Lohnabrechnung

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Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist ein wichtiges Dokument für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Unternehmer, die Mitarbeiter beschäftigen,  sind nach § 108 Abs. 1 GewO  dazu verpflichtet, für jeden von ihnen eine Lohnabrechnung zu erstellen. Sie dient nicht nur der Nachvollziehbarkeit des Gehalts. Als offizielles Dokument benötigen Arbeitnehmer  die Lohnabrechnung z.B. auch für die Wohnungssuche, Bonitätsprüfung oder als Nachweis bei der Steuererklärung.

Für Selbstständige/ Unternehmer bedeutet die Lohnabrechnung einen zusätzlichen Aufwand. Daher entscheiden sich viele für die Auslagerung der Lohnbuchhaltung.

Sie haben Fragen wie „Was muss ich zur Lohnbuchhaltung wissen?“ oder „wer darf die Lohnbuchhaltung erstellen?“  Als erfahrene Unternehmenskanzlei bieten wir unseren Mandanten einen Lohnbuchhaltungsservice zum monatlichen Fixpreis an. Im diesem Artikel klären wir über alle praxisrelevanten Details auf.

Wir übernehmen Ihre Lohnabrechnung – Sie konzentrieren sich alleine auf Ihr Geschäft.

Inhaltsverzeichnis

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Sie können uns telefonisch oder per E-Mail an unternehmer@anwalt-kg.de kontaktieren und erhalten einen Termin für eine kostenlose Erstberatung.

Kostenfreie Erstberatung

In der Regel findet der Termin zur kostenfreien Erstberatung zeitnah, oft schon  innerhalb von 48 Stunden nach Ihrer Kontaktaufnahme, statt. In diesem Gespräch klären wir zusammen offene Fragen und beraten Sie hinsichtlich Ihrer Lohnbuchhaltung.

Durchführung der Lohnbuchhaltung

Wir beginnen mit Ihrer Lohnbuchhaltung. Dazu lassen Sie uns sämtliche Belege Ihrer Geschäftstätigkeit zukommen. Anschließend führen wir Ihre  Lohnbuchhaltung durch.

Ziele der Lohnabrechnung

  • 1. Ziel

    Senkung der laufenden Kosten

    Durch die Ausgliederung der Lohnbuchhaltung können Sie und Ihr Unternehmen die laufenden Kosten reduzieren. Sie fokussieren sich auf Ihre A-Kompetenzen/ Kernkompetenzen, die als einkommensproduzierende Faktoren anzusehen sind. Die Kosten werden insgesamt gesenkt, da der beauftragte Dienstleister bei der Lohnabrechnung seinen A-Kompetenzen nachgeht und daher die Lohnbuchhaltung günstiger anbieten kann.

  • 2. Ziel

    Aufwand reduzieren

    Indem Sie die Lohnbuchhaltung aussondern, können Sie den unternehmensinternen Verwaltungsaufwand und “Papierkram” reduzieren.  Alle relevanten Belege und sonstige Dokumente werden in den Verantwortungsbereich des Dienstleisters übergeben.

  • 3. Ziel

    Datensicherheit

    Als professioneller Dienstleister bieten wir Lohnbuchhaltung zum höchsten Standard der Datensicherheit an. Unsere Buchhaltungssysteme erfüllen die Anforderungen des ITSG-Standards und des GDPdU. Zudem sind unsere juristischen Mitarbeiter zur absoluten Verschwiegenheit verpflichtet.

  • 4. Ziel

    Kostentransparenz

    Durch die Auslagerung der Lohnbuchhaltung an einen professionellen Dienstleister mit Fixpreis erhalten Sie absolute Kostentransparenz. Wir bieten unseren Mandanten einen festen Preis an, der unabhängig vom tatsächlichen Aufwand ist. Sollten etwa für die Inventur zusätzliche Mitarbeiter eingestellt werden, bleiben die Kosten gleich und überschaubar. Bei einer internen Lohnabrechnung wäre dies nicht gegeben.

Wer benötigt eine Lohnabrechnung?

Nach § 108 Abs. 1 GewO ist jeder Arbeitgeber zur Erstellung einer Lohnabrechnung verpflichtet. Dabei ist irrelevant, ob die Arbeitnehmer in Vollzeit, Teilzeit, als Minijobber oder Praktikanten beschäftigt werden.

Arbeitnehmer benötigen eine Lohnabrechnung als rechtlich anerkannten Nachweis über ihren Lohn. Ein derartiger Nachweis ist etwa für die Steuererklärung, Kreditvergabe oder Wohnungssuche relevant.

Lohn oder Gehalt: Der Unterschied

Lohn und Gehalt sind zwei Begriffe, die es zu differenzieren gilt. Beide beschreiben die finanzielle Entlohnung eines Mitarbeiters für seinen Arbeitseinsatz. Allerdings bestehen folgende Unterschiede:

  • Der Lohn basiert auf den tatsächlichen Arbeitsstunden. Seine Endsumme wird durch die Aufsummierung der erbrachten Arbeitsstunden zum vereinbarten Stundenlohn berechnet. Daher kann der Lohn monatlich variieren.
  • Das Gehalt ist ein fester Betrag, der jeden Monat erneut ausgezahlt wird. Die tatsächlich erbrachte Arbeitsleistung ist dabei nicht entscheidend. Der Arbeitgeber muss im Rahmen der Abrechnung darauf hinweisen, ob der ausgewiesene Betrag  Gehalt oder  Lohn darstellt.

Überblick

Jeder Arbeitgeber muss nach § 108 Abs. 1 GewO eine Lohnabrechnung erstellen. Die Art der Beschäftigung ist dabei irrelevant.

Es muss zwischen Lohn und Gehalt unterschieden werden.

Arbeitnehmer benötigen einen Lohnnachweis für viele alltägliche Angelegenheiten.

So funktioniert die Lohnbuchhaltung

Überblick

Jeder Arbeitgeber hat einen Anspruch auf eine monatliche Lohnabrechnung. Dabei wird ausgewiesen, welcher Lohn durch welche Arbeitsleistung bzw. welches Gehalt erwirtschaftet wurde.

Dabei muss der Arbeitnehmer erkennen können, welche Abgaben von seinem Bruttogehalt abgeführt wurden. Die einzelnen Abschläge müssen prozentual und numerisch aufgelistet werden. Die Höhe der einzelnen Abschläge ist abhängig von der Höhe des Gehalts sowie  Versicherungen oder Steuersätzen.
Nicht nur der Arbeitnehmer, sondern auch die zuständige Finanzverwaltung muss monatlich den Nachweis der Lohnabrechnung erhalten.

Sobald ein Arbeitnehmer einen rechtlichen Anspruch auf die Auszahlung des Gehalts hat, muss er eine monatliche Lohnabrechnung erhalten. Neben den genauen Netto- und Bruttobeträgen und der erbrachten Arbeitsleistung (bei Lohn), müssen alle Abzüge genau gelistet werden.

Der Inhalt der jeweiligen Lohnabrechnung ist abhängig von der Art des Entgelts.

