IT Unternehmen gründen und betreiben

  • IT-Unternehmen gründen und betreiben: Bundesweit vom Anwalt

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Telefonische Erstberatung

IT-Unternehmen gründen und betreiben, als IT-Dienstleister selbstständig machen


Sie möchten sich als IT-Dienstleister selbstständig machen und ein IT-Unternehmen  gründen? Das Tätigkeitsspektrum ist breit gefächert und reicht von der Software-Entwicklung bis zum Vertrieb von IT-Infrastrukturen.

IT-Unternehmen bieten unterschiedliche Dienstleistungen und Produkte im Bereich der Informationstechnologie an und sind in vielen Branchen tätig. Sie unterstützen Unternehmen dabei, ihre IT-Infrastruktur zu optimieren, Geschäftsprozesse zu automatisieren und sich an die sich ständig ändernden technologischen Anforderungen anzupassen.

Die Voraussetzungen für eine Neugründung sind aufgrund des hohen und weiter steigenden Bedarfs gut.

Sie möchten Ihr  eigenes IT-Unternehmen gründen und betreiben? 

Als auf Gründungen spezialisierte Kanzlei haben wir schon mehreren tausend Mandanten bei der Gründung unterstützt.

In diesem Beitrag erfahren Sie u.a. mehr darüber:

  • welche Rechtsform sich für ein  IT-Unternehmen am besten eignet,
  • welche Schritte zur Gründung zu unternehmen sind und
  • welche Voraussetzungen Sie selbst als Gründer erfüllen müssen

Wir gründen Ihr IT-Unternehmen – Sie konzentrieren sich auf Ihr Geschäft.

Fakten zur Branche

Die IT-Branche ist seit Jahren im Wachstum. Der ständig wachsende Bedarf und die zunehmende Digitalisierung lassen dies auch für die Zukunft erwarten.

  • Etwa 35,5 Milliarden Euro wurden in Deutschland im Jahr 2022 mit Softwareprodukten umgesetzt
  •  Im gleichen Jahr erwirtschaftete die Branche im Bereich IT-Services einen Umsatz von rund 45,7 Milliarden Euro
  •  In der deutschen IT-Branche gab es zuletzt mehr als 90.000 Unternehmen mit rund 1,1 Millionen Beschäftigten. Trotz der wachsendenden Zahl an IT-Spezialisten, herrscht ein Fachkräftemangel in der Branche.
  • Zu den größten Unternehmen gehören T-Systems und Atos Information Technology.

Quelle: statista.com 

Mann im Anzug schreibt am Computer

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Ablauf der Gründung Ihres IT-Unternehmens

  • Schritt 1 - Kostenfreie Erstberatung

    Wir beraten Sie zunächst zur Wahl der geeigneten Rechtsform für Ihr IT-Unternehmen. Hier kann u.a. besprochen werden, ob Sie freiberuflich oder gewerblich tätig sind.

  • Schritt 2 - Anwaltliche Gründungsberatung

    Sie erhalten eine ausführliche Gründungsberatung und einen individuellen Gründungsplan für Ihr IT-Unternehmen.

    Schritt 2 - Anwaltliche Gründungsberatung

  • Schritt 3 - Aufsetzen des Gesellschaftsvertrages

    Falls Sie eine Gesellschaft gründen möchten, können wir den Gesellschaftsvertrag für Ihr IT-Unternehmen erforderlichenfalls in nur 24 Stunden aufsetzen.

  • Schritt 4 - Gründung Ihres IT-Unternehmens

    Wir tragen Ihr  IT-Unternehmen ggf. in das Handelsregister ein und melden es steuerlich sowie gewerblich an. Sie erhalten darüber hinaus eine anwaltliche Abschlussberatung, in der sie offene Fragen klären können.

    Schritt 4 - Gründung Ihres IT-Unternehmens

Rechtsform wählen

Bevor Sie Ihr  IT-Unternehmen gründen, sollten Sie die passende Rechtsform suchen.  

