Eventagentur gründen und betreiben
Sie möchten sich mit Ihrer eigenen Eventagentur selbstständig machen? Hier finden Sie alle Informationen und Tipps für eine erfolgreiche Agentur-Gründung.
Event-Agenturen gehören zum Dienstleistungssektor. Die Gründung einer Eventagentur ist ein spannendes Unterfangen, das sowohl Kreativität als auch organisatorisches Geschick erfordert. Im Kern besteht das Geschäft einer Eventagentur darin, Veranstaltungen von der Idee über die Planung bis zur Durchführung professionell zu managen. Dabei kann es sich um private Feiern, Unternehmensveranstaltungen, Messen, Konzerte oder andere Events handeln.
Eventagenturen tragen wesentlich dazu bei, dass Veranstaltungen professionell und reibungslos verlaufen, sodass sich die Auftraggebenden auf ihre Rolle als Gastgeber oder auf den Inhalt der Veranstaltung konzentrieren können. Sie bringen Professionalität und Erfahrung in die Eventplanung und -durchführung ein, was besonders bei größeren oder öffentlichen Veranstaltungen unerlässlich ist.
Hauptaufgaben einer Eventagentur sind:
- Konzeption und Planung: Entwickeln von Eventkonzepten, die auf die Bedürfnisse und Ziele des Kunden zugeschnitten sind.
- Budgetierung: Kalkulation und Kontrolle des Budgets für die Veranstaltung.
- Location-Suche: Ausfindigmachen der passenden Veranstaltungsorte.
- Lieferantenmanagement: Auswahl und Koordination von Dienstleistern wie Caterern, Dekorateuren, Technik-Anbietern etc.
- Teilnehmermanagement: Einladungen, Anmeldungen, Teilnehmerlisten und ggf. die Unterbringung der Gäste.
- Marketing und PR: Bewerbung des Events, Pressearbeit, Erstellung von Werbematerialien.
- Ablaufplanung und -kontrolle: Erstellung von Zeitplänen, Koordination am Veranstaltungstag, Notfallmanagement.
- Nachbereitung: Feedback-Einholung, Auswertung des Events, Dankesschreiben an Teilnehmer und Partner.
Fragen wie:
- „Welche Rechtsform eignet sich für meine Eventagentur?“,
- „Was benötige ich an Kapital?“
- „Wie kann ich gegen negative Internet-Bewertungen meiner Agentur vorgehen?“
werden auf dieser Seite ausführlich beantwortet.
Wir gründen Ihre Eventagentur – Sie konzentrieren sich auf Ihr Geschäft.
Inhaltsverzeichnis
Allgemeines
Rechtsform und Formalitäten
Buchhaltung und Unternehmensrecht
Online Gründung
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Rechtsform wählen
Vor Gründung Ihrer eigenen Agentur müssen Sie zunächst entscheiden, welche Rechtsform Ihr Unternehmen haben soll. Besonders verbreitet sind in der Branche
- Einzelunternehmen
- die GbR
- die GmbH
- die UG
Eröffnung einer Eventagentur als Einzelunternehmen
Das Einzelunternehmen ist eine häufig gewählte Gründungsform für Unternehmen in Deutschland und zeichnet sich durch eine vergleichsweise einfache Gründung sowie weniger umfassende steuerrechtliche Anforderungen aus.
Allerdings sollte beachtet werden, dass ein Einzelunternehmen auch gewisse Risiken birgt, insbesondere in Bezug auf die Haftung. Als Inhaber eines Einzelunternehmens tragen Sie persönlich das Haftungsrisiko, was bedeutet, dass im Falle von Verbindlichkeiten auch Ihr privates Vermögen betroffen sein kann. Daher ist diese Unternehmensform vor allem dann zu empfehlen, wenn geringe oder keine signifikanten Haftungsrisiken bestehen. Gerade bei Events ist das allerdings nicht der Fall. Gerade Veranstaltungen mit vielen Menschen tragen z.B. immer auch das Risiko von Personen- oder Sachschäden in sich.
