Hausverwaltung gründen und betreiben – mit Hausverwaltung selbstständig machen

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Telefonische Erstberatung

Hausverwaltung gründen und betreiben

Sie möchten sich mit einer Hausverwaltung selbständig  machen? Eine Hausverwaltung, oft auch als Immobilienverwaltung bezeichnet, ist eine Dienstleistung oder ein Unternehmen, das sich um die Verwaltung und den Betrieb von Immobilien kümmert. Das kann sowohl für private als auch für gewerbliche Immobilien gelten. Die Hauptaufgaben einer Hausverwaltung können je nach Vertragsvereinbarung und Art der Immobilie variieren, beinhalten jedoch oft folgende Aspekte:

  1. Technische Verwaltung: Hierzu gehören z.B. die Überwachung des technischen Zustands der Immobilie, die Organisation von Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten oder die Durchführung von Modernisierungen.
  2. Kaufmännische Verwaltung: Diese befasst sich mit den finanziellen Aspekten der Immobilienverwaltung. Dazu gehören u.a. das Erstellen von Nebenkostenabrechnungen, das Einziehen von Mieten oder das Führen der Buchhaltung für die Immobilie.
  3. Vertragsverwaltung: Hierunter fallen Aufgaben wie das Abschließen, Ändern und Kündigen von Mietverträgen, das Überwachen der Mieterpflichten oder das Reagieren auf Mieterbeschwerden.
  4. Allgemeine Verwaltung: Zu dieser Kategorie gehören allgemeine organisatorische Aufgaben, z.B. die Kommunikation mit Dienstleistern, Behörden oder Eigentümern.

Ein weiterer Bereich kann die WEG-Verwaltung (Wohnungseigentumsverwaltung) sein, bei der es speziell um die Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften geht. Hier kümmert sich die Hausverwaltung z.B. um die Einberufung und Durchführung von Eigentümerversammlungen, die Umsetzung der Beschlüsse der Eigentümerversammlung oder die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums.

Eine professionelle Hausverwaltung bietet also Immobilieneigentümern die Möglichkeit, sich nicht direkt um alle Aspekte der Verwaltung ihrer Immobilie kümmern zu müssen und kann dabei helfen, den Wert und die Rentabilität der Immobilie langfristig zu sichern.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um erfolgreich in die Selbstständigkeit zu starten und erhalten Informationen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen und den Voraussetzungen der Gründung einer Hausverwaltung.

 

Fragen wie:

  • Welche Anforderungen stellt das “Gesetz zur Einführung einer Berufszulassungsregelung für gewerbliche Immobilienmakler und Wohnimmobilienverwalter?“ oder
  • „Welche persönlichen Qualifikationen sollten Hausverwalter haben?“  

werden auf dieser Seite ausführlich beantwortet.

Wir gründen Ihre Hausverwaltung – Sie konzentrieren sich allein auf Ihr Geschäft.

  • 2020 gab es in Deutschland etwa 23.584 Unternehmen, die Grundstücke, Gebäude und Wohnungen für Dritte verwaltet haben.
  • Prognosen zufolge wird der Branchen-Umsatz im Jahr 2025 rund 19,84 Milliarden Euro betragen.

Statistik: statista.com 

Gründung einer Hausverwaltung Schritt für Schritt

  • Schritt 1 - Kostenfreie Erstberatung

    In einer kostenlosen Erstberatung sprechen wir mit Ihnen u.a. über  mögliche Rechtsformen für Ihre Hausverwaltung.

  • Schritt 2 - Anwaltliche Gründungsberatung

    Wir erstellen Ihren passgenauen Gründungsplan. Wenn Sie die Hausverwaltung als Gesellschaft gründen wollen auch die Satzung. 

    Schritt 2 - Anwaltliche Gründungsberatung

  • Schritt 3 - Gründung Ihrer Hausverwaltung

    Wir kümmern uns um die Eintragung Ihrer Hausverwaltung ins Handelsregister und um Steuer- und ggf. auch Gewerbeanmeldung.

