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Datenschutzerklärung

Unternehmen und Organisationen haben eine so genannte Datenschutzerklärung nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu verwenden.  Die DSGVO, die seit 2018 in der gesamten Europäischen Union (EU) gilt, zielt darauf ab, die Datenschutzrechte von Einzelpersonen zu stärken und die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen transparenter zu machen.

Die Datenschutzerklärung dient dazu, Nutzerinnen und Nutzer sowie betroffene Personen darüber aufzuklären, wie und warum ihre personenbezogenen Daten von Unternehmen oder Organisationen gesammelt und genutzt werden. Dieses Dokument erläutert detailliert die Verarbeitungsprozesse dieser Daten, einschließlich deren Zweck, Umfang und die Grundlagen ihrer Erfassung.

Im Folgenden bieten wir einen Einblick in diese Thematik.

Bild von Frauenhänden und weißer Tastatur neben einem Handy und einer Uhr

Kernpunkte Datenschutzerklärung

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Was ist eine Datenschutzerklärung ?


Eine Datenschutzerklärung nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein Dokument, das für Transparenz sorgt, indem es Nutzer und Betroffene über die Art, den Umfang und den Zweck der Datenerhebung und -verarbeitung durch den Betreiber einer Webseite oder eines Online-Dienstes informiert. Diese Erklärung ist ein zentraler Bestandteil der DSGVO, die darauf abzielt, den Schutz personenbezogener Daten innerhalb der Europäischen Union zu stärken und zu vereinheitlichen.

Die Datenschutzerklärung muss leicht zugänglich, verständlich und in klarer sowie einfacher Sprache verfasst sein, um sicherzustellen, dass Nutzer ihre Rechte und Möglichkeiten zum Schutz ihrer Privatsphäre vollständig verstehen können.


Typische Situationen/Fälle


Für die Erstellung Ihrer Datenschutzerklärung kommt es darauf an, welche Daten von Ihrer Website erhoben werden. Die Datenerhebung kann z.B. erfolgen bei:

  • Gewinnspielen
  • Newsletter-Abos
  • Kontaktformularen
  • Weitergabe der Daten an Paketdienste
  • Weitergabe der Daten an Wirtschaftsauskunfteien
  • Datenverarbeitung von Kreditkarteninformationen
  • Nutzung von Tracking-Tools wie Google Analytics oder Piwik
  • Nutzung von Social Media Plugins wie Facebook, Twitter, Google+ etc.

Inhalte

In der Datenschutzerklärung müssen unter anderem folgende Informationen bereitgestellt werden:

  1. Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen: Wer ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich, und wie kann er kontaktiert werden?
  2. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage: Für welche Zwecke werden die personenbezogenen Daten verarbeitet, und auf welcher Rechtsgrundlage beruht diese Verarbeitung?
  3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern: An wen werden die Daten gegebenenfalls weitergegeben?
  4. Datenübermittlung an Drittländer: Werden Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt, und unter welchen Bedingungen?
  5. Dauer der Datenspeicherung: Wie lange werden die Daten gespeichert?
  6. Betroffenenrechte: Welche Rechte haben die Nutzer in Bezug auf ihre Daten, z.B. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit?
  7. Information über die freiwillige oder verpflichtende Bereitstellung der Daten: Ist die Bereitstellung der Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich, und welche Folgen hat die Nichtbereitstellung?
Mehr zum Datenschutzbeauftragten

Voraussetzungen und Form der Datenschutzerklärung


Es ist entscheidend, dass die Datenschutzerklärung Ihrer Webseite jederzeit zugänglich ist, ähnlich dem Impressum. Kurzfristige Nichtverfügbarkeiten können akzeptiert werden, jedoch sollte im Allgemeinen eine dauerhafte Zugänglichkeit sichergestellt sein.

Zusätzlich ist es erforderlich, dass die Datenschutzerklärung in einer allgemein verständlichen Sprache verfasst wird. Das bedeutet, dass auf den Gebrauch von technischen oder juristischen Fachausdrücken und komplizierten Formulierungen verzichtet werden sollte. Diese Anforderung wurde mit der Implementierung der DSGVO unter Artikel 12 noch einmal deutlich hervorgehoben, indem die Bedeutung einer leicht verständlichen Datenschutzerklärung besonders betont wurde.

Die Erklärung muss umfassende Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten enthalten. Dazu gehören Angaben zum Verantwortlichen der Datenverarbeitung, den Zwecken der Verarbeitung, den Rechtsgrundlagen, den Empfängerkategorien, einer eventuellen Datenübermittlung in Drittländer, der Speicherdauer sowie den Rechten der Betroffenen, einschließlich des Rechts auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

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Ablauf: Datenschutzerklärung erstellen lassen

  • Schritt 1 - Erstberatung

    Den Anfang macht eine umfassende Beratung, um den Umfang der benötigten Datenschutzerklärung zu besprechen. Dabei werden die Art des Online-Angebots, die Zielgruppe, die Arten der verarbeiteten personenbezogenen Daten und die Verarbeitungszwecke erörtert.

  • Schritt 2 - Analyse und rechtliche Bewertung

    Der Anwalt analysiert die vom Mandanten bereitgestellten Informationen, um ein detailliertes Verständnis der Datenverarbeitungsvorgänge zu erhalten. Dazu gehört die Erfassung von Daten, die beim Betrieb der Webseite oder des Online-Dienstes anfallen, wie z.B. Nutzerdaten, Kontaktformulardaten, Tracking-Informationen etc.

