Pflichten und Schritte nach der Gründung

Pflichten und Schritte nach der Gründung
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Erste Schritte nach der Gründung

In diesem Beitrag geben wir einen Überblick über die ersten Schritte und die wichtigsten Pflichten nach der Unternehmens- Gründung.

Wir gründen Ihr Unternehmen– Sie konzentrieren sich alleine auf Ihr Geschäft.

Andre Kraus, Rechtsanwalt und Gründer der Anwaltskanzlei, ist Ihr Ansprechpartner in Sachen Gründung, Markenrecht, Reputationsschutz und Unternehmensrecht.

20 wichtige Punkte nach der Gründung

1 - Gewerbeanmeldung
Für die meisten Unternehmensformen haben Sie beim Gewerbeamt ein Gewerbe anzumelden. Der Geschäftsführer kann dies persönlich oder auf dem Postweg erledigen. Die Kosten liegen im Schnitt bei etwa 50 Euro.

Nach der Anmeldung erhalten Sie einen Gewerbeschein. Erfolgt die Anmeldung schon vor dem Eintrag in Handelsregister, so ist vielfach, etwa bei der GmbH, bis dahin der Zusatz „i. G.“ ( in Gründung) zu führen.

Für einige Branchen/ Gewerbe ist außerdem eine Erlaubnis oder Genehmigung erforderlich (z.B. Makler, Gastronomie),

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2 -Steueranmeldung
Innerhalb eines Monats hat die Steueranmeldung beim Finanzamt zu erfolgen. Vorher dürfen Sie keine Rechnungen schreiben, daher ist zügiges Handeln geboten.

Gut zu wissen: Haben Sie eine GmbH nicht mit einem Musterformular, sondern mit einem individuell erstellten Gesellschaftsvertrag gegründet, so können Sie Ihre Gründungskosten voll von der Steuer absetzen.

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2 -Steueranmeldung
3 - Website-Impressum

Haben Sie für Ihr Unternehmen eine Geschäfts-Website eingerichtet, so ist ferner an die Impressumspflicht zu denken. Im Impressum sind u.a. anzugeben: Vertretungsberechtigter, Name/ Adresse/ Kontaktdaten der Gesellschaft, Registernummer, Steuer-Id usw.

Das Impressum ist ordnungsgemäß in die Seite einzubinden, d.h. gut erkennbar und unmittelbar erreichbar sowie ständig verfügbar.

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4 - Datenschutzerklärung

Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Sie auf der Website ferner eine Datenschutzerklärung einzustellen, sofern Sie z.B. ein Kontaktformular haben oder in sonstiger Weise Kundendaten erheben.

Sie haben in dieser über Art, Umfang und Zwecke der Datenverwendung aufzuklären. Auch über eine etwaige Weitergabe von Kundendaten ist zu informieren.

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4 - Datenschutzerklärung
5 - AGB-Erstellung
Für einheitliche und rechtsichere Geschäftsabläufe empfiehlt sich ferner die Erstellung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

AGB sind für eine Vielzahl von Verträgen vorformulierte Vertragsbedingungen, die eine Vertragspartei der anderen bei Abschluss eines Vertrages stellt. Sie ersparen es Ihnen, jeden Vertrag mit jedem einzelnen Kunden in allen Details aushandeln zu müssen.

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6 - Marke anmelden
Wenn Sie Ihren Firmennamen, Ihre Produkte oder Ihre Dienstleistung gegen Nachahmer und Konkurrenten schützen wollen, sollten Sie außerdem über die Anmeldung einer Marke nachdenken. Eine Marke schützt ein Wort oder ein Logo gegen gleiche oder ähnliche Bezeichnungen – so können Sie verhindern, dass ein anderes Unternehmen Sie, Ihr Produkt oder Ihre Leistung nachahmt, indem es beispielsweise einen sehr ähnlichen Namen nutzt.