  • Lohn oder Gehalt: Auf der Abrechnung muss erkennbar sein, ob das Entgelt des Arbeitnehmers Lohn oder Gehalt darstellt. Lohn wird abhängig von der Anzahl der erbrachten Arbeitsstunden errechnet. Gehalt hingegen wird monatlich  unabhängig von der Anzahl der erbrachten Arbeitsstunden ausgezahlt.
  • Arbeitnehmerdaten: Die persönlichen Daten des Arbeitnehmers, wie Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID und Steuerklasse, müssen aufgelistet sein.
  • Abrechnungshinweis: Es ist anzugeben, zu welchen Stunden und Arbeitszeiten der Arbeitnehmer gearbeitet hat und wie viele Arbeitstage er aufgrund von Krankheit gefehlt hat.
  • Brutto-Bezüge: Es müssen alle relevanten Brutto-Bezüge sowie ein Hinweis zur Steuer- und Sozialversicherungspflicht gelistet werden. Dabei sind der Stundenlohn, Feiertagslohn und das Urlaubsgeld inbegriffen.
  • Netto-Bezüge: Die Summe aller Abzüge muss numerisch gelistet werden.
  • Auszahlungsbetrag: Der ausgezahlte Nettolohn bzw.  das Nettogehalt muss gelistet werden.
  • Bankdaten des Arbeitnehmers: Die IBAN, BIC und der Name des Kreditinstituts des Arbeitnehmers müssen angegeben werden.
  • Fußzeile: Ein Hinweis auf 108 Abs. 3 GewO muss eingebracht werden.
  • Optional: Gesamtkosten des Arbeitgebers für die Beschäftigung sowie Hinweis auf betriebliche Altersvorsorge

 

Die Abgaben der Lohnabrechnung

Nicht nur die Stammdaten, sondern auch alle Abgaben müssen in der Lohnabrechnung aufzählt werden. Das beinhaltet alle Abzüge für Steuern, Versicherungen oder sonstige Sachbezüge:

  • Krankenversicherung

Die Krankenversicherung sowie der dafür bezahlte Beitrag muss in der Lohnabrechnung erwähnt werden. Im Jahr 2019 betrug der Beitragssatz 14,6 % des Bruttogehalts. Dabei mussten 7,3 % vom Arbeitgeber und der restliche Betrag vom Arbeitnehmer bezahlt werden. Hinzu kommt ein persönlicher Beitragssatz, der von der Krankenversicherung festgelegt und vom Arbeitnehmer selbst übernommen wird. Ist der Arbeitnehmer privat versichert, greift diese Regelung nicht. Ein individueller Beitragssatz ist zu zahlen.

  • Pflegeversicherung

Jeder Arbeitnehmer muss einen Beitrag zur Pflegeversicherung leisten. Der genaue Satz ist vom Alter und vom Familienstand des Arbeitnehmers abhängig. Kinderlose Arbeitnehmer über 23 Jahre mussten in 2019 3,3 % ihres Bruttogehalts als Beitrag zahlen. Hat der Arbeitnehmer Kinder müssen lediglich 3,05 % gezahlt werden. Abhängig vom Standort des Unternehmens, muss der Arbeitgeber zwischen 1,525 % und 1,025 % zahlen.

  • Rentenversicherung

Es ist ein monatlicher Beitrag zur Rentenversicherung zu entrichten. Der monatliche Beitrag beträgt 18,6 % des Bruttogehalts. Die Hälfte davon übernimmt der Arbeitgeber.

  • Arbeitslosenversicherung

Arbeitnehmer müssen einen monatlichen Beitrag zur Arbeitslosenversicherung entrichten. Der Betrag liegt bei 2,5 % des Bruttogehalts. Soldaten, Beamte und Minijobber müssen keinen Beitrag leisten.

  • Lohnsteuer

Alle Arbeitnehmer müssen auf Ihre Einkünfte aus nicht-selbstständiger Arbeit Lohnsteuer entrichten. Die Höhe hängt von der Steuerklasse ab, welche wiederum von der Höhe des Gehalts abhängig ist. Kommen andere Einnahmen hinzu, wie etwa Kapitaleinkünfte oder Mieteinnahmen, spricht man von Einkommensteuer.

  • Solidaritätszuschlag

Zusätzlich zur Lohnsteuer müssen Arbeitnehmer einen Solidaritätszuschlag in Höhe von  5,5 % der Lohnsteuer zahlen, wenn sie mehr als 109.000 EUR (Alleinstehende) bzw. 221.000 EUR (Verheiratete) verdienen. Zwischen  73.000 EUR (Alleinstehende) und 109.000 EUR (Verheiratete) entfällt der Solidaritätszuschlag teilweise.

Kirchensteuer

Ist der Arbeitnehmer Mitglied in einer anerkannten kirchlichen Organisation, so muss er Kirchensteuer errichten. Damit eine Organisation überhaupt Kirchensteuer erheben darf, muss diese als Körperschaft des öffentlichen Rechts angemeldet sein. Sowohl die katholische als die evangelische Kirche sowie jüdische Gemeinden gehören dazu. Die Höhe der Kirchensteuer ist vom Gehalt und vom Bundesland des Arbeitnehmers abhängig.

  • Sachbezüge

Sachbezüge müssen ebenfalls in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Erhält ein Arbeitnehmer eine sachliche Leistung anstelle eines monetären Lohns, so  kann von einem Sachbezug die Rede sein. Der Wert wird zwar von seinem Lohn abgezogen, doch ist dies deutlich günstiger, als bezöge  er ihn auf dem regulären Weg.

Ein Beispiel einer Lohnabrechnung

Das nachfolgende Beispiel soll die Lohnabrechnung in der Praxis verdeutlichen. Angenommen ein angestellter Handwerker aus Köln, der gesetzlich krankenversichert, aus der Kirche ausgetreten und kinderlos ist, verdient monatlich 2.200 € brutto. Zusätzlich  erhält er eine vergünstigte Monatskarte für die öffentlichen Verkehrsmittel im Wert von 40€ (anstatt der regulären 80€). Seine Lohnabrechnung sähe dann wie folgt aus:

Art der Abgabe Anteil Geldsumme
Krankenversicherung 15,5% (14,6% gesetzlich + 0,9% individuell) 170,50 € (85,25€ zahlt der Arbeitgeber)
Pflegeversicherung 2,55% 33,55€ (16,78 € zahlt der Arbeitgeber)
Rentenversicherung 18,6% 204,60 € (102,3€ zahlt der Arbeitgeber)
Arbeitslosenversicherung 2,5% 27,5€
Summe Sozialabgaben 441,65€
Lohnsteuer Steuerklasse I 224,75€
Kirchensteuer 9% 20,22
Sachbezüge Fahrkarte 40€
Solidaritätszuschlag entfällt
Summe Steuern 244,97€
Nettogehalt   1.513,38€

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Outsourcing der Lohnabrechnung – Vorteile und Nachteile

Vorteile des Outsourcings

  • Auf Fachexpertise vertrauen

    Durch die Auslagerung der Lohnbuchhaltung an einen professionellen Dienstleister vertrauen Sie auf die Fachexpertise von Experten. Die Professionalisierung der Dienstleister sorgt dafür, dass Sie eine Lohnbuchhaltung auf höchstem Niveau erhalten, ohne unternehmensintern in die Ausbildung von Mitarbeitern investieren zu müssen.

  • Rechtliche Sicherheit

    Indem Sie die Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister ausgliedern, minimieren Sie das rechtliche Risiko Ihrer Unternehmung. Nicht Sie oder die Geschäftsführung, sondern der Dienstleister haftet für Fehler in der Buchhaltung oder für Nichteinhaltung der Fristen. Als Unternehmenskanzlei kennen wir die rechtlichen Entwicklungen im Steuerrecht und halten Ihre Lohnbuchhaltung auf dem neusten Stand.

