bei 0,15 Prozent des monatlichen Bruttoeinkommens.

     

    Freibeträge und sonstige Bezüge

    Zusätzlich zu den zu leistenden Steuern und Abzügen für Sozialversicherungen, müssen für die Berechnung des Nettogehalts und -lohns die relevanten Freibeträge beachtet werden. Dazu gehören:

    • Grundfreibetrag: Durch den Grundfreibetrag soll gewährleistet werden, dass Arbeitnehmer ihre Existenz sichern können. So sind bei einem Einkommen unter 9168 € keine Steuern zu leisten. Für Paare gilt der doppelte Betrag.
    • Kinderfreibetrag: Der Kinderfreibetrag mindert das Nettoeinkommen bei der Berechnung von Soli und Kirchensteuer und sorgt somit für steuerliche Entlastung. Er beträgt in 2019 4.980 € für beide Elternteile.
    • Erziehungsfreibetrag: Es existiert zudem ein Erziehungsfreibetrag, der bei der Berechnung von Soli und Kirchensteuer abgezogen wird. Er dient der Finanzierung von Bildung, Betreuung und Erziehung von Kindern und beträgt 2.460 €.
    • Ausbildungsfreibetrag: Zusätzlich zum Erziehungsbetrag kann ein Ausbildungsfreibetrag von der Gesamtsumme aller Einkünfte abgezogen werden, wenn ein Kind des Arbeitnehmers sich in schulischer oder betrieblicher Ausbildung befindet. Das Kind muss volljährig sein, den Status eines Auszubildenden oder Studierenden haben, außerhalb des Elternhauses wohnen. Zudem muss noch ein Anspruch auf Kindergeld bestehen. Der Betrag liegt bei 924 €.
    • Sparer-Pauschbetrag: Der Sparer-Pauschbetrag stellt Einkünfte aus Kapitaleinlagen steuerfrei. Der Betrag liegt bei 801€, bei Paaren doppelt so hoch.
    • Rabattfreibetrag: Der Rabattfreibetrag umfasst Sachbezüge, die der Arbeitnehmer im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses erhält. Bis zu einem Wert von 1080 € sind diese Bezüge steuerfrei.

     

    Sonstige Bezüge

    Zudem müssen sonstige Bezüge im Rahmen der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Derartige Bezüge werden unter §39b Abs. 3 EstG geregelt. Dazu gehören u.A.:

    • Urlaubsgeld
    • Weihnachtsgeld
    • Tantiemen
    • Abfindungen
    Berechnung des Nettogehalts eines Vollzeitangestellten

    Anhand unseres obigen Beispiels (hier klicken), berechnen wir nun das Nettogehalt des Vollzeitangestellten aus NRW.

    BruttogehaltMonatlichJährlich
    3.800 €45.600 €
    Rentenversicherung (18,6% / 2)353,40 €4.240,80 €
    Arbeitslosenversicherung (2,5 % /2)47,50 €570,00 €
    Pflegeversicherung (3,3% / 0,537)67,45 €809,40 €
    Krankenversicherung (15,5%)294,50 €3.534,00 €
    Summe Sozialabgaben762,85 €9.154,20 €
    Lohnsteuer ( 16,62 %)631,75 €7.581,00 €
    Soli-Zuschlag (5,5% der Lohnsteuer)34,74 €416,88 €
    Kirchensteuer (1,49%)56,85 €682,20 €
    Summe Steuern723,34 €8.680,08 €
    Nettogehalt2.313,81 €27.765,72 €
    Abgabenlast39,11%39,11%
    StundenlohnBrutto 21,92€Netto: 13,35€
    Berechnung einer Teilzeitstelle

    Der Arbeitnehmer möchte sich nun nebenberuflich selbstständig machen und beantragt einen Wechsel auf Teilzeit. Die Arbeitszeit wird von 40 Stunden pro Woche auf 28 Stunden reduziert.