Eine weitere Option für kleinere Agenturen kann das Betreiben eines Kleingewerbes sein, wie in § 1 Abs. 2 des Handelsgesetzbuches (HGB) definiert. Kleingewerbetreibende sind nicht im Handelsregister eingetragen und gelten demnach nicht als Kaufleute. Sie führen ihren Geschäftsbetrieb unter ihrem eigenen Vor- und Nachnamen und nicht unter einem handelsrechtlichen Firmennamen oder „Handelsnamen“.
Eröffnung einer Eventagentur als GbR
Eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) entsteht gemäß § 705 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) durch das Schließen eines Gesellschaftsvertrags, in dem sich mindestens zwei Personen zusammenfinden, um ein gemeinsames Ziel zu verfolgen.
Die Vorteile dieser Gesellschaftsform ähneln denen eines Einzelunternehmens, insbesondere im Hinblick auf die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
In Bezug auf die Haftung bietet die GbR eine Parallele zur Arbeit in einem Einzelunternehmen: Sowohl das Geschäfts- als auch das Privatvermögen der Gesellschafter haften uneingeschränkt für Verbindlichkeiten der Gesellschaft.
Eröffnung einer Eventagentur als GmbH
In Deutschland wird die Rechtsform der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) besonders geschätzt.
Für die Gründung einer GmbH als Kapitalgesellschaft sind spezifische Schritte erforderlich. Ein wesentliches Element dabei ist die Bereitstellung eines Stammkapitals, das mindestens 12.500 Euro betragen muss. Weiterhin ist die Beauftragung eines Notars für die Eintragung ins Handelsregister unabdingbar. Darüber hinaus müssen die GmbH-Gründer sich mit den steuerlichen und handelsrechtlichen Anforderungen auseinandersetzen. Dies schließt eine akkurate Buchführung und die Pflicht zur Bilanzierung ein. Ein großer Vorteil ist die Haftungsbegrenzung.
Eröffnung einer Eventagentur als UG (haftungsbeschränkt)
Die Unternehmergesellschaft (UG), oft als “Mini-GmbH” bezeichnet, unterscheidet sich vor allem durch die geringere Stammeinlage von der GmbH. Sie kann bereits mit einem Stammkapital von lediglich einem Euro gegründet werden, wobei für den Geschäftsbeginn eine höhere Einlage ratsam ist. Ähnlich wie bei der GmbH bietet auch die UG den Vorteil einer Haftungsbeschränkung.
Eventagentur gründen – Finanzierung
Kosten ermitteln
Beim Aufbau einer Eventagentur ist es möglich, mit vergleichsweise überschaubaren Mitteln zu starten. Grundlegend erforderlich sind ein Computer und ein Smartphone. Allerdings ist es wichtig, überlegt und gut vorbereitet zu handeln. Eine genaue Kostenaufstellung ist entscheidend, um die Wirtschaftlichkeit einer Geschäftsidee beurteilen zu können. Erfasst werden sollten insbesondere
- Anlaufkosten und Investitionen: Diese Kategorie beinhaltet alle Ausgaben, die während der Anfangsphase entstehen. Dazu gehören ggf. Beraterhonorare und Weiterbildungskosten, die Ausstattung der Geschäftsräume, die Entwicklung einer eigenen Webseite usw.
- Laufende Kosten: Beispiele hierfür sind Mitarbeitergehälter, Miete, Stromkosten, Versicherungen, Ausgaben für Werbung usw.
- Variable Kosten: Diese Kosten variieren je nach Geschäftsvolumen. So können beispielsweise Reisekosten, Honorare für externe Dienstleister, für Betreuungspersonal, ggf. für Künstler/ Entertainer oder Ausgaben für Materialien anfallen. Typisch ist Equipment wie Bierbänke, Tische oder Zelte. Dieses und ähnliches Material muss nach Bedarf beschafft werden. Zeltverleiher, Messebaufirmen, Catering-Unternehmen, usw. sind wichtige Geschäftspartner.