  • Laufende Kosten senken

    Unternehmen sollten sich im Sinne des komparativen Vorteils auf Ihre A-Kompetenzen fokussieren. Demnach arbeitet ein Unternehmen wirtschaftlicher, wenn es sich auf die Faktoren fokussiert, die es perfektioniert hat und wo es über Expertise verfügt. Alle anderen Aufgaben sollten im Sinne einer Kostenoptimierung ausgegliedert werden. Demnach kann ein externer Dienstleister, dessen Expertise die Lohnbuchhaltung ist, seinen Service günstiger anbieten, als ein Unternehmen, dessen Kernkompetenzen anderswo liegen, die Abrechnung intern organisieren könnte. Die Prozessstruktur eines professionellen Dienstleisters ist bereits optimiert.

  • Zeitliche Ersparnis durch Outsourcing

    Neben den eingesparten Kosten für Infrastruktur und Weiterbildung der Mitarbeiter, verschafft die Ausgliederung der Lohnbuchhaltung Ihnen auch eine zeitliche Ersparnis. Ihre Mitarbeiter können sich auf Ihre Kernaufgaben fokussieren und müssen sich nicht laufend mit der Lohnbuchhaltung beschäftigen.

  • Sichere Abwicklung

    Professionelle Anbieter können ihren Kunden in Sachen Lohnbuchhaltung einen Datenschutz auf höchstem Niveau bieten. Wir arbeiten nur mit Software-Lösungen, die dem höchsten Schutzstandart, GDPdU, sowie dem ITSG-Standard entsprechen. Zudem unterliegen unsere Mitarbeiter einer Verschwiegenheitspflicht. Somit sind Ihre Daten bei uns absolut sicher.

  • Zahlen im Blick behalten

    Dank der laufenden Buchhaltung behalten Sie die Zahlen für Ihre Personalkosten immer im Blick. Wir übernehmen Ihre Lohnbuchhaltung mit anwaltlicher Gewähr und lassen Ihnen in regelmäßigen Abständen die Zahlen zukommen.

  • Kostentransparenz

    Wir bieten unseren Mandanten eine Lohnabrechnung zum monatlichen Festpreis an. Dadurch können wir eine absolute Kostentransparenz herstellen. Bei einer unternehmensinternen Lohnbuchhaltung können die Kosten je nach Aufwand variieren und sind daher nicht zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar.

  • Schutz vor Personalausfall

    Bei der Ausgliederung der Lohnbuchhaltung übernimmt der externe Dienstleister die volle Verantwortung für deren fristgerechte und korrekte Durchführung. Bei einer unternehmensinternen Buchführung kann Personalausfall dazu führen, dass die Lohnabrechnung nicht vorgenommen wird. Eine Ausgliederung beugt dem vor, da der Dienstleister selbstständig für Ersatz sorgen muss.

Nachteile des Outsourcings

  • Laufender Kostenpunkt ➤ Intern ertellen

    Durch die Beauftragung eines externen Dienstleisters entsteht ein laufender Kostenpunkt und eine Zahlungsverpflichtung. Sollte etwa in einem Monat der Umfang der Lohnabrechnung aus irgendeinem Grund deutlich geringer ausfallen, bleiben die monatlichen Kosten dennoch bestehen.

    Alternative: Sollten Sie viele temporäre Mitarbeiter – je nach Auftragslage –  beschäftigen oder ein besonders saisonales Geschäft haben, so kann der laufende Kostenpunkt nachteilig sein. In diesem Fall könnten Sie erwägen, die Lohnabrechnung aus Kostengründen selbst vorzunehmen.

  • Bei eigener A-Kompetenz ➤ Intern erstellen

    Ist Ihr Unternehmen selbst ein Buchführungsbüro oder geht einem verwandten Geschäft nach, so macht eine Ausgliederung der Lohnabrechnung i.d.R.  keinen Sinn. Wahrscheinlich haben Sie intern bereits optimierte Prozesse aufgebaut, die Sie Ihrerseits auch Ihren Kunden und Mandanten anbieten.

    Alternative: Liegen Ihre Kernkompetenzen im Bereich der Buchhaltung, können Sie diese intern vornehmen.

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Lohnabrechnung selber machen oder outsourcen?

Überblick

Die Lohnabrechnung kostet Zeit und Geld. Viele Unternehmer entscheiden sich deshalb für die Ausgliederung.

Es gibt sowohl Argumente, die für als auch welche, die gegen die Ausgliederung der Lohnabrechnung sprechen.

Dafür sprechen ggf. Kosteneffizienz, der Schutz vor Personalausfall, die Kostentransparenz sowie die höhere Flexibilität.

Gegen eine Ausgliederung sprechen ein gewisser Kontrollverlust, die laufenden Kosten sowie eine laufende Abhängigkeit durch den Verzicht auf  eigenes internes Know-how.

Unternehmer sollten die Argumente abwägen und sich wohlüberlegt entscheiden.

Unternehmer sollten abwägen, ob es sich lohnt, Ihre Lohnbuchhaltung auszugliedern. Eine pauschale Empfehlung gibt es nicht, denn unter bestimmten Umständen kann auch die interne Abhandlung der Lohnbuchhaltung empfehlenswert sein.

Einige Nachteile vorhanden

Trotz zahlreicher Argumente für die Ausgliederung der Lohnbuchhaltung, existieren auch nachvollziehbare Argumente dagegen. Erst bei einer ganzheitlichen Betrachtung können Unternehmer eine fundierte Entscheidung treffen.

  • Vernichtung hauseigenen Know-hows

Indem Sie auf eine Ausgliederung vertrauen, entscheiden Sie sich gegen den Aufbau von hausinternem Know-how der Lohnbuchhaltung. Sie vertrauen auf einen externen Dienstleister. Eine weitere Schulung interner Mitarbeiter macht dann keinen Sinn. Wenn  eine interne Lohnbuchhaltung jedoch weder Ihr Alleinstellungsmerkmal noch sonstiges Verkaufsargument ist, können Sie i.d.R. darauf verzichten.

  • Verlust der Informationshoheit  

Durch die Ausgliederung der Buchhaltung verlieren Sie die alleinige Informationshoheit über Ihre Personalabrechnung. Ein Dritter erhält Einblick in Ihre Daten und hat während des laufenden Monats mehr Informationen über die Personalkosten als Sie. Wir arbeiten mit dem höchsten Standard des Datenschutzes und unsere Mitarbeiter unterliegen einer Verschwiegenheitspflicht. Unsere Software-Systeme entsprechen dem höchsten Standard der Datensicherheit, der ISO 72001 und den Anforderungen der EU-DSGVO. Daher sind Ihre Daten mit uns sicher.

  • Abhängigkeit vom externen Dienstleister

Mit der Ausgliederung der Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister begeben Sie sich in eine gewisse Form der Abhängigkeit. Sie sind dauerhaft auf die Geschäftsbeziehung angewiesen. Anders als bei festen Lieferanten, ist die Abhängigkeit jedoch eher von geringer Bedeutung, da die Lohnbuchhaltung  austauschbar ist. Wir arbeiten mit niedrigen Fixpreisen und bauen eine langfristige Geschäftsbeziehung zu unseren Mandanten auf.

