Verzögerungen der Gründung oder Eintragung einer GmbH, UG oder Holding ins Handelsregister vermeiden

Verzögerung des Notartermins vermeiden

Beim Notar kann es ebenfalls zu Verzögerungen kommen. Zunächst muss die Wartezeit auf einen Termin mit einkalkuliert werden, der Gesellschaftern und Geschäftsführer(n) passt, zu dem sie also erscheinen bzw. bevollmächtigte Vertreter schicken können. Durch unsere umfassende Erfahrung und zahlreiche Notare, mit denen wir bei der Beurkundung von Gründungen, Umwandlungen oder Auflösungen über Jahre hinweg zusammenarbeiten, können wir grundsätzlich folgende Zeiten der Vereinbarung eines Notartermins sicherstellen:

• Süddeutschland: 7-9 Werktage
• Restdeutschland: 4-6 Werktage

Dies meint eine gewöhnliche Herangehensweise unserer Terminvereinbarung ohne besondere Dringlichkeit, der wir im Einzelfall gerne nachkommen.

Es kann aber durchaus auch passieren, dass der Notar eine Beglaubigung ablehnt, weil z.B. wichtige Dokumente oder sonstige Formalien oder Voraussetzungen fehlen. Beispiele für derartige Verzögerungen beim Notar sind:

• Die Gesellschafter und/oder Geschäftsführer sind nicht alle erschienen bzw. ihre Vertreter sind nicht ordnungsgemäß bevollmächtigt (unrichtige Gründungsvollmacht)
• Es gibt Sprachbarrieren bei Einzelnen und es ist kein vereidigter und neutraler Dolmetscher anwesend
• Die Erschienen können sich nicht alle ordnungsgemäß ausweisen
• Die (Original)-Gründungsdokumente sind unvollständig
• Bei ausländischen Unterlagen fehlen z.B. Apostille und Legalisation.
• Die nach Mustervorlage erstellte Satzung entspricht nicht den rechtliche Vorgaben, insbesondere dem Mindestinhalt
• Es gibt Unklarheiten bei Firmennamen oder Unternehmensgegenstand, die einer Eintragung entgegenstehen können, insbesondere weil keine IHK Abfrage durchgeführt worden ist.

Der Notartermin sollte deshalb immer äußerst sorgfältig vorbereitet werden – dies wird durch die umfassende Gründungsberatung sowie Vorbereitungen wie die Durchführung eines IHK Firmennamensprüfungsverfahrens sichergestellt.

Verzögerung der Handelsregistereintragung vermeiden

Die Eintragung in das Handelsregister kann sich aus zahlreichen Gründen verzögern – typische vermeidbare Fehler sind:

Keinen eintragungsfähigen Firmennamen gewählt

Immer wieder ergeben sich Probleme aufgrund des Firmennamens, weil dieser irreführend oder nicht zur Kennzeichnung und Unterscheidung geeignet ist. So darf man sich beispielsweise nicht “Group” nennen, wenn man nicht mehrere Gesellschaften gegründet hat. Ebenso darf ein Name nicht auf eine Tätigkeit deuten, die man nicht ausübt. Bei Zweifeln in diesem Zusammenhang wird das Registergericht die IHK bitten, ein Gutachten über die Eintragungsfähigkeit zu erstellen. Dies kann zu einer erheblichen Verzögerung führen. Deshalb klären wir diese Frage im Rahmen einer jeden Gründung durch eine sogenannte “Unbedenklichkeitsanfrage” bei der IHK noch vor dem Notartermin ab. Ebenso empfehlen wir Gründern, eine Markenanmeldung in Erwägung zu ziehen – und auch Prüfen zu lassen. Es kann nämlich sein, dass der Firmenname bereits von einem anderen Unternehmen im selben Gebiet verwendet wird – es reicht bereits ein ähnlicher Name. Wenn eine kollidierende Marke eingetragen ist, kann dieses Unternehmen gegen Sie vorgehen und Sie dazu zwingen, den Firmennamen zu ändern.

Kostenvorschuss falsch eingezahlt

Das Registergericht arbeitet nur gegen einen Kostenvorschuss. Zur Eintragung Ihrer GmbH oder UG müssen Sie diesen überweisen. Sehr häufig wird dabei der falsche Firmenname oder das falsche Aktenzeichen angegeben, so dass wegen dieser Lappalie die Eintragung ins Handelsregister wesentlich verzögert wird.