Zunächst werden wir prüfen, ob die Marke angemeldet werden kann und Kollisionen mit anderen identischen oder ähnlichen Marken bestehen. Danach wird die Marke beim DPMA (Deutsches Patent- und Markenamt) oder dem EUIPO (dem europäischen Markenamt) angemeldet.

Sie schützt Ihre Firma, Produkt oder Leistung dann innerhalb Deutschlands oder der EU für 10 Jahre. Dieser Schutz kann wieder verlängert werden.

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6 - Marke anmelden
7 - Buchhaltung organisieren
Manche Unternehmen, etwa Kapitalgesellschaften, trifft die Pflicht zur doppelten Buchführung. Ihre Buchungssätze sind fortlaufend zu erfassen und zu bilanzieren. Verantwortlich ist der Geschäftsführer.

Die zu erfüllenden Pflichten können recht umfangreich und anspruchsvoll sein und es muss stets an alles gedacht werden (Umsatzsteuervoranmeldung, BWA, Lohnbuchhaltung usw.). In vielen Fällen macht es deshalb Sinn. die Buchhaltung des Unternehmens von Anfang an auszulagern und extern erledigen zu lassen.

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8 - Jahresabschluss veröffentlichen
Eine echte Herausforderung kann auch der Jahresabschluss zum Ende eines Geschäftsjahres darstellen. Verantwortlich ist auch hier der Geschäftsführer.

Zum Jahresabschluss gehören die Abschlussbilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung sowie ein Anhang, gegebenenfalls noch ein Lagebericht.

Insbesondere Gesellschaften, die zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet sind, haben grundsätzlich einen Jahresabschluss zu erstellen. Für Klein- und Kleinstkapitalgesellschaften gibt es einige Erleichterungen (verkürzter Jahresabschluss, keine Pflicht zur sonst vorgeschriebenen Veröffentlichung im Bundesanzeiger usw.). Über die Feststellung des Jahresabschlusses beschließt z. B. bei einer GmbH die Gesellschafterversammlung.

Aufgrund der Komplexität ist auch beim Jahresabschluss in vielen Fällen eine Auslagerung sinnvoll.

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8 - Jahresabschluss veröffentlichen
9 - Änderungen der Satzung und Meldepflichten
Auch nach der Gründung des Unternehmens/ einer Gesellschaft können sich in diesem noch Veränderungen ergeben. Das kann zum Beispiel ein Gesellschafterwechsel sein, eine Kapitalerhöhung (Bar- oder Sachkapitalerhöhung) oder eine Änderung des Gesellschaftszwecks. Hier müssen zwingend die jeweils vorgeschriebenen Formalien eingehalten werden.

Gesellschafter, Kapital und Gesellschaftszweck sind etwa bei der GmbH in der Satzung festgeschrieben. Änderungen können von der Gesellschafterversammlung beschlossen werden. Solche Satzungsänderungen bedürfen aber auch der notariellen Beurkundung und sind dem Handelsregister zu melden.
10 - Versicherungen und BG-Mitgliedschaft
Für Unternehmer ist es auch oft sinnvoll, bestimmte Versicherungen abzuschließen. Zu erwägen sind zum Beispiel eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung, eine Rechtsschutzversicherung oder eine Betriebs-Unterbrechungsversicherung.

Die obligatorische Unfallversicherung (Stichwort Arbeitsunfälle) wird über die zuständige Berufsgenossenschaft (BG) der Branche abgeschlossen.

10 - Versicherungen und BG-Mitgliedschaft
11 - Transparenzregister Eintragung
Die Gesellschaft und ihre Gesellschafter müssen in das Transparenzregister eingetragen werden. Eingetragen werden alle im Handelsregister einzutragenden Gesellschaften wie GmbH, UG, GmbH / UG Holdings, gGmbH oder gUG, GmbH oder UG Komplementärgesellschaften sowie KG und OHG. Einzutragende Gesellschafter sind diejenigen mit Gewinn- oder Stimmrechten über 25 % – sowie beispielsweise entsprechende stille Gesellschafter.