Die nachfolgenden Rechtsformen sind für IT-Unternehmen  geeignet:

  • Einzelunternehmen
  • GbR
  • GmbH
  • UG (haftungsbeschränkt)
  • UG & Co. KG
  • GmbH & Co. KG

Sie können ein gewerbliches Unternehmen gründen oder, bei Vorliegen der Voraussetzungen,  freiberuflich arbeiten, etwa als  IT-Berater.

Eröffnung eines IT-Unternehmens als Einzelunternehmen

Die meisten Unternehmen in Deutschland sind Einzelunternehmen. Wenn Sie mit Ihrer IT-Firma die ersten Schritte in Richtung Selbstständigkeit gehen möchten, ist das Einzelunternehmen oft eine gute Wahl.

Formal genügt zur Gründung die steuerliche- und die Gewerbeanmeldung. Vorteilhaft  sind bei dieser Rechtsform die geringen formalen Anforderungen. Es besteht z.B. keine Pflicht zur doppelten Buchführung oder Bilanzerstellung.

Sie haften als Einzelunternehmer allerdings unbeschränkt auch mit Ihrem Privatvermögen. Das wirtschaftliche Risiko ist daher entsprechend hoch.

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IT-Unternehmen als GbR gründen

Wenn Sie nicht alleine, sondern mit einem Geschäftspartner zusammen gründen möchten, können Sie auch die Rechtsform der GbR wählen.

Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts  wird laut § 705 BGB durch Abschluss eines Gesellschaftsvertrages von mindestens zwei Gesellschaftern gegründet. Diese müssen dabei einen gemeinsamen Zweck verfolgen.

Der Gründungsaufwand ist auch bei der GbR eher gering.

Hinsichtlich der Haftung ist die GbR mit dem Einzelunternehmer vergleichbar: Die Gesellschafter haften unbeschränkt auch mit dem Privatvermögen.

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IT-Unternehmen als GmbH

In Deutschland ist auch die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) eine sehr verbreitete Rechtsform, die einen besonders guten Ruf genießt.

Als Kapitalgesellschaft erfordert die GmbH allerdings einen relativ hohen Gründungs- und Verwaltungsaufwand.

Das beginnt schon mit dem hohen Stammkapital von mindestens 12.500 Euro. Gerade Erstgründer sind häufig von dem aufzubringenden Mindestkapital abgeschreckt. Insbesondere wenn Sie die Selbstständigkeit zunächst ausprobieren möchten, kann diese  hohe Investition eine Hürde darstellen.

Zudem sind bei der GmbH notarielle Beurkundung und  Handelsregistereintrag zwingend. Auch steuerliche  und handelsrechtliche Auflagen müssen eingehalten werden, u.a. Buchführung und Bilanzierung.

Der große Vorteil der GmbH  liegt in der Haftungsbeschränkung auf das Stammkapital.  Zu  einer vollen privaten Enthaftung muss allerdings die gesamte Einlage von 25.000 Euro geleistet sein.

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IT-Firma Gründung als UG

Eine Alternative zur GmbH ist die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), die UG.

Sie ähnelt stark der GmbH, erfordert aber keine Mindesteinlage. Theoretisch kann die UG mit 1 € gegründet werden. Praktisch wird eine höhere Einlage erforderlich sein, um die Liquidität der Gesellschaft sicherzustellen.

Das Stammkapital kann im Laufe der Zeit aus Unternehmenseinnahmen aufgebaut werden. Auch die UG hat den Vorteil der Haftungsbeschränkung, abhängig vom bereits eingezahlten Kapital.

Im B2B-Bereich genießt die UG allerdings weniger Ansehen als die GmbH.  Wenn  Ihre Zielgruppe auf eine renommierte Unternehmensform Wert legt und Ihnen das Kapital zu Verfügung steht, sollten Sie mglw. eher eine GmbH gründen.