In diesem Zusammenhang sollten Sie auch darauf achten, keinen Gründungsbetrügern auf den Leim zu gehen: Diese versenden “Rechnungen”, die der Zahlungsaufforderung des Handelsregisters ähnlich sehen. Zahlen Sie diese nicht.

Konto bei der “falschen” Bank angefragt

Achten Sie darauf, das Konto für die Einzahlung des Stammkapitals bei der “richtigen” Bank zu eröffnen. Wir erleben häufig, dass die Kontoeröffnung die Gründung stark verzögert. Aus unserer Erfahrung sind am besten:

• Klassische Banken mit Schaltergeschäft wie Sparkassen oder die Deutsche Bank
• Nur einige Onlinebanken. Achten Sie darauf, eine Onlinebank zu wählen, die von Beginn an trotz Ihres Vorbringens, ein Konto für eine noch nicht gegründete GmbH oder UG einen Handelsregistereintrag verlangt, den es noch gar nicht gibt. Manche Onlinebanken machen durch solche Herangehensweisen die Kontoeröffnung zu einer sehr langwierigen Angelegenheiten. Gute Erfahrungen haben unsere Mandanten mit der Onlinebank Quonto gemacht

Vergessen, den Firmenbriefkasten zu beschriften

Manchmal steckt der Teufel im Detail. Da denkt man an alles und vergisst am Ende bloß, ein Namensschild an den Briefkasten zu kleben. So etwas führt verständlicherweise zu Verzögerungen. Denn wenn die Unterlagen zum Registergericht zurückkehren, insbesondere die Aufforderung zur Einzahlung des Kostenvorschusses, muss eine Zustellung nach Einwohnermeldeamt betrieben werden. Auch werden sich die Sachbearbeiter fragen, ob die UG/GmbH tatsächlich einen Sitz errichtet hat. In diesem Fall wird für gewöhnlich die örtliche IHK eingeschaltet, was zu weiteren Verzögerungen führt. Das lässt sich alles vermeiden, wenn man von Beginn an den Briefkasten mit dem Firmennamen beschriftet.

Gesellschaftszweck ungenau angegeben

Die Registergerichte verlangen eine konkrete Angabe des Unternehmensgegenstandes. Das geschieht schon bei der Ausarbeitung Ihres Gesellschaftvertrags/Musterprotokolls. „Import-Export“ wäre beispielsweise zu pauschal, „internationale Dienstleistungen“ ebenso. Sehr häufig werden zulassungspflichtige Zwecke angegeben, die einen Nachweis durch Zulassungen erfordern, die ggf. nicht bestehen. Dies führt zur Beanstandung und einer Änderung solcher Unterlagen beim Notar, was neben der Verzögerung zu zusätzlichen Kosten führt. Eine ausführliche Beratung zu “problematischen” Geschäftsfeldern und ihre Ausarbeitung ist deshalb wichtiger Teil unserer Gründungsdienstleistung – auch um alle Tätigkeiten aufzuführen, die Sie nicht nur sofort nach Gründung, sondern in der Zeit danach vorhaben.

Verzögerung der Gewerbe- und Steueranmeldung vermeiden

Die Gewerbe und Steueranmeldung sollten so schnell es geht eingereicht werden – so können Sie “werbend”, also mit Ihrer Leistung nach außen hin, tätig werden und hierfür mit einer Steuernummer Rechnungen stellen.

Gewerbeanmeldung nicht vor Eintragung ins Handelsregister eingereicht

Im Rahmen unserer Gründungsleistung im Paket “PLUS” bereiten wir eine Gewerbeanmeldung vor und senden sie Ihnen zu. Dies kann auch vor der Handelsregistereintragung erfolgen. Sie können diese daraufhin persönlich beim Gewerbeamt am Sitz des Unternehmens einreichen, noch bevor es ins Handelsregister eingetragen worden ist. Viele Gewerbeämter kommen dem bei Vorhandensein der beurkundeten Gründungsunterlagen nach, die Sie dann haben werden. So können Sie vorzeitig sicherstellen, dass Sie schneller tätig werden können.

Steueranmeldung nicht elektronisch durchgeführt

Die Steueranmeldung (inkl. USt. Anmeldung sowie Eröffnungsbilanzerstellung) wird manchmal  in “Papierform” eingereicht. Dies ist seit geraumer Zeit nicht mehr möglich – im Paket “PLUS” erstellen wir diese und reichen sie ein mit den Programmen “ebilanz+” und “Elster”. Dies sollten Sie ebenso tun.