Datenschutz-Konzept
In Art. 5 Abs. 2 DSGVO ist das Prinzip zur Rechenschaftspflicht festgeschrieben. Jedes verantwortliche Unternehmen muss ggf. den Datenschutzbehörden eine Zusammenfassung seiner Datenschutzstrategie vorlegen. Zudem ist das Konzept ständig zu überprüfen und weiterzuentwickeln.
So haben Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, ein Gesamtverfahren zu entwickeln, das die Wirksamkeit des Datenschutzes und der Datensicherheit sowie die dafür ergriffenen Maßnahmen kontinuierlich kontrolliert und evaluiert.
Wer benötigt ein Datenschutzkonzept?
Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten verarbeitet, benötigt ein Datenschutzkonzept.
Erforderliche Inhalte
Die erforderlichen Inhalte sind insbesondere:
- Art der Dokumentation
- Auflistung aller technischen und organisatorischen Maßnahmen
- Organisatorische Mindeststandards
- Rechtliche Rahmenbedingungen im Unternehmen
- Datenschutzpolitik und verantwortliche Personen (Datenschutzbeauftragter)
Gemeinsam mit Datenschutzbeauftragten entwickeln
Das Datenschutzkonzept ist ein umfangreiches Dokument, dass gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten entwickelt wird. Es kann als zentrales Kontrolldokument aller datenschutzrechtlichen Vorgänge verstanden werden. Durch die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten begegnen Sie den neuen gesetzlichen Anforderungen mit angemessener Professionalität. Durch die Auslagerung der komplexen DSGVO-Compliance minimieren Sie den Aufwand der Anpassung und können sich auf das operative Tagesgeschäft konzentrieren. Wir übernehmen den Datenschutz-Part für Sie. Mit uns finden Sie den richtigen Datenschutzbeauftragten für Ihr Unternehmen.
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Umsetzung Ihres DSGVO – Datenschutzkonzepts im Detail:
1 KOSTENLOSE ERSTBERATUNG
Bevor wir mit der Umsetzung Ihres individuellen DSGVO Konzepts beginnen, beantworten wir Ihre Fragen zum Ablauf und den Kosten. Braucht Ihr Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten? Welche Schritte sind zur Herstellung der Datenschutz Konformität erforderlich? Diese und andere Fragen behandeln wir im Rahmen der kostenfreien Erstberatung.
2 EXTERNER DATENSCHUTZBEAUFTRAGER
Nach der Klärung der wichtigsten Fragen und der Erörterung der rechtlichen Notwendigkeit können wir Ihren externen Datenschutzbeauftragten bestellen. Wir teilen Ihnen einen persönlichen Datenschutzbeauftragten zu, dessen Qualifikationen den Anforderungen Ihres Betriebs gerecht werden. Sie erhalten von uns die offizielle DSB-Ernennungsurkunde, während wir uns auf den Audit Ihres Unternehmens vorbereiten. Nach der anschließenden Unterzeichnung der Urkunde, bitten wir Sie um relevante Basisinformationen zu Ihrem Unternehmen und Geschäftsbetrieb.
3 EINGEHENDE BERATUNG
Ist der Datenschutzbeauftragte benannt, bitten wir um die Einladung zu einem Kick-Off-Meeting mit Ihrer Geschäftsführung oder den Verantwortlichen der Management-Ebene.Im Rahmen der Besprechung informieren wir Sie ausführlich über die bestehenden Anforderungen und erklären Ihnen alle juristischen Aspekte des Datenschutzes und der Datensicherheit, welche die DSGVO-Compliance erfordert.
Nachdem Sie über die Anforderungen an Ihr Unternehmen und die Risiken von Versäumnissen beim Datenschutz im Bilde sind, beantworten wir anfallenden Fragen ausführlich und machen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten bekannt.
4 ANALYSE DATENSCHUTZKONZEPT
Nach dem erfolgreichen Kick-Off nimmt Ihr Datenschutzbeauftragter eine erste Analyse des Ist-Zustandes Ihres aktuellen Datenschutzkonzeptes vor. Er bewertet aktuelle Maßnahmen, falls vorhanden, nach den Aspekten der neuen DSGVO. Die Ergebnisse der Analyse werden verwendet, um den Audit-Fragebogen vorzubereiten. Als erste Amtshandlung verpflichtet er Ihre Mitarbeiter zum Datengeheimnis, während Sie die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten an die zuständige Aufsichtsbehörde weiterleiten.
5 DATENSCHUTZ-AUDIT
Um die Erkenntnisse der Analyse des Ist-Zustandes zu vertiefen, nimmt Ihr Datenschutzbeauftragter bei Ihnen vor Ort einen Datenschutz-Audit vor. Der zuvor erstellte Audit-Fragebogen dient als Leitfaden für die Prüfung. Im Optimalfall findet der Audit an dem Hauptstandort Ihrer IT-Abteilung statt, damit der DSB einen Eindruck über die technische Einrichtung Ihres Unternehmens erhält.
