Lohnabrechnung
Die Lohnabrechnung ist ein wichtiges Dokument für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Unternehmer, die Mitarbeiter beschäftigen, sind nach § 108 Abs. 1 GewO dazu verpflichtet, für jeden von ihnen eine Lohnabrechnung zu erstellen. Sie dient nicht nur der Nachvollziehbarkeit des Gehalts. Als offizielles Dokument benötigen Arbeitnehmer die Lohnabrechnung z.B. auch für die Wohnungssuche, Bonitätsprüfung oder als Nachweis bei der Steuererklärung.
Für Selbstständige/ Unternehmer bedeutet die Lohnabrechnung einen zusätzlichen Aufwand. Daher entscheiden sich viele für die Auslagerung der Lohnbuchhaltung.
Sie haben Fragen wie „Was muss ich zur Lohnbuchhaltung wissen?“ oder „wer darf die Lohnbuchhaltung erstellen?“ Als erfahrene Unternehmenskanzlei bieten wir unseren Mandanten einen Lohnbuchhaltungsservice zum monatlichen Fixpreis an. Im diesem Artikel klären wir über alle praxisrelevanten Details auf.
Wir übernehmen Ihre Lohnabrechnung – Sie konzentrieren sich alleine auf Ihr Geschäft.
Inhaltsverzeichnis
Allgemeine Informationen
Unsere Dienstleistungen
Andre Kraus, Rechtsanwalt und Gründer der KRAUS GHENDLER RUVINSKIJ Anwaltskanzlei, ist Ihr Ansprechpartner in Sachen Gründung, Markenrecht, Reputationsschutz und Unternehmensrecht.
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Kostenfreie Erstberatung
In der Regel findet der Termin zur kostenfreien Erstberatung innerhalb von 48 Stunden nach Ihrer Kontaktaufnahme statt. In diesem Gespräch klären wir zusammen offene Fragen und beraten Sie hinsichtlich Ihrer Lohnbuchhaltung.
Durchführung der Lohnbuchhaltung
Wir beginnen mit Ihrer Lohnbuchhaltung. Dazu lassen Sie uns sämtliche Belege Ihrer Geschäftstätigkeit zukommen. Anschließend führen wir Ihre Lohnbuchhaltung durch.
Ziele der Lohnabrechnung
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Outsourcing der Lohnabrechnung – Vorteile und Nachteile
Vorteile des Outsourcings
Nachteile des Outsourcings
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Pflichten und Pflichtangaben der Lohnabrechnung
Sofern ein Arbeitgeber Mitarbeiter beschäftigt, ist er nach §108 GewO zur Erstellung einer Lohnabrechnung verpflichtet. Dabei ist irrelevant, in welcher Form die Mitarbeit stattgefunden hat. Damit die Pflichten des Arbeitgebers aus §108 GewO als erfüllt angesehen werden können, muss er seinen Teilpflichten nachkommen und in der Lohnabrechnung alle Pflichtangaben erfüllen.
Erstellung der Lohnabrechnung
Nach §108 GewO hat jeder Arbeitgeber bei Zahlung eines Arbeitsentgelts eine Abrechnung zu erstellen. Sie muss in schriftlicher Form erstellt werden. Die Zustellung muss aber nicht per Post erfolgen, sondern der Arbeitnehmer ist ggf. dazu verpflichtet, die Abrechnung beim Arbeitgeber abzuholen.
Die Erstellung der Lohnabrechnung hat zeitnah zu erfolgen. Wird dies versäumt, kann der Arbeitnehmer mit einer zweiwöchigen Frist zur Nachholung auffordern.
Der Arbeitgeber kann von der Pflicht zur Erstellung einer Lohnabrechnung befreit werden, wenn die Zahlung für jeden Abrechnungszeitraum identisch ist.
Die Lohnabrechnung muss die genaue Aufschlüsselung der Berechnung vom Brutto- zum Nettolohn enthalten.