    Im Falle der Anmeldung eines Gewerbes ist die Mitgliedschaft in der  zuständigen IHK Pflicht auch für Hausverwaltungen Pflicht.  

    In einer Abschlussberatung werden offene Fragen geklärt.

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Hausverwaltung gründen – Handelsregistereintrag

Das Handelsregister enthält als öffentliches Verzeichnis Einträge über alle Gewerbebetriebe und eingetragenen Kaufleute. Gründen Sie z.B. ein Einzelunternehmen als eingetragener Kaufmann (e.K.) , so sind Sie  zur Anmeldung verpflichtet. Ebenso bei Gesellschaften wie der GmbH oder UG.

Anmeldung beim Finanzamt

Zwingend ist in jedem Fall  die Anmeldung beim Finanzamt. Hier müssen Sie Ihre Steuernummer beantragen und sich über die steuerlichen Pflichten eines Unternehmens informieren.

Gewerbeanmeldung

Nach § 18 des Einkommenssteuergesetzes ist die Vermögensverwaltung eine selbständige Tätigkeit, die nicht gewerbesteuerpflichtig ist.  In vielen Fällen wird es sich bei der Hausverwaltung aber um eine gewerbliche Tätigkeit handeln, die selbstständig und nachhaltig mit dem Ziel der Gewinnrealisierung durchgeführt wird. für die dann eine Gewerbeanmeldung erforderlich ist.

Anmeldung Ihrer Hausverwaltung bei der IHK

Im Falle der Anmeldung eines Gewerbes ist die Mitgliedschaft der Hausverwaltung in der IHK obligatorisch.

Berufsgenossenschaft

Ebenso ist die Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft (gesetzliche Unfallversicherung) Pflicht.

Verbände

Freiwillig können Sie Mitglied  in einem Berufsverband, wie dem Dachverband Deutscher Immobilienverwalter e. V. (DDIV) werden, der die Interessen der Branche vertritt.  

  • Start-Up Gründung

Hausverwaltung gründen – Voraussetzungen

Zu Beginn steht die Ausarbeitung Ihres Businessplans. Dieses Dokument sollte die Organisationsform Ihres Unternehmens, die anvisierten Zielgruppen, geplante Marketingmaßnahmen, erwartete Einnahmen und Ausgaben sowie Prognosen für die zukünftige Entwicklung enthalten. Neben der Konkretisierung Ihrer Geschäftsausrichtung dient der Geschäftsplan auch dazu, potenzielle Geldgeber oder Investoren für Ihr Vorhaben zu gewinnen.

Die Gründung eines Unternehmens im Bereich Immobilienverwaltung kommt mit eher niedrigem Anfangskapital aus. Je nachdem, wie viele Kunden Sie zu Beginn betreuen möchten, könnten Sie zusätzliche Mitarbeiter einstellen und passende Geschäftsräume benötigen. Hier sind einige wesentliche Ausgaben, die Sie bei Ihrer Finanzplanung einkalkulieren sollten:

  • Kosten für Formalitäten und Gründungsgebühren
  • Regelmäßige Geschäftsausgaben wie die Miete für Büroräumlichkeiten, Versicherungskosten
  • Investitionen in Büromöbel und -technik
  • Gehälter und Löhne für Mitarbeiter
  • Budget für Marketing und Werbung

Hausverwaltung gründen – Rechtsform wählen

Die Wahl der Rechtsform ist ein wichtiger Schritt bei der Gründung einer Hausverwaltung. Hier stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung, wie beispielsweise die GmbH oder die Einzelunternehmung. 

Zu beachten ist, dass es  laut Wohnungseigentumsgesetz  nicht zulässig ist, dass Gemeinschaften von Personen, wie z.B. Partnerschaften, oder eine GbR (Gesellschaft  bürgerlichen Rechts) als WEG-Verwaltung eingesetzt werden. 