Festlegung der Preisstruktur
Die Bestimmung angemessener Preise für Ihre Eventagentur erfordert ein methodisches Vorgehen. Zunächst ist der Mindestpreis zu ermitteln. Überlegen Sie, welcher Mindestbetrag erforderlich ist, damit Ihre Eventagentur rentabel arbeitet. Berechnen Sie, wie viel Sie monatlich, täglich oder stündlich verdienen müssen, um alle Ausgaben zu decken.
Als Nächstes sollten Sie Ihre Mindestpreise mit den üblichen Marktpreisen vergleichen. Sind Ihre Kosten deckenden Preise im Bereich des Branchendurchschnitts oder darunter, sind Sie auf dem richtigen Weg. Liegen Ihre Preise jedoch deutlich über dem Durchschnitt, könnte eine Kostensenkung angebracht sein. Wichtig ist auch die Bewertung Ihres Alleinstellungsmerkmals bzw. Mehrwerts. Hohe Preise können Sie nur dann rechtfertigen, wenn Ihr Angebot einen deutlichen Mehrwert bietet.
Sie müssen sich auch für ein Preismodell entscheiden. Denkbar sind Stunden- oder Tagessätze, ein fester Prozentsatz der Gesamtveranstaltungskosten oder ein Pauschalhonorar für das gesamte Event.
Kapitalbeschaffung
Manche Gründer bringen eigenes Kapital ein, aber oft ist zumindest zusätzliches Fremdkapital notwendig. Dafür ist eine durchdachte Finanzierungsstrategie entscheidend, die Aspekte wie Eigenmittel, Sicherheiten und die Wahl des Finanzpartners berücksichtigt.
Bankkredite, speziell Festzinsdarlehen, stellen eine gängige Finanzierungsoption dar. Es ist jedoch zu beachten, dass im Falle einer Kreditfinanzierung unter Umständen auch das private Vermögen der Gründer zur Kreditrückzahlung herangezogen werden kann. Daher ist es ratsam, alternative Finanzierungsmöglichkeiten zu erwägen.
Eine Option könnte die Finanzierung durch einen Investor sein. Die Bedingungen und Konditionen dieser Geschäftsbeziehung lassen sich in einem Beteiligungsvertrag festlegen.
Die typischen Beteiligungsformen sind:
- Die Beteiligung als Gesellschafter bei einer UG oder GmbH
- Die Beteiligung als Kommanditist bei einer UG/GmbH & Co. KG
- Eine atypische stille Beteiligung
- Eine typische stille Beteiligung
- Ein partiarisches Darlehen
Es ist wichtig, dass der Beteiligungsvertrag möglichst vorteilhaft bezüglich Ihrer Finanzierung ausgestaltet wird. Insbesondere sollte der Ein- und Austritt des Investors aus dem Unternehmen geregelt sein. Mit einem detaillierten Beteiligungsvertrag können Sie Rechtsstreitigkeiten vermeiden.
Eventagentur gründen – Marke anmelden
Zum Schutz vor Mitbewerbern kann es hilfreich sein, eine Marke anzumelden. Sie können Ihren Agenturnamen und/ oder Ihr Firmenlogo schützen lassen.
Durch die Marke gewinnt ihre Agentur auch an Wiedererkennungswert.
Sie haben die Wahl zwischen einer deutschen oder einer europäischen Marke.
Ablauf der Markenanmeldung
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Schritt 1
Kostenfreie Erstberatung
Wir wählen in einem kostenlosen Erstgespräch die passende Marke für Sie aus.
Schritt 2
Prüfung der Eintragungsfähigkeit
Im nächsten Schritt wird überprüft, ob die Marke auch in das jeweilige Register eingetragen werden kann. Dazu wird eine Bekanntheitsschutzprüfung durchgeführt. Im Rahmen dieser wird auch eine Identitäts- und Ähnlichkeitsrecherche getätigt.
Schritt 2
Schritt 3
Eintragung der Marke in das Markenregister
Zuletzt wird die Marke in das jeweilige Markenregister eingetragen. Jetzt ist Ihre Marke für die nächsten zehn Jahre geschützt. Der Zeitraum kann auch beliebig oft verlängert werden.