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IT-Firma gründen als GmbH & Co. KG oder UG & Co. KG

Die GmbH & Co. KG / UG & Co. KG ist eine Mischform aus Kapitalgesellschaft (GmbH/UG) und Personengesellschaft (Kommanditgesellschaft).

Im Vergleich zur  GmbH oder UG bietet sie steuerliche Vorteile. Sie lohnt sich insbesondere für größere IT-Unternehmen, bei denen  hohe Umsätze erwartet werden können und Gesellschafter steuerlich vorteilhaft beteiligt werden sollen.

Sollten z.B. Familienmitglieder oder Investoren  beteiligt werden, ohne aktiv im operativen Geschäft mitzuwirken, ist die GmbH & Co. KG einen gute Wahl. Als Kommanditisten können sie zum persönlichen Einkommensteuersatz Gewinne entnehmen. Außerdem können Investoren in der GmbH & Co. KG teilhaben, ohne die Rechte und Pflichten eines Gesellschafters zu übernehmen.

Nachteile: Da eine GmbH & Co. KG aus zwei Gesellschaften besteht,  der GmbH und der KG, müssen beide  einzeln gegründet und verwaltet werden.  Gründungs- und  Verwaltungskosten sind dadurch höher. Die GmbH & Co. KG eignet sich daher nur für IT-Unternehmer, die relativ hohe Umsätze erwarten.

Soll Ihr  IT-Unternehmen von der Steuervorteilen profitieren, steht Ihnen aber das Startkapital für eine GmbH & Co. KG nicht zur Verfügung, ist die UG & Co. KG eine Alternative. Sie kann bereits mit 1 € als symbolisches Stammkapital gegründet werden.

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Handelsregistereintrag

Abhängig von der Rechtsform, müssen Sie Ihre IT-Firma ins Handelsregister eintragen lassen. Das Handelsregister listet alle angemeldeten offiziellen Gewerbeunternehmen Deutschlands öffentlich auf.

Dies ist z.B. nötig, wenn Sie eine Gesellschaft in handelsrechtlicher Form gründen wollen, die die UG,  GmbH oder GmbH & Co. KG.  Auch als eingetragener Kaufmann (e.K.) müssen Sie im Handelsregister stehen. Bei einem Kleingewerbe reicht dagegen eine Anmeldung beim Gewerbeamt aus.

Werden Sie unser Mandant, übernehmen wir den gesamten formalen Prozess für Sie.

So melden Sie Ihre IT-Firma beim Finanzamt an

Die IT-Firma-Eröffnung ist auch beim Finanzamt zu melden. Nach  der Prüfung der Unterlagen erhalten Sie eine Steuernummer, die Grundlage für die Aufnahme des Geschäftsbetriebs und die Rechnungsstellung ist. Wir übernehmen für Sie die steuerliche Anmeldung und, bei Bedarf, die Erstellung der Eröffnungsbilanz.

Gewerbeanmeldung

Sind Sie kein Freiberufler, sondern betreiben ein Gewerbe, so ist die IT-Firma auch beim zuständigen Gewerbeamt anzumelden.

Diesen Schritt übernehmen wir im Rahmen unserer Dienstleistungen für Sie. Nach der Anmeldung sind sie offiziell Inhaber der IT-Firma.

Freiberufler oder Gewerbetreibender?

Freiberufler haben klare Vorteile gegenüber Gewerbetreibenden. Als Freiberufler müssen Sie weder ein Gewerbe anmelden, noch  Gewerbesteuer zahlen. Auch besteht keine doppelte Buchführungspflicht und Sie sind von der Pflicht zur Mitgliedschaft in der IHK (Industrie- und Handelskammer) befreit.

Der Freie Beruf ist definiert als selbstständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit. Darunter fallen z.B. auch EDV-Berater. Das letzte Wort, ob Sie den Status des Freiberuflers erlangen können, hat am Ende aber immer das Finanzamt.

IHK-Eintrag

IT-Firmen sind zur Mitgliedschaft in der örtlichen Industrie- und Handelskammer verpflichtet. Die Anmeldung sollte hier erfolgen, bevor Sie Ihre Geschäfte aufnehmen.