Erstellung der Verdienstbescheinigung
Verlangt der Arbeitnehmer dies von seinem Arbeitgeber, muss ihm auch eine Verdienstbescheinigung ausgestellt werden. Arbeitnehmer benötigen sie häufig für den Antrag auf Sozialgelder, bei der Wohnungssuche oder der Kreditvergabe. Der Arbeitgeber hat sie dem Arbeitnehmer in elektronischer Form zu übermitteln oder eine Bescheinigung für die Ämter ausfüllen.
Berechnung des Bruttolohns
Auf der Lohnabrechnung muss die Zusammensetzung des Bruttolohns dargelegt werden. Dabei ist zwischen Lohn und Gehalt zu unterscheiden. Gehalt wird etwa nach Vertragsvereinbarung monatlich und unabhängig von der erbrachten Arbeitszeit gezahlt. Lohn hingegen ist konkret mit einer gewissen Leistung, etwa mit einer Anzahl von Arbeitsstunden, verbunden. Auf der Lohnabrechnung muss daher erkennbar sein, wie er sich zusammensetzt. Dafür sollten der Stundenlohn und die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden gelistet werden.
Berechnung des Nettolohns
Der Arbeitgeber ist nach § 108 Abs. 1 GewO verpflichtet, auf der Lohnabrechnung alle Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, sowie Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen und Vorschüsse aufzulisten. Für den Arbeitgeber muss nachvollziehbar sein, wie sein Nettolohn zustande kommt und welche Abzüge vorgenommen wurden. Die genaue Aufschlüsselung und die Pflichtangaben sind ebenfalls Teil der Arbeitgeberpflichten zur Lohnabrechnung.
Berechnung der Sozialabgaben
Im Sinne einer fachgerechten Berechnung des Nettolohns und genauen Aufschlüsselung, muss der Arbeitgeber die Sozialabgaben berechnen und angeben. Häufig werden diese prozentual und numerisch auf der Lohnabrechnung aufgeführt. Optional kann der Arbeitgeberanteil gelistet werden. Relevant sind für die Berechnung insbesondere:
- Sozialabgaben
- Arbeitslosenversicherung
- Pflegeversicherung
- Krankenversicherung
Die Höhe der Abgaben ist vom Bundesland, Alter des Arbeitnehmers, Familienstand, Höhe des Gehalts sowie einem individuellen Kostensatz für die Krankenkasse abhängig.
In welchem Rahmen der Arbeitgeber sich an dem Sozialabgaben beteiligen muss, ist ebenfalls vom Bundesland abhängig. Als Daumenregel können 45 – 50 % genannt werden, die der Arbeitgeber übernehmen muss.
Berechnung der Steuern
Der Arbeitgeber muss auf der Lohnabrechnung alle anfallenden Steuern berechnen und darlegen. Die Höhe der Steuer ist abhängig von der Steuerklasse, der Kirchenangehörigkeit und dem Bundesland des Arbeitnehmers. Relevant sind vor allem:
- Lohnsteuer
- Soli-Zuschlag
- Kirchensteuer
Teilzahlung der Versicherungen
Nicht nur die Berechnung und Angabe der Versicherungsbeiträge auf der Lohnabrechnung ist für den Arbeitgeber verpflichtend. Er hat die Versicherungsbeiträge auch monatlich zu zahlen.
Beachtung der Pflichtangaben
Die Pflichtangaben auf der Lohnabrechnung können durch die Verwendung einer anerkannten Vorlage in die Lohnabrechnung eingebracht werden. Mit einem derartigen Muster können Sie die Lohnabrechnung auch selbst erstellen.
Wir arbeiten mit einer besonders professionellen und datenschützenden Software, die für alle Beschäftigungstypen und Branchen rechtlich zulässige Lohnabrechnungen ermöglicht.