    BruttogehaltMonatlich / VollzeitMonatlich / TeilzeitVeränderung
    3.800 €2.375 €– 37,50 %
    Rentenversicherung (18,6% / 2)353,40 €220,88 €-37,50 %
    Arbeitslosenversicherung (2,5 % /2)47,50 €29,59 €-37,49 %
    Pflegeversicherung (3,3% / 0,537)67,45 €184,07 €-37,50 %
    Krankenversicherung (15,5%)294,50 €42,16 €-37,49 %
    Summe Sozialabgaben762,85 €476,80 €-37,50%
    Lohnsteuer ( 16,62 %)631,75 €264,75 €-58,09 %
    Soli-Zuschlag (5,5% der Lohnsteuer)34,74 €14,56 €-58,09 %
    Kirchensteuer (1,49%)56,85 €23,82 €-58,10 %
    Summe Steuern723,34 €303,13 €-58,09 %
    Nettogehalt2.313,81 €1595,07 €-58,09 %
    Abgabenlast39,11%  
    StundenlohnBrutto 21,92€ Netto: 13,35€

    Berechnung des Auszubildenden-Nettolohns

    Bei der Lohnabrechnung eines Auszubildenden sind andere Faktoren zu berücksichtigen. Zwar fallen die gleichen Abzüge für Sozialversicherung und Steuern an, doch existiert beispielsweise kein Mindestlohn.

    Lohn abhängig von Ausbildungsdauer

    Nicht nur das Alter des Auszubildenden, sondern auch die Dauer der Ausbildung hat einen maßgeblichen Einfluss auf die Vergütung während der Ausbildung. Sie wird jährlich erhöht. Genaues ist in § 17 BBiG festgelegt. Bei der Anrechnung von Sachleistungen, müssen 25 % der Vergütung anrechnungsfrei bleiben. Die Auszahlung erfolgt spätestens am letzten Arbeitstag des Monats.

    Kein Mindestlohn für Auszubildende

    Anders als bei Minijobbern existiert nach § 22 Abs. 3 Mindestlohngesetz kein Anspruch auf den Mindestlohn für Auszubildende. Es existieren jedoch Tarifregelungen, die von der jeweiligen Branche abhängig sind.

    Sonderregelung für Jugendliche

    Ist der Auszubildende noch minderjährig, müssen folgende Zusätze beachtet werden:

    • Berufsschultage mit mehr als 5 Schulstunden á 45 Minuten à 8 Stunden Arbeitszeit
    • Berufsschulwochen mit 25 Schulstunden an fünf Tagen à 25 Stunden Arbeitszeit
    • Unterrichtszeiten inklusive Pausen als Arbeitszeit

    Gleiche Abzüge und Steuern

    Darüber hinaus fallen für Auszubildende dieselben Abzüge und Steuern an, wie für reguläre Arbeitnehmer.

    Besonderheiten

    Folgende Besonderheiten müssen im Zusammenhang mit dem Auszubildendengehalt berücksichtigt werden.

    • Überstunden dürfen nicht willkürlich angeordnet werden. Es muss der Tarifvertrag, die Betriebsvereinbarung und der Arbeitsvertrag berücksichtigt werden. Überstunden können nicht auf das Weisungsrecht abgestellt werden.
    • Die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten dürfen nicht überschritten werden.
    • Kann ein Auszubildender aufgrund von Krankheit oder Urlaub seine Sachleistungen nicht annehmen, müssen diese anteilig ausgezahlt werden.
    • Wird die Ausbildung über die reguläre Laufzeit verlängert, wird das Gehalt nicht erhö

     

    Lohnabrechnung für Minijobber

    Bei der Lohnabrechnung eines Minijobbers existieren einige Besonderheiten, die für die Lohnabrechnung beachtet werden müssen. Generell haben Sie ein Recht auf eine Berechnung des Lohns.

    Der Minijob bezeichnet zwei Arten der geringfügigen Beschäftigung:

    • 450-Euro-Job: Der Angestellte darf nicht mehr als 450€ pro Monat. Die Beschäftigung läuft auf regelmäßiger Basis.
    • Kurzfristige Beschäftigung: Diese Beschäftigung beläuft sich auf maximal 70 Arbeitstage und ist nicht auf Dauer angelegt.