Prüfung der Prozesse
Fortlaufend findet die Prüfung in unterschiedlichen Abteilungen Ihres Unternehmens, wie etwa Personal, Marketing und Vertrieb statt. Es werden Prozesse interner und externer Datenverarbeitungen untersucht. Sie begleiten die Prüfung durch die Beantwortung der Fragen des Audit-Fragebogens, der später vom DSB, ebenso wie Audit-Telefonate mit Verantwortlichen, ausgewertet wird.
6 AUDITBEREICHT UND MASSNAHMENKATALOG
Basierend auf den Ergebnissen des Audits, erstellt Ihr Datenschutzbeauftragter einen ausführlichen Bericht. Darin sind alle Beobachtungen der Prüfung enthalten sowie eine ausführliche Darstellung der vorgefundenen aktuellen Situation und ggf. der Diskrepanz zwischen dem Status Quo und dem gewünschten Zustand der DSGVO-Compliance. Zudem fördert der Bericht zutage, welche Bereiche und Prozesse die größten Risiken darstellen. Zu den einzelnen Mängeln wird Ihr Datenschutzbeauftragter konkrete Handlungsanweisen in Form eines Maßnahmenkatalogs entwerfen. Dieser dient als Grundlage für das DSGVO-Datenschutzkonzept.
7 ERSTELLUNG DATENSCHUTZKONZEPT
Die grobe Darstellung der Maßnahmen aus dem Katalog wird nun von Ihrem Datenschutzbeauftragten in ein konkretes individuelles Datenschutzkonzept transferiert. Es beinhaltet alle erforderlichen notwendigen Handlungen, die vorzunehmen sind, um den Zustand der vollständigen DSGVO-Compliance zu erreichen. Insbesondere werden konkrete Handlungsempfehlungen gegeben, die sich praktisch in Ihrem Betrieb umsetzen lassen.
8 UMSETZUNG DATENSCHUTZKONZEPT
Die konkreten Handlungsempfehlungen werden umgesetzt. Es wird auf die Implementierung einmaliger Prozesse und dauerhafter Vorgänge abgezielt, die erstens den Zustand der DSGVO-Konformität herstellen und zweitens ihn auch halten sollen.
Konformität mit der neuen Datenschutzgrundverordnung
Die vorzunehmenden Handlungen umfassen etwa die Optimierung der technisch-organisatorischen Abläufe der Datenerhebung und Verarbeitung (TOM), die Entwicklung interner Richtlinien, die Schulung der Mitarbeiter sowie die Vorbereitung fortlaufender Verwaltungsaufgaben, die Aufsetzung von Standardprozessen, die Anpassung firmenspezifischer Prozesse sowie die Erstellung der ADV für Ihre Partner und Lieferanten. Der Datenschutzbeauftragte wird gleichzeitig die Verantwortung für die datenschutzrechtlichen Pflichten gegenüber Betroffenen übernehmen, wie etwa die Auskunftserteilung sowie die Korrektur und Löschung erhobener personenbezogener Daten.
Datenschutzsiegel nach EU-Datenschutz
Nach der vollständigen Umsetzung erhält Ihr Unternehmen das Datenschutzsiegel. Da der Datenschutzbeauftragte kein Weisungsrecht hat, müssen Sie die Handlungsempfehlungen an Ihre Belegschaft weiterleiten. Mitarbeiter sollten sich kooperativ zeigen, Ihre täglichen Routinen anpassen und sich schulen lassen.
9 NACH DEM DATENSCHUTZKONZEPT
Ist das Datenschutzkonzept umgesetzt, so erfolgt die Evaluierung der Ergebnisse. Verarbeitet Ihr Unternehmen sensible Daten, bedarf es einer Datenschutz-Folgeabschätzung nach Art. 35, 36 DSGVO. Ihr DSB bleibt der Ansprechpartner für alle datenschutzrechtlich-relevanten Fragen Ihrer Geschäftsführung oder Ihrer Mitarbeiter.
Zudem werden Fortschritte der Zielerreichung dokumentiert, sodass Ihre Geschäftsführung ein aktuelles Bild zur Sachlage hat. In jährlichen Intervallen wird ein Tätigkeitsbericht erstellt. Ihre Geschäftsführung muss weiterhin die Handlungsempfehlungen des DSB in Anweisungen an die Mitarbeiter umsetzen.
10 LAUFENDE BETREUUNG
Fortlaufend ist der Datenschutzbeauftragter ein fester Bestandteil Ihres Unternehmens. Unter Geheimhaltungspflicht wird er in geplante Aktivitäten, wie die Erschließung neuer Geschäftsbereiche oder strategischen Ausrichtungen involviert, um bezüglich einer datenschutzrechtlichen Konformität der geplanten Vorhaben zu beraten.
Zudem verfolgt er die juristischen Entwicklungen, denn viele Details der DSGVO werden erst durch Rechtsprechung zu feststehenden Grundsätzen. Sollten technologische oder juristische Veränderungen anfallen, wird er das aktuelle Datenschutzkonzept evaluieren, anpassen und die Geschäftsführung darüber informieren.
Dauer bis zur Umsetzung Ihres DSGVO – Datenschutzkonzepts
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