Gründung Ihrer Hausverwaltung als Einzelunternehmen

Die Unternehmensform des Einzelunternehmens erfreut sich aufgrund geringer Kosten und des überschaubaren Gründungsaufwands generell großer Beliebtheit. Auch für eine Hausverwaltung ist sie denkbar. Jedoch bringt sie ein signifikantes Haftungsrisiko mit sich. Gründen Sie als Einzelunternehmen, so haften Sie für alle geschäftlichen Verpflichtungen uneingeschränkt – und das auch mit Ihrem Privatvermögen. Es ist daher für Gründer eines solchen Unternehmens dringend ratsam, durch eine Haftpflichtversicherung eine angemessene Risikoabsicherung vorzunehmen.

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Gründung Ihrer Hausverwaltung als GmbH

Möchten Sie Ihre Hausverwaltung in Form einer GmbH ins Leben rufen, ist ein Startkapital von mindestens 12.500 Euro erforderlich. Ein wesentlicher Vorzug der GmbH ist die eingeschränkte Haftung. Im Gegensatz zum Einzelunternehmen ist bei einer GmbH die Haftung des Gründers für geschäftliche Schulden begrenzt. Allerdings muss das Stammkapital mindestens 25.000 Euro betragen, damit der Gründer nicht bis zu diesem Betrag noch mit seinem privaten Vermögen in Haftung genommen werden kann.

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Gründung Ihrer Hausverwaltung als UG

Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Hausverwaltung als Unternehmergesellschaft (UG) zu gründen, reicht im Unterschied zur GmbH ein minimales Stammkapital von lediglich einem Euro aus. Das macht den Einstieg deutlich einfacher. Dennoch sollten Sie in der Realität über genügend finanzielle Ressourcen verfügen, um Ihr Unternehmen zu etablieren und am Markt erfolgreich zu sein. Das bereitgestellte Kapital sollte also den realen finanziellen Anforderungen entsprechen.

Ein weiterer Vorteil, ähnlich wie bei der GmbH, ist der beschränkte Haftungsumfang: Ihr privates Vermögen bleibt in der Regel unangetastet, da die Haftung auf das Unternehmenskapital limitiert ist.

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Buchhaltung der Hausverwaltung

Hausverwaltungen, die beispielsweise umfangreiche Wohnkomplexe, zahlreiche Wohnungen oder Geschäftsimmobilien betreuen, könnten zur doppelten Buchhaltung verpflichtet sein. Für diese Aufgabe trägt der Geschäftsführer die Verantwortung. In diesem Buchführungssystem müssen alle geschäftlichen Aktivitäten detailliert dokumentiert werden. Um den Prozess effizienter zu gestalten und potenzielle Fehler zu minimieren, kann es oft ratsam sein, die Buchhaltung an einen spezialisierten externen Anbieter zu übertragen.

Hausverwaltung gründen – Finanzierung

Für die Finanzierung einer Hausverwaltung gibt es diverse Optionen.

Zu Beginn müssen Sie in der Lage sein, die anfänglichen Kosten zu decken. Hierzu zählen beispielsweise das eventuell erforderliche Stammkapital, Gebühren für den Notar, behördliche Ausgaben und so weiter.

Zudem fallen Investitionen für Büromieten und -ausstattung, laufende Kosten durch Personal, diverse Versicherungen, Steuern,  Werbemaßnahmen usw. an.

Oftmals ist es notwendig, auf externe Finanzierungsmittel zurückzugreifen. Das können Darlehen, Subventionen, Gründungsbeihilfen oder Gelder von Investoren sein. Eine Möglichkeit zur Einbindung eines Investors wäre beispielsweise über einen Beteiligungsvertrag.

Hausverwaltung – Marke anmelden

Für größere Hausverwaltungen kann es ratsam sein, eine Marke zu registrieren. Dies schützt nicht nur den Firmennamen, das Logo oder die angebotenen Dienstleistungen vor Kopien und Konkurrenz, sondern stärkt auch die Identität und den Wiedererkennungswert der Hausverwaltung bei der Zielgruppe.

Man hat die Wahl zwischen einer nationalen, die i.d.R. ausreichen wird,  oder einer europaweiten Markenregistrierung. Vor der Anmeldung einer Marke sollte durch eine Markenrecherche sichergestellt werden, dass der gewünschte Name oder das gewählte Logo nicht bereits markenrechtlich von einem anderen Unternehmen geschützt ist. Sind keine bestehenden Markenrechte betroffen, kann der Registrierungsprozess  beim Deutschen Patent- und Markenamt eingeleitet werden.