Berufsgenossenschaft

Spätestens wenn Sie Angestellte einstellen möchten, müssen Sie Kontakt zur  Berufsgenossenschaft aufnehmen. Hier schließen Sie die gesetzlich-vorgeschriebene Unfallversicherung für Mitarbeiter ab.

Bundesverbände  

Es gibt verschiedene Berufsverbände für IT-Unternehmer, die in Deutschland und international tätig sind. Diese Verbände bieten Unterstützung, Netzwerkmöglichkeiten und Ressourcen für IT-Fachleute und Unternehmen. Hervorzuheben ist der BITKOM (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.), der größte Verband der IT-Industrie in Deutschland.

Besondere Anforderungen  

IT-Unternehmen sind nicht genehmigungspflichtig. Ein einfacher Gewerbeschein genügt für die Gründung.

Wenn Sie sich mit einem IT-Unternehmen selbständig machen möchten, sollten Sie aber möglichst bereits über Branchen-Erfahrung verfügen, sei es in Programmierung, Software-Vertrieb o.ä.  Ein  Studium der Informatik oder in einem verwandten Fachbereich bzw. eine einschlägige Ausbildung ist nicht zwingend aber hilfreich.

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IT-Unternehmen Gründungs-Voraussetzungen

Um eine IT-Firma zu gründen, ist keine bestimmte Ausbildung nötig. Seiteneinstiege sind verbreitet. Branchenerfahrung  ist natürlich hilfreich.

Sie müssen also z.B. kein Software-Entwickler sein, um eine IT-Firma zu gründen. Gründer sind aber häufig im Vorfeld als Software-Entwickler, IT-Berater, System- oder Netzwerkadministratoren, IT-Sicherheitsbeauftragte oder auch Datenanalysten, Cloud-Architekten oder Webentwickler tätig gewesen.

Das Beherrschen von Programmiersprachen oder Erfahrung im Software-Vertrieb sind jedenfalls sehr nützlich.

IT-Unternehmen gründen – Buchhaltung outsourcen

Oft sind IT-Unternehmen zur Erstellung einer Bilanz und der doppelten Buchführung nach dem HGB verpflichtet. Die Erstellung ist dabei an relativ hohe Anforderungen geknüpft.

Doppelte Buchführung

In der doppelten Buchführung müssen alle Geschäftsvorgänge exakt und zeitnah erfasst werden.

Outsourcing der Buchhaltung

Damit Sie sich voll auf Ihre IT-Dienstleistungen oder den Vertrieb konzentrieren können, empfehlen wir Ihnen dann die Auslagerung der Buchhaltung an einen externen Dienstleister. Sie gewinnen dadurch nicht nur mehr Zeit, sich um Ihre Kunden zu kümmern, auch erhalten Sie einen Überblick über Ihre Finanzen. Zudem wird Ihnen die Haftung für die ordnungsgemäße Buchführung vom externen Dienstleister abgenommen.

IT-Unternehmen gründen – Finanzierung

Bei Gründung der IT-Firma sollten Sie über genügend Kapital verfügen, um einen professionellen  Geschäftsbetrieb aufnehmen zu können.

Idealerweise verfügen Sie über Eigenkapital. In den meisten Fällen sind Gründer  jedoch auf Fremdkapital angewiesen.

Die gängigste Form der Finanzierung ist die Kreditfinanzierung durch eine Bank. Es ist aber empfehlenswert, auch andere Finanzierungsmodelle in Betracht zu ziehen. Möglicherweise kann die Finanzierung durch einen Investor für Sie die sinnvollere Option sein.

Zur Finanzierung schließen IT-Unternehmen nicht selten einen Beteiligungsvertrag mit Investoren. Dies kann schon bei der Gründung erfolgen, etwa bei Start-Up Unternehmen. Oft erfolgt es aber auch erst im Laufe der Unternehmung, im Falle von Wachstum und Expansion.