Mehr Infos zum Transparenzregister
12 - Mitarbeiter beschäftigen
Für Ihre Mitarbeiter können wir Ihnen rechtssichere und arbeitgeberfreundliche Arbeitsverträge erstellen – ggf. mit Mitarbeiterbeteiligung. Ebenso Verträge für die sozialversicherungsfreie Beschäftigung freier Mitarbeiter, Freelancer und Subunternehmer.

12 - Mitarbeiter beschäftigen
13 - Finanzierung & Förderung-
Um Finanzspritzen für Ihr Unternehmen zu bekommen, lassen Sie sich zu Fördermitteln, Investoren oder Bankfinanzierungen beraten oder einen Businessplan für ein Bankgespräch erstellen.

Möchten Sie Investoren beteiligen erstellen wir Ihnen gerne passgenaue Finanzierungsverträge wie stille Beteiligungen, Partiarische Darlehen oder Wandeldarlehen. Finanzierungsrunden können durch Instrumente wie Term Sheets, eine Gesellschaftervereinbarung oder einen NDA vorbereitet werden.
14 - Verträge erstellen
Ist Ihr Geschäftsmodell besonders komplex aufgestellt, reichen Auftragsformulare nebst AGB oft nicht aus. Wir verfassen für Sie unternehmerfreundlich gestaltete Verträge oder individuelle Auftragsunterlagen für Ihr Business.

14 - Verträge erstellen
15 - In GmbH oder Holding umwandeln
Sie können Ihre gegründete Gesellschaft in eine andere Rechtsform upgraden. Etwa eine UG in eine GmbH umwandeln, wenn 12.500 € Kapital verfügbar sind, Eine GmbH oder UG können wir für Sie in eine Holding umwandeln, wenn der Gewinnvortrag hoch genug ist, um steuervorteilhaft angespart und investiert werden zu können. Diese Schwelle liegt bei etwa 70.000 €.
16 - In Familiengesellschaft upgraden
Möglich sind auch Upgrades zu einer Familiengesellschaft. Manchmal ist dies eine operative GmbH & Co. KG oder GmbH, häufiger eine vermögensverwaltende Gesellschaft, Familienholding oder Familienstiftung. Vorteil: Als Gründer behalten Sie die Kontrolle über Ihr Unternehmen, können Nachkommen aber erbschafts- und schenkungssteuermildernd beteiligen.

16 - In Familiengesellschaft upgraden
17 - In Stiftung upgraden
Sie können die Inhaberstruktur Ihres Unternehmens in eine Stiftung umwandeln, um das entnommene Vermögen dauerhaft zu schützen, insbesondere vor privater Haftung.
18 - Ehevertrag schließen
Unternehmer und Gesellschafter stehen im Scheidungsfall schnell vor großen Problemen, wenn sie keinen Ehevertrag abgeschlossen haben. Er hilft dabei, das Unternehmensvermögen aus der Zugewinngemeinschaft herauszunehmen. Gatten können einen Ausgleich erhalten, etwa Rentenversicherungseinzahlungen.

18 - Ehevertrag schließen
19 - Nachfolge und Exit
Für einen Exit gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Wichtig ist stets eine rechtzeitige Planung der Unternehmensnachfolge. Ob sie intern (z.B. Familie) oder extern (Kauf, Pacht usw.) erfolgt. Insbesondere bei einem Unternehmensverkauf ist zudem auf eine korrekte Bewertung des Unternehmens zu achten.
20 - Weitere Möglichkeiten
Es gibt noch weitere Optionen: Stille Beteiligung Ihrer Erben, steuerliche Gestaltungsberatungen, Unternehmenssitzwechsel für niedrigeren Gewerbesteuerhebesatz, Anmeldung von Schutzrechten u.v.m.

20 - Weitere Möglichkeiten

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