  • Laufende Kosten

Es entstehen laufende monatliche Kosten für die Auslagerung der Lohnabrechnung. Das kann für bestimmte Betriebe, die etwa saisonal arbeiten und nur gelegentlich mehr Mitarbeiter beschäftigen, ein wirtschaftlicher Nachteil sein.

Viele Vorteile

Auch wenn eine pauschale Aussage nicht möglich ist, überwiegen für die meisten Unternehmen die Vorteile.

  • Mehr Zeit für Tagesgeschäft und Weiterentwicklung

Durch die Ausgliederung der Lohnbuchhaltung gewinnen Sie  mehr Zeit für die Kernaufgaben und die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens. Meist lässt sich durch die freigewordene Zeit mehr Gewinn erwirtschaften als  die ausgelagerte Lohnbuchhaltung kostet.

  • Ausgliederung der Haftung

Professionelle Anbieter können Ihnen eine Lohnbuchhaltung mit Haftungsübernahme anbieten. Wir übernehmen die Haftung für Fehler in Ihrer Lohnbuchhaltung, wodurch das wirtschaftliche Gesamtrisiko Ihres Unternehmens verringert wird.

  • Geringere Kosten dank Prozessoptimierung

Ein professioneller Dienstleister hat seine eigenen Prozesse außerdem optimiert. Er handelt nach seinen A-Kompetenzen und kann daher eine effizientere Prozessstruktur anbieten, als ein Unternehmen, das seine Lohnbuchhaltung erst aufbauen muss. Dies senkt auch die Kosten.

  • Schutz vor Personalausfall

Eine ausgelagerte Lohnbuchhaltung ist unabhängig von unternehmensinternem Personalausfall. Ihr Dienstleister übernimmt die Verantwortung für den reibungslosen Ablauf.

Fazit: Vorteile überwiegen in vielen Fällen

Für die meisten Unternehmen ist die Auslagerung der Lohnbuchhaltung eine wirtschaftlich sinnvolle Entscheidung. Solange die A-Kompetenzen des Unternehmens selbst nicht im Bereich der Buchhaltung liegen, entsteht durch die Ausgliederung ein zeitlicher und finanzieller Vorteil. Zudem wird das Gesamtrisiko minimiert, da sowohl die Haftung als auch potenzieller Personalausfall abgefangen werden.

Pflichten und Pflichtangaben der Lohnabrechnung

Sofern ein Arbeitgeber Mitarbeiter beschäftigt, ist er nach §108 GewO zur Erstellung einer Lohnabrechnung verpflichtet. Dabei ist irrelevant, in welcher Form die Mitarbeit stattgefunden hat. Damit die Pflichten des Arbeitgebers aus §108 GewO als erfüllt angesehen werden können, muss er seinen Teilpflichten nachkommen und in der Lohnabrechnung alle Pflichtangaben erfüllen.

Erstellung der Lohnabrechnung

Nach §108 GewO hat jeder Arbeitgeber bei Zahlung eines Arbeitsentgelts eine Abrechnung zu erstellen. Sie muss in schriftlicher Form erstellt werden. Die Zustellung muss aber nicht per Post erfolgen, sondern der Arbeitnehmer ist ggf. dazu verpflichtet, die Abrechnung beim Arbeitgeber abzuholen.

Die Erstellung der Lohnabrechnung hat zeitnah zu erfolgen. Wird dies  versäumt, kann der Arbeitnehmer mit einer zweiwöchigen Frist zur Nachholung auffordern.

Der Arbeitgeber kann von der Pflicht zur Erstellung einer Lohnabrechnung befreit werden, wenn die Zahlung für jeden Abrechnungszeitraum identisch ist.

Die Lohnabrechnung muss die genaue Aufschlüsselung der Berechnung vom Brutto- zum Nettolohn enthalten.

Erstellung der Verdienstbescheinigung

Verlangt der Arbeitnehmer dies von seinem Arbeitgeber, muss ihm auch eine Verdienstbescheinigung ausgestellt werden. Arbeitnehmer benötigen sie häufig für den Antrag auf Sozialgelder, bei der Wohnungssuche oder der Kreditvergabe. Der Arbeitgeber hat sie dem Arbeitnehmer in elektronischer Form zu übermitteln oder eine Bescheinigung für die Ämter ausfüllen.

Berechnung des Bruttolohns

Auf der Lohnabrechnung muss die Zusammensetzung des Bruttolohns dargelegt werden. Dabei ist zwischen Lohn und Gehalt zu unterscheiden. Gehalt wird etwa nach Vertragsvereinbarung monatlich und unabhängig von der erbrachten Arbeitszeit gezahlt. Lohn hingegen ist konkret mit einer gewissen Leistung, etwa mit einer Anzahl von Arbeitsstunden, verbunden. Auf der Lohnabrechnung muss daher erkennbar sein, wie er sich zusammensetzt. Dafür sollten der Stundenlohn und die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden gelistet werden.

Berechnung des Nettolohns

Der Arbeitgeber ist nach § 108 Abs. 1 GewO verpflichtet, auf der Lohnabrechnung alle Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, sowie Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse aufzulisten. Für den Arbeitgeber muss nachvollziehbar sein, wie sein Nettolohn zustande kommt und welche Abzüge vorgenommen wurden. Die genaue Aufschlüsselung und die Pflichtangaben sind ebenfalls Teil der Arbeitgeberpflichten zur Lohnabrechnung.

Berechnung der Sozialabgaben

Im Sinne einer fachgerechten Berechnung des Nettolohns und genauen Aufschlüsselung, muss der Arbeitgeber die Sozialabgaben berechnen und angeben. Häufig werden diese prozentual und numerisch auf der Lohnabrechnung aufgeführt. Optional kann der Arbeitgeberanteil gelistet werden. Relevant sind für die Berechnung insbesondere:

  • Sozialabgaben
  • Arbeitslosenversicherung
  • Pflegeversicherung
  • Krankenversicherung

Die Höhe der Abgaben ist vom Bundesland, Alter des Arbeitnehmers, Familienstand, Höhe des Gehalts sowie einem individuellen Kostensatz für die Krankenkasse abhängig.

In welchem Rahmen der Arbeitgeber sich an dem Sozialabgaben beteiligen muss, ist ebenfalls vom Bundesland abhängig. Als Daumenregel können 45 – 50 % genannt werden, die der Arbeitgeber übernehmen muss.

Berechnung der Steuern

Der Arbeitgeber muss auf der Lohnabrechnung alle anfallenden Steuern berechnen und darlegen. Die Höhe der Steuer ist abhängig von der Steuerklasse, der Kirchenangehörigkeit und dem Bundesland des Arbeitnehmers. Relevant sind vor allem:

  • Lohnsteuer
  • Soli-Zuschlag
  • Kirchensteuer

Teilzahlung der Versicherungen

Nicht nur die Berechnung und Angabe der Versicherungsbeiträge auf der Lohnabrechnung ist für den Arbeitgeber verpflichtend. Er hat die Versicherungsbeiträge auch monatlich zu zahlen.

Beachtung der Pflichtangaben

Die Pflichtangaben auf der Lohnabrechnung können durch die Verwendung einer anerkannten Vorlage in die Lohnabrechnung eingebracht werden. Mit einem derartigen Muster können Sie die Lohnabrechnung auch selbst erstellen.

Wir arbeiten mit einer besonders  professionellen und datenschützenden Software, die für alle Beschäftigungstypen und Branchen rechtlich zulässige Lohnabrechnungen ermöglicht.