    Mindestlohn muss gezahlt werden

    Im Sinne des Mindestlohngesetzes (MiLoG) müssen alle geringfügig Beschäftigten mit dem stündlichen Mindestlohn vergütet werden. Im Jahr 2019 beträgt er 9,19 €.

    Andere Steuer- und Versicherungssätze

    Die Steuer- und Versicherungssätze fallen für Minijobber geringfügiger aus.

    • Sozialversicherungsbeitrag: 32,5 %
    • Krankenversicherungsbeitrag: 13 %
    • Rentenversicherungsbeitrag: 15 % vom Arbeitgeber
    • Pauschsteuer: 2 % Pauschsteuer (anstelle von Lohnsteuer, Kirchensteuer und Soli-Zuschlag) an die Minijob-Zentrale
    • Umlagen: 1,6 %
    • Unfallversicherung: Individualfall

    Pflichtangaben sind identisch

    Die Pflichtangaben der Lohnabrechnung sprechen mit denen der regulären Arbeitnehmer überein.

    Lohnabrechnung befristetet Arbeitsvertrag

    Befristete Arbeitnehmer haben ebenso ein Recht auf eine monatliche Lohnabrechnung. Die Abrechnung unterscheidet sich nicht großartig von der eines unbefristeten Angestellten. Die Steuer- und Sozialabzüge sind identisch.

    Bei einer kurzfristig beschäftigten, befristeten Arbeitsverhältnis, werden die Steuersätze eines Minijobbers verwendet (siehe oben).

    Lohnabrechnung Werkstudenten

    Werkstunden können als Minijobber in einem Unternehmen eingebracht werden. Die reguläre Lohnobergrenze kommt dabei nicht zum Tragen. Da jedoch davon ausgegangen wird, das Studierende den Großteil ihrer verfügbaren Zeit für das Studium aufbringen, ist eine zeitliche Obergrenze von 20 Arbeitsstunden pro Woche vorgesehen. Tätigkeiten, die überwiegend in der Nacht oder am Wochenende ausgeübt werden, sind davon ausgenommen. Haben Studierende allerdings bereits eine Abschlussprüfung erbracht, können sie nicht mehr als Werkstudenten tätig werden.

    Be der Berechnung kommen zudem folgende Besonderheiten zum Tragen:

    • Solidaritätszuschlag beträgt 8%
    • Kirchensteuer entfällt
    • Pflegeversicherung entfällt
    • Rentenversicherung: Bei einem Gehalt bis 450 € werden 15 % Arbeitgeberbeteiligung gezahlt, sowie 3,6 % Arbeitnehmerbeteiligung. Bei einem Gehalt über 450€ werden 18,6% Arbeitgeberbeteiligung gezahlt
    • Arbeitslosenversicherung entfällt
    • Arbeitskammerbeitrag in Bremen und Saarland: Entfällt bis 450 € Monatslohn, danach 0,15 %

    Lohnabrechnung freie Mitarbeiter

    Freie Mitarbeiter agieren als Freiberufler oder gewerblicher Dienstleister. Die Abrechnung erfolgt durch Rechnungsstellung von Seiten des freien Mitarbeiters.

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    Die wichtigsten Begriffe zur Lohnabrechnung

    Die Kernpunkte

      • Abrechnungszeitraum
      • Arbeitgeberbrutto
      • Aufbewahrungsfrist
      • Bruttoverdienst
      • Buchhaltungsprogramm
      • Datev
      • Debitoor
      • Entgeltabrechnung
      • Gehalt
      • Ist- und Soll-Versteuerung
      • Kirchensteuer
      • Kleinunternehmer
      • Krankenversicherung
      • Lexware
      • Lohn und Lohnabrechnung
      • Lohnnebenkosten
      • Lohnsteuer
      • Nettoverdienst
      • Pflegeversicherung
      • Rechnungsprogramm
      • Solidaritätszuschlag
      • Sozialversicherungen
      • Verdienstbescheinigungen
      • Vorlage Lohnabrechnung

    Abrechnungszeitraum

    Im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung bezeichnet der Abrechnungszeitraum die zeitliche Periode, für die das Entgelt gezahlt wird. In der Regel wird das Gehalt oder der Lohn monatlich gezahlt, weshalb der Abrechnungszeitraum sich über die Periode eines Monats erstreckt.

