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Buchführung bei einer Kapitalgesellschaft

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    Buchführung und Jahresabschluss bei Kapitalgesellschaften

    Im folgenden erläutern wir Ihnen die Besonderheiten der Buchführung einer Kapitalgesellschaft, sowie alles, was Sie bei der Erstellung eines Jahresabschlusses beachten müssen.

    Kapitalgesellschaften unterliegen der „doppelten Buchführung“. Das bedeutet, dass alle Buchungssätze doppelt erfasst und eine Bilanz sowie Jahresabschluss erstellt werden müssen. Es empfiehlt sich daher die Buchführung an einen Fachmann abzugeben. Der Geschäftsführer sollte die Zahlen zwar beobachten, aber seinen Fokus auf dem operativen Tagesgeschäft haben.

    Je nach Größe der Gesellschaft können Erleichterungen bezüglich des Umfangs der Buchführung zum Greifen kommen. Etwa wenn es sich um eine Kleinstkapitalgesellschaft §267a HGB handelt.

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    Jede Kapitalgesellschaft, damit also auch die GmbH und UG muss Bilanzen aufstellen. Das gilt ganz unabhängig von ihrer Größe und Umsatz (§§ 238, 6 HGB, § 13 Abs. 3 GmbHG). Dass die Bücher Ihrer Firma ordnungsgemäß geführt werden, ist die Aufgabe des Geschäftsführers (§ 41 GmbHG). Er muss die geschäftlichen Vorfälle im Rahmen einer sog. doppelten Buchführung aufzeichnen und außerdem eine Handelsbilanz erstellen. Es müssen also für jeden Vorfall zwei (buchhalterische) Konten geführt werden, eins für Soll und eins für Haben. So kann der Vermögens- und Schuldenstand Ihrer Firma schnell eingesehen und überprüft werden. Dies bedeutet rein praktisch, dass der Geschäftsführer verpflichtet ist, regelmäßig alle finanziellen Geschäftsvorfälle zu buchen: alle Einnahmen, Ausgaben, Auslagen usw. Dies sollte am besten auf täglicher Basis erfolgen, damit Geschäftsvorfälle nicht untergehen.

    Die doppelte Buchführung erfordert eine genaue und zeitnahe Erfassung aller finanziellen Geschäftsvorfälle in Ihrer Gesellschaft. Dazu gehört vor allem:

    • Kontieren und Buchen der Ausgangsrechnungen
    • Abstimmung der Debitoren-Konten
    • Ausdruck der offenen Posten
    • Kontieren und Buchen der Eingangsrechnungen
    • Abstimmung der Kreditoren-Konten
    • Ausdruck der Verblichkeiten
    • Abstimmung der Bestände
    • Kontieren und Buchen der Kasse
    • Kontieren und Buchen der Kontoauszüge

    Versuchen Sie, unter Anleitung eines Fachmanns und Software die Buchhaltung selbstständig zu erledigen

    Die doppelte Buchführung kann bei fehlender Erfahrung zunächst kompliziert erscheinen. Es gibt jedoch gute Software, die Ihnen die Arbeit abnehmen kann. Es ist oftmals nicht notwendig, in diesem Bereich von kommerziellen Buchhaltungsservices Gebrauch zu machen. Vielmehr raten wir unseren Mandanten zumeist, sich diesen rudimentären Vorgang von einem Steuerberater erläutern zu lassen.

    Bei fehlender persönlicher oder zeitlicher Kapazität: Überlassen Sie die Buchführung einem Steuerberater

    Sollten Sie jedoch nicht die persönlichen oder zeitlichen Kapazitäten haben, die regelmäßigen Buchungen vorzunehmen, wenden Sie sich besser an einen Profi. Wir empfehlen dann, diese Aufgabe einem Steuerberater anzuvertrauen. Sie sammeln und übersenden diesem Ihre monatlich anfallenden (ein- und ausgehenden) Rechnungen, Quittungen usw. Er erstellt für Sie eine lückenlose Buchführung. Zudem haftet er in diesem Fall – und zwar nicht nur für die Erfüllung Ihrer Buchführungspflichten, sondern auch die später wahrscheinlich von ihm zu erstellende Jahressteuererklärung.