Bild von einem Büro

Überblick

  • Erstellung der Lohnabrechnung
  • Erstellung der Verdienstbescheinigung
  • Berechnung des Bruttolohns
  • Berechnung des Nettolohns
  • Berechnung der Sozialabgaben
  • Berechnung der Steuern
  • Teilzahlung der Versicherungen
  • Berücksichtigung der Pflichtangaben

Aufbau einer Lohnabrechnung

Um den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden, sollte eine Lohnabrechnung weitgehend dem folgenden Muster entsprechen.

Kopfteil

Folgende Daten müssen auf dem Kopfteil berücksichtigt werden:

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Abrechnungsperiode und Zeitraum
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses
  • Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID des Arbeitnehmers

Hauptteil

Auf dem Hauptteil der Lohnabrechnung sollten folgende Angaben vorzufinden sein:

  • Berechnung des Bruttolohns bzw. -gehalts
  • Sachbezüge und andere geldwerte Vorteile
  • Vermögenswirksame Leistungen
  • Wenn vorhanden: Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Steuerfreibeträge
  • Wenn vorhanden: Abzug der Kirchensteuer
  • Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
  • Aufwandsentschädigungen
  • Sonstige Abzüge (Urlaub, Steuern, Versicherungen, Pfändungen etc)
  • Bankdaten des Arbeitnehmers (IBAN, BIC, Institut)
  • Auszahlungsbetrag

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Netto- und Bruttoberechnung

Arbeitgeberbrutto berechnen

Im Rahmen einer ordnungsgemäßen Finanzplanung müssen Unternehmen ihren Arbeitgeberbruttoanteil berechnen. Das Arbeitgeberbrutto ist die wichtigste Kennzahl bei der Personalplanung.

Definition: Was ist das Arbeitgeberbrutto?

Das Arbeitgeberbrutto bezeichnet die Summe aller Lohnkosten, die ein Arbeitgeber für einen Mitarbeiter zu zahlen hat. Daher ist nicht nur der auszuzahlende Bruttolohn oder das – gehalt eingeschlossen, sondern auch die Sozialabgaben, die der Arbeitgeber für seine Mitarbeiter zu leisten hat. Das Arbeitgeberbrutto ist daher stets höher als das Bruttogehalt.

Abzüge für Versicherungen variieren

Die absoluten Abzüge für Versicherungen der Arbeitnehmer sind abhängig von der Höhe des Einkommens. Zudem sind die prozentualen Beiträge abhängig von dem Bundesland des Unternehmens und des Arbeitnehmers.

Wir berechnen die Abzüge beispielhaft für einen Arbeitnehmer mit folgenden Daten:

  • 35 Jahre
  • Ledig und kinderlos
  • Steuerklasse I
  • Bruttoeinkommen monatlich: 3800 €
  • 40 Std. / Woche
  • Nordrhein-Westfalen
  • Gesetzlich krankenversichert: 0,9% Zusatz
  • Gesetzlich rentenversichert
  • Gesetzlich arbeitslosenversichert
  • Gesetzlich pflegeversichert
  • Mitglied der katholischen Kirche

Berechnung der Krankenversicherung

Der Satz für die Krankenversicherung beträgt 14,6 % sowie 0,9% zusätzlich als individuellen Satz. Der Arbeitgeber zahlt die Hälfte der Krankenversicherung, also 7,5% auf das Bruttogehalt.

3.800 € x 0,075 = 294,50 €

 

Berechnung der Arbeitslosenversicherung

Für die gesetzliche Arbeitslosenversicherung muss ein pauschaler Beitrag von 2,5 % auf das Bruttogehalt gezahlt werden. Der Arbeitgeber zahlt die Hälfte, also 1,25%.

3.800 € X 0,0125 = 47,5€

 

Berechnung der Pflegeversicherung

Der Beitrag für die gesetzliche Pflegeversicherung beträgt 3,30 %. Für 53,78% muss der Arbeitnehmer aufkommen. 46,22 % zahlt der Arbeitgeber.

3.800 € x 0,01525 = 57,95€


Gesamtberechnung des Arbeitgeberbrutto

Bruttogehalt Monatlich Jährlich
  3.800 € 45.600 €
Rentenversicherung 353,40 € 4.240,80 €
Arbeitslosenversicherung 47,50 € 570 €
Pflegeversicherung 57,95 € 695,40 €
Krankenversicherung 294,50 € 3534,00 €
Gesamt 4.553,35 € 54.640,20 €

 

Der Arbeitgeber zahlt 4.553,35 € monatlich und 54.640,20 € jährlich für seinen Angestellten. Jedes Jahr zahlt er 9.040,2 € Sozialabgaben. Monatlich entstehen neben dem Bruttogehalt von 3.800 € Kosten in Höhe von 753,35 €.

Überblick

Die Berechnung von Brutto zu Netto bezeichnet die Umrechnung des vollen Gehalts vor den Abzügen für Steuern und Versicherungen bis hin zum tatsächlich ausgezahlten Betrag.

Das Bruttogehalt ist somit das Gehalt, das ein Arbeitnehmer ausgezahlt erhält. Tatsächlich werden Steuern und Versicherungsbeiträge automatisch abgezogen.

Das Arbeitgeberbrutto bezeichnet den vollen Betrag, den ein Arbeitgeber für seinen Mitarbeiter zahlen muss. Neben dem Bruttogehalt fallen auch für ihn weitere Kosten an, da er Versicherungsbeiträge teilweise übernehmen muss.

Brutto-/Nettoberechnung bei Arbeitnehmern

Die Berechnung des Nettogehalts oder -lohns erfolgt unter der Beachtung unterschiedlicher Faktoren. Die Steuerklasse, die zutreffenden Steuern und die entsprechenden Sozialbeiträge sowie Freibeträge und die restlichen Bezüge nehmen Einfluss auf das Ergebnis.


Faktor I – Steuerklassen

 Steuerklasse I

Alleinstehende Personen, wie Ledige, Verwitwete oder Geschiedene, gehören zur Steuerklasse I. Verheiratete oder Personen in einer Partnerschaft können zu dieser Steuerklasse zählen, wenn sie dauerhaft getrennt leben oder der Partner in Deutschland nur eingeschränkt steuerpflichtig ist.

Steuerklasse II

Alleinerziehende, die zur Steuerklasse I gehören und gleichzeitig den Entlastungsbetrag für Alleinerziehende beanspruchen können, gehören zur Steuerklasse II.

Steuerklasse III

Zur Steuerklasse III gehören dauerhaft zusammenlebende Paare, die nicht zur Steuerklasse IV gehören. Einer der Partner ist nicht berufstätig oder selbstständig, während der andere Partner berufstätig oder im letzten Kalenderjahr verstorben ist. Bis zum Todeszeitpunkt müssen die Paare zusammengelebt haben.

Steuerklasse IV

In diese Klasse gehören verheiratete oder sonstige Paare, die beide Arbeitnehmer, aber dennoch eingeschränkt einkommenssteuerpflichtig sind. Keiner der Partner gehört in die Steuerklasse III, da sonst der andere Partner zur Steuerklasse V gehören würde. Zudem gibt es die erweiterte Steuerklasse IV mit Faktor.

Steuerklasse V

Hierzu zählen Arbeitnehmer, deren Partner in Steuerklasse III ist.

Steuerklasse VI

Diese Klasse ist für alle Arbeitnehmer, die in mehr als einem Arbeitsverhältnis stehen.