    Wird der Lohn und nicht das Gehalt eines Mitarbeiters berechnet, wird die tatsächliche Arbeitszeit zur Berechnung des Entgelts herangezogen. Häufige Berechnungsmaßstäbe sind dabei Arbeitsstunden oder Arbeitstage.

    Arbeitgeberbrutto

    Als Arbeitgeberbrutto bezeichnet man die Gesamtkosten eines Mitarbeiters für den Arbeitnehmer. Da dieser anteilig die Sozialbeiträge des Arbeitnehmers mitzutragen hat, ist der Arbeitgeberbrutto höher als das Bruttogehalt. Er umfasst die gesamten Personalkosten eines Arbeitnehmers.

    Aufbewahrungsfrist

    Als Arbeitnehmer- und Arbeitgeber müssen Lohnabrechnungen aufbewahrt werden. Alleine aus steuerrechtlicher Sicht besteht eine Frist von 6 Jahren, da gezahlte Lohnsteuern nachgewiesen werden können. Arbeitnehmer sollten über die gesetzlichen Fristen den Nutzen eines Lohnnachweises über mehrere Jahre zu schätzen wissen.

    Bruttoverdienst

    Der Bruttoverdienst bezeichnet den Lohn oder das Gehalt bevor die zugehörigen Steuern und Sozialbeiträge abgezogen wurden.

    Buchhaltungsprogramm

    Ein Buchhaltungsprogramm vereinfacht die Lohnabrechnung. Nach entsprechender Einstellung müssen nur die zutreffenden Daten eingegeben werden, um automatisch eine Lohnabrechnung zu erstellen. Professionelle Softwares berücksichtigen zudem die aktuellen Datenschutzbestimmungen.

    Datev

    DATEV ist einer der ältesten IT-Dienstleister für Steuerberater. Durch seine beherrschende Marktstellung ist der Firmenname beinahe gleichzusetzen mit Steuerberatungs- und Buchhaltungssoftware. Monatlich werden in Deutschland ca. 13 Millionen Lohnabrechnungen mit einem DATEV-Programm erstellt.

    Debitoor

    Debitoor ist ein Buchhaltungsprogramm, das vor allem von Unternehmen genutzt wird, die intern eine Lohnabrechnung durchführen. Mit dem Modul ilohngehalt können zuverlässig Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt werden.

    Entgeltabrechnung

    Die Entgeltabrechnung bezeichnet die Abrechnung der Vergütung eines Mitarbeiters. Da zwischen Gehalt und Lohn unterschieden wird, ist der Begriff Entgeltabrechnung eine allgemeinere Variante, die sowohl die Lohn- als auch die Gehaltsabrechnung umfasst.

    Gehalt

    Das Gehalt bezeichnet das fixe monatliche Entgelt eines Angestellten. Es ist vertraglich festgelegt und wird unabhängig von der Anzahl der erbrachten Arbeitsstunden ausgezahlt.

    Kirchensteuer

    Nach Art. 140 GG sind Religions- und Weltanschauungsgemeinschaften dazu berechtigt, eine Kirchsteuer zu erheben. Sie müssen dafür als Körperschaft des öffentlichen Rechts agieren. Arbeitnehmer zahlen als Mitglied in einer Kirche die Kirchsteuer automatisch. Sie wird vom Arbeitgeber berechnet und an die Finanzverwaltung weitergeleitet. In 2019 liegt sie bei 8 – 9 % der Lohnsteuer, abhängig vom jeweiligen Bundesland.

    Krankenversicherung

    Die Krankenversicherung ist ein wichtiger und kostspieliger Bestandteil der Lohnkosten eines Arbeitnehmers. Sie spielt in der Lohnabrechnung eine zentrale Rolle. In Deutschland müssen gesetzlich versicherte Arbeitnehmer 14,9 %. Ihres Bruttogehalts für die Krankenversicherung zahlen. 7,45% wird dabei vom Arbeitgeber übernommen. Dazu kommt ein individueller Satz, der von der Krankenversicherung bestimmt und vom Arbeitnehmer getragen werden muss.