Überblick
- Erstellung der Lohnabrechnung
- Erstellung der Verdienstbescheinigung
- Berechnung des Bruttolohns
- Berechnung des Nettolohns
- Berechnung der Sozialabgaben
- Berechnung der Steuern
- Teilzahlung der Versicherungen
- Berücksichtigung der Pflichtangaben
Aufbau einer Lohnabrechnung
Um den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden, sollte eine Lohnabrechnung weitgehend dem folgenden Muster entsprechen.
Kopfteil
Folgende Daten müssen auf dem Kopfteil berücksichtigt werden:
- Name und Anschrift des Arbeitgebers
- Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- Abrechnungsperiode und Zeitraum
- Dauer des Arbeitsverhältnisses
- Sozialversicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-ID des Arbeitnehmers
Hauptteil
Auf dem Hauptteil der Lohnabrechnung sollten folgende Angaben vorzufinden sein:
- Berechnung des Bruttolohns bzw. -gehalts
- Sachbezüge und andere geldwerte Vorteile
- Vermögenswirksame Leistungen
- Wenn vorhanden: Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
- Steuerfreibeträge
- Wenn vorhanden: Abzug der Kirchensteuer
- Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
- Aufwandsentschädigungen
- Sonstige Abzüge (Urlaub, Steuern, Versicherungen, Pfändungen etc)
- Bankdaten des Arbeitnehmers (IBAN, BIC, Institut)
- Auszahlungsbetrag
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Freibeträge
Zusätzlich zu den zu leistenden Steuern und Abzügen für Sozialversicherungen, müssen für die Berechnung des Nettogehalts und -lohns die relevanten Freibeträge beachtet werden. Dazu gehören:
- Grundfreibetrag: Durch den Grundfreibetrag soll gewährleistet werden, dass Arbeitnehmer ihre Existenz sichern können. So sind bei einem Einkommen unter 9168 € keine Steuern zu leisten. Für Paare gilt der doppelte Betrag.
- Kinderfreibetrag: Der Kinderfreibetrag mindert das Nettoeinkommen bei der Berechnung von Soli und Kirchensteuer und sorgt somit für steuerliche Entlastung. Er beträgt in 2019 4.980 € für beide Elternteile.
- Erziehungsfreibetrag: Es existiert zudem ein Erziehungsfreibetrag, der bei der Berechnung von Soli und Kirchensteuer abgezogen wird. Er dient der Finanzierung von Bildung, Betreuung und Erziehung von Kindern und beträgt 2.460 €.
- Ausbildungsfreibetrag: Zusätzlich zum Erziehungsbetrag kann ein Ausbildungsfreibetrag von der Gesamtsumme aller Einkünfte abgezogen werden, wenn ein Kind des Arbeitnehmers sich in schulischer oder betrieblicher Ausbildung befindet. Das Kind muss dafür volljährig sein, den Status eines Auszubildenden oder Studierenden haben und außerhalb des Elternhauses wohnen. Zudem muss noch Anspruch auf Kindergeld bestehen. Der Betrag liegt bei 924 €.
- Sparer-Pauschbetrag: Der Sparer-Pauschbetrag stellt Einkünfte aus Kapitaleinlagen steuerfrei. Der Betrag liegt bei 801€, bei Paaren doppelt so hoch.
- Rabattfreibetrag: Der Rabattfreibetrag umfasst Sachbezüge, die der Arbeitnehmer im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses erhält. Bis zu einem Wert von 1080 € sind diese Bezüge steuerfrei.
Sonstige Bezüge
Zudem müssen sonstige Bezüge im Rahmen der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Derartige Bezüge werden unter §39b Abs. 3 EstG geregelt. Dazu gehören u.a.:
- Urlaubsgeld
- Weihnachtsgeld
- Tantiemen
- Abfindungen
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Die wichtigsten Begriffe zur Lohnabrechnung
Abrechnungszeitraum
Im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung bezeichnet der Abrechnungszeitraum die zeitliche Periode, für die das Entgelt gezahlt wird. In der Regel wird das Gehalt oder der Lohn monatlich gezahlt, weshalb der Abrechnungszeitraum sich über die Periode eines Monats erstreckt.