Welchen Einfluss haben die Steuerklassen auf das Nettogehalt?

Die Steuerklasse bestimmt, welche Steuern und Abzüge in welcher Höhe vom Bruttogehalt des Arbeitnehmers abgezogen werden. Sie haben somit maßgeblichen Einfluss auf die Höhe des Nettogehalts.

Steuerliche und Sozial-Abzüge

Um ausgehend vom Bruttogehalt oder -lohn das Nettogehalt oder den -lohn zu berechnen, müssen alle relevanten Steuern und Abzüge für Sozialversicherungen berücksichtigt werden.

Relevante Steuern

  • Lohnsteuer: Der größte Steuersatz, der das Bruttogehalt mindert, ist der Lohnsteuersatz. Er setzt sich aus der Lohnsteuer sowie dem Solidaritätszuschlag zusammen. Je höher das Einkommen, desto höher der Lohnsteuersatz. Dabei werden nicht nur das Einkommen aus dem Arbeitnehmerverhältnis, sondern auch sonstige Einkommensquellen berücksichtigt. Der Steuersatz kann zwischen 14 und 45 % betragen. Von der gezahlten Lohnsteuer müssen zusätzlich 5,5 % für den Solidaritätszuschlag berücksichtigt werden.
  • Kirchensteuer: Ist der Arbeitnehmer Mitglied einer anerkannten religiösen Gemeinschaft, die als Körperschaft des öffentlichen Rechts agiert, muss zudem Kirchsteuer abgeführt werden. Abhängig vom Bundesland liegt der Satz herbei zwischen 8 und 9 %.
Relevante Abzüge für Sozialbeiträge

Neben den Steuern müssen Beiträge für Sozialversicherungen berücksichtigt werden.

  • Krankenversicherung: Die Hälfte des Beitrags zur Krankenversicherung übernimmt der Arbeitgeber. Maßgebend ist hier, ob der Arbeitnehmer gesetzlich oder privat krankenversichert ist. Bei einer gesetzlichen Versicherung werden pauschal 14,6 % des Bruttogehalts berechnet. Hinzu kommt ein individueller Zusatzbeitrag, den die Krankenversicherung festlegt. Der Beitragssatz bei einer Privatversicherung ist komplett vom Einzelfall abhängig.
  • Pflegeversicherung: Der Beitrag für die Pflegeversicherung beträgt bei über 23-jährigen 3,3 % des Bruttogehalts. Hat ein Arbeitnehmer Kinder, sind lediglich 3,05 % zu zahlen. Der Arbeitgeber übernimmt 1,525 % oder in Sachsen 1,025 %.
  • Rentenversicherung: Für die Rentenversicherung müssen 18,6 % des Bruttogehalts abgeführt werden. Auch hier übernimmt der Arbeitgeber die Hälfte.
  • Arbeitslosenversicherung: Der Beitrag für die gesetzliche Arbeitslosenversicherung beträgt 2,5 Prozent. Minijobber, Beamte und Soldaten müssen keinen Beitrag leisten.
  • Arbeitskammerbeitrag: Arbeitnehmer müssen einen Beitrag zur Arbeitskammer leisten, wenn ihre Arbeitgeber einen Sitz in Bremen oder im Saarland haben. Die Beiträge liegen bei 0,15 Prozent des monatlichen Bruttoeinkommens.

 

Freibeträge 

Zusätzlich zu den zu leistenden Steuern und Abzügen für Sozialversicherungen, müssen für die Berechnung des Nettogehalts und -lohns die relevanten Freibeträge beachtet werden. Dazu gehören:

  • Grundfreibetrag: Durch den Grundfreibetrag soll gewährleistet werden, dass Arbeitnehmer ihre Existenz sichern können. So sind bei einem Einkommen unter 9168 € keine Steuern zu leisten. Für Paare gilt der doppelte Betrag.
  • Kinderfreibetrag: Der Kinderfreibetrag mindert das Nettoeinkommen bei der Berechnung von Soli und Kirchensteuer und sorgt somit für steuerliche Entlastung. Er beträgt in 2019 4.980 € für beide Elternteile.
  • Erziehungsfreibetrag: Es existiert zudem ein Erziehungsfreibetrag, der bei der Berechnung von Soli und Kirchensteuer abgezogen wird. Er dient der Finanzierung von Bildung, Betreuung und Erziehung von Kindern und beträgt 2.460 €.
  • Ausbildungsfreibetrag: Zusätzlich zum Erziehungsbetrag kann ein Ausbildungsfreibetrag von der Gesamtsumme aller Einkünfte abgezogen werden, wenn ein Kind des Arbeitnehmers sich in schulischer oder betrieblicher Ausbildung befindet. Das Kind muss dafür volljährig sein, den Status eines Auszubildenden oder Studierenden haben und außerhalb des Elternhauses wohnen. Zudem muss noch Anspruch auf Kindergeld bestehen. Der Betrag liegt bei 924 €.
  • Sparer-Pauschbetrag: Der Sparer-Pauschbetrag stellt Einkünfte aus Kapitaleinlagen steuerfrei. Der Betrag liegt bei 801€, bei Paaren doppelt so hoch.
  • Rabattfreibetrag: Der Rabattfreibetrag umfasst Sachbezüge, die der Arbeitnehmer im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses erhält. Bis zu einem Wert von 1080 € sind diese Bezüge steuerfrei.

 

Sonstige Bezüge

Zudem müssen sonstige Bezüge im Rahmen der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Derartige Bezüge werden unter §39b Abs. 3 EstG geregelt. Dazu gehören u.a.:

  • Urlaubsgeld
  • Weihnachtsgeld
  • Tantiemen
  • Abfindungen

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Berechnung des Nettogehalts eines Vollzeitangestellten

Anhand unseres obigen Beispiels ergibt sich für das Nettogehalt des Vollzeitangestellten aus NRW folgendes:

Bruttogehalt Monatlich Jährlich
3.800 € 45.600 €
Rentenversicherung (18,6% / 2) 353,40 € 4.240,80 €
Arbeitslosenversicherung (2,5 % /2) 47,50 € 570,00 €
Pflegeversicherung (3,3% / 0,537) 67,45 € 809,40 €
Krankenversicherung (15,5%) 294,50 € 3.534,00 €
Summe Sozialabgaben 762,85 € 9.154,20 €
Lohnsteuer ( 16,62 %) 631,75 € 7.581,00 €
Soli-Zuschlag (5,5% der Lohnsteuer) entfällt entfällt
Kirchensteuer (1,49%) 56,85 € 682,20 €
Summe Steuern 688,60 € 8263.20 €
Nettogehalt 2348.55 € 28182.60 €
Abgabenlast 38,2% 38,2%
Stundenlohn Brutto 21,92€ Netto: 13,54€

Berechnung einer Teilzeitstelle

Der Arbeitnehmer möchte sich nun nebenberuflich selbstständig machen und beantragt einen Wechsel auf Teilzeit. Die Arbeitszeit wird von 40 Stunden pro Woche auf 28 Stunden reduziert.

