Jede Kapitalgesellschaft, damit also auch die GmbH und UG muss Bilanzen aufstellen. Das gilt ganz unabhängig von ihrer Größe und Umsatz (§§ 238, 6 HGB, § 13 Abs. 3 GmbHG). Dass die Bücher Ihrer Firma ordnungsgemäß geführt werden, ist die Aufgabe des Geschäftsführers (§ 41 GmbHG). Er muss die geschäftlichen Vorfälle im Rahmen einer sog. doppelten Buchführung aufzeichnen und außerdem eine Handelsbilanz erstellen. Es müssen also für jeden Vorfall zwei (buchhalterische) Konten geführt werden, eins für Soll und eins für Haben. So kann der Vermögens- und Schuldenstand Ihrer Firma schnell eingesehen und überprüft werden. Dies bedeutet rein praktisch, dass der Geschäftsführer verpflichtet ist, regelmäßig alle finanziellen Geschäftsvorfälle zu buchen: alle Einnahmen, Ausgaben, Auslagen usw. Dies sollte am besten auf täglicher Basis erfolgen, damit Geschäftsvorfälle nicht untergehen.
Die doppelte Buchführung erfordert eine genaue und zeitnahe Erfassung aller finanziellen Geschäftsvorfälle in Ihrer Gesellschaft. Dazu gehört vor allem:
- Kontieren und Buchen der Ausgangsrechnungen
- Abstimmung der Debitoren-Konten
- Ausdruck der offenen Posten
- Kontieren und Buchen der Eingangsrechnungen
- Abstimmung der Kreditoren-Konten
- Ausdruck der Verblichkeiten
- Abstimmung der Bestände
- Kontieren und Buchen der Kasse
- Kontieren und Buchen der Kontoauszüge
Versuchen Sie, unter Anleitung eines Fachmanns und Software die Buchhaltung selbstständig zu erledigen
Die doppelte Buchführung kann bei fehlender Erfahrung zunächst kompliziert erscheinen. Es gibt jedoch gute Software, die Ihnen die Arbeit abnehmen kann. Es ist oftmals nicht notwendig, in diesem Bereich von kommerziellen Buchhaltungsservices Gebrauch zu machen. Vielmehr raten wir unseren Mandanten zumeist, sich diesen rudimentären Vorgang von einem Steuerberater erläutern zu lassen.
Bei fehlender persönlicher oder zeitlicher Kapazität: Überlassen Sie die Buchführung einem Steuerberater
Sollten Sie jedoch nicht die persönlichen oder zeitlichen Kapazitäten haben, die regelmäßigen Buchungen vorzunehmen, wenden Sie sich besser an einen Profi. Wir empfehlen dann, diese Aufgabe einem Steuerberater anzuvertrauen. Sie sammeln und übersenden diesem Ihre monatlich anfallenden (ein- und ausgehenden) Rechnungen, Quittungen usw. Er erstellt für Sie eine lückenlose Buchführung. Zudem haftet er in diesem Fall – und zwar nicht nur für die Erfüllung Ihrer Buchführungspflichten, sondern auch die später wahrscheinlich von ihm zu erstellende Jahressteuererklärung.
Kleine Gesellschaft: Keine Pflicht zur GuV und keine Veröffentlichungspflicht
Es gibt im Bereich der Bilanzierung einige Erleichterungen, die von der Größe des Unternehmens abhängig sind. So müssen kleine Kapitalgesellschaften z.B. keine Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen, sondern lediglich die Bilanz und den Anhang einreichen und beim elektronischen Bundesanzeiger offenlegen (§ 267 HGB). Kleinstkapitalgesellschaften sind sogar von der Veröffentlichungspflicht befreit (§ 267a HGB). Gerade im Gründungsstadium trifft das auf viele Gesellschaften zu – für Sie würde das heißen, dass die Zahlen Ihrer Gesellschaft nicht veröffentlicht werden können.
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