Wird der Lohn und nicht das Gehalt eines Mitarbeiters berechnet, wird die tatsächliche Arbeitszeit zur Berechnung des Entgelts herangezogen. Häufige Berechnungsmaßstäbe sind dabei Arbeitsstunden oder Arbeitstage.
Arbeitgeberbrutto
Als Arbeitgeberbrutto bezeichnet man die Gesamtkosten eines Mitarbeiters für den Arbeitnehmer. Da dieser anteilig die Sozialbeiträge des Arbeitnehmers mitzutragen hat, ist der Arbeitgeberbrutto höher als das Bruttogehalt. Er umfasst die gesamten Personalkosten eines Arbeitnehmers.
Aufbewahrungsfrist
Als Arbeitnehmer- und Arbeitgeber müssen Lohnabrechnungen aufbewahrt werden. Alleine aus steuerrechtlicher Sicht besteht eine Frist von 6 Jahren, da gezahlte Lohnsteuern nachgewiesen werden können. Arbeitnehmer sollten über die gesetzlichen Fristen den Nutzen eines Lohnnachweises über mehrere Jahre zu schätzen wissen.
Bruttoverdienst
Der Bruttoverdienst bezeichnet den Lohn oder das Gehalt bevor die zugehörigen Steuern und Sozialbeiträge abgezogen wurden.
Buchhaltungsprogramm
Ein Buchhaltungsprogramm vereinfacht die Lohnabrechnung. Nach entsprechender Einstellung müssen nur die zutreffenden Daten eingegeben werden, um automatisch eine Lohnabrechnung zu erstellen. Professionelle Softwares berücksichtigen zudem die aktuellen Datenschutzbestimmungen.
Datev
DATEV ist einer der ältesten IT-Dienstleister für Steuerberater. Durch seine beherrschende Marktstellung ist der Firmenname beinahe gleichzusetzen mit Steuerberatungs- und Buchhaltungssoftware. Monatlich werden in Deutschland ca. 13 Millionen Lohnabrechnungen mit einem DATEV-Programm erstellt.
Debitoor
Debitoor ist ein Buchhaltungsprogramm, das vor allem von Unternehmen genutzt wird, die intern eine Lohnabrechnung durchführen. Mit dem Modul ilohngehalt können zuverlässig Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt werden.
Entgeltabrechnung
Die Entgeltabrechnung bezeichnet die Abrechnung der Vergütung eines Mitarbeiters. Da zwischen Gehalt und Lohn unterschieden wird, ist der Begriff Entgeltabrechnung eine allgemeinere Variante, die sowohl die Lohn- als auch die Gehaltsabrechnung umfasst.
Gehalt
Das Gehalt bezeichnet das fixe monatliche Entgelt eines Angestellten. Es ist vertraglich festgelegt und wird unabhängig von der Anzahl der erbrachten Arbeitsstunden ausgezahlt.
Kirchensteuer
Nach Art. 140 GG sind Religions- und Weltanschauungsgemeinschaften dazu berechtigt, eine Kirchsteuer zu erheben. Sie müssen dafür als Körperschaft des öffentlichen Rechts agieren. Arbeitnehmer zahlen als Mitglied in einer Kirche die Kirchsteuer automatisch. Sie wird vom Arbeitgeber berechnet und an die Finanzverwaltung weitergeleitet. In 2019 liegt sie bei 8 – 9 % der Lohnsteuer, abhängig vom jeweiligen Bundesland.
Lohn und Lohnabrechnung
Im Gegensatz zum Gehalt, bezeichnet der Lohn einen Verdienst oder ein Arbeitnehmerentgelt, das in Abhängigkeit von der erbrachten Arbeitsleistung berechnet wird. Meistens werden der Stundenlohn und die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden herangezogen. Die Lohnabrechnung bezeichnet simultan ein entsprechendes Dokument, das die Abrechnung des Brutto- und Nettolohns aufschlüsselt.