Bruttogehalt Monatlich / Vollzeit Monatlich / Teilzeit Veränderung
3.800 € 2.375 € – 37,50 %
Rentenversicherung (18,6% / 2) 353,40 € 220,88 € -37,50 %
Arbeitslosenversicherung (2,5 % /2) 47,50 € 29,59 € -37,49 %
Pflegeversicherung (3,3% / 0,537) 67,45 € 184,07 € -37,50 %
Krankenversicherung (15,5%) 294,50 € 42,16 € -37,49 %
Summe Sozialabgaben 762,85 € 476,80 € -37,50%
Lohnsteuer ( 16,62 %) 631,75 € 264,75 € -58,09 %
Soli-Zuschlag (5,5% der Lohnsteuer) entfällt entfällt entfällt
Kirchensteuer (1,49%) 56,85 € 23,82 € -58,10 %
Summe Steuern 688.6 € 288.57 € -58,09 %
Nettogehalt 2348.55 € 1609.63 € -58,09 %
Abgabenlast 38,2%    
Stundenlohn Brutto 21,92€   Netto: 13,54€

Berechnung des Auszubildenden-Nettolohns

Bei der Lohnabrechnung eines Auszubildenden sind andere Faktoren zu berücksichtigen. Zwar fallen die gleichen Abzüge für Sozialversicherung und Steuern an, doch existiert beispielsweise kein Mindestlohn.

Lohn abhängig von Ausbildungsdauer

Nicht nur das Alter des Auszubildenden, sondern auch die Dauer der Ausbildung hat einen maßgeblichen Einfluss auf die Vergütung während der Ausbildung. Sie wird jährlich erhöht. Genaues ist in § 17 BBiG festgelegt. Bei der Anrechnung von Sachleistungen, müssen 25 % der Vergütung anrechnungsfrei bleiben. Die Auszahlung erfolgt spätestens am letzten Arbeitstag des Monats.

Kein Mindestlohn für Auszubildende

Anders als bei Minijobbern, existiert nach § 22 Abs. 3 Mindestlohngesetz kein Anspruch auf den Mindestlohn für Auszubildende. Es existieren jedoch Tarifregelungen, die von der jeweiligen Branche abhängig sind.

Sonderregelung für Jugendliche

Ist der Auszubildende noch minderjährig, müssen folgende Zusätze beachtet werden:

  • Berufsschultage mit mehr als 5 Schulstunden á 45 Minuten à 8 Stunden Arbeitszeit
  • Berufsschulwochen mit 25 Schulstunden an fünf Tagen à 25 Stunden Arbeitszeit
  • Unterrichtszeiten inklusive Pausen als Arbeitszeit

Gleiche Abzüge und Steuern

Darüber hinaus fallen für Auszubildende dieselben Abzüge und Steuern an, wie für reguläre Arbeitnehmer.

Besonderheiten

Folgende Besonderheiten müssen im Zusammenhang mit dem Auszubildendengehalt berücksichtigt werden:

  • Überstunden dürfen nicht willkürlich angeordnet werden. Es müssen der Tarifvertrag, die Betriebsvereinbarung und der Arbeitsvertrag berücksichtigt werden. Überstunden können nicht auf das Weisungsrecht abgestellt werden.
  • Die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten dürfen nicht überschritten werden.
  • Kann ein Auszubildender aufgrund von Krankheit oder Urlaub seine Sachleistungen nicht annehmen, müssen diese anteilig ausgezahlt werden.
  • Wird die Ausbildung über die reguläre Laufzeit verlängert, wird das Gehalt nicht erhöht.

Lohnabrechnung für Minijobber

Bei der Lohnabrechnung eines Minijobbers existieren einige Besonderheiten, die beachtet werden müssen. Generell haben Minijobber ein Recht auf eine Berechnung des Lohns.

Der Minijob bezeichnet zwei Arten der geringfügigen Beschäftigung:

  • 450-Euro-Job: Der Angestellte darf nicht mehr als 450€ pro Monat verdienen. Die Beschäftigung läuft auf regelmäßiger Basis.
  • Kurzfristige Beschäftigung: Diese Beschäftigung beläuft sich auf maximal 70 Arbeitstage und ist nicht auf Dauer angelegt.

Mindestlohn muss gezahlt werden

Im Sinne des Mindestlohngesetzes (MiLoG) müssen alle geringfügig Beschäftigten mit dem stündlichen Mindestlohn vergütet werden. Im Jahr 2021 beträgt er 9,50 €.

Andere Steuer- und Versicherungssätze

Die Steuer- und Versicherungssätze fallen für Minijobber geringfügiger aus.

  • Sozialversicherungsbeitrag: 32,5 %
  • Krankenversicherungsbeitrag: 13 %
  • Rentenversicherungsbeitrag: 15 % vom Arbeitgeber
  • Pauschsteuer: 2 % Pauschsteuer (anstelle von Lohnsteuer, Kirchensteuer) an die Minijob-Zentrale
  • Umlagen: 1,6 %
  • Unfallversicherung: Individualfall

Pflichtangaben sind identisch

Die Pflichtangaben der Lohnabrechnung stimmen mit denen regulärer Arbeitnehmer überein.

Lohnabrechnung befristeter Arbeitsvertrag

Befristet beschäftigte Arbeitnehmer haben ebenfalls ein Recht auf eine monatliche Lohnabrechnung. Die Abrechnung unterscheidet sich nicht wesentlich von der eines unbefristeten Angestellten. Die Steuer- und Sozialabzüge sind identisch.

Bei einem nur  kurzfristig befristet beschäftigten Arbeitnehmer werden die Steuersätze eines Minijobbers verwendet (siehe oben).

Lohnabrechnung Werkstudenten

Werkstudenten können als Minijobber in einem Unternehmen eingebracht werden. Die reguläre Lohnobergrenze kommt dabei nicht zum Tragen. Da jedoch davon ausgegangen wird, das Studierende den Großteil ihrer verfügbaren Zeit für das Studium aufbringen, ist eine zeitliche Obergrenze von 20 Arbeitsstunden pro Woche vorgesehen. Tätigkeiten, die überwiegend in der Nacht oder am Wochenende ausgeübt werden, sind hiervon ausgenommen. Haben Studierende allerdings bereits eine Abschlussprüfung abgelegt, so können sie nicht mehr als Werkstudenten tätig sein.

Bei der Berechnung kommen zudem folgende Besonderheiten zum Tragen:

  • Kirchensteuer entfällt
  • Pflegeversicherung entfällt
  • Rentenversicherung: Bei einem Gehalt bis 450 € werden 15 % Arbeitgeberbeteiligung gezahlt sowie 3,6 % Arbeitnehmerbeteiligung. Bei einem Gehalt über 450€ werden 18,6% Arbeitgeberbeteiligung gezahlt
  • Arbeitslosenversicherung entfällt
  • Arbeitskammerbeitrag in Bremen und Saarland: Entfällt bis 450 € Monatslohn, danach 0,15 %

Lohnabrechnung freie Mitarbeiter

Freie Mitarbeiter agieren als Freiberufler oder gewerbliche Dienstleister. Die Abrechnung erfolgt durch Rechnungsstellung von Seiten des freien Mitarbeiters.

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Die wichtigsten Begriffe zur Lohnabrechnung

Im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung bezeichnet der Abrechnungszeitraum die zeitliche Periode, für die das Entgelt gezahlt wird. In der Regel wird das Gehalt oder der Lohn monatlich gezahlt, weshalb der Abrechnungszeitraum sich über die Periode eines Monats erstreckt.

Wird der Lohn und nicht das Gehalt eines Mitarbeiters berechnet, wird die tatsächliche Arbeitszeit zur Berechnung des Entgelts herangezogen. Häufige Berechnungsmaßstäbe sind dabei Arbeitsstunden oder Arbeitstage.