    Auf Basis der Analyse erfolgt eine rechtliche Bewertung der Datenverarbeitungsvorgänge. Dabei wird geprüft, ob und inwiefern diese Vorgänge den Anforderungen der DSGVO und anderer relevanter Datenschutzgesetze entsprechen. Besonderes Augenmerk liegt auf der Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung, den Informationspflichten gegenüber den Nutzern und den Rechten der Betroffenen.

    Schritt 2 - Analyse und rechtliche Bewertung

  • Schritt 3 - Erstellung der Datenschutzerklärung:

    Mit den gesammelten Informationen und der rechtlichen Bewertung erstellt der Anwalt eine individuell angepasste Datenschutzerklärung. Diese wird so formuliert, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entspricht und gleichzeitig für die Nutzer verständlich ist. Dabei werden alle relevanten Aspekte, wie z.B. Verarbeitungszwecke, Speicherdauer, Betroffenenrechte und Übermittlung von Daten in Drittländer, adressiert.

  • Schritt 4 - Abschlussberatung und Anpassung

    Sie erhalten ferner eine ausführliche Abschlussberatung. Dadurch stellen wir sicher, dass keine Fragen offen bleiben und Ihre Änderungswünsche bei der Abschlussanpassung eingearbeitet werden können.

    Der Entwurf der Datenschutzerklärung wird  gegebenenfalls angepasst, um sicherzustellen, dass alle spezifischen Anforderungen und Besonderheiten berücksichtigt sind. Dieser Schritt kann auch eine Überarbeitung beinhalten, falls neue Informationen oder Änderungen in der Datenverarbeitungspraxis auftreten.

    Schritt 4 - Abschlussberatung und Anpassung

  • Schritt 5 - Implementierung:

    Nach der finalen Abstimmung wird die Datenschutzerklärung auf der Webseite oder dem Online-Dienst implementiert, typischerweise über einen leicht auffindbaren Link im Footer der Webseite.

  • Schritt 6 - Fortlaufende Beratung::

    Da sich rechtliche Rahmenbedingungen und Technologien kontinuierlich weiterentwickeln, empfiehlt es sich, die Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Der Anwalt kann hierbei beratend zur Seite stehen, um die Einhaltung aktueller Datenschutzstandards zu gewährleisten.

    Schritt 6 - Fortlaufende Beratung::

Vorteile und Nachteile der anwaltlichen Datenschutzerklärung

Vorteile

  • Fachkundige Expertise:

    Rechtsanwälte bringen spezialisiertes Wissen über Datenschutzrecht mit, das sicherstellt, dass die Datenschutzerklärung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Sie sind auf dem neuesten Stand der Rechtsprechung und können komplexe Sachverhalte korrekt interpretieren.

  • Individuelle Anpassung:

    Eine von einem Anwalt erstellte Datenschutzerklärung wird speziell auf die Bedürfnisse und Besonderheiten des jeweiligen Online-Dienstes oder der Webseite zugeschnitten. Dies minimiert das Risiko rechtlicher Probleme, die bei der Verwendung von Standardvorlagen entstehen können. Anders als bei der Nutzung einer Muster-Datenschutzerklärung ist eine anwaltliche erstellte rechtssicher  Datenschutzerklärung und jeweils auf das individuelle Geschäftsmodell der Website abgestimmt.

  • Risikominimierung:

    Die korrekte Umsetzung der DSGVO-Vorschriften verringert das Risiko von Datenschutzverletzungen und den damit verbundenen rechtlichen Folgen, einschließlich möglicher Bußgelder.

    Werden Besucher nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig unterrichtet, liegt darin eine Ordnungswidrigkeit. Es kann ein Bußgeld von bis zu 4 % des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes eines Unternehmens fällig werden.

    In der Datenerhebung ohne eine ausreichende Datenschutzerklärung liegt auch ein Verstoß gegen Wettbewerbsrecht (§ 4 Nr. 11 UWG) und das kann zu Abmahnungen führen.

  • Image:

    Eine fehlende oder unprofessionell erstellte Datenschutzerklärung ist bei  Kunden ein Zeichen fehlender Seriosität, denn immer mehr Kunden achten auch im Internet auf Datenschutz.

    Eine professionell erstellte Datenschutzerklärung kann das Vertrauen der Nutzer in die Webseite oder den Online-Dienst stärken, da sie zeigt, dass der Datenschutz ernst genommen wird.

Nachteile

  • Kosten und Aufwand

    Die Erstellung einer Datenschutzerklärung durch einen Anwalt kann, abhängig von der Komplexität und dem Aufwand, mit höheren Kosten verbunden sein. Für kleine Unternehmen oder Einzelpersonen kann dies eine finanzielle Belastung darstellen.

    Der Prozess der anwaltlichen Beratung und Erstellung kann auch zeitintensiver sein, besonders wenn die Datenverarbeitungsaktivitäten komplex sind und eine detaillierte Prüfung erfordern.

  • Notwendigkeit regelmäßiger Aktualisierungen:

    Rechtliche Rahmenbedingungen ändern sich ständig. Die einmalige Erstellung einer Datenschutzerklärung garantiert nicht, dass sie dauerhaft den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen sind notwendig, was zusätzliche Kosten verursachen kann.

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