Folgende Beteiligungsformen sind auch denkbar:

  • Die Beteiligung als Gesellschafter der UG oder GmbH
  • Die Beteiligung als Kommanditist der UG/GmbH & Co. KG
  • Die atypische stille Beteiligung
  • Die typische stille Beteiligung
  • Das partiarische Darlehen

Entscheiden Sie sich für einen Beteiligungsvertrag, so sollte er möglichst vorteilhaft   ausgestaltet sein.

Gerne stehen wir Ihnen mit unserer anwaltlichen Expertise bei der rechtssicheren und lückenlosen Erstellung des Beteiligungsvertrags zur Seite.  

Exkurs:  Umwandlung Ihrer IT-Firma 

Wenn Sie bereits Inhaber eines IT-Unternehmens sind, ist es möglich, es während Ihres Gründungsprozesses in eine vorteilhafte Rechtsform umwandeln zu lassen – zum Beispiel:

  • Ihr Einzelunternehmen in eine GmbH
  • Ihr Einzelunternehmen in eine Holding
  • Ihre GmbH in eine Holding

Die Umwandlung einer IT-Firma kann  mehrere Vorteile haben:

  • Steuerbegünstigte Entnahme des Wertes Ihres eingebrachten Unternehmens
  • Steuerbegünstigte Zurechnung der Einnahmen zur Holding bei maximal 8 Monaten Rückwirkung (§ 20 UmwG)

Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Umwandlung Ihres Unternehmens.

Alle Infos zur Umwandlung Ihres Unternehmens

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Anmeldung einer Marke für Ihr  IT-Unternehmen

Ist eine DE-Marke rechtskräftig angemeldet, besteht ein bundesweiter Schutz, etwa für den Firmennamen oder das Logo  Ihres IT-Unternehmens oder aber für  Namen Ihrer Produkte. Um Ihr Unternehmen zu schützen, können Sie z.B,  eine einprägsame Wortmarke oder eine Bildmarke  anmelden.

So können Sie Nachahmungsversuche durch Konkurrenten abwehren. Mit der Eintragung einer Marke geben Sie Ihrem Unternehmen auch einen Wiedererkennungswert. Sie schaffen eine Corporate Identity.

Wenn bei Gründung Ihrer IT-Firma bereits geplant ist, dass Sie europaweit tätig werden möchten, sollten Sie die EU-Marke erwägen. Der Markenschutz erstreckt sich bei ihr über alle EU-Staaten.

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Benötigen Sie für Ihr IT-Unternehmen einen Datenschutzbeauftragen?

Sie könnten als Inhaber eines IT Unternehmens die Pflicht haben, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

Für IT-Unternehmen kann diese Verpflichtung bestehen, wenn:

  • in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.
  • Ist die automatisierte computergetrieben Datenverarbeitung sogar Teil Ihres Geschäftsmodells, was bei IT Unternehmen oft zutrifft, ist ein Datenschutzbeauftragter unabhängig von der Mitarbeiterzahl vorgeschrieben (§ 4f Abs. 1 Satz 5 BDSG).
  • Verarbeiten Firmen sensible personenbezogene Daten, so müssen sie selbst dann einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn Sie keine automatisierte Datenverarbeitung betreiben (4f Abs. 1 Satz 5 BDSG).

Ein Datenschutzbeauftragter hat verschiedene Aufgaben und Verantwortlichkeiten, darunter:

  • Überwachung der Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzvorschriften.
  • Beratung des Unternehmens und der Mitarbeiter in datenschutzrechtlichen Fragen.
  • Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde.
  • Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter im Bereich Datenschutz.
  • Durchführung und Unterstützung von Datenschutz-Folgenabschätzungen.

 AGB für Ihr IT-Unternehmen

Allgemeine Geschäftsbedingungen sind für IT-Firmen wichtig und nützlich. Sie bilden die rechtliche Grundlage Ihrer Verträge. Bevor Ihre Kunden mit Ihnen Geschäfte abschließen, müssen Sie Ihren AGB zustimmen.