Deutsche Marke für Ihre Eventagentur
Bei einer deutschen Marke haben Sie 10 Jahre Markenschutz im Bundesgebiet. Die Anmeldung einer deutschen Marke ist eine gute Wahl, wenn Ihre Kunden im Wesentlichen in Deutschland ansässig sind.
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Eventagentur gründen – negative Bewertung auf Google & Co. löschen
Doch nicht jede Agentur-Bewertung entspricht den Tatsachen oder ist gerechtfertigt, häufig geben sie nur das persönliche Empfinden des Kunden wieder. Bei negativen Bewertungen Ihrer Agentur sollten Sie deshalb immer prüfen, ob die Bewertung gelöscht werden kann.
So können Sie negative Bewertungen im Internet löschen lassen
Sie sollten eine Bewertung entfernen lassen, wenn:
- Falsche Behauptungen aufgestellt werden: Der Inhalt der Kritik spiegelt nicht die Realität wider. Dies trifft auch zu, wenn die bewertende Person tatsächlich nie Kunde Ihrer Agentur war.
- Beleidigungen oder strafrechtlich relevante Inhalte geäußert werden: Der Nutzer gibt eine Bewertung ab, die hauptsächlich darauf abzielt, Ihre Agentur zu diffamieren, einschließlich der Verwendung von Beleidigungen.
- Gefälschte Bewertungen vorliegen: Im Internet gibt es viele Fake-Profile, deren Hauptziel es ist, negative Bewertungen zu hinterlassen. Oft stehen dahinter Konkurrenz-Agenturen, die Ihr in einem schlechten Licht erscheinen lassen möchten. Solche Bewertungen sollten vom jeweiligen Portal entfernt werden.
Im Rahmen unserer anwaltlichen Dienstleistungen bieten wir unseren Kunden an, die Löschung einer unrechtmäßigen Bewertung in die Wege zu leiten.
Ablauf der Löschung einer Bewertung
Schritt 1
Sichtung der Unterlagen
Wir benötigen den Text Ihrer schlechten Bewertungen mit der entsprechenden Internetadresse und Ihrer Beschreibung des Sachverhaltes. Diesen können Sie uns einfach per E-Mail an unternehmer@anwalt-kg.de zukommen lassen. Sie können auch über unser Kontaktformular an uns herantreten oder uns im Rahmen einer kostenlosen Erstberatung anrufen.
Schritt 2
Kostenlose Erstprüfung
Im nächsten Schritt prüfen wir kostenlos, wie hoch die Erfolgsaussichten zur Löschung der Bewertung sind. Das Ergebnis teilen wir Ihnen schnellstmöglich mit. Auf dieser Grundlage können Sie entscheiden, ob Sie uns mit der Entfernung der Bewertung beauftragen möchten.
Daraufhin wenden wir uns mit einem sogenannten notice-and-take-down-letter an das Bewertungsportal. Für Sie wird pro Bewertung ein einmaliges Pauschalhonorar fällig.
Schritt 2
Schritt 3
Löschung der Bewertung
Im Normalfall wird die Bewertung bei Vorliegen guter Erfolgsaussichten seitens des Portals gelöscht.
Exkurs: Eventagentur schließen
Manchmal müssen Unternehmer ihre Pläne unerwartet ändern und sich von ihrem Business wieder trennen. Sollte es notwendig werden, Ihre Agentur aufzugeben, sei es aufgrund von wirtschaftlichen Schwierigkeiten oder anderen Umständen, stehen Ihnen verschiedene Wege offen:
- Einleitung eines Insolvenzverfahrens
- Liquidation des Unternehmens
- Löschung oder Auflösung des Unternehmens bei Vermögenslosigkeit
Je nach Lage und Besonderheiten Ihres Geschäfts kann eine dieser Methoden am besten geeignet sein, um die geschäftlichen Tätigkeiten gesetzeskonform zu beenden und alle finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen. Unsere Fachleute helfen Ihnen, die passende Strategie für Ihre spezielle Situation zu entwickeln und unterstützen Sie während des gesamten Vorgangs.
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Sie haben eine allgemeine Frage zum Thema “Werbeagentur / Marketingagentur gründen und betreiben”? Wir beantworten sie hier kostenlos!
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