Eventagentur gründen und betreiben

Um eine eigene Eventagentur zu gründen, ist keine spezifische Ausbildung zwingend erforderlich. Es gibt viele Seiteneinsteiger. Wichtig sind aber Kreativität, organisatorische Fähigkeiten und ein gutes Netzwerk in der Branche.

Eine berufliche Qualifikation als Veranstaltungskaufmann/-frau o.ä. und entsprechende Berufspraxis können beim Einstieg natürlich helfen und auch bei potenziellen Kunden Vertrauen schaffen.

Als Inhaber einer Agentur müssen Sie sich neben der Eventorganisation auch um die eigene Betriebsführung, Buchhaltung, Steuern, Marketing und rechtliche Aspekte kümmern. Es ist daher wichtig, dass Sie entsprechende Grundkenntnisse mitbringen oder Fortbildungen besuchen.

Marketing ist für Eventagenturen von großer Bedeutung, um Sichtbarkeit zu erlangen und erste Aufträge zu gewinnen. Mit der Zeit werden Empfehlungen,  Stammkunden und Netzwerke zunehmend wichtiger.

Starten Sie Ihr Marketing mit einer klaren Definition der  Zielgruppen und setzen Sie auf Kommunikationskanäle und Medien, über die potenzielle  Kunden erreicht werden.

Ein Schlüsselelement im Marketing ist eine professionelle Website, die Ihre Unternehmensidentität widerspiegelt und deutlich macht, wofür die Eventagentur steht und welche Vorteile sie bietet. Investieren Sie in eine ansprechende Gestaltung und Suchmaschinenoptimierung (SEO). Auch die sozialen Medien bieten eine hervorragende Plattform, um Ihre Kreativität zu veranschaulichen. Erstellen Sie Accounts auf verschiedenen Plattformen, um z.B. Video-Berichte über Ihre Events zu teilen.

Traditionelle Medien sollten allerdings nicht vernachlässigt werden.  Auch Flyer und Anzeigen in Fachpublikationen oder Lokalzeitungen können effektiv neue Kunden anziehen.

Ein erfolgreiches Event erfordert zahlreiche Vorbereitungen und vielfältige Aufgaben, angefangen bei der Budgetierung bis hin zur Organisation der Logistik. Diese umfassenden Aufgaben alleine zu bewältigen, ist meist nicht machbar. Deshalb empfiehlt es sich, insbesondere in der Startphase der Eventagentur, zunächst auf externe Dienstleister und Partner zurückzugreifen, anstatt direkt ein eigenes Team zu formen.

Outsourcing hält nicht nur die Personalkosten niedrig, sondern ermöglicht es  auch, flexibel auf unterschiedliche Anforderungen zu reagieren. Sobald Sie einen regelmäßigen Einnahmefluss und eine stabile Auftragslage verzeichnen, können Sie  immer noch  eigene feste Mitarbeiter  einzustellen, die Sie in der Arbeit unterstützen. Eine Alternative sind freie Mitarbeiter.

Wichtig bei der Mitarbeiterbeschäftigung ist die Kenntnis der sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen. Ferner benötigen Sie Verträge für die Beschäftigten. Mehr dazu unter den nachfolgenden Buttons.

In der Eventbranche ist der richtige Versicherungsschutz von großer Bedeutung. Schnell können unvorhersehbare Ereignisse, wie Unfälle oder Unwetter, zu großen Probleme führen.  Für solche Fälle ist es essentiell, dass Ihr Unternehmen entsprechend versichert ist. Ob und inwieweit Ihre Eventagentur im Schadensfall haftet, hängt auch davon ab, wer als Veranstalterin fungiert. Es ist entscheidend, diese Frage klar zu klären und in den Verträgen oder AGB zu dokumentieren, bevor Sie einen Auftrag annehmen.

Es empfiehlt sich dringend, für Ihr Unternehmen eine Betriebshaftpflichtversicherung abzuschließen. Diese deckt  Schäden ab, die von Ihrem Unternehmen Dritten gegenüber verursacht werden. Sie übernimmt zudem die Überprüfung und gegebenenfalls die Abwehr von Schadensersatzforderungen, die gegen Ihr Unternehmen erhoben werden.

Ggf. kann auch eine Rechtsschutzversicherung oder weitere Absicherungen für Ihr Unternehmen sinnvoll sein. Dies hängt von den angebotenen Dienstleistungen und den damit verbundenen Risiken ab. Holen Sie  im Zweifel Beratung ein.