Die UG (haftungsbeschränkt) ist als Kapitalgesellschaft zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufstellung von Bilanzen verpflichtet. Die Erfüllung dieser Pflicht obliegt dem Geschäftsführer Ihrer Gesellschaft (§ 41 GmbHG).
Um dieser Pflicht nachzukommen, hat der Geschäftsführer alle geschäftlichen Vorgänge (Einnahmen, Ausgaben, etc.) mittels der sog. „doppelten Buchführung“ aufzuzeichnen. Gemeint ist hiermit die exakte und zeitlich nahe Dokumentierung eines jeden finanziellen Geschäftsereignisses auf zwei buchhalterischen Konten (Soll und Haben). Damit einzelne Vorgänge nicht unbeachtet bleiben, ist eine tägliche Verbuchung zu empfehlen. Darüberhinaus ist der Geschäftsführer dazu verpflichtet eine Handelsbilanz aufzustellen.
Das System der doppelten Buchführung erlaubt einen schnellen Einblick in das Vermögen und die einzelnen Schuldenpositionen der UG.
Der Gesetzgeber sieht für kleinere UGs keine Pflicht zur Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) vor. Vielmehr reicht das Vorlegen der Bilanz mit dem entsprechenden Anhang bereits aus. Beides ist beim elektronischen Bundesanzeiger offenzulegen (§ 267 HGB). „Kleinstgesellschaften“, zu denen sich ins besonders viele Startup-Unternehmen zählen, sind nicht verpflichtet ihre Zahlen zu veröffentlichen.