Ablauf der Markenanmeldung

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  • Schritt 1

    Kostenfreie Erstberatung zur Markeneintragung

  • Schritt 2

    Prüfung der Eintragungsfähigkeit, Identitäts- und Ähnlichkeitsrecherche

    Schritt 2

  • Schritt 3

    Eintragung ins Markenregister, 10 Jahre Schutz

Deutsche Marke anmelden

Hausverwaltungen agieren meistens auf nationaler Ebene. Daher reicht es in den meisten Situationen aus, eine DE-Marke in Deutschland zu registrieren, die den Schutz im gesamten Bundesgebiet gewährleistet. Sollte jedoch eine Expansion des Unternehmens in andere EU-Länder geplant sein, wäre die Überlegung, eine europäische Marke zu registrieren, durchaus ratsam.

Hausverwaltung gründen – negative Internet-Bewertungen löschen

Ein schlechtes Online-Feedback kann sich negativ auf Ihre Hausverwaltung auswirken. Es ist daher essenziell, stets ein Auge auf Bewertungsplattformen zu werfen und auf Kundenmeinungen zu reagieren. Bei ungerechtfertigten oder falschen Bewertungen besteht die Möglichkeit, rechtlich dagegen vorzugehen und deren Entfernung zu fordern.

Obwohl Google die dominierende Suchmaschine ist, sind nicht alle dortigen Bewertungen notwendigerweise korrekt oder gerechtfertigt. Manchmal werden Bewertungen von Personen abgegeben, die nie Kunde Ihrer Hausverwaltung waren. In solchen Fällen können Sie darauf hinwirken, dass die irreführende Bewertung entfernt wird.

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So löschen Sie schlechte Bewertungen 

Schlechte Online-Bewertungen können dem Image einer Hausverwaltung schaden und potenzielle Kunden verunsichern. Doch es gibt Möglichkeiten, bestimmte Bewertungen entfernen zu lassen, wenn sie gegen vorgegebene Kriterien verstoßen.

Dazu gehören beispielsweise falsche Darstellungen oder Erzählungen von Vorfällen, die tatsächlich nicht stattgefunden haben.

Auch Beleidigungen sind nicht zulässig.

Es gibt zudem Fälle, in denen gefälschte Bewertungen, möglicherweise von konkurrierenden Unternehmen, eingestellt werden. Diese können ebenfalls zur Löschung vorgebracht werden.

Es ist von Bedeutung, regelmäßig die eigenen Online-Bewertungen zu überwachen und gegebenenfalls zu intervenieren. Durch einen professionellen und zugewandten Umgang mit den Kunden kann man zudem das Auftreten negativer Bewertungen minimieren und das Ansehen der Hausverwaltung positiv beeinflussen.

So gehen wir für Sie gegen unrechtmäßige Bewertungen vor

  • Schritt 1

  • Schritt 2

    Kostenlose Erstprüfung

    Die Erfolgsaussichten der Löschung werden von uns kostenlos geprüft.  Bei positivem Ergebnis können Sie uns auf Wunsch über unser Auftragsformular. beauftragen.

    Wir richten an die Rechtsabteilung des Portals  einen anwaltlichen notice-and-take-down-letter.

    Schritt 2

  • Schritt 3

    Löschung der Bewertung

    Meist löschen die Portale die Bewertung schon nach Erhalt des notice-and-take-down-letters.

Hausverwaltung gründen – Allgemeine Geschäftsbedingungen

Um rechtliche Konflikte zu vermeiden, ist Hausverwaltungen zu professionellen Geschäftsbedingungen (AGB)  zu raten.