Lohnnebenkosten
Die Lohnnebenkosten bezeichnen die Kosten für den Arbeitgeber, die durch die Beschäftigung von Arbeitnehmern neben den eigentlichen Bruttolohn entstehen. Das sind vor allem die Beiträge für Sozialversicherungen.
Lohnsteuer
Die Lohnsteuer ist eine Art der Einkommensteuer und wird für nicht-selbstständige Arbeit berechnet. Arbeitnehmer müssen die Lohnsteuer nicht selbst abführen, sondern der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich. Die Lohnsteuer wird bei der Auszahlung des Lohns oder Gehalts direkt an die Finanzverwaltung weitergeleitet.
Nettoverdienst
Der Nettoverdienst ist der Lohn oder das Gehalt eines Arbeitnehmers nach Abzug aller zu zahlenden Steuern und Beiträge für Sozialversicherungen. Relevante Steuern sind:
- Lohnsteuer
- Soli-Zuschlag
- Kirchsteuer
Relevante Abzüge für Sozialbeiträge sind:
- Pflegeversicherung
- Krankenversicherung
- Rentenversicherung
- Arbeitslosenversicherung
Pflegeversicherung
Die Pflegeversicherung ist eine Versicherung gegen den Fall, dass eine Person pflegebedürftig wird. Sie wird in SGB XI geregelt. Jede Person, die gesetzlich oder privat krankenversichert ist, ist versicherungspflichtig.
Solidaritätszuschlag
Der Solidaritätszuschlag wurde nach der Wiedervereinigung zum Aufbaue der neuen Bundesländer geschaffen. Alle Bundesbürger zahlen den Soli-Zuschlag von ihrem Einkommen. Er beträgt aktuell 5,5 % der gezahlten Einkommensteuer. Arbeitnehmer in Festanstellung bezahlen den Soli-Zuschlag direkt bei Auszahlung des Lohns oder Gehalts.
Sozialversicherungen
Die Sozialversicherungen sind ein System aus deutschen Pflichtversicherungen, die Einzelpersonen gegen bestimmte Risiken absichern. Dazu gehört die Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Arbeitslosenversicherung oder Rentenversicherung.
Arbeitnehmer zahlen ihre Sozialversicherungsbeiträge automatisch bei Auszahlung ihres Lohns oder Gehalts am Monatsende. Ein Teil der Beiträge wird vom Arbeitgeber übernommen.
Verdienstbescheinigungen
Die Verdienstbescheinigung ist eine Bescheinigung über den Lohn oder das Gehalt. Anders als bei einer Lohnabrechnung müssen nicht die Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen aufgeführt werden. Sie zielt vielmehr auf die Darstellung des Gehalts über einen bestimmten Zeitraum ab, weshalb auch das Eintrittsdatum des Arbeitsverhältnisses berücksichtigt wird. Weitere Pflichtangaben sind:
- Name, Adresse und Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- Versicherungsnummer
- Beginn des Beschäftigtenverhältnisses
- Ende des Beschäftigtenverhältnisses
- Abrechnungszeitraum
- Lohnsteuerklasse
- Freibeträge
- Steueridentifikationsnummer
- Beitragsschlüssel zur Sozialversicherung
- Gesamtbruttoentgelt
Krankenversicherung
Die Krankenversicherung ist ein wichtiger und kostspieliger Bestandteil der Lohnkosten eines Arbeitnehmers. Sie spielt in der Lohnabrechnung eine zentrale Rolle. In Deutschland müssen gesetzlich versicherte Arbeitnehmer 14,9 %. Ihres Bruttogehalts für die Krankenversicherung zahlen. 7,45% wird dabei vom Arbeitgeber übernommen. Dazu kommt ein individueller Satz, der von der Krankenversicherung bestimmt und vom Arbeitnehmer getragen werden muss.
Lexware
Lexware ist ein erfolgreiches und etabliertes Unternehmen für Rechtsanwälte und Steuerberater. Neben unterschiedlichen Modulen ist besonders das für Lohnbuchhaltung bei vielen Unternehmen im Einsatz.
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