Individuelle Geschäftsbedingungen bieten einige Vorteile für Ihr IT-Unternehmen:

  • Die Vertriebsprozesse werden vereinheitlicht und optimiert
  • Sie schaffen einen rechtlich vorteilhaften Rahmen für Ihr Geschäft
  • Sie haben Rechtssicherheit für Ihre IT-Firma

Indem Sie individuellen AGB erstellen lassen, können Sie einen rechtlich vorteilhaften Rahmen für Ihr Geschäft schaffen. So ist es etwa möglich, die gesetzlich vorgeschrieben Haftung zu beschränken.

Reputation im Internet: Negative Bewertungen auf Google und Co. entfernen

Für IT-Unternehmen ist ein guter Ruf im Internet ganz besonders wichtig. Schließlich sind die meisten ihrer Kunden und Interessenten  online unterwegs und informieren sich hier auch über potenzielle Geschäftspartner. Bewertungsportale wie Google und Co. stellen einen guten Ausgangspunkt für solche Recherchen dar.

Interessenten nutzen Portale, wie Google, Yelp, Facebook, Proven Expert usw., um sich ein Bild Ihrer Leistung zu machen.

Negative Bewertungen können enormen Einfluss auf den Erfolg Ihres Unternehmens haben.

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Negative Online-Bewertungen entfernen

Negative Bewertungen löschen – Sie müssen rechtlich unzulässig sein

Wenn eine negative Bewertung über Ihre IT-Firma im Internet zu finden ist, können Sie rechtlich dagegen vorgehen. Allerdings muss dafür eine  der  folgenden Voraussetzungen gegeben sein:

  • Der Inhalt der Bewertung entspricht nicht den Tatsachen
  • Die Bewertung ist beleidigend oder anderweitig strafrechtlich-relevant
  • Die Bewertung ist vollständig gefälscht

Als Kanzlei für Unternehmensrecht können wir gegen negative Bewertungen für unsere Mandanten vorgehen. In Ihrem Auftrag verfassen wir einen Notice-and-Take-Down-Letter und veranlassen somit die Löschung Ihrer negativen Bewertung.

Ablauf der Löschung einer schlechten Online-Bewertung

  • Schritt 1

    Sichtung der Unterlagen

    Wir benötigen den Text Ihrer schlechten Bewertungen mit der entsprechenden Internetadresse und Ihrer Beschreibung des Sachverhaltes. Diesen können Sie uns einfach per E-Mail an unternehmer@anwalt-kg.de zukommen lassen. Sie können auch über unser Kontaktformular an uns herantreten oder uns im Rahmen einer kostenlosen Erstberatung anrufen.

  • Schritt 2

    Kostenlose Erstprüfung

    Im nächsten Schritt prüfen wir kostenlos, wie hoch die Erfolgsaussichten zur Löschung der Bewertung sind. Das Ergebnis teilen wir Ihnen schnellstmöglich mit. Auf dieser Grundlage können Sie entscheiden, ob Sie uns mit der Entfernung der Bewertung beauftragen möchten.

    Daraufhin wenden wir uns mit einem sogenannten notice-and-take-down-letter an das Bewertungsportal. Für Sie wird pro Bewertung ein einmaliges Pauschalhonorar fällig.

    Schritt 2

  • Schritt 3

    Löschung der Bewertung

    Im Normalfall wird die Bewertung bei Vorliegen guter Erfolgsaussichten seitens des Portals gelöscht.

Exkurs: IT-Firma abwickeln und schließen

Eine IT-Firma kann aus verschiedenen Gründen abgewickelt und geschlossen werden.

Läuft das IT-Unternehmen durchweg schlecht und macht Schulden, kommt es oft zur  Insolvenz.

Soll es aus anderen  Gründen geschlossen werden, sind auch eine Liquidation oder Löschung oder Auflösung wegen Vermögenslosigkeit denkbar.

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