Verzögerungen bei GmbH- oder UG-Gründung vermeiden

Verzögerungen bei GmbH- oder UG-Gründung vermeiden
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Verzögerungen bei GmbH- oder UG-Gründung vermeiden

Wer eine GmbH oder UG ins Leben rufen will, der möchte natürlich zügig und reibungslos gründen, um seine Geschäfte baldmöglichst aufnehmen zu können.

Es gibt allerdings eine Reihe von Faktoren, die zu Verzögerungen bei der Gründung führen können. Diese Stolpersteine sollten Sie kennen, damit Sie sie umgehen können. Wir geben einen Überblick

Wir gründen Ihre Gesellschaft – Sie konzentrieren sich alleine auf Ihr Geschäft.

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Unternehmensgegenstand, Firmenname, Formalien

Unternehmensgegenstand

Das Amtsgericht benötigt für die GmbH- oder UG-Anmeldung präzise Angaben. Achten Sie darauf, Ihren Unternehmensgegenstand genau zu beschreiben, um Nachfragen oder Ablehnungen des Gerichts sowie ggf. erneute Notarkosten für Korrekturen – und eine verzögerte Anmeldung – zu vermeiden.

Firmenname

Ähnlich verhält es sich mit dem Firmennamen. Das Amtsgericht schaut hier nicht nur darauf, ob alle formellen Anforderungen erfüllt sind. Auch gleich- oder sehr ähnlich lautende Firmennamen anderer Unternehmen können der Eintragung entgegenstehen. Mangelnde Sorgfalt bei der Namenswahl führt auch hier zu weiteren Notarkosten und Verzögerungen.

Wir führen bei unseren begleiteten Gründungen stets ein Firmennamen-Vorabstellungnahmeverfahren bei der zuständigen IHK durch. Geprüft wird insbesondere, ob es firmenrechtliche Bedenken gegen den Namen gibt, welche eine Verzögerung der Eintragung ins Handelsregister oder Rechtsstreitigkeiten zur Folge haben können.

Natürlich dauert auch die IHK-Überprüfung ihre Zeit. Eine positive Stellungnahme trägt aber zu einer beschleunigten Bearbeitung beim Amtsgericht bei. Auch lässt sich so vermeiden, dass das Gericht nach dem Einreichen Ihrer Anmeldung noch eine IHK Stellungnahme einfordert und das Ganze an dieser Stelle erneut „hakt“, was durchaus vorkommen kann.

Weitere Formalien

Formfehler können auch bei der Anmeldung zum Handelsregister oder dem Formulieren des Gesellschaftsvertrages passieren. Mit einer anwaltlich begleiteten Gründung lässt sich solches vermeiden.

Notarielle Beglaubigung

Beim Notar kann es ebenfalls zu unerwünschten Verzögerungen kommen. Natürlich muss die Wartezeit auf einen Termin mit einkalkuliert werden, der Gesellschaftern und Geschäftsführer(n) passt, zu dem sie also erscheinen bzw. bevollmächtigte Vertreter schicken können.

Es kann aber durchaus auch passieren, dass der Notar eine Beglaubigung ablehnt, weil z.B. wichtige Dokumente oder sonstige Formalien oder Voraussetzungen fehlen. Beispiele für derartige Verzögerungen beim Notar sind:

Die Gesellschafter und/oder Geschäftsführer sind nicht alle erschienen bzw. ihre Vertreter sind nicht ordnungsgemäß bevollmächtigt
Es gibt Sprachbarrieren bei Einzelnen und es ist kein vereidigter und neutraler Dolmetscher anwesend
Die Erschienen können sich nicht alle ordnungsgemäß ausweisen
Die (Original)-Gründungsdokumente sind unvollständig
Bei ausländischen Unterlagen fehlen z.B. Apostille und Legalisation.
Die Satzung entspricht nicht den rechtliche Vorgaben
Es gibt Unklarheiten bei Firmennamen oder Unternehmensgegenstand, die einer Eintragung entgegenstehen können.

Der Notartermin sollte deshalb immer äußerst sorgfältig vorbereitet werden.

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Banktermin, Finanzierung, Fördermittel

Verzögerungen beim Banktermin kann es insbesondere bei fehlenden Unterlagen für die Geschäftskontoeröffnung geben oder bzgl. der Einzahlung des erforderlichen Stammkapitals, die mindestens zur Hälfte erfolgen muss.
Hat insofern alles geklappt, brauchen Gründer noch einen entsprechenden Kontoauszug, damit sie dem Notar gegenüber die Einzahlung nachweisen können, der sodann die Anmeldung zum Handelsregister einreicht.
Wichtig zu wissen: Wenn Sie für Ihr Business eine Förderung in Anspruch nehmen wollen, sollten Sie unbedingt rechtzeitig vor Betreiben des Gründungsverfahrens den Fördermittelantrag stellen und die Entscheidung über die Bewilligung – auch wenn es etwas dauert – abwarten! Nicht selten werden diese Gelder nur ganz neu gegründeten Gesellschaften gewährt, die nicht bereits im Handelsregister stehen!

Zahlungsverzögerungen und Zustellprobleme

Die Rechnung für die Handelsregisteranmeldung sollten Sie zügig bezahlen, da sonst Verzögerungen der Eintragung drohen. Achten Sie deshalb auch darauf, dass Ihnen Rechnungen sowie die gesamte Gründungs-Korrespondenz problemlos zugestellt werden können (korrekte Firmenadresse, neues Schild für die UG oder GmbH am Briefkasten usw.).

Gewerbe- und Steueranmeldung

Kapitalgesellschaften benötigen ferner eine eigene Steuer-Identifikationsnummer sowie i.d.R. eine Gewerbeanmeldung.

Der Geschäftsführer muss beim Gewerbeamt hierzu einen Antrag stellen. Die Anmeldung ist kostenpflichtig. Manche Tätigkeiten bedürfen außerdem einer Erlaubnis oder Genehmigung, die dann zusätzlich einzuholen ist. Nach der erfolgten Anmeldung erhalten Sie einen Gewerbeschein. Um Verzögerungen beim Gewerbeamt zu vermeiden, sollten Sie vorab sicherstellen, dass alle erforderlichen Dokumente vorliegen und mit eingereicht werden.
Durch die Gewerbeanmeldung erfolgt die Meldung an das Finanzamt automatisch. Sie haben dann einen Monat lang Zeit, um die steuerliche Anmeldung mittels Steuerfragebogens beim Finanzamt vorzunehmen. Die Zustellung der Steuernummer und Umsatzsteuer-ID kann selbst beim Einreichen vollständiger und korrekter Unterlagen einige Zeit dauern.
Da Gesellschaften wie die GmbH zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, muss bei ihrer Gründung außerdem eine Eröffnungsbilanz erstellt und dem Finanzamt eingereicht werden, mit Angaben zu Betriebsvermögen und Schulden, aus denen das Eigenkapital ersichtlich ist. Die Zeit, die der Steuerberater hierfür benötigt, sollten Gründer ebenfalls im Hinterkopf behalten.

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Stolpersteine bei der Gründung

Unternehmensgegenstand, Firmenname, Formalien

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Firmenname

Weitere Formalien

Notarielle Beglaubigung

Banktermin, Finanzierung, Fördermittel

Zahlungsverzögerungen und Zustellprobleme

Gewerbe- und Steueranmeldung

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