    Kleine Gesellschaft: Keine Pflicht zur GuV und keine Veröffentlichungspflicht

    Es gibt im Bereich der Bilanzierung einige Erleichterungen, die von der Größe des Unternehmens abhängig sind. So müssen kleine Kapitalgesellschaften z.B. keine Gewinn- und Verlustrechnungen erstellen, sondern lediglich die Bilanz und den Anhang einreichen und beim elektronischen Bundesanzeiger offenlegen (§ 267 HGB). Kleinstkapitalgesellschaften sind sogar von der Veröffentlichungspflicht befreit (§ 267a HGB). Gerade im Gründungsstadium trifft das auf viele Gesellschaften zu – für Sie würde das heißen, dass die Zahlen Ihrer Gesellschaft nicht veröffentlicht werden können.

    Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft

    Der Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft fällt in den Verantwortungsbereich des Geschäftsführers. Er besteht aus der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung und dem Anhang. Grundsätzlich ist es unternehmerisch-sinnvoll auch den Jahresabschluss an einen Dienstleister abzugeben. Da der Aufwand doch hoch und die Aufgabe zeitintensiv ist, befreit das Outsourcen zeitlich und minimiert die Fehleranfälligkeit.

    Jahresabschluss – Grundsätze

    Der Jahresabschluss wird auf Grundlage der laufenden doppelten Buchführung erstellt. Ab einer gewissen Größe muss auch eine Unternehmergesellschaft einen Lagebericht zum Abschluss hinzufügen. Die meisten neugegründeten Unternehmergesellschaften werden davon allerdings ausgenommen sein.

    Liegt die Bilanzsumme unter 350.000 € und der Jahresumsatz unter 700.000 €, während weniger als 11 Mitarbeiter beschäftigt sind, so kann auf den Lagebericht verzichtet werden. Die Erstellung des Jahresabschlusses bedarf des Gesellschafterbeschlusses der Gesellschafterversammlung.

    Kleinstkapitalgesellschaft i.S.d. §267a HGB

    Die UG ist nach der Gründung fast immer als Kleinstkapitalgesellschaft nach §267a HGB zu kategorisieren. Dafür müssen zwei der drei folgenden Eigenschaften vorhanden sein:

    • 350 000 Euro Bilanzsumme darf nicht überschritten werden (§268 Abs. 3 HGB).
    • Umsatz der letzten 12 Monate darf 700 000 € nicht überschreiten.
    • Durchschnittlich nicht mehr als 10 Mitarbeiter beschäftigt werden.

    Eine überwiegende Mehrzahl der UG-Neugründungen wird diese Merkmale nicht erfüllen und ist daher als Kleinstkapitalgesellschaft einzustufen.

    Durch die Einstufung können Gründer von folgenden Vorteilen profitieren:

    • Sogar im Vergleich zu kleinen Kapitalgesellschaften können Kleinstkapitalgesellschaften mit einem verkürzten Bilanzgliederungsschema arbeiten (§ 266 Abs. 1 Satz 4 HGB).
    • Auch in der Gewinn- und Verlustrechnung kann mit einem verkürzten Schema gearbeitet werden (§ 275 Abs. 5 HGB).
    • Der Anhang kann komplett entfallen, wenn die Bilanz einige Angaben führt (§ 264 Abs. 1 Satz 5 HGB).
    • Anstatt der Veröffentlichung der Bilanz im Bundesanzeiger kann die Bilanz dort lediglich hinterlegt werden.

    Mit Kleinstkapitalgesellschaft den Jahresabschluss der UG vereinfachen

    Die Minimierung des Aufwands durch die Einstufung der UG als Kleinstkapitalgesellschaft ist enorm. In der Gewinn- und Verlustrechnung müssen beispielsweise nur noch acht Posten aufgeführt werden. Die kleine Kapitalgesellschaft bedarf hingegen schon einer Aufführung von 20 Posten. Außerdem ist die Bilanz nicht für jeden im Interner einsehbar, sondern sie muss kostenpflichtig bestellt werden.

    Alle Informationen zur UG Gründung auf einen Blick:

    Alle Informationen zur GmbH Gründung auf einen Blick:

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