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) einer Hausverwaltung legen die grundlegenden Bedingungen fest, unter denen die Verwaltungstätigkeiten erbracht werden. Dabei kann der genaue Inhalt der AGB von Hausverwaltung zu Hausverwaltung variieren. Es gibt jedoch einige typische Bestandteile, die in den AGB einer Hausverwaltung oft enthalten sind:

  1. Geltungsbereich der AGB: Definition, für welche Leistungen und unter welchen Bedingungen die AGB gelten.
  2. Vertragsgegenstand: Klare Definition der Leistungen, die von der Hausverwaltung erbracht werden.
  3. Vertragsabschluss: Erläuterung des Prozesses des Vertragsabschlusses, einschließlich der Annahme des Vertragsangebots.
  4. Vergütung: Informationen zur Vergütungsstruktur, Zahlungsbedingungen und eventuellen Preisänderungen.
  5. Laufzeit und Kündigung: Regelungen zur Laufzeit des Vertrages und zu den Bedingungen und Fristen für eine Kündigung.
  6. Haftung und Gewährleistung: Festlegung des Haftungsumfangs und der Gewährleistungsansprüche des Auftraggebers.
  7. Datenschutz: Hinweise zur Verarbeitung personenbezogener Daten und zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen.
  8. Leistungsstörungen: Regelungen für den Fall von Leistungsverzögerungen, -mängeln oder -ausfällen.
  9. Änderung der AGB: Bedingungen, unter denen die Hausverwaltung die AGB ändern kann, und wie diese Änderungen den Kunden mitgeteilt werden.
  10. Gerichtsstand und anwendbares Recht: Festlegung des zuständigen Gerichts und des anwendbaren Rechts für eventuelle Streitigkeiten.
  11. Schlussbestimmungen: Weitere Regelungen, die nicht in den vorherigen Punkten abgedeckt wurden, wie z. B. Salvatorische Klausel.

Wichtig ist, dass die AGB professionell erstellt  bzw. einer genauen rechtlichen Prüfung unterzogen werden, um sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und rechtssicher sind. Wir übernehmen das für Sie.

Ablauf der AGB-Erstellung 

  1. Sie geben uns eine genaue Beschreibung Ihres Unternehmens
  2. Wir erarbeiten passgenaue AGB für Sie.
  3. Sie können Ihre Hausverwaltung jetzt rechtssicher betreiben.

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Datenschutzbeauftragter

Unternehmer müssen einen Datenschutzbeauftragten bestimmen, wenn sie automatische Verfahren zur Verarbeitung personenbezogener Daten von Kunden verwenden und dabei mindestens neun Mitarbeiter mit der Datenverarbeitung beschäftigen. Dies ist insbesondere bei der Verwaltung von Aufträgen im Rahmen der Hausverwaltung relevant.

Die Verwendung von Computertechnologie wird dabei bereits als “automatisierte Verarbeitung” angesehen.

Hausverwaltung gründen – Mitarbeiter beschäftigen

Wenn Ihre Hausverwaltung expandiert, werden Sie früher oder später Mitarbeiter einstellen müssen. Es ist wichtig, sich über arbeitsrechtliche Bestimmungen und Verpflichtungen, wie zum Beispiel die Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen und die Einhaltung von Arbeitsschutzrichtlinien, im Klaren zu sein.

Für Ihre Angestellten sind Arbeitsverträge notwendig. Weiterführende Informationen dazu finden Sie im nachstehenden Link.

Exkurs: Hausverwaltung abwickeln und schließen

Es gibt Situationen, in denen man über eine Auflösung der Hausverwaltung nachdenken muss. In solchen Fällen ist es essenziell, systematisch vorzugehen, alle ausstehenden Zahlungen zu leisten und möglicherweise bestehende Verträge zu beenden.

Ein anhaltender Geschäftsrückgang kann im extremsten Fall zur Insolvenz führen. Sollte dies eintreten, ist die Konsultation eines Insolvenzrechtsanwalts und das Einleiten geeigneter Maßnahmen unerlässlich.

Möchten Sie sich aus anderen Beweggründen von Ihrer Hausverwaltung trennen, können Optionen wie die Liquidation oder die Beendigung aufgrund von Vermögenslosigkeit in Erwägung gezogen werden.

Mehr Details zu diesem Prozess können Sie dem untenstehenden Link entnehmen.

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