    Lexware

    Lexware ist ein erfolgreiches und etabliertes Unternehmen für Rechtsanwälte und Steuerberater. Neben unterschiedlichen Modulen ist besonders das für Lohnbuchhaltung bei vielen Unternehmen im Einsatz.

    Lohn und Lohnabrechnung

    Im Gegensatz zum Gehalt, bezeichnet der Lohn einen Verdienst oder ein Arbeitnehmerentgelt, das in Abhängigkeit von der erbrachten Arbeitsleistung berechnet wird. Meistens werden der Stundenlohn und die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden herangezogen. Die Lohnabrechnung bezeichnet simultan ein entsprechendes Dokument, das die Abrechnung des Brutto- und Nettolohns aufschlüsselt.

    Lohnnebenkosten

    Die Lohnnebenkosten bezeichnen die Kosten für den Arbeitgeber, die durch die Beschäftigung von Arbeitnehmern neben den eigentlichen Bruttolohn entstehen. Das sind vor allem die Beiträge für Sozialversicherungen.

    Lohnsteuer

    Die Lohnsteuer ist eine Art der Einkommensteuer und wird für nicht-selbstständige Arbeit berechnet. Arbeitnehmer müssen die Lohnsteuer nicht selbst abführen, sondern der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich. Die Lohnsteuer wird bei der Auszahlung des Lohns oder Gehalts direkt an die Finanzverwaltung weitergeleitet.

    Nettoverdienst

    Der Nettoverdienst ist der Lohn oder das Gehalt eines Arbeitnehmers nach Abzug aller zu zahlenden Steuern und Beiträge für Sozialversicherungen. Relevante Steuern sind:

    • Lohnsteuer
    • Soli-Zuschlag
    • Kirchsteuer

    Relevante Abzüge für Sozialbeiträge sind:

    • Pflegeversicherung
    • Krankenversicherung
    • Rentenversicherung
    • Arbeitslosenversicherung

     

    Pflegeversicherung

    Die Pflegeversicherung ist eine Versicherung gegen den Fall, dass eine Person pflegebedürftig wird. Sie wird in SGB XI geregelt. Jede Person, die gesetzlich oder privat krankenversichert ist, ist versicherungspflichtig.

    Solidaritätszuschlag

    Der Solidaritätszuschlag wurde nach der Wiedervereinigung zum Aufbaue der neuen Bundesländer geschaffen. Alle Bundesbürger zahlen den Soli-Zuschlag von ihrem Einkommen. Er beträgt aktuell 5,5 % der gezahlten Einkommensteuer. Arbeitnehmer in Festanstellung bezahlen den Soli-Zuschlag direkt bei Auszahlung des Lohns oder Gehalts.

    Sozialversicherungen

    Die Sozialversicherungen sind ein System aus deutschen Pflichtversicherungen, die Einzelpersonen gegen bestimmte Risiken absichern. Dazu gehört die Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung oder Rentenversicherung.

    Arbeitnehmer zahlen ihre Sozialversicherungsbeiträge automatisch bei Auszahlung ihres Lohns oder Gehalts am Monatsende. Ein Teil der Beiträge wird vom Arbeitgeber übernommen.

    Verdienstbescheinigungen

    Die Verdienstbescheinigung ist eine Bescheinigung über den Lohn oder das Gehalt. Anders als bei einer Lohnabrechnung müssen nicht die Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen aufgeführt werden. Sie zielt vielmehr auf die Darstellung des Gehalts über einen bestimmten Zeitraum ab, weshalb auch das Eintrittsdatum des Arbeitsverhältnisses berücksichtigt wird. Weitere Pflichtangaben sind:

    • Name, Adresse und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
    • Versicherungsnummer
    • Beginn des Beschäftigtenverhältnisses
    • Ende des Beschäftigtenverhältnisses
    • Abrechnungszeitraum
    • Lohnsteuerklasse
    • Freibeträge
    • Steueridentifikationsnummer
    • Beitragsschlüssel zur Sozialversicherung
    • Gesamtbruttoentgelt

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