Als Arbeitgeberbrutto bezeichnet man die Gesamtkosten eines Mitarbeiters für den Arbeitnehmer. Da dieser anteilig die Sozialbeiträge des Arbeitnehmers mitzutragen hat, ist der Arbeitgeberbrutto höher als das Bruttogehalt. Er umfasst die gesamten Personalkosten eines Arbeitnehmers.

Als Arbeitnehmer- und Arbeitgeber müssen Lohnabrechnungen aufbewahrt werden. Alleine aus steuerrechtlicher Sicht besteht eine Frist von 6 Jahren, da gezahlte Lohnsteuern nachgewiesen werden können. Arbeitnehmer sollten über die gesetzlichen Fristen den Nutzen eines Lohnnachweises über mehrere Jahre zu schätzen wissen.

Der Bruttoverdienst bezeichnet den Lohn oder das Gehalt bevor die zugehörigen Steuern und Sozialbeiträge abgezogen wurden.

Ein Buchhaltungsprogramm vereinfacht die Lohnabrechnung. Nach entsprechender Einstellung müssen nur die zutreffenden Daten eingegeben werden, um automatisch eine Lohnabrechnung zu erstellen. Professionelle Softwares berücksichtigen zudem die aktuellen Datenschutzbestimmungen.

DATEV ist einer der ältesten IT-Dienstleister für Steuerberater. Durch seine beherrschende Marktstellung ist der Firmenname beinahe gleichzusetzen mit Steuerberatungs- und Buchhaltungssoftware. Monatlich werden in Deutschland ca. 13 Millionen Lohnabrechnungen mit einem DATEV-Programm erstellt.

Debitoor ist ein Buchhaltungsprogramm, das vor allem von Unternehmen genutzt wird, die intern eine Lohnabrechnung durchführen. Mit dem Modul ilohngehalt können zuverlässig Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt werden.

Die Entgeltabrechnung bezeichnet die Abrechnung der Vergütung eines Mitarbeiters. Da zwischen Gehalt und Lohn unterschieden wird, ist der Begriff Entgeltabrechnung eine allgemeinere Variante, die sowohl die Lohn- als auch die Gehaltsabrechnung umfasst.

Das Gehalt bezeichnet das fixe monatliche Entgelt eines Angestellten. Es ist vertraglich festgelegt und wird unabhängig von der Anzahl der erbrachten Arbeitsstunden ausgezahlt.

Nach Art. 140 GG sind Religions- und Weltanschauungsgemeinschaften dazu berechtigt, eine Kirchsteuer zu erheben. Sie müssen dafür als Körperschaft des öffentlichen Rechts agieren. Arbeitnehmer zahlen als Mitglied in einer Kirche die Kirchsteuer automatisch. Sie wird vom Arbeitgeber berechnet und an die Finanzverwaltung weitergeleitet. In 2019 liegt sie bei 8 – 9 % der Lohnsteuer, abhängig vom jeweiligen Bundesland.

Im Gegensatz zum Gehalt, bezeichnet der Lohn einen Verdienst oder ein Arbeitnehmerentgelt, das in Abhängigkeit von der erbrachten Arbeitsleistung berechnet wird. Meistens werden der Stundenlohn und die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden herangezogen. Die Lohnabrechnung bezeichnet simultan ein entsprechendes Dokument, das die Abrechnung des Brutto- und Nettolohns aufschlüsselt.

Die Lohnnebenkosten bezeichnen die Kosten für den Arbeitgeber, die durch die Beschäftigung von Arbeitnehmern neben den eigentlichen Bruttolohn entstehen. Das sind vor allem die Beiträge für Sozialversicherungen.

Die Lohnsteuer ist eine Art der Einkommensteuer und wird für nicht-selbstständige Arbeit berechnet. Arbeitnehmer müssen die Lohnsteuer nicht selbst abführen, sondern der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich. Die Lohnsteuer wird bei der Auszahlung des Lohns oder Gehalts direkt an die Finanzverwaltung weitergeleitet.

Der Nettoverdienst ist der Lohn oder das Gehalt eines Arbeitnehmers nach Abzug aller zu zahlenden Steuern und Beiträge für Sozialversicherungen. Relevante Steuern sind:

  • Lohnsteuer
  • Soli-Zuschlag
  • Kirchsteuer

Relevante Abzüge für Sozialbeiträge sind:

  • Pflegeversicherung
  • Krankenversicherung
  • Rentenversicherung
  • Arbeitslosenversicherung

Die Pflegeversicherung ist eine Versicherung gegen den Fall, dass eine Person pflegebedürftig wird. Sie wird in SGB XI geregelt. Jede Person, die gesetzlich oder privat krankenversichert ist, ist versicherungspflichtig.

Der Solidaritätszuschlag wurde nach der Wiedervereinigung zum Aufbaue der neuen Bundesländer geschaffen. Zusätzlich zur Lohnsteuer müssen Arbeitnehmer einen Solidaritätszuschlag in Höhe von  5,5 % der Lohnsteuer zahlen, wenn sie mehr als 109.000 EUR (Alleinstehende) bzw. 221.000 EUR (Verheiratete) verdienen. Zwischen  73.000 EUR (Alleinstehende) und 109.000 EUR (Verheiratete) entfällt der Solidaritätszuschlag teilweise.

Die Sozialversicherungen sind ein System aus deutschen Pflichtversicherungen, die Einzelpersonen gegen bestimmte Risiken absichern. Dazu gehört die Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung oder Rentenversicherung.

Arbeitnehmer zahlen ihre Sozialversicherungsbeiträge automatisch bei Auszahlung ihres Lohns oder Gehalts am Monatsende. Ein Teil der Beiträge wird vom Arbeitgeber übernommen.

Die Verdienstbescheinigung ist eine Bescheinigung über den Lohn oder das Gehalt. Anders als bei einer Lohnabrechnung müssen nicht die Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen aufgeführt werden. Sie zielt vielmehr auf die Darstellung des Gehalts über einen bestimmten Zeitraum ab, weshalb auch das Eintrittsdatum des Arbeitsverhältnisses berücksichtigt wird. Weitere Pflichtangaben sind:

  • Name, Adresse und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
  • Versicherungsnummer
  • Beginn des Beschäftigtenverhältnisses
  • Ende des Beschäftigtenverhältnisses
  • Abrechnungszeitraum
  • Lohnsteuerklasse
  • Freibeträge
  • Steueridentifikationsnummer
  • Beitragsschlüssel zur Sozialversicherung
  • Gesamtbruttoentgelt

Die Krankenversicherung ist ein wichtiger und kostspieliger Bestandteil der Lohnkosten eines Arbeitnehmers. Sie spielt in der Lohnabrechnung eine zentrale Rolle. In Deutschland müssen gesetzlich versicherte Arbeitnehmer 14,9 %. Ihres Bruttogehalts für die Krankenversicherung zahlen. 7,45% wird dabei vom Arbeitgeber übernommen. Dazu kommt ein individueller Satz, der von der Krankenversicherung bestimmt und vom Arbeitnehmer getragen werden muss.

Lexware ist ein erfolgreiches und etabliertes Unternehmen für Rechtsanwälte und Steuerberater. Neben unterschiedlichen Modulen ist besonders das für Lohnbuchhaltung bei vielen Unternehmen im Einsatz.

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